Office 365 グループの概要

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最終更新日: 2019 年2月15日

Office 365 グループは既に使用している Office 365 ツールで操作できるサービスであるため、チームメイトと、ドキュメントの作成、スプレッドシートの作成、プロジェクト計画の作業、会議のスケジュール、またはメールの送信を行うときに、共同作業をすることができます。

この記事では、グループとは何かを説明し、さらに次の手順にアクセスするための便利なリンクをご提供します。

Office 365 グループに関する最新のニュースやビデオについては、「Office ブログ」を参照してください。

ヒント: outlook 連絡先グループを使用して、友人のグループなどのユーザーのリストにメールを送信する方法については、「 outlook for PC で連絡先グループまたは配布リストを作成する」を参照してください。

Office 365 グループとは

Office 365 のグループを使用すると、共同作業するチームメイトを選定し、それらのメンバーが共有するリソースでの共同作業を簡単にセットアップすることができます。リソースとは、ファイルで共同作業するために、共有 Outlook 受信トレイ、共有予定表、ドキュメント ライブラリなどのことです。

使用するリソースすべてにアクセス許可を手動で割り当てる手間を心配する必要はありません。グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールにアクセスする際に必要な権限が自動的にメンバーに付与されるからです。また、グループは、配布リストや共有のメールボックスを使用してきたものに対する、強化された新しい操作環境です。

ヒント: Office 365 グループへの従来の配布リストをアップグレードする方法の詳細については、こちらの記事を参照してください

提供される具体的なリソースは、チームが必要とするグループの操作環境に応じて若干異なります。オプションの検討に際しては、1 つのサイズがすべてに適合することはほとんどないことを覚えておいてください。チームによって作業のやり方はそれぞれ異なっている可能性があります。Office 365 では、チームが希望するあらゆる形式で共同作業ができるようにするためのツールを用意しています。

Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams などのさまざまなツールから Office 365 グループを作成できます。作成を開始するために選択するツールは、作業を行っているグループの種類によって少し異なります。たとえば、Microsoft では、メールや予定表を中心として編成されたグループを作成している場合、Outlook から開始する傾向があります。グループが全社の通信を目的としている場合、Yammer を使って開始する傾向があります。チャットベースの共同作業の場合、Microsoft Teams からグループを開始します。

グループを作成するときに、プライベート グループにするかパブリック グループにするかを決める必要があります。パブリック グループ内のコンテンツは組織内のすべてのユーザーが参照でき、組織内のすべてのユーザーはグループに参加できます。プライベート グループ内のコンテンツは、グループのメンバーのみが参照でき、プライベート グループに参加するユーザーはグループの所有者によって承認される必要があります。

注: 現在、Outlook on the web から作成したグループは、既定でプライベートになります。

組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。

パブリックからプライベート (またはプライベートからパブリック) にグループを変更するには、「公開または非公開の Office 365 グループを作成する」を参照してください。

所有者、メンバー、ゲスト

グループ所有者は、グループのモデレーターです。グループ所有者は、メンバーを追加または削除できます。また、共有受信トレイから会話を削除する機能や、グループに関するさまざまな設定を変更する機能など、独自のアクセス許可を持っています。グループ所有者は、グループ名の変更、説明や画像などの更新を行えます。SharePoint のロールを使い慣れている場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者に該当します。

グループ メンバーは、共同作業にそのグループを使用する組織内の通常のユーザーです。グループ メンバーはグループ内のすべてのデータにアクセスできますが、グループの設定は変更できません。SharePoint では、サイト メンバーに該当します。グループにメンバーを追加または削除する方法については、「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。

ゲストはグループ メンバーに似ていますが、組織外のユーザーです。既定で、組織内のユーザーはグループに参加するようにゲストを招待できます。また、管理者はその設定を制御できます。詳細については、「Office 365 グループのゲスト アクセス」を参照してください。

使用するグループの種類を選択します。

受信トレイを共有する共同作業の場合は、Outlook でのグループ操作が適しています。Outlook でグループを作成すると、次のような機能が利用できます。

  • 共有の受信トレイ – メンバー間のメールのスレッド用。この受信トレイには、メール アドレスが登録されており、従来の配布リストと同様に、グループのメンバーからのメッセージに加えて、組織の外のユーザーからのメッセージも受け入れるように設定することができます。

  • 共有の予定表 – グループに関連するイベントのスケジュール設定用

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook – アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • Planner – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用

これらのリソースはいずれも、手動で作成する必要はありません。グループを作成すると、リソースの作成、およびグループ メンバーへの必要なアクセス許可の割り当てが自動的に行われます。これにより、メンバーはすぐにリソースを使用できるようになります。

これらのリソースには、使い慣れた Microsoft Outlook 2016 デスクトップ クライアント、Outlook on the Web、Outlook 2016 for Mac (共有受信トレイのみ)、または Outlook モバイルを介してアクセスできます。Office 365 グループは、Outlook デスクトップまたは Web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

グループは、Outlook または Outlook on the web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

新しい Office 365 グループのホバー カードを使用すると、共有グループ リソースにすばやくアクセスできます。Outlook on the web または SharePoint でグループ名にマウス カーソルを合わせるだけの操作です。

新しい Office 365 グループのホバー カードの画像

弊社の共同作業シナリオに導入された最新の機能は、Microsoft Teams です。Microsoft Teams とは、チームの内側のループ、つまり、永続的なチャットベースのワークスペースです。これにより、とても関心の高いトピックについて、非公式にリアルタイムで会話したり、グループ内に特定のサブグループを設けたりすることができます。

Yammer は、共同作業にエンタープライズ ソーシャル環境をもたらします。組織全体で新しい接続を確立したり検索したりするために役立ちます。会社規模で、または共通の関心のある領域について、アイデアをやり取りしたりディスカッションしたりすることができるようになります。

Yammer で Office 365 に接続されているグループを作成すると、次の機能を利用できます。

  • Yammer グループ – 会話や情報の共有を行うための共通の場所

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook - アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • プランナー – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用。

これらのツールには、ブラウザーから Yammer を介してアクセスすることも、iOS、Android、または Windows Phone デバイス上で Yammer アプリを使用してアクセスすることもできます。

グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。参照:「グループを削除する」。古いグループの削除に注意する必要をなくすために、管理者は古いグループを期限切れにし、指定された時間が経過すると自動的に削除される有効期限ポリシーを設定できます。参照:「Office 365 グループの有効期限ポリシー」。

注: このタブの内容は、管理者を対象としています。

Office 365 グループには、プロビジョニングに次の 3 つの主要モデルがあります。オープン、IT 主導、制御モデルです。それぞれに独自の利点があります。

モデル

利点

オープン (既定)

ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。

IT 主導

ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。

制御

グループの作成は、特定のユーザー、チーム、サービスに制限されます (参照: 「Office 365 グループを作成できるユーザーを制御する」)。

Office 365 グループに名前を付ける方法を制御する場合は、名前付けポリシーを使用して、グループ名をプレフィックス、サフィックス、好ましくない名前のブロックなどの特定の標準情報に強制的に従うようにすることができます。詳細については、「Office 365 Groups Naming Policy」 (Office 365 グループの名前付けポリシー) を参照してください。

メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。通常、所有者は Outlook でその操作を行います。「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。グループの所有者が何らかの理由で組織を離れる場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。「孤立グループに新しい所有者を割り当てる」を参照してください。

また、 Exchange Online 管理者のアクセス許可がある場合は、office 365 管理センターからグループを管理できます (「 office 365 管理センターでグループメンバーシップを管理する」または「PowerShell からグループを管理する」を参照してください)。「 office の管理 (office 365 を管理する)」をご覧ください。PowerShell を使用するグループ

テナントからグループを削除するときが来る場合があります。グループの削除方法については、「グループを削除する」を参照してください。グループを誤って削除した場合は、管理者は最大 30 日間までグループを復元することができます。「削除済みの Office 365 グループを復元する」を参照してください。

Office 365 グループのライフサイクルをより自動化された方法で管理したい場合は、有効期限ポリシーを使用して、特定の時間間隔でグループの有効期限を切れることができます。グループの所有者は、必要に応じて簡単にグループを更新できるように、グループの有効期限が切れるまでに30、15、1日前のメールを取得します。「 Office 365 グループの有効期限ポリシー」を参照してください。

グループの制限

最大...

1 つのグループの所有者

100

ユーザーが作成できるグループ

250

管理者が作成できるグループ

既定のテナント数の上限は 500,000

メンバー数

1,000 を超えます。ただし、グループ会話に同時にアクセスできるのは 1,000 人のみです。

Outlook で非常に大規模なグループの予定表や会話にアクセスする場合に、ユーザーが遅延を感じることがあります。

ユーザーがメンバーになれるグループの数

1,000

ファイルの記憶域

各サブスクライブ ユーザーに 1 TB + 10 GB と、購入した追加記憶域。追加の記憶域は無制限で購入できます。

グループ メールボックスのサイズ

50 GB

_ z0z_組織に割り当てることができるグループの既定の最大数は、現在50万です。

Azure Active Directory Connect ツールから "グループの書き戻し" 機能をユーザーに対して計画している場合、最大長は "Description" 属性に関連する448文字です。

SharePoint Online の記憶域の詳細については、「SharePoint Online の制限」および SharePoint Online ソフトウェアの境界と制限に関するページを参照してください。

グループの使用に関する実行可能な情報がある場合は、Office 365 グループを管理するとさらに効果的です。Office 365 管理センターには、ストレージの使用、所有しているアクティブなグループの数、グループを使用する方法なども表示できる報告ツールがあります。詳細については、「管理センターでの Office 365 レポート - Office 365 グループ」を参照してください。

Office 365 グループには、コンプライアンス情報保護、および電子情報開示のために、多くのツールが用意されています。

関連項目

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