Outlook で InfoPath 電子メール フォームを使用する

週次業務報告書の提出などのタスクで既に Microsoft Office InfoPath フォームを使用している場合、電子メール メッセージの管理に Microsoft Office Outlook 2007 を使用しているのであれば、InfoPath 電子メール フォームによって共同作業やデータの共有のための処理を効率化できます。これは、InfoPath を起動しなくても、Office Outlook 2007 から InfoPath フォームを開き、情報を入力して送信できるためです。InfoPath 電子メール フォームを受信した場合でも、Office Outlook 2007 の他のアイテムと同じように、そのフォームに返信したり、そのフォームを転送したり、保存したりできます。

このトピックの内容

InfoPath 電子メール フォームを使用するための前提条件

InfoPath 電子メール フォームを使用して他のユーザーからデータを収集する

InfoPath 電子メール フォームを使用して自身のデータを送信する

InfoPath 電子メール フォームを使用するための前提条件

作業を開始する前に、InfoPath 電子メール フォームを使用するための、次の前提条件を読みます。次の項目が所属する組織に当てはまる場合は、InfoPath 電子メール フォームを使用してフォーム データを送受信することができます。

インストールに必要な前提条件    Microsoft Office Outlook 2007 で InfoPath 電子メール フォームを送信または受信するには、Microsoft Office InfoPath 2007 がコンピューターにインストールされていて、Office Outlook 2007 が InfoPath 電子メール フォームの送受信を行えるように構成されている必要があります。これらのプログラムがコンピューターにインストールされ、Office Outlook 2007 が InfoPath 電子メール フォームの送信を行えるように構成されていても、InfoPath 電子メール フォームの受信者のコンピューターが同じように構成されていなければ、送信したフォームは、受信者には電子メール メッセージの添付ファイルとして表示されます。この場合、受信者は、添付されたフォームを保存して InfoPath で開くことができます。既定では、Office Outlook 2007 は InfoPath 電子メール フォームの送受信を行えるように構成されています。InfoPath 電子メール フォームを有効または無効にするには、Office Outlook 2007 の [オプション] ダイアログ ボックスで、[その他] タブの [詳細オプション] をクリックし、[詳細オプション] ダイアログ ボックスの [InfoPath 電子メール フォームを有効にする] チェック ボックスをオンまたはオフにします。

フォームの可用性    InfoPath 電子メール フォームを他のユーザーに送信し、データを入力して返送してもらう場合、フォームに関連付けられているフォーム テンプレートが他のユーザーからアクセスできる共有の場所に保管されていないときは、[電子メール オプション] 作業ウィンドウの [フォーム テンプレートを含める] をクリックすることによって、InfoPath 電子メール フォームにフォーム テンプレートを含めることができます。この作業ウィンドウは、InfoPath 電子メール フォームを転送するか InfoPath 電子メール フォームに返信するとき、またはフォーム上の [送信] をクリックして InfoPath 電子メール フォームを送信するときに表示されます。別の方法として、読み取り専用のフォームを送信することもできます。

受信者側のインストールに必要な前提条件    InfoPath 電子メール フォームの受信者のコンピューターに Microsoft Office Outlook 2007 と Microsoft Office InfoPath 2007 がインストールされておらず、InfoPath 電子メール フォームを使えるように構成されていない場合は、既定のフォーム ビューを HTML として表現した電子メール メッセージが受信者に送信され、その電子メール メッセージに InfoPath フォームが添付されます。受信者のコンピューターに以前のバージョンの InfoPath がインストールされている場合、フォームで使われている機能に下位互換性があれば、添付されたフォーム ファイルを保存して以前のバージョンの InfoPath で開くことができます。

注: InfoPath 電子メール フォームを他のユーザーに送信し、データを入力して返送してもらう場合、それらのフォームのデータは、Office Outlook 2007 を使用してさまざまな方法で確認することができます。たとえば、InfoPath フォーム フォルダのカスタマイズしたビューを使用してデータを確認できますが、こうすることでフォーム自体を開かないでフォームのデータを表示することができます。また、複数の InfoPath 電子メール フォームを単一のフォームに結合してデータを分析または比較したり、1 つ以上の InfoPath 電子メール フォームからのデータを Microsoft Office Excel 2007 にエクスポートしたりすることもできます。これらの作業の詳細については、[参照] セクションを参照してください。

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InfoPath 電子メール フォームを使用して他のユーザーからデータを収集する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[InfoPath フォームの選択] をクリックします。

  2. [InfoPath フォームの選択] ダイアログ ボックスで、目的のフォームをダブルクリックします。

  3. [InfoPath フォーム: フォーム名] ウィンドウで、[転送] をクリックします。

  4. [宛先] ボックスと [CC] ボックスに受信者の電子メール アドレスを入力します。名前はセミコロン (;) で区切ります。

    注: 既定では、[BCC] ボックスは表示されません。[BCC] ボックスに電子メール アドレスを追加するには、[宛先] または [CC] をクリックして表示されるダイアログ ボックスの [BCC] ボックスに電子メール アドレスを入力します。

  5. [件名] ボックスにメッセージの新しい件名を入力します。

  6. [序文] ボックスに、InfoPath 電子メール フォームに関する説明文を入力します。

  7. [電子メール オプション] 作業ウィンドウで、次のいずれかの操作を行います。

    • 受信者がデータの入力や送信に使用できるバージョンのフォームを送信するには、[編集可能なフォーム] をクリックします。

      注: フォームのフォーム テンプレートが、ネットワーク フォルダまたは Windows SharePoint Services 3.0 サイトなどの他のユーザーからアクセスできる共有の場所に保管されていないときは、[フォーム テンプレートを含める] チェック ボックスをオンにします。

    • 読み取り専用フォームを送信するには、[読み取り専用のスナップショット] をクリックします。

  8. [送信] をクリックします。

    注: 他のユーザーからデータを収集するために InfoPath 電子メール フォームを送信しているので、フォームを送信する前に InfoPath 電子メール フォームのフィールドにはデータを入力する必要はありません。

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InfoPath 電子メール フォームを使用して自身のデータを送信する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[InfoPath フォームの選択] をクリックします。

  2. [InfoPath フォームの選択] ダイアログ ボックスで、目的のフォームをダブルクリックします。

  3. [InfoPath フォーム: フォーム名] ウィンドウで、InfoPath 電子メール フォームにデータを入力します。

    ヒント: InfoPath 電子メール フォームへの入力は、InfoPath でフォームに入力するときと同様です。たとえば、フォームに複数のビューが含まれる場合は、フォームの [表示] メニューをクリックし、目的のビューを選択してビューを切り替えることができます。InfoPath フォームへの入力の詳細については、[参照] セクションを参照してください。

  4. [送信] をクリックし、[InfoPath フォーム: フォーム名] ダイアログ ボックスの [宛先]、[CC]、または [BCC] のボックスに、受信者の電子メール アドレスを入力します。名前はセミコロン (;) で区切ります。

    注: フォーム テンプレートの作成者がユーザー設定の送信操作を定義している場合、データは自動的に送信されます。

  5. [件名] ボックスにメッセージの新しい件名を入力します。

  6. ダイアログ ボックスの下部にある大きなボックスに、InfoPath 電子メール フォームに関する説明文を入力します。

  7. [送信] をクリックします。

  8. アクティブなフォルダに送信したフォームのコピーを保存するには、[ファイル] メニューの [保存] をクリックします。

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