Office 365 グループの概要

Office 365 グループは、共同作業を念頭に開発されたサービスです。既に使用している Office 365 ツールで操作できるため、チームメイトと、ドキュメントの作成、スプレッドシートの作成、プロジェクト計画の作業、会議のスケジュール、またはメールの送信を行うときに、共同作業をすることができます。

Office 365 グループに関する最新のニュースやビデオについては、「Office ブログ」を参照してください。

この記事では、グループとは何かを説明し、さらに次の手順にアクセスするための便利なリンクをご提供します。

ヒント: Outlook の連絡先グループを利用し、名簿 (友人のグループなど) にメールを送信する方法については、「連絡先グループを作成する」を参照してください。

Exchange Online と SharePoint Online が含まれる Office 365 サブスクリプションでは、グループをサポートします。このサブスクリプションには、Business Essentials プランと Business Premium プラン、Enterprise E1、E3、E5 プランが含まれます。

Exchange 専用プランを使用している場合、Outlook ではグループの共有の受信トレイ機能および共有の予定表機能は引き続き利用できますが、ドキュメント ライブラリやプランナーなど、その他の機能は利用できなくなります。グループ用に作成した共有メールボックスで高度なセキュリティまたはコンプライアンス機能を使用する場合は、Exchange Online Archiving がある Exchange Online Plan 1、または Exchange Online Plan 2 ライセンスをメッセージボックスに割り当てる必要があります。

Yammer のみの計画の場合も、Yammer グループにスレッド フィードがありますが、ドキュメント ライブラリ、プランナー、またはその他の機能のいずれかが取得されません。

グループとは

Office 365 のグループを使用すると、共同作業するチームメイトを選定し、それらのメンバーが共有する一連のリソースを簡単にセットアップすることができます。使用するリソースすべてにアクセス許可を手動で割り当てる手間を心配する必要はありません。グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールにアクセスする際に必要な権限が自動的にメンバーに付与されるからです。また、グループは、配布リストや共有のメールボックスを使用してきたものに対する、強化された新しい操作環境です。

ヒント: Office 365 グループへの従来の配布リストをアップグレードする方法の詳細については、こちらの記事を参照してください

提供される具体的なリソースは、チームが必要とするグループの操作環境に応じて若干異なります。オプションの検討に際しては、1 つのサイズがすべてに適合することはほとんどないことを覚えておいてください。チームによって作業のやり方はそれぞれ異なっている可能性があります。Office 365 では、チームが希望するあらゆる形式で共同作業ができるようにするためのツールを用意しています。

Outlook、Outlook on the Web、SharePoint、Planner、Teams などのさまざまなツールから Office 365 グループを作成できます。作成を開始するために選択するツールは、作業を行っているグループの種類によって少し異なります。たとえば、Microsoft では、メールや予定表を中心として編成されたグループを作成している場合、Outlook から開始する傾向があります。グループが全社の通信を目的としている場合、Yammer を使って開始する傾向があります。チャット ベースの共同作業の場合、Microsoft Teams からグループを開始します。

グループを作成するときに、プライベート グループにするかパブリック グループにするかを決める必要があります。パブリック グループ内のコンテンツは組織内のすべてのユーザーが参照でき、組織内のすべてのユーザーはグループに参加できます。プライベート グループ内のコンテンツは、グループのメンバーのみが参照でき、プライベート グループに参加するユーザーはグループの所有者によって承認される必要があります。

組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。

パブリックからプライベート (またはプライベートからパブリック) にグループを変更するには、「Make Office 365 groups public or private」 (Office 365 グループをパブリックまたはプライベートにする) を参照してください。

使用するグループの種類を選択します。

受信トレイを共有する共同作業の場合は、Outlook でのグループ操作が適しています。Outlook でグループを作成すると、次のような機能が利用できます。

  • 共有の受信トレイ – メンバー間のメールのスレッド用。この受信トレイには、メール アドレスが登録されており、従来の配布リストと同様に、グループのメンバーからのメッセージに加えて、組織の外のユーザーからのメッセージも受け入れるように設定することができます。

  • 共有の予定表 – グループに関連するイベントのスケジュール設定用

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook – アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • Planner – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用

これらのリソースはいずれも、手動で作成する必要はありません。グループを作成すると、リソースの作成、およびグループ メンバーへの必要なアクセス許可の割り当てが自動的に行われます。これにより、メンバーはすぐにリソースを使用できるようになります。

これらのリソースには、使い慣れた Microsoft Outlook 2016 デスクトップ クライアント、Outlook on the Web、Outlook 2016 for Mac (共有受信トレイのみ)、Outlook モバイルを介してアクセスできます。また、専用の iOS、Android、または Windows Phone 用の Microsoft グループ アプリを使用することもできます。Office 365 グループは、Outlook デスクトップまたは Web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

グループは、Outlook または Outlook on the web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

弊社の共同作業シナリオに導入された最新の機能は、Microsoft Teams です。Microsoft Teams とは、チームの内側のループ、すなわち、チャットベースのワークスペースです。これにより、とても関心の高いトピックについて、非公式にリアルタイムで会話したり、グループ内に特定のサブグループを設けたりすることができます。Microsoft Teams を作成すると、Outlook のグループ操作環境に、この常設チャット機能が追加されます。

Yammer は、共同作業にエンタープライズ ソーシャル環境をもたらします。組織全体で新しい接続を確立したり検索したりするために役立ちます。会社規模で、または共通の関心のある領域について、アイデアをやり取りしたりディスカッションしたりすることができるようになります。

Yammer で Office 365 に接続されているグループを作成すると、次の機能を利用できます。

  • Yammer グループ – 会話や情報の共有を行うための共通の場所

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook - アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • プランナー – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用。

これらのツールには、ブラウザーから Yammer を介してアクセスすることも、iOS、Android、または Windows Phone デバイス上で Yammer アプリを使用してアクセスすることもできます。

グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。「グループを削除する」を参照してください。

注: このタブの内容は、管理者を対象としています。

Office 365 グループには、プロビジョニングに次の 3 つの主要モデルがあります。オープン、IT 主導、制御モデルです。それぞれに独自の利点があります。

モデル

利点

オープン (既定)

ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。

IT 主導

ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。

制御

グループの作成は、特定のユーザー、チーム、サービスに制限されます (参照: 「Office 365 グループを作成できるユーザーを制御する」)。

Office 365 グループに名前を付ける方法を制御する場合は、名前付けポリシーを使用して、グループ名をプレフィックス、サフィックス、好ましくない名前のブロックなどの特定の標準情報に強制的に従うようにすることができます。詳細については、「Office 365 Groups Naming Policy」 (Office 365 グループの名前付けポリシー) を参照してください。

メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。通常、所有者は Outlook でその操作を行います。「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。グループの所有者が何らかの理由で組織を離れる場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。「孤立グループに新しい所有者を割り当てる」を参照してください。

さらに、Exchange Online 管理者のアクセス許可がある場合、Office 365 管理センター (「グループ メンバーシップを Office 365 管理センターから管理する」を参照)、または PowerShell (PowerShell を使用した Office 365 グループの管理に関するページを参照) からグループを管理できます。

テナントからグループを削除するときが来る場合があります。グループの削除方法については、「グループを削除する」を参照してください。グループを誤って削除した場合は、管理者は最大 30 日間までグループを復元することができます。「削除済みの Office 365 グループを復元する」を参照してください。

Office 365 グループのライフサイクルの管理をさらに自動化する場合は、有効期限ポリシーを使って、特定の間隔でグループを期限切れにすることができます。グループの所有者は、グループが期限切れになる 30、15、1 日前に電子メールを受け取ります。これにより、グループがまだ必要な場合は、所有者は簡単に更新することができます。「Office 365 Group Expiration Policy」 (Office 365 グループの有効期限ポリシー) を参照してください。

グループの制限

最大...

1 つのグループの所有者

100

ユーザーが作成できるグループ

250

管理者が作成できるグループ

既定のテナント数の上限は 500,000

メンバー数

1,000 超

Outlook で大規模なグループ内では予定表やスレッドにアクセスする場合に、ユーザーが遅延を感じる場合があります。

ファイルの記憶域

各サブスクライブ ユーザーに 1 TB + 500 MB と、購入した追加記憶域。追加の記憶域は無制限で購入できます。

現在、Office 365 組織が所有できるグループの既定の最大数は 500,000 です。

SharePoint Online の記憶域の詳細については、「SharePoint Online の制限」および SharePoint Online ソフトウェアの境界と制限に関するページを参照してください。

グループの使用に関する実行可能な情報がある場合は、Office 365 グループを管理するとさらに効果的です。Office 365 管理センターには、ストレージの使用、所有しているアクティブなグループの数、グループを使用する方法なども表示できる報告ツールがあります。詳細については、「管理センターでの Office 365 レポート - Office 365 グループ」を参照してください。

Office 365 グループには、コンプライアンス情報保護、および電子情報開示のために、多くのツールが用意されています。

関連項目

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この記事は、お客様のフィードバックを基にして、Ben が 2017 年 9 月 25 日に最終更新しました。この記事の内容は役に立ちましたか。特に役に立たなかった場合は、下のフィードバック コントロールをクリックし、ご意見をお寄せください。引き続き改善に取り組んで参ります。ありがとうございます。

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