Office 365 でメールによる共同作業

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Office 365 は、Outlook、配布リスト (配布グループとも呼ばれます) の共有メールボックスでは、パブリック フォルダーでグループを経由での共同作業をお勧めします。これらのオプションには、異なる目的に、ユーザー エクスペリエンスと機能セットがあります。組織がどのツールを提供および操作が必要なユーザーの機能によって異なります。

共同作業オプションの概要

次の表は、Office 365 を利用した共同作業のオプションについて説明したものです。

共同作業ツール

説明

Outlook でのグループ

Office 365 のすべてのアプリケーションで動作する共有のワークスペースです。ファイルを保存するビジネス サイトの共有の受信トレイ、予定表、および OneDrive が含まれます。ユーザーは、作成、検索、および Outlook で、メールや予定表から直接コミュニティに参加することができます。Exchange Online または Office 365 サブスクリプションを使用して新規または既存のユーザーは、Outlook でグループを使用できます。

共有メールボックス

特定のユーザーがメール メッセージの閲覧と送信や共通の予定表の共有に使うメールボックスです。共有メールボックスは、顧客が問い合わせに利用する代表メール アドレス (info@contoso.com や sales@contoso.com など) にも使うことができます。代理人として送信するアクセス権が共有メールボックスに対して有効に設定されている場合、共有メールボックスから送信されるメールには、代表のアドレス (sales@contoso.com など) が使用されます。

配布リスト (配布グループとも呼ばれる)

メール メッセージを複数のユーザーに同時に配布するのに使用します。配布グループは、メール対応の配布グループとしても知られています。配布グループには、動的配布グループと呼ばれるグループもあります。これは、メール対応の Active Directory グループ オブジェクトで、大規模で進化する受信者グループにメールを送信するのに使用されます。正確な受信者は、特定ロケールのすべてのメンバーやすべての正社員など、指定したフィルターと条件によって決定されます。

Outlook で office 365 のグループは、配布グループのグループ作業のより強力なソリューションを提供します。詳細については、 Office 365 のグループに移行する配布リストを使用してOutlook 内のグループに配布リストをアップグレードする必要がある理由を参照してください。

パブリック フォルダー

共有アクセス向けのパブリック フォルダーは、情報の収集や整理、組織内の他のユーザーとの共有を簡単にできる効果的な方法です。パブリック フォルダーでは、コンテンツが細分化された階層構造で編成され、Outlook のフォルダー ビューに常に表示されるので、簡単に参照できます。パブリック フォルダーは、メールに対応でき、配布グループのメンバーとして追加できます。配布グループに送信されたメールは、アーカイブや後で参照できるように、自動的にパブリック フォルダーに追加されます。パブリック フォルダーは、SharePoint Online サブスクリプションを所有していない場合に、ドキュメントを簡単に共有する方法として利用することもできます。

用途から見た共同作業ツールの比較

次の表は、Office 365 の共同作業機能の用途と利用方法を各グループについて比較したものです。

Outlook でのグループ

配布リスト

共有メールボックス

パブリック フォルダー

ユーザーのタイプ

既に利用している Office 365 サービス (Outlook Web App、OneDrive for Business など) にグループのメッセージ、ファイル、予定表を統合するための共同作業ワークスペースを必要とするユーザー。

共通の関心や特徴を持つ受信者のグループへのメールの送信を必要とするユーザー。

共有メールボックスは、顧客からのメールでの問い合わせを処理する場合に便利です。メールボックスの監視や問い合わせへの回答の業務を、組織内の複数のユーザーで分担できるからです。顧客からの問い合わせへの回答が迅速になり、関連するメールはすべて 1 つのメールボックスに保存されます。

仮想 ID (support@contoso.com など) の代表として作業をする代表者。代表者は、共有メールボックス ID を使ってメールに返信できます。

パブリック フォルダーのアクセスと検索に必要なアクセス権を持つ組織内のすべてのユーザー。パブリック フォルダーは、メールのアーカイブやドキュメントの共有に適しています。

理想的なグループ サイズ

ANY

LARGE

SMALL

LARGE

Access

Exchange Online と Office 365 のユーザー

配布グループのメンバーを手動で追加する必要があります。動的配布グループのメンバーは、フィルター条件に基づいて追加されます。

ユーザーには、フル アクセス権や代理人として送信するアクセス権を割り当てることができます。フル アクセス権が割り当てられたユーザーは、共有メールボックスにアクセスするために、共有メールボックスを Outlook プロファイルに追加する必要があります。

組織内のすべてのユーザーがアクセスできます

共有予定表

あり

なし

あり

メールはユーザーの個人用受信トレイに配信されるか?

いいえ、ユーザーがグループにサブスクライブすると、すべてのグループ メッセージがユーザーの受信トレイに配信されます。

はい、メールは配布グループのすべてのメンバーの受信トレイに配信されます。

いいえ、メールは共有メールボックスの受信トレイに配信されます。

いいえ、メールはパブリック フォルダーに配信されます。

サポート対象のクライアント アプリケーション

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (サブスクライブ後に転送)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (サブスクライブ後に転送)

  • Outlook 2007 (サブスクライブ後に転送)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

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