Microsoft Windows SharePoint Services と Outlook 2007 の連携の概要

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Microsoft Office Outlook 2007 と Windows SharePoint Services 3.0 を組み合わせて使用すると、ユーザーは情報を共有し、仕事とプロジェクトで共同作業することができます。Office Outlook 2007 を使用すると、Windows SharePoint Services 3.0 のさまざまな共同作業領域にアクセスして、ディスカッションの開始、予定表の共有、共通の連絡先リストの更新、共同作成ドキュメントのバージョン管理などを行うことができます。

次の表は、Outlook での個人情報管理用の機能、およびこれに対応した SharePoint の機能 (組織全体での共有を可能にする) を示します。

Outlook の機能

SharePoint の機能

個人用の予定表

カレンダー

マイ ドキュメント

ドキュメント ライブラリ

受信トレイ

ディスカッション掲示板

アドレス帳/連絡先

連絡先リスト

タスク

タスク リスト

次にこれらの機能の詳細について説明します。

Office Outlook 2007 の新機能

予定表の新機能します。

オンライン ディスカッションの新機能します。

連絡先の新機能します。

タスクの新機能します。

ドキュメントの共有の新機能します。

予定表の新機能

予定表の新しい機能を使用すると、共有予定表を常に更新し、その場所がわかるようにできます。

  • 重ねて表示できる予定表     個人用の予定表と SharePoint の予定表を Outlook で重ねて同時に表示できる新機能です。自分の会議と予定を、プロジェクトのより大きな目標という流れの中で余分な手順なしで管理できます。休暇予定表や会議スケジュールなども、Outlook で重ね合わせることができる共有予定表です。

  • Outlook の共有予定表    Windows SharePoint Services 3.0 サイトの予定表に接続して変更できます。Windows SharePoint Services 3.0 サイトは、Outlook で次回 [送受信] コマンドを実行したときに、自動的に変更内容が同期されます。

  • 共有メッセージの新機能     予定表の内容の共有が簡単で高速になりました。Outlook の機能と Windows SharePoint Services 3.0 の機能の統合により、プロジェクト スケジュールの従業員への送信が、新しいメール メッセージの作成と同じくらい簡単になりました。受信者は、メッセージにある新しい [この予定表を開く] をクリックすると、受信した共有メッセージを操作することができます。共有メッセージ機能は、連絡先リスト、タスク リスト、ディスカッション リストなど、他の種類の SharePoint のリストやライブラリと併用することもできます。

  • 展開ツール     IT 管理者は、各種の新しいツールを使用して、会社全体の予定表やその他の SharePoint のリストとライブラリを Outlook にシームレスに接続できます。

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オンライン ディスカッションの新機能

新しいオンライン ディスカッション機能を使用すると、プロジェクトのディスカッションに参加し、チームや組織の他のメンバーと最新の情報を共有できます。

  • 簡素化された購読を使用する     [Outlook に接続] をクリックするだけで、ディスカッションの参照方法を Microsoft Windows Internet Explorer から他のすべてのメールに使用しているアプリケーションに切り替えることができます。ディスカッション アーカイブの Outlook オフライン コピーはローカル コンピュータに保存されているため、サーバーのメールボックスのクォータには影響を与えません。

  • チーム メンバー間のやりとりを検索する     検索可能なディスカッション掲示板では、情報、プロセス、およびソリューションの追跡と保持ができます。

  • Outlook 内からコンテンツを投稿する     Outlook の唯一の電子メール エディタである Microsoft Office Word 2007 を使用すると、よりプロフェッショナルな外観で通信を行うことができます。

  • ディスカッション スレッドに対する応答を適切に維持する     ディスカッションはテーマ別に表示されるため、トピックの背景の履歴を参照できます。テーマは、オフラインでも使用可能です。

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連絡先の新機能

連絡先の新機能を使用すると、連絡先リストの保存、共有、および管理を行うことができます。

  • 日常の通信に使用できる SharePoint の連絡先     Outlook に接続すると、SharePoint の連絡先は個人用の Outlook の連絡先と同様に機能します。Microsoft Office Communicator を使用すると、これらの連絡先の表示、編集、印刷を行ったり、連絡先に電話をかけたりできます。これらの連絡先に電子メール メッセージや会議出席依頼を送信し、この連絡先リストを Microsoft Windows Mobile デバイスと同期することができます。

  • Outlook の連絡先の機能を利用する     SharePoint の連絡先を Outlook に接続すると、SharePoint の連絡先に保存できる情報の種類が多くなります。つまり、色分類項目、複数の電話番号、1 つの連絡先あたりに 3 つの電子メール アドレスなどを使用することができます。連絡先には、連絡先の写真、電子名刺、誕生日や記念日の情報も含めることができます。

  • より効率的に作成、更新できる SharePoint の連絡先     SharePoint の連絡先リストを作成して Outlook に接続した後、この情報を更新するには、いくつかの方法があります。Outlook の連絡先フォルダ、社員リスト、Microsoft Exchange パブリック フォルダ、または Microsoft Windows Live メールから連絡先をコピーして貼り付けることができます。インポート/エクスポート ウィザードを使用すると、Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Access 2007、Microsoft Outlook Express、テキスト ファイルで使用するファイル形式などで保存されている連絡先をインポートすることもできます。

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仕事の新機能

仕事関連の新機能を使用すると、チームやプロジェクトで共有されている仕事の状態と履歴を追跡できます。

  • SharePoint のタスクが Outlook の仕事と同様に追跡できる     自分に割り当てられているすべての SharePoint のタスクが、Office Outlook 2007 の To Do バーや予定表の仕事リスト (日単位) に自動的に表示されます。

  • 管理者とチーム メンバーの両方が仕事を更新できる     管理者は、仕事を作成してチーム メンバーに割り当てることができ、チーム メンバーは仕事の報告、更新、および終了状態の設定を行うことができます。

  • SharePoint のタスクの通知が、仕事と予定表に完全に統合されている     Outlook によって仕事が SharePoint サイトに保存されている場合、チーム メンバーは、仕事を個々の To Do バーや予定表の仕事リスト (日単位) に追加できます。通知の電子メールやアラームを自動的に生成する設定を選択することもできます。

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ドキュメント共有の新機能

ドキュメント共有の新機能を使用すると、Outlook 内から SharePoint ドキュメントを収集、プレビュー、編集、および管理できます。

  • 1 か所からのアクセス     Outlook を使用してドキュメントを検索する場合、接続しているすべての SharePoint ドキュメントおよびすべての電子メールの添付ファイルが検索されます。ドキュメント プレビューでは、検索結果も参照できます。

  • 高速編集     Outlook から SharePoint ドキュメントを開いて変更内容を保存する処理は、以前より高速になり、オフラインでも実行できるようになりました。Outlook に接続されている SharePoint のドキュメントおよびフォルダは、バックグラウンドで同期されるため、それぞれのコピーをローカル コンピュータで常に編集できます。

  • プレビュー機能および検索機能     添付ファイルのプレビューおよび検索の、Outlook の新機能は、SharePoint ドキュメントに対しても機能します。

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