Outlook 2016 および Outlook 2013 で共有メールボックスを開いて使用する

Outlook 2016 および Outlook 2013 で共有メールボックスを開いて使用する

共有メールボックスは、さまざまな場所から作業しているユーザー グループの任意のビジネスで実用的なソリューションになることができます。適切な権限があれば、グループ内の任意のユーザーは自分のアドレス帳に表示される共有メールボックスにアクセスできます。共有メールボックスは Outlook の [フォルダー] ウィンドウで自動的に利用することができます。

注:  この機能を使うには、Microsoft Exchange Server アカウントが必要です。詳細については、「Microsoft Exchange Server アカウントとは」を参照してください。

管理者だけが、共有メールボックスを作成して、ユーザーに共有メールボックスへのアクセス許可を付与することができます。共有メールボックスを Outlook ではなく Outlook on the web または Outlook Web App を使って開く方法については、「一般企業向け Outlook on the web で共有メールボックスを開いて使用する」を参照してください。

共有メールボックスにより、グループ内のユーザーが通信する便利な方法が提供されます。共有メールボックスには、次のような他の利点があります。

  • 特定のユーザー グループでは、監視や、info@contoso.com または contact@contoso.com のような公共のメール エイリアスからのメール送信が簡単になります。

  • 共有メールボックスに送信されたメッセージにグループ内のユーザーが返信でき、その返信が個別のユーザーのメールボックスからではなく、共有メールボックスから送信されたように表示されます。

  • グループ内のユーザーは個々の権限に基づいて、共有メールボックスに関連付けられている共有の連絡先や共有の予定表にアクセスできます。

共有メールボックスがチームの優れた資産になると結論したなら、組織の管理者に問い合わせてください。共有メールボックスを使う前に、組織の管理者が共有メールボックスを作成し、ユーザーをグループに追加する必要があります。さらに、Outlook ではなく Outlook on the web または Outlook Web App を使って共有メールボックスを開く場合は、「一般企業向け Outlook on the web で共有メールボックスを開いて使用する」を参照してください。

共有メールボックスへの権限がある場合は、Outlook のフォルダー ウィンドウに共有メールボックスが自動的に表示されます。

Outlook では、フォルダー一覧に共有メールボックスが表示される

注: 管理者から共有メールボックスへのアクセス権限を最近付与されたばかりの場合、Outlook のプロファイルに共有メールボックスが自動的に表示されるまで、すこし時間がかかることがあります。共有メールボックスが自動的に表示されない場合、それを表示するには Outlook の再起動が必要になる場合があります。

共有メールボックスへの権限がある場合、共有メールボックスに関連付けられている共有予定表が [個人用の予定表] 一覧に自動的に追加されます。

  1. Outlook で、[予定表] を選択します。

  2. [フォルダー] ウィンドウの [個人用の予定表] で、共有予定表を選びます。

    共有予定表は、Outlook のフォルダー一覧に表示される

共有メールボックスへの権限がある場合、共有メールボックスに関連付けられている共有連絡先一覧が [個人用の連絡先] 一覧に自動的に追加されます。

  1. Outlook で、[ユーザー] を選択します。

  2. [個人用の連絡先] で、共有連絡先リストの連絡先フォルダーを選択します。

    Outlook の [連絡先] ウィンドウに共有連絡先リストが表示される

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