Office 365 でターゲット検索用に CSV ファイルを準備する

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特定の電子メール メッセージやその他のメールボックスのアイテムを検索するOffice 365 セキュリティ/コンプライアンス センターでは、対象のコンテンツの検索を作成できます。対象の検索を作成するを検索する特定のメールボックスのアイテムを識別するカンマ区切り (CSV) ファイルを送信します。この CSV ファイルのResults.csvファイルやコンテンツの検索結果をエクスポートまたはコンテンツ検索レポートをエクスポートするときに含まれているインデックス Items.csvファイルを使用します。これらのファイルを示す、検索対象のコンテンツの検索を作成し、[CSV ファイルを送信するのには、特定のアイテムのいずれかを編集します。

次に、対象指定検索の作成プロセスを簡単に示します。

  1. セキュリティ/コンプライアンス センターでコンテンツ検索を作成し、実行します。

  2. コンテンツ検索結果またはコンテンツ検索レポートをエクスポートします。詳細については、次のトピックを参照してください。

  3. Results.csv ファイルまたは Unindexed Items.csv を編集し、対象指定検索に含める特定のメールボックスのアイテムを特定します。対象指定検索用に CSV ファイルを準備する手順を参照してください。

  4. 対象指定コンテンツ検索を作成し (手順を参照)、準備した CSV ファイルを送信します。作成した検索クエリは、CSV ファイルで選択されているアイテムのみを検索します。

注: 対象指定検索は、メールボックスのアイテムに対してのみサポートされます。対象指定検索で、SharePoint および OneDrive のドキュメントを検索することはできません。

対象指定検索を作成する理由 Results.csv または Unindexed Items.csv ファイルのメタデータに基づいて、アイテムが電子情報開示要求に応答しているかどうかを判断できない場合は、対象指定検索を使用して、アイテムを検索、プレビュー、およびエクスポートして、調査しているケースに応答しているかどうかを判断できます。対象指定検索は、通常、インデックスのない一連の特定のアイテムの検索と取得に使用されます。

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対象指定検索の CSV ファイルを準備する

コンテンツ検索用の検索結果またはレポートをエクスポートしたら、次の手順を実行して、対象指定検索用に CSV ファイルを準備できます。この CSV ファイルによって、対象指定検索のすべてのアイテムが特定されます。

SharePoint サイトおよび OneDrive アカウントが含まれる検索から CSV ファイルを使用できますが、選択できるのは、対象指定検索用のメールボックスのアイテム "のみ" です。SharePoint または OneDrive のドキュメントを選択すると、対象指定検索を作成するときに、CSV ファイルで検証が失敗します。

  1. Results.csv または Unindexed Items.csv ファイルを Excel で開きます。

  2. 新しい列を挿入し、Selected という名前を付けます。列を挿入する場所は重要ではありません。わかりやすいように、最初の列の左側に挿入するとよいでしょう。

  3. [Selected] 列で、検索対象アイテムに対応するセルに「Yes」と入力します。検索するすべてのアイテムについて、この手順を繰り返します。

    重要: Excel で CSV ファイルを開くと、[ドキュメント ID] 列のデータ形式が [全般] に変更されます。これにより、アイテムのドキュメント ID が指数表記されます。たとえば、ドキュメント ID "481037338205" の場合は "4.81037E + 11" と表示されます。ドキュメント ID が正しい形式で復元されるように、次の手順を実行して、[ドキュメント ID] 列のデータ形式を [数値] に変更する必要があります。これを行わないと、CSV ファイルを使用する対象指定検索は失敗します。

  4. [ドキュメント ID] 列全体を右クリックして、[セルの書式設定] を選択します。

  5. [分類] ボックスの [数値] をクリックします。

  6. 小数点以下の桁数 0 に変更し、[OK] をクリックして、変更を保存します。[ドキュメント ID] 列の値が数値に変更されることにご注意ください。

    対象指定コンテンツ検索用に送信準備が整った CSV ファイルの例を次に示します。

    対象指定検索用に CSV ファイルの例
  7. CSV ファイルを保存するか、[名前を付けて保存] を使用して、別の名前でファイルを保存します。どちらの場合も、ファイルは必ず CSV 形式で保存してください。

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対象指定検索を作成する

次は、対象指定コンテンツ検索を作成し、前の手順で準備した CSV ファイルを送信します。

重要: 対象指定検索を作成する作業は、コンテンツ検索から結果またはレポートをエクスポートしてから 2 日以内に行ってください。検索結果またはレポートをエクスポートしてから 2 日を超える場合は、検索結果またはレポートを再度エクスポートして、更新済み CSV ファイルを生成する必要があります。その後、更新済み CSV ファイルのいずれかを準備し、そのファイルを使って、新しい対象指定検索を作成できます。

  1. セキュリティ/コンプライアンス センターで、[検索と調査] > [コンテンツ検索] に移動します。

  2. [コンテンツ検索] ページで、 対象指定検索アイコン (対象指定検索) をクリックします。

    対象指定コンテンツ検索を作成するには、[対象設定済み] 検索ボタンをクリックします
  3. [新しい検索] ページで名前を検索し、[参照] をクリックして、前の手順で準備した CSV ファイルを選択します。

    Office 365 が CSV ファイルを検証しようとします。検証が失敗すると、エラー メッセージが表示されます。このメッセージは、検証エラーのトラブルシューティングに役に立つことがあります。対象指定検索を作成するには、CSV ファイルの検証が完了している必要があります。

  4. CSV ファイルの検証が完了したら、[検索] をクリックして、対象指定検索を作成します。

    対象指定検索用に生成された予測される検索結果とクエリの例を次に示します。

    詳細ウィンドウの対象指定コンテンツ検索の検索クエリ

    対象指定検索の詳細ウィンドウに表示された推定アイテム数は、CSV ファイルで選択したアイテムの数と一致する必要があることに注意してください。

  5. 対象指定検索によって返されたアイテムをプレビュー表示またはエクスポートします。

注: 対象指定検索を作成した後、メールボックスを移動すると、指定したアイテムを、検索のクエリで取得できなくなります。メールボックスが移動されると、メールボックスのアイテムの DocumentId プロパティが変更されるためです。めったにないことですが、対象指定検索の作成後、メールボックスが移動された場合は、新しいコンテンツ検索を作成するか、既存のコンテンツ検索の検索結果を更新し、検索結果またはレポートをエクスポートして、新しい対象指定検索の作成に使用できる更新済み CSV ファイルを生成する必要があります。

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