Microsoft Query を使用して外部データを取り出す

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Microsoft Query を使用して、外部ソースからデータを取得することができます。 Microsoft Query を使用して企業のデータベースやファイルからデータを取得することで、Excel で分析するデータを再入力する必要はありません。 データベースが新しい情報で更新されるたびに、元のソースデータベースから Excel レポートや集計を自動的に更新することもできます。

Microsoft Query を使用すると、外部データソースに接続し、それらの外部ソースからデータを選択し、ワークシートにデータをインポートし、必要に応じてデータを更新して、ワークシートのデータを外部ソースのデータと同期したままにすることができます。

アクセスできるデータベースの種類     Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server、Microsoft SQL Server OLAP Services など、さまざまな種類のデータベースからデータを取得することができます。 Excel ブックやテキストファイルからデータを取得することもできます。

Microsoft Office には、次のデータソースからデータを取得するために使用できるドライバーが用意されています。

  • Microsoft SQL Server Analysis Services ((z0z_)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • テキストファイルデータベース

他の製造元の ODBC ドライバーやデータソースドライバーを使用して、ここに記載されていないデータソースから情報を取得することもできます。その他の種類の OLAP データベースも含まれます。 ここに記載されていない ODBC ドライバーまたはデータソースドライバーをインストールする方法については、データベースのマニュアルを確認するか、データベースのベンダーにお問い合わせください。

データベースからデータを選ぶ     データベースからデータを取得するには、クエリを作成します。これは、外部データベースに格納されているデータに関する質問です。 たとえば、データが Access データベースに保存されている場合、地域ごとの特定の製品の売上高を把握したい場合があります。 分析対象の製品と地域のデータのみを選択して、データの一部を取得できます。

Microsoft Query を使用すると、必要なデータ列を選択して、そのデータのみを Excel にインポートできます。

1回の操作でワークシートを更新する     Excel ブックで外部データを取得した後、データベースが変更されるたびに、データをz0z_データを使用して分析を更新することができます。これにより、サマリーレポートやグラフを再作成する必要はありません。 たとえば、毎月の売上サマリーを作成し、新しい売上高が表示されたら、毎月更新することができます。

Microsoft Query でデータソースを使用する方法     特定のデータベースのデータソースをセットアップした後は、すべての接続情報を再入力することなく、そのデータベースのデータを選択して取得するために、いつでもそのデータベースを使用できます。 Microsoft Query は、データソースを使用して外部データベースに接続し、使用可能なデータを表示します。 クエリを作成してデータを Excel に返すと、Microsoft Query によって Excel ブックにクエリとデータソースの両方の情報が表示されるため、データを更新するときにデータベースに再接続することができます。

クエリでデータ ソースを使用する方法の図

Microsoft Query を使用してデータをインポートする     Microsoft Query を使用して Excel に外部データをインポートするには、以下の基本的な手順に従います。各手順については、次のセクションで詳しく説明します。

データソースとは     データソースは、Excel と Microsoft Query が外部データベースに接続できるようにするための、保存されている一連の情報です。 Microsoft Query を使用してデータソースをセットアップする場合は、データソースに名前を付け、データベースまたはサーバーの名前、データベースの種類、およびログオンとパスワードの情報を指定します。 この情報には、OBDC ドライバーの名前や、特定の種類のデータベースへの接続を行うプログラムであるデータソースドライバーも含まれています。

Microsoft Query を使用してデータソースをセットアップするには、次の操作を行います。

  1. [データ] タブの [外部データの取り込み] グループで、[その他のデータソース] をクリックし、[ Microsoft Query から] をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • データベース、テキストファイル、または Excel ブックのデータソースを指定するには、[データベース] タブをクリックします。

    • OLAP キューブデータソースを指定するには、[ Olap キューブ] タブをクリックします。 このタブは、Excel から Microsoft Query を実行した場合にのみ使用できます。

  3. _LT_New Data Source>をダブルクリックします。

    または

    [ _LT_New Data Source>] をクリックして、[ OK]をクリックします。

    [新しいデータソースの作成] ダイアログボックスが表示されます。

  4. 手順1で、データソースを識別するための名前を入力します。

  5. 手順2で、データソースとして使用しているデータベースの種類に対応するドライバーをクリックします。

    注: 

    • アクセスする外部データベースが Microsoft Query と共にインストールされている ODBC ドライバーでサポートされていない場合は、次のようなサードパーティベンダーから Microsoft Office と互換性のある ODBC ドライバーを入手してインストールする必要があります。データベース. インストール手順については、データベースベンダーに問い合わせてください。

    • OLAP データベースには、ODBC ドライバーは必要ありません。 Microsoft Query をインストールすると、Microsoft SQL Server Analysis Services を使用して作成されたデータベースのドライバーがインストールされます。 他の OLAP データベースに接続するには、データソースドライバーとクライアントソフトウェアをインストールする必要があります。

  6. [接続] をクリックし、データソースへの接続に必要な情報を入力します。 データベース、Excel ブック、テキストファイルの場合、指定する情報は、選択したデータソースの種類によって異なります。 ログオン名、パスワード、使用しているデータベースのバージョン、データベースの場所、データベースの種類に固有のその他の情報を入力するように求められる場合があります。

    重要: 

    • 大文字、小文字、数字、記号を組み合わせた強力なパスワードを使ってください。 これらの文字を混在させていないパスワードは強固とはいえません。 たとえば、Y6dh!et5 は安全性の高いパスワードです。 House27 は推測されやすいパスワードです。 パスワードは、8 文字以上にする必要があります。 理想は 14 文字以上のパス フレーズです。

    • パスワードは忘れないようにしてください。 パスワードを忘れた場合、Microsoft でパスワードを回復することはできません。 紙に記録したパスワードを、保護する必要がある情報から離れた安全な場所に保管してください。

  7. 必要な情報を入力した後、[ OK ] または [完了] をクリックして、[新しいデータソースの作成] ダイアログボックスに戻ります。

  8. データベースにテーブルがあり、クエリウィザードで特定のテーブルを自動的に表示するには、手順4のボックスをクリックし、目的の表をクリックします。

  9. データソースを使用するときに、ログオン名とパスワードを入力したくない場合は、[データソースの定義にユーザー ID とパスワードを保存する] チェックボックスをオンにします。 保存されているパスワードは暗号化されていません。 このチェックボックスを使用できない場合は、データベース管理者に問い合わせて、このオプションを使用できるかどうかを確認してください。

    セキュリティ メモ: データ ソースに接続するときは、ログオン情報を保存しないでください。 この情報はプレーン テキストとして格納されることがあり、悪意のあるユーザーが情報にアクセスしてデータ ソースのセキュリティを侵害する可能性があります。

これらの手順を完了すると、データソースの名前が[データソースの選択] ダイアログボックスに表示されます。

ほとんどのクエリでクエリウィザードを使用する     クエリウィザードを使用すると、データベース内のさまざまなテーブルやフィールドからデータを簡単に選択してまとめることができます。 クエリウィザードを使用すると、含めるテーブルとフィールドを選ぶことができます。 内部結合 (同一フィールド値に基づいて2つのテーブルの行を結合するクエリ操作) は、ウィザードが1つのテーブルの主キーフィールドと2番目のテーブルに同じ名前のフィールドを認識したときに自動的に作成されます。

ウィザードを使用して、結果セットを並べ替えたり、簡単にフィルター処理を実行したりすることもできます。 ウィザードの最後の手順では、データを Excel に返すか、Microsoft Query でクエリをさらに絞り込むかを選択できます。 クエリを作成した後、Excel と Microsoft Query のどちらでも実行できます。

クエリウィザードを起動するには、次の手順を実行します。

  1. [データ] タブの [外部データの取り込み] グループで、[その他のデータソース] をクリックし、[ Microsoft Query から] をクリックします。

  2. [データソースの選択] ダイアログボックスで、[クエリウィザードを使ってクエリを作成/編集する] チェックボックスがオンになっていることを確認します。

  3. 使用するデータソースをダブルクリックします。

    または

    使用するデータソースをクリックし、[ OK]をクリックします。

他の種類のクエリに対して Microsoft Query で直接作業する     クエリウィザードで使用できるよりも複雑なクエリを作成する場合は、Microsoft Query で直接作業を行うことができます。 Microsoft Query を使用して、クエリウィザードで作成したクエリを表示したり、変更したりすることができます。また、ウィザードを使わずに新しいクエリを作成することもできます。 次のようなクエリを作成する場合は、Microsoft Query で直接作業を行います。

  • フィールドから特定のデータを選択する     大規模なデータベースでは、フィールド内のデータの一部を選択し、不要なデータを除外することができます。 たとえば、多くの製品に関する情報を含むフィールドに、2つの製品のデータが必要な場合は、 _ z0z_を使用して、必要な2つの製品についてのみデータを選択することができます。

  • クエリを実行するたびに、さまざまな条件に基づいてデータを取得する     各地域の個別の売上報告書など、同じ外部データ内の複数の領域について同じ Excel レポートまたはサマリーを作成する必要がある場合は、 _ z0z_を作成できます。 パラメータークエリを実行すると、クエリでレコードを選ぶときに抽出条件として使用する値を入力するように求められます。 たとえば、パラメータークエリで特定の地域を入力するように求められる場合があります。このクエリを再利用して、各地域の売上レポートを作成することができます。

  • さまざまな方法でデータを結合する     クエリウィザードで作成される内部結合は、クエリの作成で使用される最も一般的な結合の種類です。 ただし、場合によっては、別の種類の結合を使用する必要があります。 たとえば、製品の販売情報と顧客情報のテーブルがある場合、内部結合 (クエリウィザードによって作成された型) を使用すると、購入していない顧客の顧客レコードを取得できなくなります。 Microsoft Query を使用すると、これらのテーブルを結合して、すべての顧客レコードと、購入した顧客の売上データを取得することができます。

Microsoft Query を起動するには、次の手順を実行します。

  1. [データ] タブの [外部データの取り込み] グループで、[その他のデータソース] をクリックし、[ Microsoft Query から] をクリックします。

  2. [データソースの選択] ダイアログボックスで、[クエリウィザードを使ってクエリを作成/編集する] チェックボックスがオフになっていることを確認します。

  3. 使用するデータソースをダブルクリックします。

    または

    使用するデータソースをクリックし、[ OK]をクリックします。

クエリを再利用して共有する     クエリウィザードと Microsoft Query のどちらでも、クエリを .dqy ファイルとして保存し、変更、再利用、共有を行うことができます。 Excel では、.dqy ファイルを直接開くことができます。これにより、ユーザーは、または他のユーザーが同じクエリから他の外部データ範囲を作成できます。

Excel から保存したクエリを開くには、次の操作を行います。

  1. [データ] タブの [外部データの取り込み] グループで、[その他のデータソース] をクリックし、[ Microsoft Query から] をクリックします。 [データソースの選択] ダイアログボックスが表示されます。

  2. [データソースの選択] ダイアログボックスで、[クエリ] タブをクリックします。

  3. 開きたい保存済みクエリをダブルクリックします。 クエリが Microsoft Query に表示されます。

保存したクエリを開き、Microsoft Query を既に開いている場合は、Microsoft Query の [ファイル] メニューをクリックし、[開く] をクリックします。

.Dqy ファイルをダブルクリックすると、Excel が開き、クエリが実行され、結果が新しいワークシートに挿入されます。

外部データに基づく Excel の集計またはレポートを共有する場合は、外部データ範囲が含まれているブックを他のユーザーに提供するか、または " z0z_" を作成することができます。 テンプレートを使用すると、ファイルのサイズが小さくなるように、外部データを保存することなく、サマリーまたはレポートを保存することができます。 外部データは、ユーザーがレポートテンプレートを開いたときに取得されます。

クエリウィザードまたは Microsoft Query でクエリを作成した後は、Excel ワークシートにデータを返すことができます。 データは、書式設定と更新が可能なz0z_または _ z1z_になります。

取得したデータの書式設定     Excel では、グラフや自動小計などのツールを使用して、Microsoft Query によって取得されたデータを表示し、集計することができます。 データを書式設定できます。外部データを更新すると、書式設定は保持されます。 フィールド名の代わりに、独自の列ラベルを使用して、自動的に行番号を追加することができます。

Excel では、範囲の末尾に入力した新しいデータを、前の行と一致するように自動的に書式設定できます。 Excel では、前の行で繰り返し使用されている数式を自動的にコピーし、追加の行に拡張することもできます。

注: 範囲内の新しい行に拡張するために、書式および数式は、上の5行の少なくとも3つの行に表示される必要があります。

いつでもこのオプションをオンにすることができます。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

    (_) Z0z_: Microsoft Office ボタンをクリックします。 [Excel のオプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [編集オプション] セクションで、[データ範囲の書式と数式の拡張] チェックボックスをオンにします。 データ範囲の自動書式設定をもう一度オフにするには、このチェックボックスをオフにします。

<c0>外部データの更新</c0>。     外部データを更新する場合は、クエリを実行して、指定した新しいデータまたは変更されたデータを取得します。 クエリは、Microsoft Query と Excel の両方で更新できます。 Excel では、ブックを開いたときにデータを更新し、一定の間隔で自動的に更新するなど、クエリを更新するためのいくつかのオプションが用意されています。 データの更新中も Excel での作業を続けることができます。また、データの更新中に状態を確認することもできます。 詳細については、「接続されている (インポートされた) データを更新する」をご覧ください。

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