Office 365 でサイト メールボックスを使うための準備

重要: SharePoint Online でサイト メールボックスの機能は、2017 年 3 月に廃止される予定です。この機能は、将来のリリースを完全に削除されます。新しい SharePoint Online 組織には、サイト メールボックス機能へのアクセスが不要になったがあります。既存の SharePoint Online 組織は、新しいサイト メールボックスを作成する不要になったことができます。セットアップされ、3 月、2017年する前に展開されたすべてのサイト メールボックスは引き続き機能します。

年 9 月、2017年、既存のサイト メールボックス サイトを Office 365 グループの移行を支援するためのプロセスが提供されます。現在、SharePoint Online でサイト メールボックスの機能を使用する場合は、メールの共同作業のシナリオをサポートする代わりに Office 365 グループへの変更を検討してください。

SharePoint チーム サイトでサイト メールボックスを使うと、チームの電子メールを保管して整理することができます。Office Professional Plus または Office 365 ProPlus または Office Professional Plus に組み込まれる Outlook 2013 からもチームの電子メール用にサイト メールボックスを使うことができ、添付ファイルの保管やチーム サイトからのドキュメントの取得をすばやく行うことができます。

組織でサイト メールボックスを使う前に (特に Outlook でサイト メールボックスを使う予定がある場合)、この記事を読んで、要件やセットアップに関する考慮事項について理解しておいてください。 ユーザーから寄せられる可能性のある質問について理解し、アクセスに関する問題のトラブルシューティングを行うには、「よく寄せられる質問」を参照してください。

この記事の内容

サイト メールボックスの用途と使い方

権限と要件

サイト メールボックスの管理についてよく寄せられる質問

サイト メールボックスの使用

Outlook からのドキュメント操作

サイト メールボックスの作成と削除

サイト メールボックスへのアクセスに関するトラブルシューティング

サイト メールボックスの用途と使い方

始める前に、サイト メールボックスがチームの共同作業に役立つ仕組みについて学習します。 サイト メールボックスをセットアップして使う準備ができたら、次のセクションを参照してください。

権限と要件

サイト メールボックスを操作するためのアクセス権を管理するには、SharePoint サイトで特定のグループにユーザーを追加します。 次の表に作業内容と、それを実行できるユーザーを示します。

作業

実行できるユーザー

サイト メールボックスの電子メール アドレスに電子メールを送信する

すべてのユーザー

サイト用のサイト メールボックスを作成する

サイトの SharePoint 所有者グループ内のすべてのユーザー

SharePoint のサイト メールボックスの電子メールを参照、整理、返信、または削除する

  • サイトの既定の所有者グループまたは既定のメンバー グループに属するすべてのユーザー (投稿権限を付与されたすべてのユーザー) が、SharePoint からサイト メールボックスを使うことができます。 所有者グループまたはメンバー グループのユーザーは、個人として、またはセキュリティ グループのメンバーとして表示されます。

  • 外部のチーム メンバーはサイト メールボックスにアクセスできません。

  • それぞれのユーザーは、同じ Office 365 サブスクリプション内で SharePoint と Exchange の両方のライセンスを保持している必要があります。

Office Professional Plus または Office 365 ProPlus または Office Professional Plus に組み込まれる Outlook 2013 でサイト メールボックスを使う

重要: 以下に注意してください。

  • Office Professional Plus または Office 365 ProPlus または Office Professional Plus に組み込まれる Outlook 2013 が必要です。

  • Outlook の他のバージョンでは、ここで説明するようにサイト メールボックスを使うことができません。

  • Office 365 ProPlus または Office Professional Plus に組み込まれる Outlook 2013は、いくつかのOffice 365 サブスクリプション プランでのみ使用できます。

  • ユーザーの個々のユーザー名が、SharePoint の既定の所有者グループまたは既定のメンバー グループに含まれている必要があります。

  • ユーザーが既に含まれているセキュリティ グループを SharePoint グループに追加すると、そのユーザーは SharePoint でサイト メールボックスを使うことはできますが、Outlook ではサイト メールボックスを表示できなくなります。

ハイブリッド構成の環境の場合、Outlook でサイト メールボックスを表示するには、ユーザーのメールボックスが Exchange 2013 または Office 365 上にホストされている必要があります。

サイト メールボックスの電子メール アドレスから電子メールを送信する

既定では、サイト メールボックスから送信されたメールは、メールを送信したユーザーからアドレスを持ちます。アドレスからでサイト メールボックスのメール アドレスを使用するユーザーを許可するのには、サイト メールボックスのメール アドレス、ユーザーに送信アクセス権を付与ことができます。

サイト メールボックスの管理についてよく寄せられる質問

ここでは、組織内でサイト メールボックスを使い始めるときに寄せられることがある一般的な質問に対する回答を示します。

サイト メールボックスの使用

サイト メールボックスが表示されるユーザーをサイトのメンバーが特定するには、どうしたらよいですか?

Outlook のナビゲーション ウィンドウでアカウント名を右クリックして、[すべてのサイト メールボックスの管理] をクリックします。 新しいウィンドウが表示され、アクセス可能なすべてのサイト メールボックスが一覧表示されます。 サイト メールボックスをダブルクリックして、[ユーザー] をクリックします。

Outlook Web App を使うこともできます。 右上隅の [設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[オプション]、[サイト メールボックス] を順にクリックし、サイト メールボックスをダブルクリックして、 [ユーザー] をクリックします。

Outlook で電子メールをサイト メールボックス移動しないで、コピーすることはできますか?

電子メールを自分のメールボックスからサイト メールボックスにドラッグすると、電子メールがサイト メールボックスに移動します。 電子メールをコピーするには、電子メールを右クリックしてサイト メールボックスにドラッグし、[コピー] をクリックします。

2 名のユーザーが Outlook を使って同じドキュメントをサイト メールボックスにアップロードしようとした場合はどうなりますか?

それぞれのドキュメントに一意のファイル名が付けられている必要があります。 2 番目のユーザーは、同じ名前のファイルが既に存在するためそのファイルを追加できないと通知する電子メールを受け取ります。 この電子メールには添付メールが含まれています。

2 名のユーザーが、SharePoint サイトのサイト メールボックス アプリを使ってサイト メールボックス内の下書きのメールを同時に編集したらどうなりますか?

2 番目のユーザーが行った編集内容によって、最初のユーザーが加えた変更が上書きされます。

Outlook からのドキュメント操作

Outlook からファイルをチェックアウトできますか?

いいえ。 ファイルをチェックアウトするには、SharePoint でチーム サイトに移動する必要があります。

お使いの SharePoint ワークフローでドキュメントのチェックアウトが必要な場合は、Outlook でドキュメントを編集できません。

2 名のユーザーが Outlook でサイト メールボックスから同じドキュメントを編集したらどうなりますか?

SharePoint が変更履歴を管理し、変更を反映します。

ユーザーがドキュメントまたは添付ファイルをサイト メールボックスにドラッグした場合、SharePoint メタデータはどのように設定されますか?

ユーザーが Outlook で添付ファイルまたはドキュメントをサイト メールボックスドラッグすると、添付ファイルまたはドキュメントに関するデータが保存されます。 次の表に、SharePoint メタデータとして保存される Outlook のプロパティを示します。

Outlook のプロパティ名

SharePoint のメタデータ

件名

ファイル名

差出人

最終更新者

最終更新者

最終更新者

受信時刻

最終更新日時

ドキュメント サイズ

ドキュメント サイズ

チェックアウト先

チェックアウト先

お使いのドキュメント ライブラリに追加のメタデータが必要な場合に、Outlook を使ってサイトにドキュメントをドラッグすると、同じユーザーが SharePoint に移動して必要なメタデータを追加するまで、SharePoint ではそのドキュメントがチェックアウト済みと表示されます。

Outlook とサイト メールボックスの同期はどれくらいの頻度で発生しますか?

Outlook または SharePoint でサイト メールボックスが開いている場合、データは 15 分おきに同期されます。 Outlook サイト メールボックスの情報は、Outlook を開くたびに同期されます。

手動同期が必要な場合は、すべてのユーザーが Outlook または Outlook Web App から同期を開始できます。 Outlook のナビゲーション ウィンドウでアカウント名を右クリックして、[すべてのサイト メールボックスの管理] をクリックします。 新しいウィンドウが開き、アクセス可能なすべてのサイト メールボックスが一覧表示されます。 サイト メールボックスをダブルクリックして、[同期状態] をクリックしてから、[同期の開始] をクリックします。 Outlook Web App の右上隅で、[設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[オプション]、[サイト メールボックス] の順にクリックします。 サイト メールボックスをダブルクリックして、[同期状態] をクリックしてから、[同期の開始] をクリックします。

SharePoint でドキュメントを保存できない場合に、Outlook に表示されている添付ファイルまたはドキュメントをサイト メールボックスにドラッグすると、どのようになりますか?

ドキュメントを SharePoint ドキュメント ライブラリに保存できる場合は、保存されます。 保存できない場合は、ドキュメントを含む電子メールが添付ファイルとして保存されます。

サイト メールボックスに [同期の失敗] フォルダーが表示された場合はどうしたらよいですか?

[同期の失敗] フォルダーは、同期が失敗した場合、またはドキュメントのアップロードや削除ができない場合に表示されます。 ファイルを Outlook からアップロードまたは削除できない場合は、SharePoint サイトを使って、SharePoint サイト上でファイルをアップロードまたは削除してみてください。 SharePoint サイトに移動するには、Outlook のサイト メールボックスから、ドキュメント フォルダーを右クリックし、[Web ブラウザー で開く] をクリックします。

SharePoint サイトから Outlook のサイト メールボックスへのドキュメントの同期に失敗した場合は、手動で同期して、問題が解決されるかどうかを確認します。 手動による同期は、SharePoint からではなく、自分のアカウント用の Outlook Web App から実行する必要があります。 Outlook Web App で、[設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[オプション]、[サイト メールボックス] の順にクリックします。 サイト メールボックスをダブルクリックして、[同期状態] をクリックしてから、[同期の開始] をクリックします。 これで成功しなかった場合は、[電子メールで詳細を送信] をクリックし、問題のトラブルシューティングを行います。必要に応じてサポートにお問い合わせください。

サイト メールボックスの作成と削除

サイト メールボックスのメール アドレスにライセンスを割り当てる必要がありますか?

いいえ。 サイトのメール アドレスには Exchange ライセンスは不要です。

サイト メールボックスを使ってはいけない場合はありますか?

場合によってはサイト メールボックスが不適切なことがあります。

  • 機密保護について考えてみましょう。すべてのサイト メンバーがサイト メールボックス内の任意のメールを参照したり、転送したりできます。

  • サイト メールボックスは共有ワークスペースであるため、サイト メールボックスのすべてのユーザーがメールの並べ替えや削除を行うことができます。

サイト メールボックスの名前は変更できますか?

サイト メールボックスの表示名は、SharePoint チーム サイトの表示名です。 SharePoint でサイトの表示名を変更すると、Outlook の表示名も変更されます。 ただし、サイトのメール アドレスは変更されません。

新しいサイトのサイト メールボックスの電子メール アドレスに接頭辞を追加できますか?

– AliasPrefixパラメーターを使用して、 Set-sitemailboxprovisioningpolicyExchange OnlineWindows PowerShellコマンドレットを使用すると、新しいサイト メールボックスで使う接頭辞を作成します。

サイト メールボックスは削除できますか?

手動で、またはサイト クローズ ポリシーに従ってサイトがクローズまたは削除された場合は、サイト メールボックスもクローズまたは削除されます。

既定の役割の割り当てポリシーで [自分のチームのメールボックス] のチェックを外すと、ユーザーがサイト メールボックスを作成できなくすることができます。 その後で、ユーザーに対して作成に権限を必要とする新しいサイト メールボックスを作成できます。

サイト メールボックスの作成を自動実行できますか?

はい。

  1. 自動プロビジョニング システムを使って既存の SharePoint サイト用のサイト メールボックスを作成するには、サイト メールボックス アプリ をインストールします。

  2. Windows PowerShell を Exchange Online コマンドレットとともに使って次のコマンドを実行して、サイト メールボックスを作成し、表示名を設定します。

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

次に、マーケティング チーム サイトのサイト メールボックスを新規にセットアップする例を示します。

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

サイト メールボックスの管理に使うコマンドレットの詳細については、共有とコラボレーションのコマンドレットを参照してください。

メールボックスの最大サイズをどのように制御できますか?

Set-sitemailboxprovisioningpolicyExchange OnlineWindows PowerShellコマンドレットを使用すると、メールボックスのサイズに関する警告が発行されると、受信できる電子メール メッセージの最大サイズと最大のメールボックスのサイズを制御することができます。

サイト メールボックスの利用状況に関する統計は取得できますか?

はい。 次の Windows PowerShell コマンドレットを使うと、利用状況を取得できます。

  • Get-SiteMailbox: メールボックスに関する基本情報を取得します。

  • Get-MailboxFolderStatistics: 項目数およびフォルダー サイズを表示します。

  • Get-MailboxStatistics: 最終サインイン時刻を表示します。

詳細については、これらのコマンドレットを使用して、共有とコラボレーションのコマンドレットを参照してください。

サイト メールボックスへのアクセスに関するトラブルシューティング

SharePoint ではサイト メールボックスが表示されるのに、Outlook では表示されないのはなぜですか?

SharePoint ではサイト メールボックスが表示されるのに、Outlook では表示されない理由はいくつかあります。 次の点を確認してください。

  • ユーザーが Outlook のサポート対象バージョンを使っていることを確認します。

  • ユーザーがサイトの所有者グループまたはメンバー グループに、セキュリティ グループの一部としてではなく、個人ユーザーとして追加されていることを確認します。

  • Outlook で同時に使うことができるサイト メールボックスは 10 個のみです。ユーザーが既に 10 個のサイト メールボックスをセットアップしているにもかかわらず、さらにサイト メールボックスを表示したい場合は、まずいくつかのサイト メールボックスを非表示にする必要があります。 [Outlook で表示] チェック ボックスをオフにする方法については、「プロジェクトの電子メールとドキュメントへの一元的アクセス」を参照してください。

SharePoint ではドキュメントが表示されるのに、Outlook のサイト メールボックスでは表示されない理由は何ですか?

Outlook でサイト メールボックスにドキュメントを表示するには、そのドキュメントが含まれているドキュメント ライブラリをサイトのサイド リンク バーに固定する必要があります。

Outlook ではサイト メールボックスにドキュメントが表示されるのに、SharePoint では表示されない理由は何ですか?

Outlook ではすべてのドキュメントが表示されますが、SharePoint ではユーザーが読み取りアクセス権限を持つドキュメントのみが表示されます。 ユーザーが特定のドキュメントに対する読み取りアクセス権限を持たない場合、そのドキュメントの名前は Outlook のサイト メールボックスに表示されますが、Outlook ユーザーはそのドキュメントを開くことができません。

注記: 

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