Outlook の受信トレイのルール

Outlook Web App で受信トレイのルールを作成すると、条件に基づいて、着信するメッセージに対して特定の処理を自動的に実行できます。たとえば、自分がメンバーになっているグループに送信されたすべてのメールを特定のフォルダーに自動的に移動するルールを作成することができます。

Outlook デスクトップ プログラムで受信トレイのルールを作成したり、管理する場合は、「ルールを使用してメール メッセージを管理する」を参照してください。

ルールを管理する

  1. Web ブラウザーで、組織のメールを管理する担当者から提供された URL を使用して、Outlook Web App にサインインします。ユーザー名とパスワードを入力し、[サインイン] をクリックします。

  2. ページの上部で、[Outlook] (または [メール]) を選びます。または、アプリ起動ツール Office 365 アプリ起動ツール アイコン 、[メール] の順に選びます。

    Office 365 のナビゲーション オプション
  3. ページ上部で、[設定] 設定アイコン 、[オプション] の順に選びます。

  4. [オプション] で、[メールの整理]、[受信トレイのルール] の順に選びます。 または、[オプション] で、[メール]、[自動処理]、[受信トレイのルール] の順に選びます。

受信トレイのルールを管理する方法

[受信トレイのルール] ページに表示される内容

新しいルールを作成する方法

ルールを編集する方法

ルールを削除する方法

補足情報

[受信トレイのルール] ページに表示される内容

[受信トレイのルール] ページには、すべての受信トレイのルールの概要が表示されます。ここでは、ルールの内容の確認、ルールのオンとオフ、新しいルールの作成、既存のルールの編集、または必要なくなったルールの削除を行うことができます。

アイテム

説明

新規 新規作成

新しい受信トレイのルールを作成する場合に使います。

編集 編集

ルールの詳細を表示または編集するには、ルールを強調表示し、ここをクリックします。

破棄 削除

ルールを削除するには、ルールを強調表示し、[削除] をクリックします。

上へ移動 上へ移動

選択したルールを一覧内の 1 つ上に移動する場合に使います。ルールは、上から下の順に処理されます。

下へ移動 下へ移動

選択したルールを一覧内の 1 つ下に移動する場合に使います。

更新 更新

ルールの一覧を更新する場合に使います。

オン

ルールの横のチェック ボックスを使ってルールをオン (チェック ボックスをオン) またはオフ (チェック ボックスをオフ) にします。

ルール

ルールの名前

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新しいルールを作成する方法

[受信トレイのルール] ページを使って新しい空白のルールを作成するには、 新規 [新規作成] を選択します。

新しいルール ウィンドウには、次の 3 つのセクションがあります。

セクション

説明

メッセージの到着時、および:

このボックスを使ってルールの条件を選びます。ドロップ ダウンを使って、使用する条件を表示および選択します。

条件に追加のオプションがある場合、表示されるウィンドウに入力します。

次の操作を行います。

このボックスを使って、選択した条件を満たすメッセージが到着したときに実行する操作を選びます。

その他のオプション

[その他のオプション] は、次の目的で使います。

  • 追加の条件や操作をルールに追加します。

  • [例外の追加] を選択して、ルールに例外を追加します。

  • ルールの処理を中止するオプションをオンまたはオフにします。既定では、ルールの処理を中止するオプションは、オンになっています。このオプションを有効にすると、複数のルールの条件を満たすメッセージが到着した場合、最初のルールのみが適用されます。この設定をオフにすると、メッセージが条件を満たすすべてのルールが適用されます。

    たとえば、パブリック グループに送信されたすべてのメッセージを特定のフォルダーに移動するルールと、マネージャーから受け取ったすべてのメッセージを別のフォルダーに移動するルールがあるとします。[仕分けルールの処理を中止する] をオフにすると、マネージャーがそのグループにメッセージを送信した場合、両方のフォルダーにそのメッセージが格納されます。マネージャーから送信されたメッセージを移動するルールのみを適用する場合は、そのルールを、グループに送信されたメッセージを移動するルールより一覧内の上の位置に置き、上のルールを編集してルールの処理を停止するオプションを追加します。

  • ルールに独自の名前を付けます。

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ルールを編集する方法

ルールを選んで [編集] 編集 を選ぶと、表示されたルールを編集して、条件やアクションを変更することができます。

ルールを削除する方法

不要になったルールがある場合は、選択して 破棄 [削除] をクリックすると削除できます。ルールを一時的に無効にする場合は、ルールの横のチェック ボックスをオフにします。

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補足情報

  • Outlook Web App で新しいルールを作成するとき、Outlook で作成され、現在無効になっているルールが削除されることを示す警告メッセージが表示されることがあります。ルールを削除する前に、Outlook を使ってアカウントにサインインし、そのルールを削除してよいかどうかを確認することができます。保持するルールをすべて有効にします。

  • ルールは、[ルール] ウィンドウに表示された順序どおりに上から下へ実行されます。ルールの順序を変更するには、移動するルールをクリックし、 上へ移動 上矢印または 下へ移動 下矢印をクリックして、ルールを一覧内の目的の位置まで移動します。

  • メッセージの種類によっては、受信トレイのルールがトリガーされません。たとえば、次のようなメッセージです。

    • 配信不能レポートとシステム メッセージを含む、配信状態通知。

    • 電子メール クライアントにより生成される開封済みメッセージと配信済みメッセージ。

    • 一部の自動応答 (不在) メッセージ。

  • ルールを作成するのに、必ずしも [受信トレイのルール] タブを使う必要はありません。ルールは、メッセージから直接作成することもできます。ルールをメッセージから直接作成するには

    • メッセージ一覧ウィンドウでメッセージを右クリックし、[仕分けルールの作成] を選びます。

    • または、閲覧ウィンドウでメッセージを表示しているときに、拡張メニュー 拡張メニュー を選んで、メニューから [仕分けルールの作成] を選びます。

  • 作成した各ルールは、メールボックスの非表示セクションに配置されます。このセクションは 64 KB に制限されています。ルールが使う領域の実際の大きさは、名前の長さや適用した条件の数など、いくつかの要因によって決まります。64 KB の上限に達すると、ツールを追加できないことを示す警告が表示されます。その場合、他のルールを作成する前に、既存のルールを削除するか、簡略化する必要があります。ルールに使用される領域を減らすいくつかの方法を次に示します。

    • 不要になったルールを削除します。

    • ルールの名前を短くします。

    • 同じ処理を行う 1 つ以上のルールを結合します。

    • ルールから条件を削除します。

  • 転送ルールを作成する際に、複数の転送先アドレスを追加できます。転送可能なアドレスの数は、アカウントの設定によっては制限されている場合があります。許容される数より多くのアドレスを追加した場合、転送ルールが機能しなくなります。複数のアドレスが設定された転送ルールを作成した場合は、機能するかどうかをテストしてください。

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