Office 365 でデータ ガバナンスを管理する

データ ガバナンスは、必要なときにデータを維持し、不要になったら削除する作業のすべてに関係します。Office 365 のデータ ガバナンスを使うと、最初にデータをインポートして保存してから、コンテンツを維持して最終的に完全に削除するポリシーの作成まで、コンテンツの完全なライフサイクルを管理できます。

手順 1: データをインポートする

オンプレミスのサーバーやサード パーティ製のアプリなど、クラウドの外部にデータが保存されている場合があります。インポート サービスを使うと、ネットワーク経由で直接アップロードしたり、暗号化されたドライブを Microsoft に送付することにより、メッセージ、SharePoint、OneDrive for Business のデータを Office 365 に取り込むことができます。また、インポート サービスのインテリジェント インポート機能を使うと、PST ファイル内のアイテムをフィルター処理して、インポート先のメールボックスに実際にインポートされるアイテムを指定できます。

手順 2: データを格納する

データをインポートした後は、記憶域の拡張が必要な場合があります。Office 365 の無制限アーカイブ機能 (自動拡張アーカイブと呼ばれます) は、アーカイブ メールボックスで容量無制限の記憶域を提供します。

手順 3: コンテンツを保持するためのポリシーとラベルを作成する

アイテム保持ポリシーを使うと、コンテンツを必要な期間は確実に保持し、それを過ぎたら保持しないようにすることで、業界の規制や社内のポリシーにあらかじめ準拠することができます。1 つのアイテム保持ポリシーで、組織全体に対応できます。さらに、ラベルを使うと、組織全体のデータをガバナンス用に分類し、その分類に基づいてアイテム保持ルールを適用することにより、ファイル計画を実装することができます。

手順 4: データの使用状況を監督する

監督機能を使うと、内部または外部のレビュー担当者が調査できるように、組織内のメールおよびサードパーティの通信をキャプチャするポリシーを定義できます。レビュー担当者は、これらの通信を分類し、組織のポリシーに準拠しているかどうかを確認して、必要な場合は不審な内容をエスカレーションすることができます。

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