Office 365 組織のメールアーカイブのアーカイブおよび削除ポリシーを設定する

重要:  この記事は機械翻訳されています。機械翻訳についての「免責事項」をお読みください。この記事の英語版を参照するには、ここをクリックしてください。

この記事は管理者向けです。アーカイブとアイテム保持ポリシーをメールボックスのアイテムに追加する方法については、「電子メール メッセージにアイテム保持ポリシーを割り当てる」と「Outlook Web App の保持ポリシーとアーカイブ ポリシー」を参照してください。

Office 365 では、アーカイブと削除のポリシーを作成して、アイテムをユーザーのアーカイブ メールボックスに自動的に移動したり、メールボックスのアイテムを自動的に削除したりすることができます。この処理を実行するには、アイテム保持ポリシーを作成します。アイテム保持ポリシーをメールボックスに割り当てると、指定した期間後にアイテムがユーザーのアーカイブ メールボックスに移動され、指定した期間後にメールボックスからアイテムが削除されます。移動または削除するアイテムや、実行するタイミングを決定するルールは、保持タグと呼ばれます。保持タグはアイテム保持ポリシーにリンクされるので、結果的にユーザー メールボックスに割り当てられます。保持タグによって、ユーザー メールボックスにある個々のメッセージとフォルダーに保持設定が適用されます。保持タグには、メッセージをメールボックスに残す期間、指定した保持期間に達したメッセージに対して実行するアクションが定義されています。メッセージが保持期間に達すると、ユーザーのアーカイブ メールボックスに移動されるか、削除されます。

このトピックでは、Alpine House という架空の組織のアーカイブとアイテム保持ポリシーを設定する手順について説明します。このポリシー設定には、次のタスクが含まれています。

  • 組織内の全ユーザーについてアーカイブ メールボックスを有効にします。これによって、ユーザー メールボックスの記憶域が増えます。アイテム保持ポリシーでアイテムをアーカイブ メールボックスに移動するために必要な操作です。また、ユーザーはアイテムをアーカイブ メールボックスに移動して、アーカイブ情報を保存できるようになります。

  • 次の処理を行う 3 つのカスタムの保持タグを作成します。

    • 保持期間が 3 年間のアイテムを、自動的にユーザーのアーカイブ メールボックスに移動します。アーカイブ メールボックスにアイテムを移動すると、ユーザーのプライマリ メールボックスの領域が解放されます。

    • 保持期間が 5 年間のアイテムを、自動的に削除済みアイテム フォルダーから削除します。この処理でも、ユーザーのプライマリ メールボックスの領域が解放されます。ユーザーは必要に応じてこれらのアイテムを回復することもできます。詳細については、「詳細情報」の脚注を参照してください。

    • 保持期間が 7 年のアイテムを、自動的に (そして完全に) プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスの両方が削除します。コンプライアンスの規制に従って、一定期間はメールを保持する必要がある組織もあります。その期間を過ぎた後は、ユーザー メールボックスから古いアイテムを完全に削除する場合があります。

  • 新しいアイテム保持ポリシーを作成し、新しいカスタムの保持タグを追加します。また、組み込みの保持タグを新しいアイテム保持ポリシーに追加することもできます。これには、ユーザーがメールボックス内のアイテムに割り当てることができる個人用のタグも含まれます。また、ユーザーのプライマリ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーにあるアイテムを、アーカイブ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーに移動する保持タグを追加することもできます。その結果、メールボックスが保留状態の場合に、ユーザーの回復可能なアイテム フォルダーの領域を回復できるようになります。

この記事の一部またはすべての手順を実行して、組織のメールボックスのアーカイブと削除のポリシーを設定できます。組織のすべてのメールボックスでこのプロセスを実施する前に、少数のメールボックスでテストすることをお勧めします。

始める前に

  • このトピックの手順は、Office 365 組織の全体管理者が行う必要があります。

  • Office 365で新しいユーザー アカウントを作成し、ユーザーに Exchange Online ライセンスを割り当てると、ユーザー メールボックスが自動的に作成されます。メールボックスが作成されると、[既定の MRM ポリシー] という既定のアイテム保持ポリシーが自動的に割り当てられます。この記事では、新しいアイテム保持ポリシーを作成し、既定の MRM ポリシーの代わりにユーザー メールボックスに割り当てます。メールボックスに同時に割り当てることができるアイテム保持ポリシーの数は 1 つのみです。

  • Exchange Online の保持タグとアイテム保持ポリシーの詳細については、「保持タグおよびアイテム保持ポリシー」を参照してください。

まず、組織内の各ユーザーのアーカイブ メールボックスを有効にします。[アーカイブに移動する] という保持アクションを設定した保持タグで、保持期間が過ぎたアイテムを移動するには、ユーザーのアーカイブ メールボックスを有効にする必要があります。

注: プロセスを完了する前であれば、このプロセス中にいつでもアーカイブ メールボックスを有効にすることができます。アーカイブ メールボックスが有効ではない場合、アーカイブ ポリシーを割り当てたアイテムに対して、アクションが実行されません。

  1. https://protection.office.com に移動します。

  2. グローバル管理者アカウントを使用してOffice 365にサインインします。

    セキュリティ/コンプライアンス センターが表示されます。

    Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターのホーム ページ
  3. セキュリティ/コンプライアンス センターでは、データの管理に移動 >アーカイブします。

    組織内のメールボックス一覧と、対応するアーカイブ メールボックスが有効か無効かが表示されます。

  4. すべてのメールボックスを選ぶには、一覧の最初のメールボックスをクリックし、Shift キーを押しながら一覧の最後のメールボックスをクリックします。

    ヒント: この手順では、有効なメールボックスはないという前提で説明します。アーカイブが有効なメールボックスがある場合、Ctrl キーを押しながら、無効なアーカイブ メールボックスがあるメールボックスを 1 つずつクリックします。または、[アーカイブ メールボックス] 列見出しをクリックし、アーカイブの有効または無効に基づいて行を並べ替え、メールボックスを選びやすくします。

  5. 詳細ウィンドウの [一括編集] で、[有効] をクリックします。

    2 年間が経過したアイテムをアーカイブの新しいメールボックスに移動することを示す警告が表示されます。既定のアイテム保持ポリシーの作成時に新しいユーザーのメールボックスが割り当てられているが 2 年間の保有期間のあるアーカイブ既定のポリシー タグためにです。手順 2 で作成したカスタム アーカイブ既定ポリシー タグには、3 年間の保持期間があります。つまり、3 年間の項目またはそれ以前アーカイブ メールボックスに移動します。

  6. [はい] をクリックして警告メッセージを閉じ、選んだ各メールボックスのアーカイブ メールボックスを有効にするプロセスを始めます。

  7. プロセスが完了したら、[更新] 更新 をクリックして [アーカイブ] ページの一覧を更新します。

    組織内のすべてのユーザーのアーカイブ メールボックスが、有効と表示されます。

    有効になっているアーカイブ メールボックスが有効になっているメールボックスの一覧
  8. セキュリティ/コンプライアンス センターを開いたままにします。次の手順では、それを使用します。

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この手順では、前述のように 3 つのカスタムの保持タグを作成します。

  • Alpine House 3 年でアーカイブへ移動 (カスタムのアーカイブ ポリシー)

  • Alpine House 7 年で完全に削除 (カスタムの削除ポリシー)

  • Alpine House 5 年で削除して回復を許可 (削除済みアイテム フォルダーのカスタム タグ)

新しい保持タグを作成するには、 Exchange Online組織内のExchange 管理センター (EAC)を使用します。

  1. セキュリティ/コンプライアンス センターでは、左上隅でアプリ起動ツール アプリ起動ツール ボタン ] をクリックし、 [管理] タイルをクリックします。

  2. Office 365 管理センターの左側のナビゲーション ウィンドウでは、管理センター] をクリックし、[ Exchange] をクリックします。

    スクリーンショットの Office 365 管理センターでは [管理センター] オプションが展開され、Exchange が選択されています。
  3. EACでは、コンプライアンス管理に移動 >保持タグ

    組織の保持タグ一覧が表示されます。

カスタムのアーカイブ既定ポリシー タグを作成する

まず、保持期間が 3 年を過ぎたアイテムをアーカイブ メールボックスに移動するアーカイブ既定ポリシー タグ (DPT) を作成します。

  1. [保持タグ] ページの [タグの新規作成] [新規作成] アイコン をクリックし、[メールボックス全体に自動的に適用する (既定)] を選びます。

  2. [メールボックス全体に自動的に適用されるタグの新規作成 (既定)] ページで、次のフィールドに入力します。

    新しい既定のアーカイブ ポリシー タグを作成するための設定
    1. 名前   新しい保持タグの名前を入力します。

    2. 保持アクション    [アーカイブに移動する] を選ぶと、保持期間が経過したアイテムはアーカイブ メールボックスに移動されます。   

    3. 保持期間   [アイテムの保管日数が次の期間 (単位: 日) に達したとき] を選び、保持期間を入力します。このシナリオでは、1095 日 (3 年) が経過したアイテムはアーカイブ メールボックスに移動されます。

    4. コメント   (省略可能) カスタムの保持タグの用途を説明するコメントを入力します。

  3. [保存] をクリックしてカスタムのアーカイブ DPT を作成します。

    新しいアーカイブ DPT が保持タグ一覧に表示されます。

カスタムの削除既定ポリシー タグを作成する

ここでは、もう 1 つのカスタムの DPT を作成しますが、この DPT は、7 年経過したアイテムを完全に削除する削除ポリシーです。

  1. [保持タグ] ページの [タグの新規作成] [新規作成] アイコン をクリックし、[メールボックス全体に自動的に適用する (既定)] を選びます。

  2. [メールボックス全体に自動的に適用されるタグの新規作成 (既定)] ページで、次のフィールドに入力します。

    新しい既定の削除ポリシー タグを作成するための設定
    1. 名前   新しい保持タグの名前を入力します。

    2. 保持アクション    保持期間を過ぎたアイテムをメールボックスから消去するには、[完全に削除する] を選びます。   

    3. 保持期間   [アイテムの保管日数が次の期間 (単位: 日) に達したとき] を選び、保持期間を入力します。このシナリオでは、2555 日 (7 年) が経過するとアイテムが消去されます。

    4. コメント   (省略可能) カスタムの保持タグの用途を説明するコメントを入力します。

  3. [保存] をクリックしてカスタムの削除 DPT が作成されます。

    新しい削除 DPT が保持タグ一覧に表示されます。

削除済みアイテム フォルダーのカスタムのアイテム保持ポリシー タグを作成する

最後に作成する保持タグは、削除済みアイテム フォルダーのカスタムのアイテム保持ポリシー タグ (RPT) です。このタグを使用すると、保持期間が 5 年を過ぎた削除済みアイテム フォルダー内のアイテムが削除され、回復期間が設定されます。回復期間には、ユーザーが [削除済みアイテムの復元] ツールを使用してアイテムを回復できます。

  1. [保持タグ] ページの [タグの新規作成] [新規作成] アイコン をクリックし、[既定のフォルダーに自動的に適用する] を選びます。

  2. [既定のフォルダーに自動的に適用されるタグの新規作成] ページで、次のフィールドに入力します。

    削除済みアイテム フォルダーの新しいアイテム保持ポリシー タグを作成するための設定
    1. 名前   新しい保持タグの名前を入力します。

    2. 次の既定フォルダーにこのタグを適用する    ドロップダウン リストの [削除済みアイテム] を選びます。

    3. 保持アクション    保持期間が期限切れになったときにアイテムを削除し、削除済みアイテムの保持期間内 (既定で 14 日間) であればユーザーが削除済みアイテムを回復できるようにするには、[削除して回復を許可する] を選びます。  

    4. 保持期間    [アイテムの保管日数が次の期間 (単位: 日) に達したとき] を選び、保持期間を入力します。このシナリオでは、1825 日 (5 年) が経過するとアイテムが削除されます。

    5. コメント   (省略可能) カスタムの保持タグの用途を説明するコメントを入力します。

  3. [保存] をクリックして、削除済みアイテム フォルダーのカスタムの RPT を作成します。

    新しい RPT が保持タグ一覧に表示されます。

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カスタム保持期間のノート シールを作成した後、次の手順は、新しいアイテム保持ポリシーを作成して保持タグを追加します。ステップ 2 で、作成した 3 つのユーザー設定の保持タグおよび最初のセクションに記載されている組み込みのノート シールを追加します。手順 4 の場合は、ユーザーのメールボックスにこの新しいアイテム保持ポリシーが割り当てるされます。

  1. EACでは、コンプライアンス管理に移動 >アイテム保持ポリシー

  2. [アイテム保持ポリシー ] ページで、新規 [新規作成] アイコン ] をクリックします。

  3. [名前] ボックスに新しいアイテム保持ポリシーの名前を入力します。たとえば、「Alpine House のアーカイブと削除のポリシー」と入力します。

  4. [保持タグ] の [追加] [新規作成] アイコン をクリックします。

    組織の保持タグの一覧が表示されます。手順 2 で作成したカスタム タグが表示されるかを確認します。

  5. 次のスクリーン ショット (これらのタグはその他の情報] セクションでは、詳細で示した) で強調表示されている 9 保持タグを追加します。保持タグを追加するには、選択し、[追加] をクリックします。

    新しいアイテム保持ポリシーに保持タグを追加する

    ヒント: 複数の保持タグを選ぶには、Ctrl キーを押しながらタグを 1 つずつクリックします。

  6. 保持タグを追加したら、[OK] をクリックします。

  7. [アイテム保持ポリシーの新規作成] ページの [保存] をクリックし、新しいポリシーを作成します。

    新しいアイテム保持ポリシーが一覧に表示されます。ポリシーを選ぶと、そのポリシーにリンクされている保持タグが詳細ウィンドウに表示されます。

    新しいアイテム保持ポリシーとリンクされた保持タグの一覧

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新しいメールボックスを作成すると、既定の MRM ポリシーの名前付きアイテム保持ポリシーが既定でに割り当てられます。この手順では置換するこのアイテム保持ポリシー (ため、メールボックスを 1 つだけのアイテム保持ポリシーを割り当てることがあるできます)、組織内のユーザーのメールボックスに手順 3 で作成した新しいアイテム保持ポリシーを割り当てることによってします。この手順では、新しいポリシーを組織内のすべてのメールボックスに割り当てるされます。

  1. EACでは、[受信者>メールボックスします。

    組織のすべてのユーザーのメールボックスの一覧が表示されます。

  2. すべてのメールボックスを選ぶには、一覧の最初のメールボックスをクリックし、Shift キーを押しながら一覧の最後のメールボックスをクリックします。

  3. [ EAC、一括編集] の下の右側にある場合は、[詳細] ウィンドウでは、その他のオプションをクリックします。

  4. [アイテム保持ポリシー] で、[更新] をクリックします。

  5. [一括アイテム保持ポリシーの割り当て] ページで、アイテム保持ポリシーの選択ドロップダウン リストで、手順 3 で作成したアイテム保持ポリシーと選択します。たとえば、、 Alpine ハウス アーカイブと保持ポリシーします。

  6. 新しいアイテム保持ポリシーの割り当てを保存する保存をクリックします。

  7. 新しいアイテム保持ポリシーがメールボックスに割り当てられていることを確認するには、次を行うことができます。 [メールボックス] ページでメールボックスを選択して、[編集] をクリックします。

    1. [メールボックス] ページで、メールボックスを選択し、[ 編集編集] をクリックします。

    2. 選択したユーザーのメールボックスのプロパティ ページでは、[メールボックスの機能] をクリックします。

      アイテム保持ポリシーのドロップダウン リストでは、メールボックスに割り当てられている新しいポリシーの名前が表示されます。

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手順 4 のメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを適用した後Exchange Onlineメールボックスに適用する新しいアイテム保持設定で 7 日以内がかかることができます。これは、プロセスという管理フォルダー アシスタント プロセス メールボックス 7 日間に 1 回ためにです。待機している管理フォルダー アシスタントを実行する] の代わりにこれを実行して、強制的できます、 Exchange Online PowerShell でStart-ManagedFolderAssistantコマンドレットします。

管理フォルダー アシスタントで実行される処理メールボックス内のアイテムを検査し、保持対象かどうかを判断することで、アイテム保持ポリシーの設定が適用されます。次に、保持対象のアイテムに適切な保持タグが付けられ、保持期間を過ぎたアイテムに対して、指定された保持アクションが実行されます。

Exchange Online PowerShell に接続して、組織内のすべてのメールボックスで、[管理フォルダー アシスタントを実行する手順を紹介します。

  1. ローカル コンピューターで Windows PowerShell を開き、次のコマンドを実行します。

    $UserCredential = Get-Credential

    [Windows PowerShell 資格情報の要求] ダイアログ ボックスに Office 365 全体管理者のユーザー名とパスワードを入力し、[OK] をクリックします。

  2. 次のコマンドを実行します。

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. 次のコマンドを実行します。

    Import-PSSession $Session
  4. Exchange Online 組織に接続されていることを確認するには、次のコマンドを実行して、組織のすべてのメールボックスの一覧を取得します。

    Get-Mailbox

    注: 詳細情報や、Exchange Online 組織に接続できない場合は、「リモート PowerShell による Exchange への接続」を参照してください。

  5. 組織のすべてのユーザー メールボックスで、次の 2 つのコマンドを実行して管理フォルダー アシスタントを開始します。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

手順は以上です。Alpine House 組織のアーカイブと削除のポリシーを設定する手順を完了しました。

詳細情報

  • 保持期間の計算方法について説明します。メールボックス アイテムの保持期間は、アイテムの配信日、またはユーザーが作成して送信していない下書きメッセージなどの場合は作成日を元に計算されます。管理フォルダー アシスタントは、メールボックス内のアイテムを処理するときに、[削除して回復を許可する] または [完全に削除する] の保持アクションを含む保持タグが適用されたすべてのアイテムについて、開始日と有効期限を設定します。アーカイブ タグがあるアイテムには、移動日が設定されています。

  • 次の表は、このトピックの手順に従って作成したカスタムのアイテム保持ポリシーに追加される各保持タグの詳細情報の一覧です。

    保持タグ

    タグの処理内容

    組み込みまたはカスタム

    種類

    Alpine House 3 年でアーカイブへ移動

    1095 日 (3 年) を経過したアイテムをアーカイブ メールボックスに移動します。

    カスタム (手順 2を参照してください)

    既定ポリシー タグ (アーカイブ)。このタグはメールボックス全体に自動的に適用されます。

    Alpine House 7 年で完全に削除

    7 年を経過したアイテムをプライマリ メールボックスまたはアーカイブ メールボックスから完全に削除します。

    カスタム (手順 2を参照してください)

    既定ポリシー タグ (削除)。このタグはメールボックス全体に自動的に適用されます。

    Alpine House 5 年で削除して回復を許可

    5 年を経過したアイテムを削除済みアイテム フォルダーから削除します。削除後も、最大で 14 日間、ユーザーはアイテムを回復できます。*

    カスタム (手順 2を参照してください)

    アイテム保持ポリシー タグ (削除済みアイテム)。このタグは、削除済みアイテム フォルダーのアイテムに自動的に適用されます。

    回復可能なアイテム - 14 日でアーカイブへ移動

    アイテムは回復可能なアイテム フォルダーに 14 日間保持され、アーカイブ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーに移動されます。

    組み込み

    アイテム保持ポリシー タグ (回復可能なアイテム)。このタグは、回復可能なアイテム フォルダーのアイテムに自動的に適用されます。

    迷惑メール

    迷惑メール フォルダーの 30 日を経過したアイテムは完全に削除されます。削除後も、最大で 14 日間、ユーザーはアイテムを回復できます。*

    組み込み

    アイテム保持ポリシー タグ (迷惑メール)。このタグは、迷惑メール フォルダーのアイテムに自動的に適用されます。

    1 か月で削除

    30 日を経過したアイテムを完全に削除します。削除後も、最大で 14 日間、ユーザーはアイテムを回復できます。*

    組み込み

    個人用。このタグはユーザーが適用できます。

    1 年で削除

    365 日を経過したアイテムを完全に削除します。削除後も、最大で 14 日間、ユーザーはアイテムを回復できます。*

    組み込み

    個人用。このタグはユーザーが適用できます。

    削除しない

    アイテム保持ポリシーによってアイテムが削除されないようにします。

    組み込み

    個人用。このタグはユーザーが適用できます。

    個人 - 1 年でアーカイブへ移動

    1 年が経過したアイテムをアーカイブ メールボックスに移動します。

    組み込み

    個人用。このタグはユーザーが適用できます。

    注記: * ユーザーは、Outlook と Outlook Web App で [削除済みアイテムの復元] ツールを使用して、削除済みアイテムの保持期間内 (Exchange Online の既定では 14 日間) の削除済みアイテムを回復できます。管理者は、Windows PowerShell を使用して、削除済みアイテムの保持期間を最大で 30 日間に増やすことができます。詳細については、次のトピックを参照してください。 

  • [回復可能なアイテム - 14 日でアーカイブへ移動] 保持タグを使用すると、ユーザーのプライマリ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーの記憶領域を解放できます。これは、ユーザー メールボックスが保留中で、ユーザー メールボックスからアイテムが完全に削除されない場合に便利です。アイテムをアーカイブ メールボックスに移動しないと、プライマリ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーの記憶域クォータに達する可能性があります。クォータに達する問題とその回避方法については、「Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold (保留中のメールボックスに設定された回復可能なアイテムのクォータを増やす)」を参照してください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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