Office ファイルを自動的に保存および回復する

変更を作業中のファイルに保存する前に、Microsoft Office プログラムが終了することがあります。次のような原因が考えられます。

  • 停電が起こった。

  • システムが別のプログラムによって不安定になった。

  • Microsoft Office プログラム自体に異常が発生した。

このような問題の発生を常に回避できるとは限りませんが、Office プログラムが異常終了したときに備えて、作業内容を保護するための処置を講じることができます。

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作業の自動バックアップおよび自動保存について

自動バックアップと自動保存の有効化および調整

早期の保存と頻繁な保存

作業の自動バックアップおよび自動保存について

[自動バックアップ] オプション (Word、Excel、PowerPoint、Publisher、Visio の各 Microsoft Office プログラム) および [自動保存] オプション (Microsoft Office Outlook) を使用すると、作業が失われるリスクを次の 2 つの方法で回避できます。

  • データを自動的に保存    [自動バックアップ] または [自動保存] を有効にすると、ファイル (Microsoft Office Word の文書など) やアイテム (Outlook の電子メール メッセージなど) は、指定した頻度で自動的に保存されます。従って、長時間作業していて、ファイルの保存を忘れたり、停電になったりしても、作業中のファイルを最後に保存してから行った作業のすべて、または少なくとも一部が保存されます。

  • プログラムの状態を自動的に保存    Microsoft Office Excel、Microsoft Office Outlook、Microsoft Office PowerPoint、Microsoft Office Word では、[自動バックアップ] または [自動保存] を有効にするもう 1 つの利点があります。これらのプログラムで、このオプションを有効にした場合、プログラムが異常終了した後に再起動すると、プログラムの状態の一部が回復します。

    たとえば、複数の Excel ブックで同時に作業しているとします。各ファイルを別々のウィンドウで開いており、各ウィンドウに特定のデータが表示されています。あるブックで、既に確認した行を追跡できるようにセルを選択しているときに、Excel が異常終了したとします。この場合 Excel を再起動すると、ブックが再び開き、Excel が異常終了する直前の状態にウィンドウが復元されます。

    プログラムのあらゆる状態が回復されるわけではありませんが、多くの場合、回復機能を利用することで、より迅速に回復することができます。

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自動バックアップと自動保存の有効化および調整

使用している 2007 Microsoft Office system アプリケーション

Excel の場合

Excel

  1. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、次に [Excel のオプション] をクリックします。

  2. [保存] をクリックします。

  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。

  4. [分ごと] の一覧で、データとプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  5. 作業中のファイル バージョンを自動的に保存する場所 ([ファイルを自動保存する場所] ボックスで指定) を必要に応じて変更できます。

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Outlook

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

  2. [初期設定] タブの [メール オプション] をクリックし、[メールの詳細オプション] をクリックします。

  3. [アイテムを自動保存する間隔] チェック ボックスをオンにします。

  4. [分ごと] の一覧で、データとプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したアイテムに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ アイテムを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  5. 必要に応じて、[アイテムを自動保存するフォルダ] メニューで、Outlook がアイテムを自動的に保存するフォルダを選択します。

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PowerPoint

  1. Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[PowerPoint のオプション] をクリックします。

  2. [保存] をクリックします。

  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。

  4. [分ごと] の一覧で、データとプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Publisher

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[保存] タブをクリックします。

  2. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。

  3. [分ごと] ボックスの一覧で、データを保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Visio

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[保存/開く] タブをクリックします。

  2. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。

  3. [分ごと] ボックスの一覧で、データを保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Word

  1. Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Word のオプション] をクリックします。

  2. [保存] をクリックします。

  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。

  4. [分ごと] の一覧で、データとプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

    ヒント: 回復したファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分たったところで停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  5. 作業中のファイル バージョンを自動的に保存する場所 ([ファイルを自動保存する場所] ボックスで指定) を必要に応じて変更できます。

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早期の保存と頻繁な保存

自動バックアップ機能や自動保存機能は、[保存] ボタンの画像 をクリックして定期的に保存する方法の代わりにはなりません。手動でファイルを保存するのが、作業内容を保存する最も確実な方法です。

キーボード ショートカット  ファイルを保存するには、Ctrl キーと S キーを押します。

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