Office 365 ファイル ストレージと共有をセットアップする

作成協力者: Tom Werner Diane Faigel
最終更新日: 2017 年 8 月 21 日

業務に合わせてファイル ストレージと共有をセットアップするための最適な方法の 1 つは、OneDrive for Business と Office 365 チーム サイトを併せて使用することです。これは、従業員数の少ない中小企業に最適です。

Office 365 には、作業を開始するための基本的なチーム サイトが用意されているので、すぐに使用を開始して、ファイルを OneDrive for Business に保存し、チーム サイトのファイルで共同作業を行うことができます。

Office 365 でドキュメントを保存する場所

  • OneDrive for Business は、必要に応じて共有するファイルを個人的に使用するために設計されています。OneDrive for Business は、各自で所有しているファイルを保存するのに最適です。

  • Office 365 チーム サイトは、ファイルを共有し、定期的に共同作業を行う目的で設計されています。チーム サイトは、複数のユーザーまたはチーム全体でファイルを所有し、それらのファイルで共同作業を行うことができる場所で共有の所有権を持つファイルを保存するのに最適です。

OneDrive for Business とチーム サイトを使用すると、ユーザーや社員はどこにいてもファイルにアクセスできます。

2 種類のストレージ (OneDrive またはチーム サイト) を使用する方法を示す図

次に、OneDrive for Business と Office 365 のチーム サイトを併用する場合に、それぞれの場所に保存するファイルについて推奨事項を示します。

保存する場所

目的

保存するファイル

OneDrive for Business

OneDrive for Business にコンテンツを保存するのは、コンピューターにファイルを保存することと同じで、誰でも簡単にアクセスすることはできません。

これは、自分が作業するビジネス ファイルを保存するのに最適です。

他のチーム メンバーが定期的に共同作業を行ったり、アクセスしたりする必要がないビジネス ファイル。

Office 365 チーム サイト

Office 365 チーム サイトは Web サイトとよく似ていますが、既定では公開されていません。アクセスできるのは、アクセス許可が与えられたユーザーのみです。

これは、ファイルを共有し、共同で作業するのに最適です。

従業員全員がアクセスでき、共同作業を行うことができる共有ドキュメント。たとえば、PowerPoint プレゼンテーションでの共同作業、誰でも更新できるチーム プランの保存、会議の議題の公開などがあります。

Office 365 チーム サブサイト

Office 365 チーム サブサイトは、固有の外観や固有のアクセス許可が設定された、チーム サイト上の個別のセクションのようなものです。

これは、社外のお客様やパートナーとファイルを共有し、共同作業を行うのに最適です。

また、チーム サイトにアクセスできる社内の他のユーザーに公開したくないファイルを保存するのにも適しています。自分 (および必要に応じて、1 人または 2 人の他のユーザー) のみがアクセスできるサブサイトをセットアップできます。

チーム サブサイトを作成する方法については、こちらを参照してください。

社外のユーザーと共有するファイル。

社内の他のユーザーに公開したくないファイル。たとえば、人事情報や財務情報をここに保存することができます。

Office 365 サイト コレクション

ファイルの保存や共有に使用しますが、サイト コレクションは、既存のチーム サイトから完全に分離されます。

新しい Office 365 サイト コレクションには、独自のアドレスとアクセス許可が設定されます。これは、内部または外部の共同作業に使用することができます。

大企業にとって、サイト コレクションは、中小企業が使用するサブサイトと同じです。中小企業でも、高度なセキュリティを必要とし、強力な技術的スキルがあれば、サイト コレクションを作成することをお勧めします。

サイト コレクションには、チーム サイトやサブサイトと同様、共有の情報を保存します。

ビデオ: ファイルをクラウドに移動する

クラウドにドキュメントをすばやく保存する方法を確認するには、このビデオをご覧ください。手順にスキップします

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手順: OneDrive for Business とチーム サイトでファイル ストレージとオンライン コラボレーションの使用を開始する

完了までの推定時間: 5 ~ 10 分

Office 365 を持っている各社内ユーザーに OneDrive for Business クラウド ストレージが提供されます。ビジネス関連のファイルを使用する必要があるユーザーがそのユーザーだけである場合、ファイルをこのクラウド ストレージに保存するように指示します。たとえば、提案書の下書き、会議のメモ、配布予定のデモ用スクリプトなどを保存することができます。

従業員に対して、それぞれの OneDrive for Business フォルダーを自分や同僚と共有するように指示することも重要です。従業員が病気になったり、退職したりした場合、その従業員の OneDrive for Business に保存されているファイルにアクセスするのは困難です。しかし、OneDrive for Business フォルダーを共有していると、必要に応じていつでもファイルにアクセスすることができます。

次に、チームの各メンバーが、OneDrive for Business を取得し、そのフォルダーを共有する方法について説明します。

  1. サインインするには、https://portal.office.com に移動します。

  2. ユーザー名とパスワードを入力し、[サインイン] を選びます。

  3. Office 365 ホーム ページで、[OneDrive] を選びます。

    アプリ起動ツールから [OneDrive] タイルを選びます。

  4. OneDrive for Business で、"全員と共有" フォルダーが既にある場合は、それを開きます。これは、OneDrive for Business 内で、チーム メンバーが、自分が所有するビジネス関連のドキュメントを保存する場所です。[共有] を選んで、次の手順に進みます。

    または、このフォルダーがまだない場合は、[新規] を選んで新しいフォルダーを作成します。そのフォルダーに「全員と共有」という名前を付け、[ユーザーの招待] を選びます。[ユーザーの招待] が表示されない場合、[作成] をクリックした後、新しいフォルダーを右クリックして [共有] をクリックします。

    OneDrive で [全員と共有] フォルダーを選ぶ

  5. [ユーザーの招待] ボックスで、このフォルダーへのアクセス権を与えるチーム メンバーの名前またはメール アドレスを入力します。自分のメール アドレスを入力すると、アクセス権を与えるユーザーに送信されるメールのコピーを取得することもできます。

    OneDrive for Business フォルダーを共有するユーザーのメール アドレスを一覧表示するダイアログ ボックス。

  6. フォルダーのアクセス許可の設定 ([編集可能] または [表示可能]) を選びます。

  7. 共有するビジネス ファイルのリンクがメールに含まれていることを通知するために、招待するユーザーに電子メールで送信するメッセージを入力します。[作成] を選びます。メールは、招待するユーザーに直ちに送信されます。

    次のようなメールが送信されます。このメールの一番下に、"全員と共有" フォルダーのリンクが含まれているので、招待するユーザーはこのフォルダーにアクセスすることができます。

    メールを開き、[開く] をクリックして Web サイトにアクセスします。

完了までの推定時間: 5 ~ 10 分

Office 365 には、使用を開始するためのいくつかの機能を備えた、基本的なチーム サイトが用意されています。この社内 Web サイトには、社内のユーザーのみがアクセスできます。

次に、チーム サイトにアクセスする方法を示します。

  1. Office 365 にサインイン中なので、ページの左上隅で、アプリ起動ツール Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[サイト] を選びます。

    ページの右上で、アプリ起動ツールを選び、[サイト] を選びます。

  2. [サイト] ページで、[チーム サイト] を選びます。

    チーム サイトにアクセスするには、[サイト]、[チーム サイト] の順にクリックします。

チームの社内 Web サイトのホーム ページが表示されます。既定のタイトルは、「<会社名 > チーム サイト」です。このホーム ページは、次の要素で構成されます。

  • 機能のタイル。チーム サイトのカスタマイズを開始するのに役立ちます。

  • 左側のリンク。チーム サイトの他の領域に移動するために使用します。

  • ドキュメント ライブラリ。ファイルの共有とチームとの共有を開始することができます。

最初の [チーム サイト] ページには、サイトのカスタマイズに一般的に使われる機能のタイルが含まれています。

完了までの推定時間: 最初の数ファイルに 20 ~ 30 分

ファイルの保存と共有をすぐに開始できるように、チーム サイトには、ファイルを保存する場所が用意されています。「ドキュメントのライブラリ」と同様、これを「ドキュメント ライブラリ」と呼びます。

手順:

  1. チーム サイトのホーム ページの左側にあるナビゲーション メニューで、[ドキュメント] を選びます。これで、[ドキュメント ライブラリ] が表示されます。

    左のメニューで [ドキュメント ライブラリ] を選ぶ

  2. Office 365 にサインイン中なので、スタート バーまたは他の場所から [エクスプローラー] を開きます。

    スタート バーまたはそれ以外の場所からエクスプローラーを開きます。

  3. チーム サイトにアップロードするファイルを表示します。

    [参照] を選び、チーム サイトにアップロードするコンピューター上のファイルに移動します。

  4. チーム サイトにアップロードするファイルを選択し、それらを [ドキュメント ライブラリ] にドラッグします。

    チーム Web サイト上のドキュメント ライブラリにアップロードされるファイルの例。

    完了すると、ファイルはチーム サイトとコンピューターの両方に保存されます。

    ドキュメント ライブラリにファイルをアップロードすると、このように表示されます。

    ファイルをコンピューターから削除することができます。次の手順「ステップ 4: オンライン ファイルを PC と同期する」では、コンピューターにこれらのファイルを保存するための新しい場所を作成します。

    大量のファイルまたは大きなファイルをチーム サイトにアップロードする場合は、「大きなファイルまたは大量のファイルのライブラリへのアップロード」でヒントを確認してください。

    記憶域を追加する必要がある場合は、「サブスクリプションの記憶域を変更する」を参照してください。

完了までの推定時間: 最初の数ファイルに 20 ~ 30 分

ファイルをチーム サイトに保存したので、PC または Mac と同期するように設定することができます。同期を実行すると、Internet Explorer、Chrome などのブラウザーではなく PC または Mac からファイルを操作することができます。また、ファイルにアクセスする必要があるが、インターネットに接続していない場合に、同期済みのファイルがコンピューターに保存されていれば便利です。

ファイルをコンピューターと同期するように設定した後、インターネットに接続すると、ファイルは約 10 分ごとに自動的に同期されます。

次に、チーム サイトのファイルをデスクトップと同期する方法を示します。

  1. チーム サイトのホーム ページの左側にあるナビゲーション メニューで、[ドキュメント] を選びます。ホーム ページで同期を設定できないため、ナビゲーション メニューからライブラリを開く必要があります。

    ヒント: チーム サイトでファイルを同期する場合、サイト全体ではなく、サイト上のドキュメント ライブラリごとに同期することになります。

    左のメニューで [ドキュメント ライブラリ] を選ぶ

  2. [ドキュメント] ライブラリで、[同期] を選びます。または、同期するファイルを個々に選択します。

    ファイルを選んで、[同期] を選びます。
  3. OneDrive for Business ボックスで、[今すぐ同期] を選びます (OneDrive for Business は同期を実行するプロセスです)。

    [今すぐ同期] ボタンを選んでチーム サイトからデスクトップへファイルの同期を開始します。
  4. セキュリティを確認する通知が表示されたら、[許可する] を選びます。Office 365 の資格情報の入力を求めるメッセージが表示されたら、Office 365 ユーザー ID とパスワードを入力します。同期プロセスを開始すると、このダイアログ ボックスが表示されます。

    同期が開始されると表示されるダイアログ ボックスの画像。
  5. [ファイルの表示] を選ぶと、Windows エクスプローラーにドキュメントが表示されます。コンピューター上の SharePoint フォルダー内のファイルが表示されます。ファイルの横にある小さな緑色のチェック マークは、そのファイルが最新の状態で、チーム サイトのバージョンと同期されたことを示します。

    エクスプローラーを使用して、デスクトップ上の同期されたファイルに移動する。 SharePoint フォルダー内にある。

    注記: 

    • OneDrive for Business のファイルを同期すると、ファイルは、デスクトップの OneDrive for Business フォルダーに配置されます。

    • OneDrive for Business ファイルとデスクトップを同期した後のエクスプローラーのスクリーンショット

  6. SharePoint フォルダーに移動して、ファイルを開きます。変更した後、[保存] を選びます。インターネットに接続している場合、画面の下部に [SharePoint にアップロード中] と表示されます。これは、ファイルをチーム サイトに保存中であることを示します。ファイルは、同時にデスクトップの SharePoint フォルダーにも保存されます。"アップロードできませんでした" というメッセージが表示されたら、もう一度試してください。インターネット接続が不安定であるために保存が中断された可能性があります。

    ファイルがチーム サイトに保存される場合に送信されるステータス メッセージの画像

    以上で、組織に合わせた、ファイルの保存とオンライン グループ作業の設定が完了しました。

ファイル ストレージと共有のベスト プラクティス

  • 小規模の非営利団体: Office 365 チーム サイトを作成し、共有ドキュメントに保存して、情報を一元管理された場所に保存およびアーカイブします。こうすることで、責任者の交代などの人事異動が行われても、情報が失われることはありません。個人用の Office 365 チームのサブサイトを作成して、人事ドキュメントや財務ドキュメントなど、チームの他のメンバーには公開したくないファイルを保存します。

  • 個人事業主: OneDrive for Business を使用して自分のファイルを保存し、場合に応じてお客様とファイルを共有します。

  • 共同経営: 共同経営者も、自分の OneDrive for Business を使用できますが、もう 1 人の経営者との間でファイルを直接共有する必要があります。

  • 外部のお客様またはパートナーがファイルにアクセスする必要がある企業: Office 365 チーム サブサイトを使用して、特定のお客様向けのドキュメントを保存および共有します。サブサイトへのアクセスは、特定のお客様固有のものであり、しかもサブサイトに限定されるので、あるお客様向けの情報が別のお客様によって誤ってアクセスされる心配はありません。

OneDrive for Business にファイルを保存すると、他のユーザーと共有する場合を除き、そのユーザーしかアクセスできません。ファイルを共有する際には、共有するユーザーを個別に設定することも、全員と共有するように設定することも可能です。また、公開用、個人用、個別のプロジェクト用など、さまざまな目的に合わせて OneDrive 内で各フォルダーを作成できます。各フォルダーは、異なるユーザーやグループと共有したり、あるいは、誰とも共有しないように設定することもできます。

ファイルの共有についての詳細は、「OneDrive for Business でファイルとフォルダーを共有する」を参照してください。

OneDrive for Business で残っているストレージ容量を表示するには、「OneDrive for Business の容量を管理する」を参照してください。

ほぼどのようなファイル形式でもアップロードできますが、セキュリティに問題のあるファイルや、名前に無効な文字が含まれたファイルはアップロードできないことがあります。OneDrive for Business のセキュリティ ポリシーにより、特定のファイルの種類や文字のセットがブロックされます。無効なファイル形式や文字列の詳細については、OneDrive for Business でファイル名に無効な文字が含まれていたり、ファイルの種類が無効であったりする場合についての記事を参照してください。

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