Outlook にインポートする .csv ファイルを作成または更新する

Outlook にインポートする .csv ファイルを作成または更新する

CSV ファイルとはコンマ区切り値ファイルのことです。文字列と数値を CSV ファイルで保存すると、プログラム間でのファイルの移動が簡単にできるようになります。たとえば、Google から連絡先を CSV 形式でエクスポートして、Outlook にインポートすることができます。

CSV ファイルは、Excel やその他のスプレッドシート プログラムで使用できます。CSV ファイルは、書式設定と数式を保存できない点が、他のスプレッドシートのファイルの種類とは異なります。

Outlook に連絡先をインポートするためのサンプルの .csv ファイルをダウンロードして開く

  1. ダウンロードします。メッセージが表示されたら、[保存] を選んでファイルを CSV ファイルとしてコンピューターに保存します。Excel ファイル (.xls または .xlsm) で保存すると、1 つの列にすべてのデータが詰め込まれます。

    サンプルの .csv ファイルをダウンロードするときは、.csv ファイルとしてコンピューターに保存します。

  2. コンピューターで Excel を開きます。

  3. Excel で、[ファイル]、[開く] の順に移動し、コンピューターにダウンロードした .csv ファイルに移動します。.csv ファイルを検索するには、必ず [すべてのファイル] で検索します。.csv ファイルをクリックして開きます。

    csv ファイルを検索するには、すべてのファイルを必ず検索します。

このサンプル CSV ファイルを使用する場合は、次の点にご注意ください。

  • Outlook では 1 行目に列見出しが必要なので、別のテキストで置き換えないでください。

    サンプルの .csv ファイルは、Excel で次のように表示されます。

  • 行 2 ~ 6 のデータ (サンプル名、電話番号、メール アドレスなど) を削除できます。

  • すべての列に値を入力する必要はありません。必要な値だけを入力してください。

  • このファイルに新しい名前を付けて、CSV ファイル形式 (.csv) で保存します。このファイルを Excel で使用すると、保存時に "CSV 形式で保存してよろしいですか?" というメッセージが数回表示されます。必ず [はい] を選んでください。[いいえ] を選ぶとファイルの表示が乱れてしまうため、新しいサンプル テンプレートで最初からやり直す必要があります。

  • いくつかの連絡先を使って CSV ファイルのインポートを練習し、問題なくインポートできることを確認します。 その後、インポートした連絡先を削除して他の連絡先を CSV ファイルに追加してから、もう一度インポートします。

    サンプルの .csv ファイルにデータをインポートする場合、Web 上の Office 365 Outlook では次のように表示されます。

    連絡先をインポートすると、Outlook on the web ではこのように表示されます。

Outlook にインポートする連絡先の .csv ファイルを編集します。

たとえば、Outlook からエクスポートした .csv ファイルを編集し、Outlook または他のメール プロバイダーにインポートするとします。Excel を使用すると、簡単に .csv ファイルを編集できます。

.csv ファイルを編集する場合は、注意する点がいくつかあります。

  • 列見出しは 1 行目のままにします。

  • .csv ファイルを保存するときは、"CSV 形式で保存してよろしいですか?" というメッセージが数回表示されます。必ず [はい] を選んでください。[いいえ] を選ぶとファイルの表示が乱れてしまうため、最初からやり直す必要があります。

問題:最初の列にすべてのデータが表示される

.xls 形式で保存された .csv ファイルの例。

これが起こるのにはいくつかの原因があります。この問題を解決するには、次を試してください。

  • .xlm、.xls などの別の形式で CSV ファイルを保存すると、すべてのデータが最初の列に表示されます。元の CSV ファイルに戻って、.csv 形式のファイルとして確実に保存します。

  • CSV ファイルを作成するプログラムによって、データに余分な引用符が入れられている場合があります。その結果、Excel がそのデータを 1 つの単位として扱ってしまいます。たとえば、データが次のようであったとします。

    a, b, c, d: Excel は各文字をそれぞれ別の列に配置します。

    "a, b, c, d", e: Excel は a、b、c、d を 1 つの列に配置し、e は別の列に配置します。

    ファイルでこの問題が起きているか確認するには、ファイルをメモ帳で開きます。Windows で CSV ファイルを右クリックし、[プログラムから開く] > [メモ帳] を選択します。余分な引用符を検索します。

    余分な引用符がある場合、ファイルはこのように修正できます。

    1. Excel を使用して CSV ファイルを開きます。すべてのデータは列 A に配置され、引用符は表示されなくなります。

    2. ここで [区切り位置] ウィザードを使用し、列 A のデータを個々の列に分離します。これには、メニュー バーで [データ] > [区切り位置] を選択します。

      [データ] > [区切り位置]

    3. [区切り記号付き] > [次へ] を選択します。次いで、[カンマ] > [完了] を選択します。

    4. Outlook にインポートできるように、ファイルを .cvs 形式で保存します。

関連項目

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