Office 365 Small Business で外部ユーザーとの共有を管理する

ベンダー、クライアント、または顧客とのドキュメントの共有や直接の共同作業を伴うような仕事をしている場合、Microsoft Office 365 Small Business サブスクリプションのライセンスを持っていない組織外の人々とも、チーム サイトまたは OneDrive for Business のコンテンツを共有したいことがあります。

これには、次の 3 とおりの方法があります。

ドキュメントやサイトの共有、外部ユーザーの定義の詳細については、「組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する」を参照してください。

注: これらの手順は、Office 365 Small Business (すでに販売終了) を対象としています。異なる Office 365 プランをご利用の場合は、「SharePoint Online 環境の外部共有を管理する」を参照してください。

この記事の内容

過度に公開せずに共有する方法

外部共有を有効または無効にする

個別の外部ユーザーを削除する

匿名のゲスト リンクを無効にする

招待を取り消す

過度に公開せずに共有する方法

サイト共有のベスト プラクティス

サイト全体をユーザーと共有すると、そのユーザーは、正式なメンバーと同じようにそのサイトにログインし、機能を使用できるようになります。ユーザーは、(そのユーザーに割り当てられた権限グループに応じて) コンテンツを閲覧、検索、表示、編集することができます。さらに、[ユーザー選択ウィンドウ] で他のサイト ユーザーの名前を見たり、ドキュメントのメタデータを表示したりすることもできるようになります。外部ユーザーも [ユーザー選択ウィンドウ] にサイト ユーザーとして表示されます。したがって、最初にサイト共有を許可した際に与えたものとは異なる権限を、サイトを使用している他の人々がこのような外部ユーザーに与えることも考えられます。外部ユーザーは、サイトに招待する前に身元をきちんと確認してください。

外部ユーザーがチーム サイトに招待された場合、外部ユーザーはそのチーム サイトとすべてのサブサイトのコンテンツを表示できるようになります。外部ユーザーがチーム サイト上の重要なコンテンツや機密性の高いコンテンツへの権限を取得しないようにするには、チーム サイトのサブサイトを作成し、そのサブサイトに固有のアクセス許可を使用して、そのサブサイトだけを外部ユーザーと共有します。権限の継承の詳細については、「アクセス許可の継承とは」を参照してください。

同様に、OneDrive for Business サイトに作ったサブサイトを共有する場合は、誤って OneDrive for Business サイト上の他のサイトやコンテンツへのアクセス許可を与えてしまわないように、サブサイトでは固有のアクセス許可を使います。

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ドキュメント共有のベスト プラクティス

匿名のゲスト リンクを使用してドキュメントを共有すると、招待を受信したユーザーがゲスト リンクを他の人に知らせて、他の人までコンテンツを表示できるようになる可能性があります。機密性の高いドキュメントの共有にはゲスト リンクは使用しないでください。だれかが匿名リンクを他の人にも見せるというリスクを最小限に留めたければ、サインインを要求する方法でドキュメントを共有しましょう。

共有の方法を決定する

コンテンツを外部と共有するかどうか、そしてどのように共有を有効にするかを検討している場合には、次のことを考えます。

  • だれにチーム サイトとそのサブサイトのコンテンツへの権限を与えるか、そしてその人たちが何をできるようにしたいのか。

  • 組織内のだれに外部とコンテンツを共有する権限を与えるか。

  • 組織外の人々には決して閲覧されてはいけないコンテンツがあるかどうか。

これらの質問への回答は、コンテンツ共有への戦略を立案するのに役立つはずです。

実行する操作

目的

サイトを共有する

サイトを共有したいけれども、組織の内部コンテンツへの外部ユーザーからのアクセスは制限する必要がある場合は、外部との共有専用に固有の権限を持つサブサイトを作成することを検討します。

サイト上の情報とコンテンツへの継続的なアクセスを組織外のだれかに提供する。これらの人々は、サイトの正式ユーザーのように実行し、コンテンツを作成、編集、表示する必要がある。

ドキュメントを共有し、サインインを要求する。

確認または共同作業のために、組織外の 1 人または数人の人々に特定のドキュメントへの安全なアクセスを提供する。これらの人々は内部サイトの他のコンテンツに継続的なアクセスを行う必要はない。

ドキュメントを共有するが、サインインは要求しない。

機密でも極秘でもないドキュメントへのリンクを組織外の人々と共有し、これを表示したり、フィードバックで更新したりできるようにする。これらの人々は内部サイトのコンテンツへの継続的なアクセスは必要でない。

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外部共有を有効または無効にする

外部ユーザーをチーム サイトに招待する機能は既定で有効になっているので、サイトの所有者やサイト コレクション管理者は、いつでもチーム サイトまたはそのサブサイトを外部ユーザーと共有できます。ただし、Office 365 管理者の場合は、将来、招待を送信できないようにするために、すべてのサイトに関してこの機能を無効にすることができます。この機能が無効になると、現在サイトに招待されているすべての外部ユーザーはサイトにアクセスできなくなります。

外部共有を有効にすることは、匿名アクセスを有効にすることとは異なります。外部共有が有効になっているとき、ユーザーが内部リソースにアクセスするには、認証 (ログインによる) される必要があります。

  1. [管理者]、[サービス設定]、[サイトとドキュメントの共有] の順にクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • 外部共有を有効にする

    • 外部共有を無効にする

外部ユーザーがチーム サイトとドキュメントにアクセスできるようにするためのオン/オフ コントロールの画像

セキュリティに関するお知らせ : 

  • 外部共有を無効にすると、その機能が無効になった時点でサイトへのアクセス権を持っていたすべての外部ユーザーは、サイトへのアクセスを拒否され、将来的に招待を送信することはできません。SharePoint の権限グループに含まれる外部ユーザー名を使用して機能が再有効化されると、それらのユーザーはもう一度、自動的にサイトにアクセスできるようになります。ユーザーが完全に SharePoint サイトにアクセスできないようにするには、外部ユーザーのリストからそれらのユーザーを削除します。

  • 外部共有をグローバルに無効にすると、すべての共有ゲスト リンクも動作を停止します。その後、再びこの機能を有効にすると、リンクは再び動作するようになります。特定の文書へのアクセスを完全に取り消す場合、共有されている個々のリンクを無効にすることも可能です。

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個別の外部ユーザーを削除する

外部ユーザーを削除して、共有していたサイトにアクセスできないようにする必要がある場合は、Office 365 サービス設定の外部ユーザーのリストからそのユーザーを削除します。

  1. [管理者]、[サービス設定]、[サイトとドキュメントの共有] の順にクリックします。

  2. [個別の外部ユーザーを削除する] をクリックします。

  3. 削除する外部ユーザーを選択し、[削除] (ごみ箱のアイコン) をクリックします。

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匿名のゲスト リンクを無効にする

ドキュメントがゲスト リンクを通じて共有されている場合は、ドキュメントのプロパティ メニューでこの情報を確認できます。ゲスト リンクを使ってドキュメントを共有する方法については、「組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する」を参照してください。

ドキュメントがゲスト リンクで共有されていることを示すプロパティ ダイアログ ボックス。

ゲスト リンクを通じて共有されているドキュメントへのアクセスは、リンクを無効にすることで取り消せます。

  1. ゲスト リンクを削除するドキュメントが入っているライブラリに移動します。

  2. ドキュメントをポイントし、[メニューを開く] をクリックします。

  3. [ゲスト リンクを使用して公開] という文の中の [ゲスト リンク] をクリックします。

  4. ゲスト リンクの URL の横にある [削除] をクリックします。

  5. リンクを無効にしてよいかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[リンクを無効にする] をクリックします。
    共有されているドキュメントのゲスト リンクを無効にして、リンクが機能しなくなるようにしてよいかどうかを確認するダイアログ ボックス。

これで、組織外の人がゲスト リンクを使ってコンテンツにアクセスしようとしたときに、アクセスできない旨を伝えるメッセージが表示されるようになります。

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招待を取り消す

外部ユーザーに送信した招待を取り下げたくなった場合は、招待が承諾される前であれば、招待を取り消すことができます。

招待を取り消すサイトに移動します。

  1. [設定] Office 365 の [設定] ボタン 、[サイトの設定] の順にクリックします。

  2. [ユーザーと権限] の [アクセスの依頼と招待状] をクリックします。

  3. [外部ユーザーの招待] で、サイトへの招待を取り消す人を見つけて、[メニューを開く] をクリックします。

  4. プロパティ ウィンドウで、[取り消し] をクリックします。

外部ユーザーが既に招待を承諾していて、そのユーザーのアクセス権を削除したい場合、そのユーザーが割り当てられている SharePoint 権限グループからそのユーザーを削除することによってそれを行えます。

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注記: 

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