Outlook アドレス帳における新規連絡先の作り方

アドレス帳に新しい連絡先を保存すると、連絡先に関する情報を取得および整理することができます。連絡先は、個人情報を保存する電子カードのようなものです。連絡先には、氏名とメール アドレスなどの基本情報のみを含めることも、住所、複数の電話番号、プロフィール画像などの詳細情報を含めることもできます。

連絡先カードに追加 (および更新、削除) された情報はユーザーによって管理されます。

Outlook の連絡先カードの一部を入力する

連絡先に登録すると、メールにその人の名前の最初の数文字を入力するだけで、メール アドレスが Outlook によって自動的に入力されます。さらに、電話番号を調べなくても、数回のクリック操作で連絡先に電話することができます。

メール メッセージから連絡先を追加する

  1. メッセージを開くと、[差出人]、[宛先]、[CC]、[BCC] などの行に人の名前が表示されます。

  2. 目的の名前を右クリックし、[Outlook の連絡先に追加] を選択します。詳しい情報を入力できる新しいウィンドウが開きます。

  3. 開いたウィンドウに目的の詳細を入力します。

    メッセージから Outlook に新しい連絡先を追加する

    注: Outlook によって、連絡先のメール アドレスが [電子メール] ボックスに挿入され、メッセージで確認できるその他の連絡先情報が該当するボックスに挿入されます。組織内の連絡先である場合は、その他の連絡先情報に役職、部署、電話番号、オフィスなどが含まれます。

  4. [保存] を選択します。

  1. 画面最下部の [連絡先] をクリックします。

    [連絡先] をクリックする

  2. [新規作成] グループで [新しい連絡先] を選択するか、Ctrl + N キーを押します。

    [ホーム] タブの [新しい連絡先] ボタン

    ヒント: Outlook の任意のフォルダーから連絡先を作成するには、Ctrl + Shift + C キーを押します。

  3. 連絡先に登録する名前などの情報を入力します。

  4. 別の連絡先を続けて作成したい場合は、[保存して新規作成] を選択します (この方法では、連絡先ごとに手順を最初からやり直す必要がありません)。

    ヒント: 

    • 同じ会社で別の連絡先を追加するには、[保存して新規作成] の横にある下向き矢印をクリックして、[同じ勤務先の連絡先] を選択します。

    • 同じ勤務先の新しい連絡先を作成する

  5. 新しい連絡先の入力が終了したら、[保存して閉じる] を選択します。

1 つの連絡先に複数の電話番号、メール アドレス、または住所を保存することができます。

  1. 新しい連絡先カードで、連絡先の最初のメール アドレスを [電子メール] ボックスに入力します。

  2. [電子メール] の横の下矢印をクリックし、[電子メール 2] をクリックします。 1 件目のメール アドレスが保存され、このフィールドに 2 件目を入力できるようになります。

連絡先にメール アドレスを追加する

使用しているコンピューター (またはその他の場所) に連絡先の写真が保存されている場合は、それを連絡先の情報として使用することができます。

  1. [新しい連絡先] ボックスで、画像アイコンをクリックします。

    画像アイコンをクリックして画像を追加する

  2. [連絡先の写真の追加] ボックスで写真を検索し、[OK] をクリックします。

  • .csv または .pst ファイルから連絡先をインポートする    .csv ファイルには、テキスト ファイルにエクスポートした連絡先が含まれます。このファイルでは、連絡先情報の各項目がカンマで区切られています (.csv は「カンマ区切り値」を表しています)。

.pst ファイルは、Outlook からエクスポートされたファイルであり、Outlook を実行している別のコンピューターで読み込むことができる形式です。

詳しくは、「Windows 版の Outlook に連絡先をインポートする」をご覧ください。

  • Excel から連絡先を取得する   インポート/エクスポート ウィザードを使って、.xlsx、.xls などの Excel ファイルに保存された連絡先情報を取り込むことができます。

詳しくは、「Windows 版の Outlook に連絡先をインポートする」をご覧ください。

連絡先カードに追加された情報はユーザーによって管理されます。目的どおりに情報を更新および削除することができます。

Outlook の連絡先カードの一部を入力する

連絡先カードで名前を表示する方法を変更するには

  1. [ファイル] タブで、[オプション]、[連絡先] の順に選びます。

  2. [氏名と表題の表示方法] で、次の操作を行います。

    • [氏名の表示方法] リストで、オプションを選択します。

      [氏名の表示方法] リスト オプションを表示する [連絡先] の Outlook のオプション。

      オプション

      名 (ミドルネーム) 姓

      Molly N Dempsey

      姓 名

      Dempsey Molly

      名 姓 1 姓 2

      Molly Jones Dempsey

    • [表題の表示方法] リストで、オプションを選択します。

      [表題の表示方法] リスト オプションを表示する [連絡先] の Outlook のオプション。

      オプション

      姓, 名

      Dempsey, Molly N

      名 姓

      Molly N Dempsey

      勤務先

      Contoso Ltd.

      姓、名 (勤務先)

      Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)

      勤務先 (名 姓)

      Contoso Ltd.(Dempsey, Molly N)

  3. 完了したら、[OK] を選択します。

既存の連絡先カードの情報を更新するには

  1. [ホーム] タブの [検索] グループで、[アドレス帳] を選択します。

    Outlook の [ホーム] タブの [検索] グループで、[アドレス帳] を選択します。

  2. [アドレス帳: 連絡先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳] リストで、連絡先の情報が保存されているアドレス帳を選択します。

  3. 変更する連絡先を選択して右クリックし、連絡先カードで目的の情報を変更または更新します。

  4. [保存して閉じる]、[ファイル]、[閉じる] の順に選択します。

内線番号を追加するには

  1. 連絡先カードの [電話番号] で、[勤務先電話] を選択します。

    注: [勤務先電話]、[勤務先 FAX]、または [携帯電話] ボックスの横にあるドロップダウン矢印を選択しないでください。実際のボックスを選択します。

  2. [電話番号の確認] ダイアログ ボックスで、[内線番号] ボックスなど、[電話の詳細] を入力します。

    Outlook の [連絡先カード] の [電話番号] で、オプションを選択し、必要に応じて [電話番号の確認] ダイアログ ボックスを更新します。

連絡先カードを仕事仲間や同僚に転送するには

  1. 連絡先カードを開きます。

  2. [連絡先] タブの [共有] グループの [連絡先の転送] リストで、[Outlook の連絡先として送信] を選択します。

    Outlook の [連絡先] タブの [アクション] グループで、[転送] を選択し、オプションを選択します。

    注: 連絡先カードは、メール メッセージの添付ファイルとして転送されます。

連絡先内で連絡先を作成する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[連絡先] をクリックします。

    ショートカット キー  連絡先を作成するには、Ctrl + Shift + C キーを押します。

  2. 連絡先の名前を入力します。

  3. 連絡先に登録する情報を入力します。

    注記: 

    • メッセージの [宛先] 行に連絡先の名前をどのように表示するかを指定するには、[表示名] ボックスに名前を入力します。

    • 複数の電話番号やメール アドレスなど、1 つのフィールドに複数のエントリを入力するには、フィールドの横にある下矢印をクリックします。

    • 連絡先に複数の住所がある場合、[郵送先住所に使用する] チェック ボックスをオンにして、差し込み印刷中に使う住所を設定します。

    ヒント: 同じ会社情報を含む別の連絡先をすばやく作成できます。現在の連絡先の [アクション] メニューで、[同じ会社の新しい連絡先] をクリックします。

既存の連絡先から新しい連絡先を作成することができます。既存の連絡先をテンプレートとして使用し、必要に応じて情報の一部を変更します。

  1. 連絡先の [名刺] ビューで、テンプレートとして使用する連絡先をクリックします。

    注: [連絡先カード] ビューと [連絡先カード (詳細)] ビューでも、この手順を実行できます。

  2. Ctrl + C キーを押し、Ctrl + V キーを押します。

  3. [重複する連絡先が見つかりました] ボックスで、[新しい連絡先の追加] オプションを選択します。

    [連絡先] フォルダーに既に存在する連絡先または電子名刺と同じ名前またはメール名を持つものを保存すると、Microsoft Outlook によってダイアログ ボックスが表示されます。これには、重複した連絡先を新しい連絡先として追加するか、既存の連絡先を重複した連絡先の新しい情報で更新するかを選択するためのオプションが含まれます。詳細については、「重複する連絡先を修正または削除する」をご覧ください。

  4. [追加] をクリックします。

    連絡先の横にある [名刺] ビューに、新しい連絡先が表示されます。

  5. 必要に応じて、新しい連絡先をダブルクリックして開き、情報を編集します。

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

  1. 連絡先リストに追加する名前を含むメール メッセージを開くかプレビューします。

  2. 連絡先に追加する送信者の名前を右クリックし、ショートカット メニューの [連絡先フォルダーに追加] をクリックします。

    注: Outlook では、連絡先に返信したときに、連絡先やアドレス帳に連絡先情報を自動的に追加するオプションはありません。

メール メッセージで受信した電子名刺を保存すると、新しい連絡先が作成されます。同じ名前の連絡先が既にある場合は、重複した連絡先を新しい連絡先として保存するか、元の連絡先を更新することができます。

  1. 開いているメッセージで、名刺を右クリックし、ショートカット メニューの [連絡先フォルダーに追加] をクリックします。連絡先フォームで、新しい連絡先が開きます。

  2. [連絡先] タブの [保存] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

  3. 同じ名前の連絡先が既にある場合は、Outlook によって重複が検出されます。次のいずれかの操作を行います。

    • [新しい連絡先を追加する] をクリックします。連絡先フォームや電子名刺など、重複した連絡先が作成されます。

    • [情報を更新する] を選択します。既存の重複する連絡先の一覧が表示されます。更新する連絡先をダブルクリックし、連絡先フォームの情報を更新して保存します。

新しい連絡先情報が連絡先に保存され、電子名刺や他のビューで使用できます。保存前および保存後に、連絡先情報を変更することができます。保存後に名刺を変更するには、「電子名刺を作成する」の情報をご覧ください。

注記: 

  • また、メッセージ ヘッダーの .vcf 添付ファイルを右クリックしてショートカット メニューを開き、連絡先を追加するか、その他のオプションを選択することができます。

  • 連絡先フォームで [保存して新規作成] オプションをクリックすると、開いている連絡先のオプションが保存され、空白の新しい連絡先フォームが開きます。

この機能では、Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003、または Exchange Server 2007 のアカウントを使用する必要があります。ほとんどの家庭と個人用のアカウントでは、Microsoft Exchange を使用しません。

  1. 連絡先を作成するパブリック フォルダーを開きます。

    方法

    1. [フォルダー一覧] が表示されない場合は、[移動] メニューをクリックし、[フォルダー一覧] をクリックします。

    2. [パブリック フォルダー] をクリックし、開きたいフォルダーをクリックします。

      開くフォルダーが別のフォルダー内にある場合は、各サブフォルダーの横にあるプラス (+) 記号をクリックして目的のフォルダーを見つけます。

  2. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[連絡先] をクリックします。

  3. 新しい連絡先の名前を入力します。

  4. 連絡先に登録する情報を入力します。

    注記: 

    • メッセージの [宛先] 行に連絡先の名前をどのように表示するかを指定するには、[表示名] ボックスに名前を入力します。

    • 複数の種類の電話番号や住所など、複数のエントリを 1 つのフィールドに入力するには、フィールドの横にある下矢印をクリックします。

    • 連絡先に複数の住所がある場合、[郵送先住所に使用する] チェック ボックスをオンにして、差し込み印刷中に使う住所を設定します。

  5. [保存して閉じる] をクリックします。

    新しい連絡先を作成できるのは、[連絡先] フォルダー内のみです。たとえば、メール フォルダー内に新しい連絡先を作成することはできません。

連絡先を作成する

  1. [連絡先] の [ホーム] タブにある [新規作成] グループで、[新しい連絡先] をクリックします。

    リボンの [新しい連絡先] コマンド

    ショートカット キー    Outlook の任意のフォルダーから連絡先を作成するには、Ctrl + Shift + C キーを押します。

  2. 連絡先に登録する名前などの情報を入力します。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 連絡先の入力を完了するには     [連絡先] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

    • 連絡先を保存し、別の連絡先の作成を開始するには     [保存して新規作成] をクリックします。

    • 同じ会社または住所で別の連絡先を追加するには     [保存して新規作成] の横にある下向き矢印をクリックし、[同じ勤務先の連絡先] をクリックします。

      注記: 

      • 複数の電話番号やメール アドレスなど、1 つのフィールドに複数のエントリを入力するには、フィールドの横にある下矢印をクリックします。

      • 連絡先の写真を追加するには、写真アイコンをクリックします。または、[連絡先] タブの [オプション] グループで、[写真] をクリックし、[画像の追加] をクリックします。

会社名や住所などの一般的な情報を共有する複数の連絡先を作成する場合は、既存の連絡先をコピーし、連絡先のコピーを変更して一意の情報を含めて追加の連絡先を作成できます。

  1. [連絡先] で、複製する連絡先を右クリックし、[コピー] をクリックします。

    ショートカット キー    連絡先を複製するには、Ctrl + C キーを押してコピーし、Ctrl + V キーを押して重複する連絡先を作成します。

  2. 新しい連絡先をダブルクリックして開き、情報を編集します。

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受信したメール メッセージの送信者についての Outlook 連絡先をすばやく作成することができます。

  1. 連絡先リストに追加する名前を含むメール メッセージを開くかプレビューします。

目的の人の名前を右クリックして、[連絡先フォルダーに追加] をクリックします。

他の Outlook ユーザーがメール メッセージに電子名刺を追加することができます。電子名刺を保存すると、カードに格納されている情報を使用して Outlook の連絡先が作成されます。

  1. 開いているメッセージで、メッセージ ヘッダーの電子名刺または .vcf 添付ファイルを右クリックし、[連絡先フォルダーに追加] をクリックします。

  2. 必要に応じて情報を編集します。

  3. [連絡先] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

同じ名前の連絡先が既にある場合は、次のいずれかの操作を行います。

  • [新しい連絡先を追加します] をクリックします。これにより、同じ名前の 2 つの連絡先が作成されます。

[情報を更新する] をクリックします。重複する連絡先の一覧で、電子名刺の情報で更新する連絡先をダブルクリックします。

この機能では、Microsoft Exchange Server のアカウントが必要です。また、Exchange Server の管理者がパブリック フォルダーをセットアップしている必要があります。

  1. 連絡先を作成するパブリック フォルダーを開きます。

    パブリック フォルダーを見つける方法

    ナビゲーション ウィンドウにパブリック フォルダーが表示されない場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • ナビゲーション ウィンドウで、[フォルダー一覧 ナビゲーション ウィンドウの [フォルダー一覧] ボタン ] をクリックし、[パブリック フォルダー – ユーザー名] フォルダーを見つけます。

    • 連絡先の検索ボックスをクリックし、[検索] タブの [オプション] グループで、[検索ツール] をクリックし、[パブリック フォルダーの検索] をクリックします。

  2. [ホーム] タブの [新規作成] グループで、[新しいアイテム] をクリックし、[連絡先] をクリックします。

  3. 連絡先に登録する情報を入力します。

    注記: 連絡先に複数の住所がある場合、[郵送先住所に使用する] チェック ボックスをオンにして、差し込み印刷中に使う住所を設定します。

    1. 複数の種類の電話番号や住所など、複数のエントリを 1 つのフィールドに入力するには、フィールドの横にある下矢印をクリックします。

  4. [連絡先] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

連絡先フォルダーを使用すると、連絡先のグループを編成することができます。連絡先に新しいフォルダーを作成し、名前を付けて、特定の連絡先を移動またはコピーします。この連絡先フォルダーは、[個人用の連絡先] のナビゲーション ウィンドウに一覧表示されます。

配布リストを作成して、連絡先をグループ化することもできます。配布リストに送信されたメッセージは、配布リストに含まれるすべての受信者に届きます。詳細については、「連絡先グループまたは配布リストを作成する」をご覧ください。

Office Outlook 2007 では、各連絡先は電子名刺としても表示されます。連絡先に追加する情報は、対応する電子名刺に自動的に作成されます。逆の場合も同様です。

電子名刺には、関連する連絡先フォームの情報の一部が表示される

1.Jon Morris の情報を含む連絡先フォーム。

2.Jon Morris の電子名刺の入力されたフィールドに対応するフィールドを持つ [名刺の編集] ダイアログ ボックスのビュー。

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