Outlook で低優先メール機能を使って優先度の低いメッセージを並べ替える

Outlook で低優先メール機能を使って優先度の低いメッセージを並べ替える

Windows 版 Outlook 2016 では、”低優先メール” を使用して優先度の低いメールをフィルターでき、最も重要なメッセージの処理に時間を割くことができます。低優先メールを使用しない場合は、 オフにすることもできます。

メール サーバーは開封済みメールと未開封のメールを追跡します。低優先メールをオンにすると、低優先メールの処理はその後自動的に行われます。新着メールが届くと、ユーザーが注目しない可能性があるメッセージは “低優先メール” フォルダーに入れられます。

  1. Outlook の [低優先メール] フォルダーを選びます。メールが表示されます。

  2. [低優先メール] フォルダーから [受信トレイ] にメールをドラッグできます。

  3. デバイスを使って [低優先メール] フォルダーにメールを移動したり、このフォルダーからメールを移動したりすると、対象のメールが低優先メールであるかどうかを低優先メール機能システムに学習させることができます。たとえば、Outlook デスクトップや携帯電話のメール アプリでメールを [低優先メール] フォルダーに移動すると、すべてのメール アプリでの操作が低優先メール機能システムに記録されます。この操作をアプリごとに行う必要はありません。

低優先メールの設定を管理するには

  1. Windows 版の Outlook 2016 を使用している場合は、[低優先メール] フォルダーを右クリックし、[低優先メールの管理] を選びます。

    低優先メールの管理

    Outlook on the web にリダイレクトされます。

  2. Office 365 のユーザー ID とパスワードを使用してサインインすると、[低優先メール] 設定ページに直接移動します。

低優先メール機能では、システムがユーザー設定を記録し、その情報を使ってそれ以降の同じようなメッセージが特定されるため、ユーザー設定が十分に適用されるには、数日かかる場合があります。ただし、いくつかの簡単な操作を実行すると、低優先メール機能にユーザー設定をより早く学習させることができます。

  • 受信トレイで優先度が低いメールを確認したら、そのメッセージを右クリックし、[低優先メールに移動] を選ぶか、そのメールを受信トレイからドラッグして [低優先メール] フォルダーにドロップします。

    Outlook on the web

    Outlook

    低優先メールに移動

    低優先メールに移動

  • [低優先メール] に誤って移動されたメッセージを確認したら、そのメッセージを右クリックし、[受信トレイへ移動] を選ぶか、[低優先メール] フォルダーからメールをドラッグして受信トレイにドロップします。

    Outlook on the web

    Outlook

    受信トレイへ移動

    受信トレイへ移動

低優先メールと迷惑メールは、受信トレイに届く前にフィルター処理されます。最初に迷惑メールの評価とフィルター処理が行われてから、Outlook によってルールが処理されます (ルールを設定している場合)。次に、ユーザーの過去の動作に基づいて、残りのメッセージが分析され、通常無視したり、返信しなかったりするメッセージの種類がフィルター処理されます。

次の特定の相手からのメッセージが低優先メールとして識別されることはありません。

  • 自分

  • 同じ上司を共有するユーザー

  • 直属の部下

低優先メール機能では、次のようなメッセージに関するさまざまな情報から、ユーザーによって通常読まれないメッセージが識別されます。

  • 送信者

  • 会話に参加したかどうか

  • 自分が唯一の受信者であるかどうか

  • メッセージの重要度

読むメッセージの種類が変わると、その傾向が学習されて、それに応じて動作も変わります。

Outlook on the web と Outlook の両方で低優先メール機能を使うには、Outlook on the web で低優先メール機能をオンにする必要があります。

  1. Outlook on the web にサインインします。ヘルプについては、「一般ビジネス向け Outlook on the web にサインインする」を参照してください。

    注: Light バージョンの Outlook on the web では、低優先メール機能をオンにすることはできません。ただし、[オプション]、[全般]、[Light バージョン] の順に選び、[Outlook on the web の Light バージョンを使用する] チェック ボックスをオフにすると、標準バージョンに切り替えることができます。

  2. ページの左上で、[アプリ起動ツール] アプリ起動ツール ボタン 、[メール] の順に選びます。

    Outlook on the web のアプリ起動ツール

  3. ナビゲーション バーで、[設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[オプション]、[メール]、[自動処理]、[低優先メール] の順に選びます。

  4. [低優先メールとして識別されたアイテムを分離する]、[保存] 保存 の順に選びます。

    [低優先メール] のオプション

注記: 

  • [低優先メールとして識別されたアイテムを分離しない] を選ぶと、低優先メール機能をいつでもオフにできます。

  • この機能をオフにした後も、[低優先メール] フォルダーは Outlook に残ったままになります。

重要: パッケージ版の Windows 版 Office 2016 を購入していて、Office 365 サブスクリプションがない場合は、低優先メール機能など、一部の機能にアクセスできません。今後は、新機能を搭載した定期的な更新がある予定です。この更新を利用するには、Office 365 サブスクリプションが必要になります。

注記: 

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