Outlook から不在時の自動応答を送信する

Office 365、Outlook.com、または Exchange のアカウントがある場合のみ、以下の手順を使用して、不在時の自動応答を送信できます。他のすべてのメール アカウントについては、「電子メールを自動で転送およびリダイレクトする」を参照してください。

  1. [ファイル] の [自動応答] を選択します。

    自動応答

  2. [自動応答] ボックスで、[自動応答を送信する] を選びます。

    必要に応じて自動応答の日付範囲を設定します。これにより、終了時刻として入力した日時に自動応答はオフになります。日付範囲を設定しない場合は、自動応答を手動でオフにする必要があります。

    注: [自動応答] が表示されない場合、POP アカウントまたは IMAP アカウントを使って Outlook を使用している可能性があります。自動応答の設定手順については、「電子メールを自動で転送およびリダイレクトする」を参照してください。

  3. [自分の所属組織内] タブで、不在時にチーム メンバーまたは仕事仲間に送信する応答メッセージを入力します。

    自動応答メッセージを入力する

    注: 自分の所属組織外のすべてのユーザーに自動応答を送信するようにすると、ニュースレター、広告、場合によっては迷惑メールなど、すべてのメールに自動応答が送信されます。組織外のユーザーに自動応答を送信する場合は、[個人用の連絡先のみ] を選択することをお勧めします。

  4. [OK] を選択して設定を保存します。

不在時の自動応答をオフにする

自動応答を送信するように Outlook を設定すると、リボンの下に以下の内容のメッセージが表示されます。不在時の自動応答をオフにするには、[無効にする] を選択します。自動応答またはメッセージ送信の日付を変更する場合は、上記の手順に従って設定を変更します。

自動返信を無効にする

トラブルシューティング:自動応答が表示されません。

[ファイル] を選択しても [ Automatic Replies] が表示されない場合は、Gmail や Yahoo など、Outlook の自動応答機能がサポートされていない POP または IMAP アカウントを使用している可能性があります。着信メッセージに対する応答ルールを設定できるのは、Outlook を実行している場合に限られます。詳細については、「ルールを使用してメール メッセージを管理する」を参照してください。

自動応答を設定するには、2 つの方法があります。Outlook で使っているメール アカウントの種類に応じた方法を選んでください。

Exchange サーバー アカウントがある

Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! などの POP3 アカウントまたは IMAP アカウントがある

持っているアカウントの種類がわからない

Exchange サーバー アカウントがある

不在時のアシスタントを有効または無効にする

  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

    [ツール] メニューの [不在時のアシスタント]

    注: [ツール] メニューは、Outlook のメイン ウィンドウに表示されます。このメイン ウィンドウは、Outlook を起動すると表示されるウィンドウと同じであり、[ファイル]、[編集]、[表示]、[移動]、[ツール]、[アクション]、[ヘルプ] の各メニューが含まれます。[ツール] メニューは、メール メッセージ、連絡先、仕事などのアイテムを作成または表示するウィンドウでは使用できません。

    [不在時のアシスタント] コマンドが表示されない場合、Outlook ユーザーであれば別の方法でメッセージに自動的に応答することができます。「Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! などの POP3 アカウントまたは IMAP アカウントがある」を参照してください。

  2. [不在時の自動応答を送信する] をクリックします。

  3. 必要に応じて、[次の期間のみ送信する] チェック ボックスをオンにし、不在時の応答を有効にする期間をスケジュールします。開始時刻と終了時刻の指定がない場合は、[不在時の自動応答を送信しない] チェック ボックスをオンにするまで自動応答が送信され続けます。

  4. [自分の所属組織内] タブで、不在時に送信する応答メッセージを入力します。

    自分の所属組織外のユーザーに自動応答を送信するには、手順 4 と 5 に進みます。

  5. [自分の所属組織外] タブで、[自分の所属組織外のユーザーに不在時の自動応答を送信する] チェック ボックスをオンにし、不在時に送信する応答メッセージを入力します。

    組織は、通常、所属する会社として定義され、電子メール システムで Exchange Server アカウントを所有するユーザーが含まれます。

    [自分の所属組織外のユーザーに不在時の自動応答を送信する] チェック ボックスがオンになっている場合、[自分の所属組織外] タブのタブ名の横に "(オン)" と表示されます。

  6. [自分の所属組織外] タブで、[個人用の連絡先のみ] または [自分の所属組織外のユーザー] をクリックして、自動応答の送信先を指定します。

    注: この連絡先は使用する Exchange の連絡先フォルダーに存在している必要があります。連絡先が個人用フォルダー ファイル (.pst) 内のフォルダーにのみ存在している場合は、自動応答メッセージは送信されません。

Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! などの POP3 アカウントまたは IMAP アカウントがある

不在時のアシスタントは Exchange Server アカウントのユーザーのみが利用できますが、Outlook の電子メール テンプレートと Outlook の仕分けルールを組み合わせることによって、不在時のアシスタント機能と同等の処理を実現できます。この 2 つの機能を組み合わせることにより、現在の電子メール アカウントを使用して、受信メッセージに対して自動応答を送信できます。

重要: 自動応答を送信するには、コンピューターの電源を入れ、Outlook を実行中の状態にしておく必要があります。

手順 1: メッセージ テンプレートを作成する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[メッセージ] をクリックします。

  2. [オプション] タブの [形式] で [テキスト] をクリックします。

  3. メッセージの本文に、自動応答として送信するメッセージを入力します。

  4. メッセージ ウィンドウで、 Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[名前を付けて保存] をクリックします。

  5. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[ファイルの種類] ボックスの一覧の [Outlook テンプレート (*.oft)] をクリックします。

  6. [ファイル名] ボックスにメッセージ テンプレートの名前を入力し、[保存] をクリックします。

手順 2: 新着電子メール メッセージに自動応答するためのルールを作成する

  1. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  3. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  4. [条件を指定してください] で、[自分だけに送信された場合] チェック ボックスをオンにし、必要なその他の条件を選択し、[次へ] をクリックします。

  5. 受信するすべてのメッセージにこのルールが適用されることを示すダイアログ ボックスが表示されたら、[はい] をクリックします。

  6. [メッセージに対する処理を選択してください] で [特定のテンプレートを使って返信する] チェック ボックスをオンにします。

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で [特定のテンプレート] をクリックします。

  8. [返信用テンプレートの選択] ダイアログ ボックスで、[フォルダーの場所] ボックスの一覧の [ファイル システム内のユーザー テンプレート] をクリックします。

  9. 前に作成したテンプレートを選択し、[開く] をクリックします。

  10. [次へ] をクリックします。

  11. 必要に応じて、自動応答ルールの例外のチェック ボックスをオンにします。

  12. [次へ] をクリックします。

  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] に自動応答ルールの名前を入力し、[完了] をクリックします。

ヒント: 自動応答を送信する必要がなくなったときにこのルールを無効にするのを忘れないように、Outlook の仕事または To Do のアラームを作成することを検討してください。

自動仕分けウィザードの [特定のテンプレートを使って返信する] 仕分けルールは、1 回のセッションで各送信者に 1 回だけ自動応答メッセージを送信します。このルールにより、1 人の送信者から複数のメッセージを受信した場合に、Outlook から繰り返し返信が送信されるのを防止できます。セッションが終了するまでの間、Outlook には自動応答を送信したユーザーの一覧が保持されます。ただし、Outlook を終了して再起動すると、自動応答を受信した送信者の一覧はリセットされます。

重要: 自動仕分けウィザードを使用して自動的に返信するには、Outlook が実行され、新着メッセージを定期的に確認するように設定されている必要があります。

自動応答を無効にする

  1. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブの [仕分けルール] で、無効にする仕分けルールのチェック ボックスをオフにします。

持っているアカウントの種類がわからない

Exchange Server アカウントを使用しているかどうかを調べる最も簡単な方法は、[受信トレイ] フォルダーを開き、[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] コマンドがあるかどうかを確認することです。メニューの下部に展開ボタン ボタンの画像 が表示された場合は、このボタンをクリックして [ツール] メニューのすべてのコマンドを表示します。

[ツール] メニューの [不在時のアシスタント]

このコマンドが表示されない場合は、おそらく Exchange Server アカウントを使用していないため、不在時のアシスタントは利用できません。別の方法を使って、メッセージに自動返信することができます。「POP3、IMAP、または Outlook.com アカウントがある」を参照してください。

注: [ツール] メニューは、Outlook のメイン ウィンドウに表示されます。[ツール] メニューは、メール メッセージ、連絡先、仕事などのアイテムを作成または表示するウィンドウでは使用できません。

Exchange Server アカウントを使用していることがわかっていても、[不在時のアシスタント] コマンドが [ツール] メニューに表示されない場合、Microsoft のサポート担当者に問い合わせることをお勧めします。

参照

Outlook 2007 の予定表を使用して、オフィスから離れて時刻を表示する

Outlook for Mac の不在時の自動応答を送信する

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
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