Office 365 の非アクティブなメールボックスを削除する

従業員が退職して組織を離れた後で電子メールを保持するために、非アクティブなメールボックスが使用されます。非アクティブなメールボックスのコンテンツを保持する必要がなくなった場合、ホールドを削除することで、非アクティブなメールボックスを完全に削除できます。また、複数のホールドが非アクティブなメールボックスに設定されている可能性があります。たとえば、非アクティブなメールボックスが訴訟ホールドと 1 つ以上のインプレース ホールドに設定されている場合があります。さらに、非アクティブなメールボックスに (Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターで作成された) Office 365 保持ポリシーが適用される可能性があります。これを削除するには、非アクティブなメールボックスからすべてのホールドと Office 365 保持ポリシーを削除する必要があります。ホールドと保持ポリシーを削除すると、非アクティブなメールボックスに削除のマークが付けられ、処理が終わると完全に削除されます。

重要: メールボックスを非アクティブにする新しいインプレース ホールドの作成の期限を、2017 年 7 月 1 日に延期しました。ただし、今年の後半または来年の初めに、Exchange Online で新しいインプレース ホールドを作成することができなくなります。その時点で、非アクティブなメールボックスを作成する場合は、訴訟ホールドおよび Office 365 の保持ポリシーしか使えません。ただし、インプレース ホールドに既に存在する非アクティブなメールボックスは引き続きサポートされ、非アクティブなメールボックスのインプレース ホールドの管理を続行できます。これには、インプレース ホールドの期間の変更と、インプレース ホールドの削除による非アクティブなメールボックスの永続的な削除が含まれます。

ホールドが非アクティブなメールボックスから削除された結果の詳細については、「詳細情報」セクションを参照してください。

始める前に

  • 非アクティブなメールボックスから訴訟ホールドを削除するには、Exchange Online PowerShell を使用する必要があります。Exchange 管理センター (EAC) を使用することはできません。詳しい手順については、「Exchange Online PowerShell への接続」を参照してください。非アクティブなメールボックスからインプレース ホールドを削除する場合は、Exchange Online PowerShell または EAC を使用できます。

  • 非アクティブなメールボックスのコンテンツは、ホールドを削除して、非アクティブなメールボックスを削除する前に別のメールボックスにコピーできます。詳細については、「Restore an inactive mailbox in Office 365」 (Office 365 での非アクティブなメールボックスの復元) を参照してください。

  • 非アクティブなメールボックスからホールドまたは Office 365 保持ポリシーを削除すると、メールボックスの回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保持期間の有効期限が切れていれば、メールボックスは完全に削除されます。削除後に復元することはできません。ホールドを削除する前に、メールボックスのコンテンツが不要になったかどうかを確認してください。非アクティブなメールボックスの再アクティブ化が必要な場合は、メールボックスを復元できます。詳細については、「Recover an inactive mailbox in Office 365」 (Office 365 での非アクティブなメールボックスの復元) を参照してください。

  • 非アクティブなメールボックスの詳細については、「Inactive mailboxes in Office 365」 (Office 365 の非アクティブなメールボックス) を参照してください。

手順 1: 非アクティブなメールボックスに設定されているホールドを特定する

前述のように、訴訟ホールド、インプレース ホールド、または Office 365 保持ポリシーが非アクティブなメールボックスに設定されていることがあります。最初の手順では、非アクティブなメールボックスのホールドを特定します。

組織内のすべての非アクティブなメールボックスの保留リストの情報を表示するために、次のコマンドを実行します。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

LitigationHoldEnabled プロパティの値が True になっている場合、非アクティブなメールボックスが訴訟ホールドに設定されていることを示します。インプレース保持が非アクティブなメールボックスに設定されていると、保留リストの GUID が InPlaceHolds プロパティの値として表示されます。たとえば、2 つの非アクティブなメールボックスの次の結果は、1 つの訴訟ホールドが Ann Beebe に設定され、2 つのインプレース保持が Pilar Pinilla に設定されていることを示しています。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491, ba6f4ba25b62490aaaa253eea27426ab}

ヒント: 多数のインプレース ホールドが非アクティブなメールボックスに設定されている場合、一部のインプレース ホールドの GUID が表示されません。次のコマンドを実行すると、インプレース ホールドの GUID をすべて表示できます。Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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手順 2:非アクティブなメールボックスから保留リストを削除する

非アクティブなメールボックスにどの種類の保留リストが設定されているか (および複数の保留リストがあるかどうか) を特定したら、次の手順ではメールボックスの保留リストを削除します。前述のように、非アクティブなメールボックスを完全に削除するには、すべての保留リストを削除する必要があります。

訴訟ホールドを削除する

前述のように、非アクティブなメールボックスから訴訟ホールドを削除するには、Windows PowerShell を使用する必要があります。EAC は使用できません。次のコマンドを実行して、訴訟ホールドを削除します。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

ヒント: 非アクティブなメールボックスを特定するには、識別名または Exchange GUID 値を使用するのが最適です。これらの値のいずれかを使用すると、正しくないメールボックスを誤って指定することを回避できます。

インプレース保持を削除する

非アクティブなメールボックスからインプレース保持を削除する方法は 2 つあります。

  • インプレース保持オブジェクトを削除する      完全に削除する非アクティブなメールボックスが、インプレース保持の唯一のソース メールボックスである場合は、インプレース保持オブジェクトをそのまま削除できます。

    注: インプレース保持オブジェクトを削除する前に、保留リストを無効にする必要があります。保留リストを有効にしているインプレース保持オブジェクトを削除しようとすると、エラー メッセージが表示されます。

  • インプレース保持のソース メールボックスとして非アクティブなメールボックスを削除する      インプレース保持の他のソース メールボックスを保持する場合は、ソース メールボックスのリストから非アクティブなメールボックスを削除して、インプレース保持オブジェクトを保持することができます。

EAC を使用してインプレース保持を削除する

  1. 削除するインプレース保持の名前が分かっている場合は、次の手順に進むことができます。そうでない場合は、次のコマンドを実行して、完全に削除する非アクティブなメールボックスに設定されているインプレース保持の名前を取得します。Step 1 で取得したインプレース保持の GUID を使用します。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. EAC で、[コンプライアンス管理]、[インプレースの電子情報開示と保持] の順に移動します。

  3. 削除するインプレース ホールドを選択し、[編集] [編集] アイコン をクリックします。

  4. [インプレースの電子情報開示と保持] プロパティ ページで、[インプレース保持] をクリックして、[選択したメールボックス内の検索クエリに一致したコンテンツを保持する] ボックスをオフにして、[保存] をクリックします。

  5. [インプレースの電子情報開示と保持] ページで [インプレース保持] をもう一度選択して、[削除] 削除アイコン をクリックします。

  6. 警告が表示されたら、[はい] をクリックして、インプレース ホールドを削除します。

Exchange Online PowerShell を使用してインプレース ホールドを削除する

  1. 削除するインプレース保持のプロパティを含む変数を作成します。Step 1 で取得したインプレース保持の GUID を使用します。

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. インプレース保持の保留リストを無効にします。

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name –InPlaceHoldEnabled $false
  3. インプレース保持を削除します。

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

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EAC を使用してインプレース ホールドから非アクティブなメールボックスを削除する

  1. 非アクティブなメールボックスに設定されたインプレース保持の名前が分かっている場合は、次の手順に進むことができます。そうでない場合は、次のコマンドを実行して、メールボックスに設定されたインプレース保持の名前を取得します。Step 1 で取得したインプレース保持の GUID を使用します。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. EAC で、[コンプライアンス管理]、[インプレースの電子情報開示と保持] の順に移動します。

  3. 非アクティブなメールボックスに設定されたインプレース保持を選択し、[編集] [編集] アイコン をクリックします。

  4. [インプレース電子情報開示およびインプレース ホールド] プロパティ ページで、[ソース] をクリックします。

  5. ソース メールボックスのリストで、削除する非アクティブなメールボックスの名前をクリックして、[削除] [削除] アイコン をクリックします。

  6. [保存] をクリックして変更を保存します。操作が正常に完了したことを示すメッセージが表示されます。

  7. 手順 1 から手順 6 を繰り返して、非アクティブなメールボックスに設定された他のインプレース保持を削除します。

Exchange Online PowerShell を使用してインプレース ホールドから非アクティブなメールボックスを削除する

インプレース ホールドに多数のソース メールボックスが含まれている場合、EAC の [ソース] ページに非アクティブなメールボックスがリストされないことがあります。インプレース ホールドを編集する場合、[ソース] ページに最大 3,000 のメールボックスが表示されます。非アクティブなメールボックスが [ソース] ページにリストされない場合は、Exchange Online PowerShell を使用してインプレース ホールドから削除できます。

  1. 非アクティブなメールボックスに設定されたインプレース保持のプロパティを含む変数を作成します。Step 1 で取得したインプレース保持の GUID を使用します。

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. 非アクティブなメールボックスがインプレース保持のソース メールボックスとしてリストされていることを確認します。

    $InPlaceHold.Sources

    注: インプレース保持の [ソース] プロパティは、LegacyExchangeDN プロパティでソース メールボックスを特定します。このプロパティは非アクティブなメールボックスを一意に特定するため、インプレース保持の [ソース] プロパティを削除すると、正しくないメールボックスの削除を回避できます。これはまた、2 つのメールボックスが同じエイリアスまたは SMTP アドレスを持っているときの問題も回避できます。

  3. 変数のソース メールボックスのリストから非アクティブなメールボックスを削除します。前の手順のコマンドで返された非アクティブなメールボックスの LegacyExchangeDN を必ず使用してください。

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    たとえば、次のコマンドは、Pilar Pinilla の非アクティブなメールボックスを削除します。

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
  4. 変数のソース メールボックスのリストから非アクティブなメールボックスが削除されていることを確認します。

    $InPlaceHold.Sources
  5. 非アクティブなメールボックスを含まないソース メールボックスの更新されたリストで、インプレース保持を変更します。

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
  6. インプレース保持のソース メールボックスのリストから非アクティブなメールボックスが削除されていることを確認します。

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

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詳細情報

  • 非アクティブなメールボックスは、回復可能な削除によって削除されたメールボックスの一種です。   Exchange Onlineで、回復可能な削除によって削除されたメールボックスは、メールボックスが削除されてはいるものの、特定の保持期間内であれば回復することができます。Exchange Online で回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保存期間は 30 日です。つまり、回復可能な削除によって削除されてから 30 日以内なら、メールボックスを復元できます。30 日が経過すると、回復可能な削除によって削除されたメールボックスは完全削除のマークが付けられ、回復できなくなります。

  • 非アクティブなメールボックスに対するホールドを解除した後に行われる処理   非アクティブなメールボックスは、他の回復可能な削除によって削除されたメールボックスと同様に扱われ、回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保持期間である 30 日が経過した後に完全削除のマークが付けられます。この保存期間は、メールボックスが最初に非アクティブになった日から始まります。この日付は、回復可能な削除によって削除された日付と呼ばれ、対応する Office 365 ユーザー アカウントが削除された日、またはExchange Online メールボックスが Remove-Mailbox コマンドレットを使用して削除された日になります。回復可能な削除によって削除された日は、保留リストを削除した日ではありません。

  • ホールドを解除した直後に、非アクティブなメールボックスは完全に削除されますか。   非アクティブなメールボックスが回復可能な削除によって削除された日付が 30 日より前であっても、ホールドを解除するとすぐにメールボックスが完全に削除されるということはありません。メールボックスに完全に削除するようマークが付けられ、次に処理されるときに削除されます。

  • 回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保持期間は非アクティブなメールボックスにどのように影響しますか。      非アクティブなメールボックスが回復可能な削除によって削除された日付が、ホールドが削除された日付からさかのぼって 30 日目よりも前である場合は、メールボックスに完全削除のマークが付けられます。ただし、非アクティブなメールボックスの回復可能な削除によって削除された日から 30 日が経過しないうちにホールドを削除した場合は、回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保持期間内であれば、メールボックスを復元することができます。詳細については、「Exchange Online でユーザー メールボックスを削除または復元する」を参照してください。回復可能な削除によって削除されたメールボックスの保持期間が経過した後は、非アクティブなメールボックスを復元するための手順に従う必要があります。詳細については、「Recover an inactive mailbox in Exchange Online」 (Office 365 での非アクティブなメールボックスの復元) を参照してください。

  • ホールドを削除した後、どうすれば非アクティブなメールボックスの情報を表示できますか。      ホールドを削除し、非アクティブなメールボックスを回復可能な削除によって削除されたメールボックスに戻した後は、Get-Mailbox コマンドレットで InactiveMailboxOnly パラメーターを使用してもメールボックスの情報は返されません。ただし、Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox コマンドを使用して、メールボックスの情報を表示できます。たとえば、次のように入力します。

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
    Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox
    
    Name                   : pilarp
    Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
    LitigationHoldEnabled  : False
    InPlaceHolds           : {}
    WhenSoftDeleted        : 10/30/2014 1:19:04 AM
    IsInactiveMailbox      : False

    回復可能な削除によって削除された日付 (この例では 2014 年 10 月 30 日) を特定する WhenSoftDeleted プロパティに注意してください。この回復可能な削除によって削除されたメールボックスが、以前ホールドが削除された非アクティブなメールボックスである場合、WhenSoftDeleted プロパティの値の 30 日後に完全に削除されます。この場合、メールボックスは 2014 年 11 月 30 日に完全に削除されます。

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