Office Project 2007 で差異のしきい値を使用してパフォーマンスを向上させる

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Bonnie Biafore 著

プロジェクトのしきい値を設定するコストとスケジュールの差異を比較することは、パフォーマンスを追跡して、早い段階で遅延や超過に警告を出す最適な方法です。    ただし、作業が予定どおりに進んでいるのか、問題が生じているのかを確認する前に、プロジェクトのスケジュールと予算にさまざまなしきい値を設定する必要があります。Microsoft Office Project 2007 は、コストやスケジュールの差異を計算しますが、カスタム フィールドはしきい値を格納するチケットであり、しきい値との差異を導き出しているだけです。この記事では、Office Project 2007 および Microsoft Office Excel 2007 でスケジュールとコストのしきい値を設定して、これらの値を比較する方法について解説します。また、グラフィカル インジケーターを使用して、Office Project 2007 および Office Excel 2007 で差異の状況を強調表示する方法についても説明します。

この記事の内容

Office Project 2007 で差異を計算する

差異をしきい値と比較する

差異データについて Office Project 2007 で簡単に理解できるようにする

遅延や超過を回避する

Office Project 2007 で差異を計算する

Office Project 2007 は差異を計算して、パフォーマンスを予測します。これらの計算を行う前に、1 つの重要なタスクを完了する必要があります。それは、プロジェクトの基準計画を保存することです。この基盤となる詳細は、スケジュール、コスト、およびその他のプロジェクト基準のために構築する計画のことで、プロジェクトの関係者も同意しています。この基準計画がなければ、Office Project 2007 には目標が設定されないため、プロジェクトの進行が予定より遅れても、警告を出すことができません。

達成額の分析を使用して、パフォーマンスを測定する

予定どおりに進んでいるタスクと問題が発生しているタスクを基本的な差異で特定することは、1 つの課題です。パーセンテージによる差異を表示した方が通貨やデータの差異より簡単です。プロジェクトの進捗状況や基準計画が変更された回数とは無関係に、パーセンテージは正確な数値を示すためです。

しかし、どのパフォーマンス比率がプロジェクトのパフォーマンスを評価するのに役立つでしょうか。ご存知のように、実績値と予測値の比較が常に正しいわけではありません。たとえば、予定していた作業期間と予算の半分が実際に費やされたとします。それがいい知らせであるかどうかは、プロジェクト全体がどれだけ完了したかで変わります。達成額 (EV) の分析では、予測値と実績値を比較して、実際に完了した作業量と照らし合わせて、進捗状況を明らかにします。

EV 比率からパフォーマンスを追跡する前に、計測方法の基本について理解することが大切です。

  • 予定作業予算コスト (BCWS) とは、プロジェクト計画において進捗状況を報告する日に基づいて予測された基準コストです。実際に作業が完了しているかどうかに関係なく、進捗状況を報告する日に、どれだけコストがかかるのかを予測した数値を示します。たとえば、2008 年 9 月 30 日に完了するタスクのコストが $10,000 かかると予想した場合、その日の BCWS は $10,000 になります。

  • 終了した作業の実績コスト (ACWP) は、進捗状況の報告日までに作業にかかったコストを示します。作業が完了したかどうかは関係ありません。2008 年 9 月 30 日の ACWS は、報告日までに実際にかかったコストです。

  • 作業が完了するまでの予測コスト、あるいは状況報告日までにかかったコストを計測しているため、完了作業予算コスト (BCWP) が EV になります。たとえば、タスクを完了するまでの予算が $15,000 の場合、タスクが予定よりも早く、あるいは遅く、または予定どおりに終わったとしても、BCWP は $15,000 になります。

達成額の比率を使用して、しきい値を比較する

EV 分析では、いくつかの比率を使用してスケジュールやコスト パフォーマンスを評価します。その中には、スケジュール差異 (SV)、コスト差異 (CV)、スケジュール効率指数 (SPI)、およびコスト効率指数 (CPI) が含まれます。Office Project 2007 の比率計算機能とその他の新機能は、しきい値を比較するのに最適なツールです。

  • EV コスト差異 (Office Project 2007 の CV フィールド) は、完了した作業の予想コストと実績コストの差異 (BCWP から ACWP を減算) を表示します。CV がマイナスの場合は、実際のコストが予算を上回り、タスクが予算をオーバーしていることを意味します。

  • コスト差異のパーセンテージ (CV%) は、完了した作業の予想コストのパーセンテージで EV コスト差異を表示します。数式は [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100 です。たとえば、BCWP が $10,000 で、ACWP が $12,000 とします。CV は $10,000 から $12,000 を減算した、マイナス $2,000 です。完了した作業のコストは予算を $2,000 上回りました。そのため、CV% は (–$2,000 / $10,000) X 100 で、マイナス 20% になります。

    CV% は、CV のしきい値と比較するのに最適です。

  • EV スケジュール差異 (Office Project 2007 では SV フィールド) は、BCWP から BCWS を減算した値を示します。作業の完了にかかる予想コストと、進捗状況の報告日までに完了する予定の作業にかかる予想コストとの差異です。SV がマイナスの場合、完了した作業量が予定よりも少ないことを表し、スケジュールが遅れていることを意味します。

  • スケジュール差異のパーセンテージ (SV%) は、予定作業予算コストのパーセンテージで EV スケジュール差異を表示します。数式は [(BCWP – BCWS)/BCWS] X 100 です。SV% は、予定されている作業量のパーセンテージでスケジュール差異を表示します。たとえば、$10,000 の BCWP と $9,000 の BCWS があるとします。SV は $10,000 から $9,000 を減算した $1,000 になります。予定されていた作業コストが完了した作業コストより $1,000 少ないということは、完了した作業が予定よりも多く、つまり、スケジュールよりも早く作業が進んだことを意味します。SV% は ($1,000 / $10,000) X 100 で、10% になります。

    SV% は、SV のしきい値と比較するのに最適です。

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差異をしきい値と比較する

信号のルールはいたってシンプル。緑は進め、黄は注意、赤は止まれの合図です。プロジェクトのしきい値は、プロジェクトの信号です。プロジェクトがスムーズに進んでいる場合や注意が必要な場合、または問題が発生する場合に注意を促すようにしきい値を設定することで、プロジェクトの進行状態を把握し、取る必要のある行動を決定することができます。

しきい値を決定するときは、スケジュールとコストの差異に基づいて、プロジェクトのパフォーマンスの緑、黄、または赤が何を示すのか、その境界について定義します。

たとえば、5% の予算オーバーやスケジュール遅延のしきい値は、許容範囲の最大値と定義します。10% のしきい値の場合は、正しい修正が必要なことを定義します。5% から 10% の間の場合は、タスクに注意しつつ、これ以上事態が悪化しないことを確認するように定義します。

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差異データについて Office Project 2007 で簡単に理解できるようにする

Office Project 2007 に CV% および SV% 列を含める場合、マイナスの数字を表示すると、スケジュールより遅れているタスクや予算が超過しているタスクを確認できます。ただし、監視するだけに留めるタスクと行動を起こす必要があるタスクを見極めることが理想です。

Office Project 2007 のグラフィカル インジケーターでは、このような状況を際立たせます。たとえば、CV% または SV% がマイナス 10% 未満の場合、コストやスケジュールのしきい値を超えるため、赤信号を表示します。

あらかじめ設定したしきい値に基づいてコスト パフォーマンスの信号を表示するには、次の手順を行います。

  1. グラフィカル インジケーターとして CV% を表示するカスタム フィールドを作成します。[ツール] メニューの [カスタマイズ] を選択して、[フィールド] をクリックします。

  2. [フィールドのカスタマイズ] ダイアログ ボックスの [] ドロップダウン リストで、[数値] を選択します。

  3. 番号 1」など、カスタム ナンバー フィールドを選択します。

  4. カスタム フィールドに意味のある名前を付けるには、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログ ボックスで、[Cost Var%] のように、名前を入力します。[OK] をクリックします。

  5. カスタム フィールドに CV% が表示されるように設定するには、[数式] をクリックします。[Cost Var% の数式] ダイアログ ボックスで [フィールド] をクリックして、[コスト] をポイントし、[CV%] を選択します。[OK] をクリックします。

  6. [表示する値] で [グラフィカル インジケーター] をクリックします。

  7. [Cost Var% のグラフィカル インジケーター] ダイアログ ボックスで、しきい値を超える CV% 値をチェックする最初のテストを定義します。

    1. ドロップダウン リストから、最初の ['Cost Var%' のテスト] 行をクリックして、[未満] を選択します。

    2. 最初の [] 行に、[–10] と入力します (パーセント記号は使用しません)。

    3. ドロップダウン image 列の最初の [Image] 行をクリックして、赤の円を選択します。「CV% がマイナス 10 未満」とは、タスクが予算の 10% を超えていることを意味します

      注: すべてのタスクに同じしきい値を使用している場合は、しきい値の番号でテストを定義できます。タスクごとに差異を出したい場合は、しきい値を他のカスタム フィールドに割り当て、[] の列でしきい値を選択します。

  8. 2 番目の ['Cost Var%' のテスト] 行で [より大きい] を選択します。対応する [] 行に、[–5] と入力して、[Image] 行で、緑の円を選択します。

  9. 3 番目の ['Cost Var%' のテスト] 行で [以上] を選択します。対応する [] 行に、[–10] と入力して、[Image] 行で、黄の円を選択します。[OK] をクリックします。

注: Office Project 2007 では、テストを順番に処理するため、3 番目のテストではマイナス 10 より大きく、マイナス 5 より小さい数値が検出されます。

しきい値との差を比較するグラフィカル インジケーターをセットアップする
図 1: しきい値との差を比較するグラフィカル インジケーターをセットアップする

注:  スケジュールのパフォーマンスに信号を表示する方法は同じです。ただし、CV% ではなく SV% フィールドを使用します。

Office Project 2007 の表で、グラフィカル インジケーターを表示するには、次の操作を行います。

  1. [表示] メニューから [テーブル] を選択して、[その他のテーブル] をクリックします。

  2. [その他のテーブル] ダイアログ ボックスで、テーブルを選択して [適用] をクリックします。

  3. 列見出しを右クリックします。

  4. ショートカット メニューから [列の挿入] を選択します。

  5. [列の定義] ダイアログ ボックスで [フィールド名] ドロップ ダウン リストから、カスタム フィールドを選択します。前の例の場合では、[(番号 1) Cost Var%] をクリックし、[OK] をクリックします。

注:  カスタマイズされた差異を表示する新しいテーブルを作成することができます。そのためには、[表示] メニューから [テーブル] を選択して、[その他のテーブル] をクリックします。[その他のテーブル] ダイアログ ボックスで [新規] をクリックします。[テーブルの定義] ダイアログ ボックスで、テーブル名とテーブルに含めるフィールドを指定します。

図 2 に示すように、列には緑、黄、または赤のライトでタスクの状態が表示されます。

グラフィカル インジケーターを使ったコストとパフォーマンスの評価
図 2: グラフィカル インジケーターを使ったコストとパフォーマンスの評価

図 2 では、EV と基本の差異の違いを確認できます。たとえば、実績コストが基準コストより大きいため、「デザイン デスク」のタスクの CV は、プラスの数 ($60.00) を示します。しかし、CV% はマイナスの値 (–6%) です。両方の差異は、コストが予算を超過していることを示します。

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遅延や超過を回避する

Office Project 2007 を使用して、スケジュールとコストの差異を計算し、プロジェクトのパフォーマンスを評価することができます。グラフィカル インジケーターにより、スケジュールどおりに行われているタスクと注意が必要なタスクを確認するのが簡単になります。

残念ながら、プロジェクト関係者やチームのメンバーの多くは、プロジェクト マネージャーにとっては当たり前の測定値の意味を理解していないことがよくあります。差異の情報を他のオーディエンスが理解できるように変換する方法については。職種別トピック記事の「Tips for communicating project variances (プロジェクト差異について説明するためのヒント)」を参照してください。

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著者について     Bonnie Biafore 氏はプロジェクト マネジメント協会 (PMI) のプロジェクト マネジメント・プロフェッショナル (PMP) です。コンサルタント、トレーナー、講演者を務め、投資や個人の財務、プロジェクト管理についての本を出版しています。著書には『On Time!On Track!On Target!Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project』 (Microsoft Press、2006年度出版) などがあります。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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