Office 365 での電子情報開示検索の予測と実際の結果との相違点

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このトピックは、次の Microsoft eDiscovery ツールのいずれかを使用して実行できる検索に適用されます。

  • Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターのコンテンツ検索

  • Exchange 管理センター (EAC) のインプレース電子情報開示

  • SharePoint Online の電子情報開示センター

電子情報開示検索を実行すると、使用しているツールが検索条件を満たすアイテム数 (と合計サイズ) の見積もりを返します。たとえば、セキュリティ/コンプライアンス センター で検索を実行するとき、選択した検索の詳細ウィンドウに、見積検索結果が表示されます。

選択した検索の詳細ウィンドウに表示される結果の予測

これは、結果をローカル コンピューターにエクスポートしたときに電子情報開示エクスポート ツールに表示される合計サイズとアイテム数の見積もりと同じであり、検索結果と共にダウンロードされたエクスポート概要レポートに表示される合計サイズとアイテム数の見積もりと同じです。

電子情報開示エクスポート ツールでの予測される結果
電子情報開示エクスポート ツールの見積結果

予測される検索結果がエクスポート サマリー レポートに取り込まれる

エクスポート概要レポートの見積結果

ただし、エクスポート概要レポートの前のスクリーンショットからわかるように、実際にダウンロードされた実際の検索結果のサイズと数は見積検索結果のサイズと数とは異なります。

予測された検索結果とダウンロードされた検索結果の違い

このような違いにはいくつかの理由があります。

  • 結果の見積方法    検索結果の見積もりが検索クエリ条件を満たすアイテムの見積もりです (実際の検数ではありません)。Exchange アイテムの見積もりをコンパイルするために、検索条件を満たすメッセージ ID のリストがご利用の電子情報開示ツールにより Exchange データベースから要求されます。ただし、検索結果をエクスポートすると、検索が再実行され、実際のメッセージが Exchange データベースから取得されます。そのため、このような違いは、アイテムの見積もり数と実際のアイテム数の決定方法による可能性があります。

  • 変更方式の見積もりとエクスポートの結果を検索すると、時間の間で発生します。  検索結果をエクスポートするときに、検索条件を満たす、検索インデックスにその最も最近使用した項目の収集に再検索が開始されます。その他のアイテムが作成された、見積の検索結果が収集された検索結果がエクスポートされたまでの時間の検索条件に一致する、送信または受信します。 検索結果が予定されたときに、検索インデックスされていたアイテムが不要になったがありますされたパージのコンテンツの場所から検索結果をエクスポートする前に、こともできます。この問題を軽減する 1 つの方法では、電子情報開示検索の日付の範囲を指定します。別の方法では、保留をコンテンツの場所に配置できるように、アイテムが保存され、削除することはできません。

  • インデックスが作成されていないアイテム   検索のためのインデックスが作成されていないアイテムは、見積もりと実際の検索結果に違いをもたらします。 たとえば、Exchange のインプレース電子情報開示と SharePoint の電子情報開示センターでは、検索を実行して検索結果を見積もるとき、インデックスのない (検索結果を満たさない) アイテムを含めません。しかしながら、検索結果をエクスポートするとき、インデックスのないアイテムを含めることができます。検索結果をエクスポートするときインデックスのないアイテムを含めると、エクスポートされるアイテムの数が増えることがあります。それが見積もられた検索結果とエクスポートされた検索結果の違いになります。

    セキュリティ/コンプライアンス センターでコンテンツ検索ツールを使用している場合は、インデックスのアイテムを検索見積に含めるオプションがあります。 検索によって返されるインデックスの項目の数は、その他の見積もりの検索結果では、[詳細] ウィンドウで表示されます。インデックス項目も含まれます見積もりの検索結果の合計サイズにします。検索結果をエクスポートする場合は、対象として含めるか、インデックスのアイテムが含まれていないオプションがあります。相違点これらのオプションを構成する方法があります間の予定し、実際の検索結果をダウンロードします。

  • すべてのコンテンツの場所を含むコンテンツ検索の結果をエクスポートします。  組織内のすべてのコンテンツの場所の検索、検索の結果をエクスポートする場合は、[検索条件に一致する項目を含むコンテンツの場所からインデックスの項目のみがエクスポートされます。つまり、サイトやメールボックスで検索結果が見つからない場合、メールボックスやサイトの任意のインデックス アイテム、エクスポートされません。ただし、インデックスのアイテム (も含めて検索条件に一致する項目に含まれている) すべてのコンテンツの場所からの場合は、見積もりの検索結果に含まれているされます。

    または、検索の結果をエクスポートするには、コンテンツの特定の場所が含まれている場合、[検索で指定されたすべてのコンテンツの場所からインデックス アイテム (つまり、検索条件によって除外いない) がエクスポートされます。この例では、インデックスの項目数の見積と実際にエクスポートされるインデックスの項目の数同じである、します。

    組織内のすべての場所からインデックスのアイテムをエクスポートしない理由は、エクスポート エラーの可能性が高くエクスポートして、検索結果のダウンロードにかかる時間が長くなる可能性がありますのでがします。

  • Raw ファイル形式とエクスポートされたファイル形式Exchange アイテムの場合、検索結果の見積もりサイズは Raw Exchange メッセージ サイズを利用して計算されます。ただし、メール メッセージは PST ファイルでエクスポートされるか、個別メッセージとしてエクスポートされます (EML ファイルとして書式が設定されます)。いずれのエクスポート オプションでも、異なるファイル形式が使用され、結果的にエクスポートされた合計ファイル サイズとなる Raw Exchange メッセージは見積もられたファイル サイズとは異なります。

  • ドキュメント バージョンSharePoint ドキュメントの場合、複数のバージョンのドキュメントが見積検索結果に含まれることはありません。しかしながら、検索結果をエクスポートするとき、すべてのドキュメント バージョンを含めることを選択できます。その結果、エクスポートされるドキュメントの実際の数 (と合計サイズ) が増えます。

  • 重複除外Exchange アイテムの場合、重複除外により、エクスポートされるアイテムの数が少なくなります。エクスポートするとき、検索結果の重複除外を選択できます。Exchange メッセージの場合、メッセージが複数のメールボックスで見つかる場合でも、メッセージのインスタンスが 1 つだけエクスポートされることを意味します。見積検索結果には、メッセージのすべてのインスタンスが含まれます。そのため、検索結果のエクスポート時に重複除外を選択した場合、エクスポートされたアイテムの実際の数がアイテムの見積もり数より大幅に少なくなることがあります。

    重複除外を選択するときに注意しなければならないもう 1 つのことは、すべての Exchange アイテムが 1 つの PST ファイルでエクスポートされ、ソース メールボックスのフォルダー構造が維持されないことです。エクスポートされた PST ファイルには、電子メール アイテムのみが含まれます。ただし、検索結果レポートには、エクスポートされたメッセージごとのエントリが含まれます。それにより、メッセージが置かれているソース メールボックスが識別されます。重複するメッセージを含むすべてのメールボックスの識別に役立ちます。重複除外を有効にしない場合、検索に含まれるメールボックスごとに個別の PST ファイルがエクスポートされます。

SharePoint Online の電子情報開示センターからインデックスのないアイテムをエクスポートする

SharePoint Online の電子情報開示センターでは、電子情報開示検索の結果をエクスポートするとき、(Exchange と SharePoint から) インデックスのないコンテンツを含めることを選択できます。その場合、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] オプションを選択します。インデックスのないアイテムとは (SharePoint ではクロール不可とも呼ばれています)、何らかの理由から検索用のインデックスが作成されていない Exchange と SharePoint のアイテムです。インデックスのない Exchange アイテムは、検索結果をエクスポートしたときに含まれる Exchange インデックス エラー レポートに一覧表示されます。同様に、インデックスのない SharePoint アイテムは、SharePoint インデックス エラー レポートに一覧表示されます。インデックスのないアイテムをエクスポートするとき、Uncrawlable という名前のフォルダーにダウンロードされます。インデックスのない Exchange アイテムは PST ファイルに追加されます。SharePoint のインデックスのない各ドキュメントもダウンロードされます。インデックスのないアイテムの数が各インデックス エラー レポートに一覧表示されます (インデックスのないアイテムがある場合)。レポートのインデックスのないアイテムの数は、ダウンロードされたインデックスのないアイテムの数に一致する必要があります。

インデックスのないアイテムをエクスポートしたとき、その数がインデックス エラー レポートのアイテム数に一致しない場合、どのような理由が考えられますか。   前に説明したように、検索見積もりを実行した時点と検索結果をエクスポートした時点の間で、Office 365 からアイテムが消去された可能性があります。インデックスのないアイテムの場合も同様の不一致が発生することがあります。たとえば、検索結果をエクスポートした時点で検索インデックスが古くなっている可能性があります。これは、検索結果と共にエクスポートされたインデックスのないアイテムがインデックス エラー レポートに一覧表示されない可能性があることを意味します。検索結果がエクスポートされた時点でアイテムにインデックスが作成されていないためです。その結果、インデックス エラー レポートに一覧表示されている以上のインデックスなしアイテムがエクスポートされることがあります。同様に、インデックス エラー レポートに一覧表示されているインデックスなしアイテムが検索インデックスの更新前に Office 365 から消去されている可能性があります。その結果、インデックスのないアイテムがエクスポートされるとき、その数がインデックス エラー レポートに一覧表示されている数より少なくなることがあります。

注: 検索結果をエクスポートするとき、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] オプションを選択しない場合、インデックス エラー レポートがダウンロードされますが、エントリが含まれていません。それは、インデックス作成エラーがないということを意味するわけではありません。それが意味することは、インデックスのないアイテムがエクスポートに含まれなかったということだけです。

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