Microsoft Office SharePoint Server 2007 の概要

ここでは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 の概要を示し、このアプリケーションを使用してコンテンツをより良く管理および分析し、ビジネス プロセスを簡素化し、組織内の他のユーザーと情報を共有する方法について説明します。

注: ここでは、IT 担当者や開発者を対象とした Office SharePoint Server 2007 の機能については扱いません。Office SharePoint Server 2007 の管理または機能の拡張に関する詳細のリンクについては、「関連項目」を参照してください。

Office SharePoint Server 2007 の概要

Office SharePoint Server 2007 と Windows SharePoint Services の関係

グループ作業

ユーザーと個人用設定

検索

コンテンツ管理

ビジネス プロセスとフォーム

ビジネス インテリジェンス

Office SharePoint Server 2007 の概要

Office SharePoint Server 2007 は、2007 Microsoft Office system の一部である新しいサーバー アプリケーションです。組織では、このアプリケーションを使用してグループ作業を簡単に行い、コンテンツ管理機能を利用し、ビジネス プロセスを実装して、組織の目標やプロセスに不可欠な情報へのアクセスを実現することができます。

Office SharePoint Server 2007 のサイト テンプレートや他の機能を使用すると、コンテンツの発行、コンテンツ管理、レコード管理、またはビジネス インテリジェンスについて、組織が抱える特定のニーズをサポートするサイトを、すばやく効率的に作成することができます。たとえば、組織のポータル サイトやインターネット プレゼンス サイトなどのエンタープライズ レベル サイト、コンテンツ レポジトリや会議ワークスペースなどの特殊なサイトを作成できます。これらのサイトにより、組織内のユーザーや組織外のユーザーとグループ作業を行い、情報を共有できます。さらに、Office SharePoint Server 2007 を使用すると、人、ドキュメント、およびデータを効果的に検索したり、フォーム駆動型ビジネス プロセスをデザインして運用したり、大量のビジネス データにアクセスして分析したりすることもできます。

Office SharePoint Server 2007 を使用すると、次のようなことができます。

  • 組織の他のユーザーと効果的にグループ作業を行う。たとえば、予定表を使用して、チーム イベントがいつ発生するかを確認したり、ドキュメント ライブラリを使用して、チーム、部門、または組織のドキュメントを格納したりできます。また、ブログを使って問題について話し合ったり、Wiki (ユーザー管理の知識ベース) に情報を取得して保持したりできます。

  • 情報を管理し、他のユーザーと共有できる個人用サイトを作成する。たとえば、ユーザー独自の個人用サイトを作成し、すべてのドキュメント、タスク、リンク、Microsoft Office Outlook 2007 予定表、仕事仲間、およびその他の個人情報を一元的に作成することができます。

  • 人、専門知識、およびビジネス アプリケーションのデータを検索する。たとえば、イントラネットで個人用サイトを検索すると、名前を知らない場合でも、特定のスキルや興味を持っているユーザーを見つけることができます。また、企業データベースやカスタマ リレーションシップ マネジメント (CRM) などのエンタープライズ ビジネス アプリケーションでデータを検索することもできます。

  • ドキュメント、レコード、および Web コンテンツを管理する。たとえば、一定の時間が経過した後に、ドキュメントを破棄するか有効期限が切れるようにするプロセスを開発することができます。

  • データベースや他のビジネス アプリケーションと連携する XML ベースのビジネス フォームをホストする。たとえば、地方自治体では、Microsoft Office InfoPath 2007 で各種申請フォームをデザインし、Office SharePoint Server 2007 にホストすると、ユーザーがブラウザから直接フォームに入力するようにできます。フォームに入力されたデータは、自治体のネットワークのデータベースに送信することができます。

  • SAP、Siebel、Microsoft SQL Server 2005 などのビジネス アプリケーションにリンクし、レポート、リスト、および主要業績評価指標 (KPI) を簡単に発行する。

Microsoft Office system プログラムとの Office SharePoint Server 2007 の動作

Office SharePoint Server 2007 は、2007 Microsoft Office system の他のプログラムやサーバーと効果的に連携するように設計されています。次の一覧は、可能な処理の例を示しています。

  • Microsoft Office PowerPoint 2007 を使用している場合は、Office SharePoint Server 2007 サイトで他のユーザーと共有できる PowerPoint スライドのライブラリを作成できます。

  • Microsoft Office Access 2007 を使用している場合は、SharePoint リストをオフラインで利用できるように取得し、Office Access 2007 のレポート機能を使用してこのリストのデータを表示したり、レポートを作成したりできます。たとえば、出張中には、SharePoint リストのローカル コピーをラップトップ コンピュータに保持し、Office Access 2007 のテーブルとまったく同じように編集したり、クエリを実行したりできます。SharePoint リストを使用するフォームとレポートは完全な対話型であり、後で再びラップトップをオンラインに切り替えたときに、Office Access 2007 によりローカルのリストとオンラインのリストを同期することができます。

  • Office Outlook 2007 を使用する場合は、ドキュメント ライブラリをオフラインで参照できます。Outlook の他のフォルダとまったく同じように、SharePoint フォルダが表示されます。

  • Office InfoPath 2007 を使用している場合は、ブラウザ互換フォーム テンプレートをデザインし、Office SharePoint Server 2007 サイトに発行して、Web ブラウザで使用できるようにすることができます。

  • Microsoft Office Excel 2007 を使用している場合は、ワークシートを SharePoint サイトに保存し、ユーザーがブラウザを使用してそのワークシートにアクセスできるようにすることができます。このワークシートを使用して、一元的な最新バージョンを維持して効率よく共有しながら、ワークシートに埋め込まれた財務モデルなどの機密情報を保護できます。

  • Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を使用している場合は、Office SharePoint Server 2007 サイトとワークフローをカスタマイズし、直感的な WYSIWYG 環境を作成できます。SharePoint サイトはニーズに合わせて変更し、最新の ASP.NET テクノロジ、Extensible Hypertext Markup Language (XHTML) コードなど従来の Web 標準、およびカスケード スタイル シート (CSS) を使用して企業ブランドを設定できます。たとえば、ビジネス アナリストであれば、顧客事例のビデオを作成するためのグループ作業用の新しい Office SharePoint Server 2007 サイトを作成およびカスタマイズするよう依頼されることが考えられます。この場合は、Office SharePoint Designer 2007 を使用して、ライター、ビデオ撮影者、およびマーケティングのチーム メンバーが、顧客事例ビデオ作成のグループ作業を進められる、新しい Office SharePoint Server 2007 サイトを作成することができます。

  • 2007 Office リリース の多くのプログラムでは、ドキュメントの上部に表示される編集可能フィールドのセットである、ドキュメント情報パネルでサーバー ドキュメントのプロパティを更新することができます。たとえば、Word 文書では、作成者名、作成日、および文書の種類のプロパティの変更が必要になることがあります。この機能を使用すると、サーバーで目的の情報を検索するのが簡単になります。たとえば、顧客のプロパティが、特定の顧客の名前に一致するすべてのプレス リリースをすばやく検索することができます。

  • 2007 Office リリースのプログラムの多くから、ワークフローの開始やワークフローへの参加が可能です。ワークフローとは、あるビジネス プロセスに関連する処理または作業の特定の流れに沿ってドキュメントやアイテムの処理を自動化したものです。ワークフローを使用すると、ドキュメントの承認や確認など、共通のビジネス プロセスを一貫して管理することができます。

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Office SharePoint Server 2007 と Windows SharePoint Services の関係

Office SharePoint Server 2007 および Microsoft Windows SharePoint Services の違いと、それらの関係について説明します。

Office SharePoint Server 2007 は、Windows SharePoint Services テクノロジを使用する製品です。Windows SharePoint Services に用意されている機能は、Office SharePoint Server 2007 でも利用できます。これには、一元化されたリストとライブラリ、ブログ、Wiki、および会議ワークスペースなどのチーム ワークスペースを作成する機能が含まれます。

Office SharePoint Server 2007 では、リスト ライブラリとドキュメント ライブラリ、サイトの管理、およびサイトのカスタマイズ用の一貫性のある使い慣れたフレームワークを提供するために、Windows SharePoint Services が使用されます。ただし、Office SharePoint Server 2007 では、Windows SharePoint Services サイトでは利用できない拡張機能または追加の機能が提供されます。たとえば、Office SharePoint Server 2007 では Windows SharePoint Services と同じ検索テクノロジが使用されますが、SAP、Siebel、および他のビジネス アプリケーションでビジネス データを検索する機能など、特に大企業のユーザーにとって有益な追加の機能が含まれています。

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グループ作業

Office SharePoint Server 2007 の次の機能を使用すると、組織内の他のユーザーとより効率的かつ効果的に作業を行うことができます。

サイト テンプレートを使用してグループ作業を行う、または会議を管理する    新しい Office SharePoint Server 2007 サイトを作成するときは、他のユーザーとグループ作業を行い、会議を管理するために用意されているいくつかのサイト テンプレートから 1 つを選択し、それを基にサイトを作成できます。たとえば、[グループ作業] グループのサイト テンプレートは、組織内のチームがプロジェクトを遂行し、ドキュメントのグループ作業を行うためのテンプレートです。またたとえば、[ドキュメント ワークスペース] サイト テンプレートを使用すると、他のユーザーとドキュメントを処理することができます。また、[会議] グループのサイト テンプレートは、組織内のチームが異なる種類の会議を管理できるように設計されています。このグループのテンプレートは、基本的な会議から意思決定を行うことを目的とした会議やイベントまで、あらゆる種類の会議に対応しています。

ドキュメント、連絡先、仕事、および予定表を共有する    Office SharePoint Server 2007 予定表は Outlook と同期することができます。終日イベントを入力したり、さまざなま種類の定期的なイベントを指定したりできます。また、視覚的な日ビューおよび月ビューにより、チームのプロジェクトをより効果的に管理できます。

Wiki サイトを使用して簡単にアイデアを交換する    Wiki サイトを使用すると、アイデアを交換したり、チームのデザインを共同で考えたり、知識データベースを構築したりできます。また、日常的な情報収集手段としても利用でき、この情報は簡単に作成および変更することができます。チーム メンバーはブラウザから Wiki に投稿することができるので、ワード プロセッサや特別な技術的な知識は必要ありません。

ブログを使用してアイデアを共有する     ブログは Web ログとも呼ばれ、頻繁に記事が投稿され、投稿した記事は日付順に並べられます。投稿は最新のものから順に表示されます。Office SharePoint Server 2007 では、数回のクリック操作だけで、ブログの作成、ブログへの投稿、ブログの更新情報の購読、およびブログのカスタマイズを簡単に行うことができます。ブログではコメントを受け付けたり、コメント機能をオフにすることができます。ブログの使用方法としては、考えやビジョンを共有するために日誌として役員が使用する、顧客との関係を構築するためのコミュニティとする、チームがニュースやヒントを共有する非公式のサイトとすることなどが考えられます。

RSS を使用してリストやライブラリの更新情報を受け取る    リストとライブラリは RSS (Really Simple Syndication) テクノロジを使用するので、ワークグループのメンバーは自動的に更新情報を受け取ることができます。RSS は、ニュース、ブログ、および興味のあるその他のアイテムの更新情報または "配信" を 1 つの場所でまとめて受け取り、表示できるようにするテクノロジです。

プロジェクトを管理する    ガント チャートを含むプロジェクト タスク リストを作成できます。ガント チャートには、チーム タスクの日程および進捗状況を監視するために使用できる、プロジェクト タスクの視覚的な概要が示されます。

コンテンツへのモバイル アクセスを可能にする    ポータル、チーム サイト、およびリストをモバイル デバイスで表示できます。これにより、外出中であってもチームのプロジェクトや仕事の最新情報を得ることができます。たとえば、リストは携帯電話 (または国際標準をサポートする他の通信デバイス) に簡略化されたテキスト形式で、各ページの内容をスクロールできるリンクと共に表示されます。リストが更新されたときには、通知を受信することもできます。

Office SharePoint Server 2007 に電子メールを送信する    電子メールを使用して、Office SharePoint Server 2007 サイトのディスカッション、会議、およびドキュメントに参加することができます。電子メールをチームに送信して仕事とプロジェクトについて話し合うのと同じように、電子メールを Office SharePoint Server 2007 サイトまたは特定のリストかライブラリに送信できます。サイトまたはリストに送信された電子メールはアーカイブできるので、サイト上でディスカッションを簡単にたどることができ、込み入った受信トレイからメッセージを検索する必要もありません。

ドキュメントを管理し、一部の種類のリストをオフラインにする    重要な作業は持ち出すことができます。Microsoft Office Outlook 2007 など、Office SharePoint Server 2007 と互換性のある一部の電子メール プログラムでは、予定表、連絡先、タスク、およびディスカッションの各リストで、ライブラリとアイテムでファイルをオフラインにして作業することができます。後でオンラインに切り替えたときに、サーバー上のファイルを更新できます。リスト アイテムは自動的に更新されます。

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ユーザーと個人用設定

Office SharePoint Server 2007 の次の機能を使用すると、必要なスキル、知識、およびプロジェクトの経験を持つ組織内のユーザーと連絡をとることができます。

個人用サイト    個人用サイトは、コンテンツ、リンク、および連絡先を保存するための一元化された場所を提供するサイトです。また、そのユーザーに関する情報を他のユーザーが検索する場所になり、コンテンツ プロバイダによるコンテンツの提供先にもなります。個人用サイトは、各ユーザー専用のサイトとなり、各ユーザーが自分で、自分のために独自の設定を施すことができます。各サイトは、管理された方法でコンテンツ、情報、およびアプリケーションを格納、提供、表示、および管理するために使用できます。また、スキルとロール、仕事仲間と上司、ユーザーが属しているグループと配布リスト、ユーザーが作業中のドキュメントなど、ユーザーに関する情報を表示するためにも使用できます。さらに、各サイトには厳格なプライバシー管理メカニズムとセキュリティ メカニズムが備わっているので、各ユーザーはだれにどれだけの情報を提供するかを選択できます。Office SharePoint Server 2007 ユーザーごとに、個別の個人用サイトが利用できます。個人用サイトを使用すると、次のような利点があります。

  • すべてのドキュメント、タスク、リンク、Microsoft Office Outlook 予定表、仕事仲間、およびその他の個人情報を表示し、管理するための一元的な場所が得られます。

  • SharePoint ユーザーは、特定のユーザーのパブリック ページを表示すると、そのユーザーへの連絡方法、専門分野、現在のプロジェクト、および仕事仲間を知ることができます。

  • コンテンツ プロバイダは、ユーザーの役職、部署、興味分野などのプロファイルを使用して、ユーザーにとって有益な情報をサイトに配置することができます。

  • これにより、管理者は個人設定された Web サイトおよび Web パーツを提供することができます。

ソーシャル ネットワーク機能    自分のパブリック ホーム ページを通じて組織内の他のユーザーと情報を共有するのと同じように、他のユーザーの個人用サイトのパブリック ホーム ページを通じて他のユーザーを検索し、接続することができます。ポータル サイトに名前が表示される場合は、その名前をクリックすると、そのユーザーの個人用サイトが表示されます。このサイトと、作業を行うために役立つような配布リストのメンバシップ、リスト、サイトへのリンク、ユーザー、およびドキュメントを表示できます。また、共通して持っている情報も表示できます。

プライバシーの管理    個人用サイトのパブリック コンテンツでプライバシー設定を使用すると、特定のカテゴリのユーザーのみが自分のサイトの情報を表示するように Office SharePoint Server 2007 を設定できます。プライバシー グループを使用すると、特定のユーザーのみが、個人用サイトのホーム ページに含めた個人情報の一部を表示するようにできます。これは、携帯電話番号などの個人情報を、ワークグループまたは上司のみと共有したい場合に便利です。コンテンツを表示できるユーザーには、5 つのカテゴリ ([すべてのユーザー]、[自分の仕事仲間]、[自分の業務グループ]、[自分の管理者]、および [自分のみ]) があります。

対象ユーザー    対象ユーザーを使用すると、リスト アイテム、ライブラリ アイテム、ナビゲーション リンク、Web パーツ全体などのコンテンツを、特定のグループのユーザーに表示することができます。これは、特定のグループのユーザーのみに関連する情報を提供したい場合に便利です。たとえば、法務部のユーザーのみに表示される契約書の一覧が含まれる Web パーツを、法務部のポータルに追加することができます。SharePoint リストまたはライブラリのアイテムは、特定のユーザーを対象にすることができます。そのためには、コンテンツのクエリ Web パーツを使用します。その他の種類の Web パーツとそのコンテンツも、特定のユーザーを対象にすることができます。さらに、サイト ナビゲーションのリンクも対象ユーザーを設定できます。この場合、ユーザーには関連のあるナビゲーション リンクのみが表示されるので、ユーザーが行う操作が簡単になります。

プレゼンスと空き時間情報    Office SharePoint Server 2007 でユーザーの名前が表示される場所には、リアルタイムの空き時間情報スマート タグ アイコンが表示され、ユーザーがオンラインで、電話会議、音声会議、インスタント メッセージング、または双方向のビデオ会議に参加できるかどうかが示されます。

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検索

検索の目的は、目的の情報またはユーザーを見つけ出すことです。ここでは、たとえば仕事を完了するために必要な知識を持っているユーザーを検索する機能など、Office SharePoint Server 2007 での検索関連機能の概要を示します。

検索センター    検索センターは、クエリを開始し、検索結果を参照するための一元的な場所を提供するサイトです。あるユーザーが自分に関する情報を個人用サイト ページに追加すると、組織内の他のユーザーは、検索センターを使用してそのユーザーを見つけ、そのユーザーのプロジェクトに関する情報と、仲間のユーザーを検索します。Office SharePoint Server 2007 には、検索センターを作成するために次のサイト テンプレートが用意されています。

  • 検索センター    検索機能を提供するサイトを作成する場合は、このサイト テンプレートを選択します。メインのウェルカム ページには、中央にシンプルな検索ボックスがあります。このサイトには、検索結果を表示するページと高度な検索を行うページが含まれています。

  • タブ付き検索センター    検索機能を提供するサイトを作成する場合は、このテンプレートを選択します。メインのウェルカム ページには、中央にシンプルな検索ボックスがあります。このサイトには 2 つのタブがあり、1 つは一般的な検索用のタブ、もう 1 つは人に関する情報を検索するタブです。タブを追加してカスタマイズし、他の検索範囲または検索結果を表示することができます。

イントラネット上のドキュメントを検索する    特定の単語または語句が含まれるドキュメント、特定の言語で書かれたドキュメント、特定のアプリケーションで作成されたドキュメント、または特定のプロパティを持つドキュメントを検索することができます。Office SharePoint Server 2007 には、検索範囲を絞り込むことができる便利な機能も用意されています。たとえば、"international society" に完全に一致する語句を含み、スペイン語または日本語で書かれたドキュメントのみを検索することができます。

イントラネット上のユーザーを検索する    目的のユーザーを正しく検索できるかどうかは、すばやく仕事を完了するために不可欠な場合があります。ユーザーは名前で検索するか、スキル、現在のプロジェクト、役職など、他のプロファイルの詳細を使用することができます。また、SAP、Siebel、カスタマイズされたデータベースなど、組織のエンタープライズ アプリケーションでユーザーを検索することもできます。

SAP、Siebel、および他のエンタープライズ アプリケーションでビジネス データを検索する    Office SharePoint Server 2007 の検索機能を使用すると、組織のエンタープライズ アプリケーションで情報を検索できます。これらのエンタープライズ アプリケーションは、経理、在庫管理、サプライ チェーンの管理などの仕事に特化したビジネス プログラムです。これらのアプリケーションには、SAP、Siebel、および組織用に作成されたカスタム データベースが含まれます。

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コンテンツ管理

Office SharePoint Server 2007 のコンテンツ管理機能は、次の 3 つのカテゴリに分類されます。

  • ドキュメント管理

  • レコード管理

  • Web コンテンツ管理

Windows SharePoint Services 3.0 には、ドキュメント管理作業の基盤となる機能が用意されています。これには、バージョンの管理機能、説明のメタデータ機能、ワークフローの機能、コンテンツの種類、監査、およびドキュメント ライブラリ、フォルダ、個別のドキュメント レベルでのロール ベースのアクセス制御が含まれます。

Office SharePoint Server 2007 は、これらの機能を拡張し、より高度な作成、ビジネス ドキュメント処理、Web コンテンツの管理と発行、レコード管理、ポリシー管理、および複数言語による発行のサポートを実現します。

ドキュメント管理

ドキュメント管理により、組織内のドキュメントのライフサイクル (作成方法、確認方法、発行方法、およびアクセス方法) が管理されます。ライフサイクルのどの段階であっても、ドキュメントの管理には頭を悩まされます。平均的なドキュメントのライフサイクルについて考えてみましょう。最初に、ドキュメントは作成、保存されます。次に、他のユーザーと共有されたり、他のユーザーによって変更されたりします。新しいバージョンが作成された場合は、それらを追跡して整理する必要があります。Office SharePoint Server 2007 を使用すると、ドキュメントのライフサイクルのすべての段階で適切なポリシーを有効にし、ドキュメントの格納、管理、およびアクセスに一元化されたレポジトリを使用し、ラベルとバーコードを使用して効率的にドキュメントを追跡できます。

Office SharePoint Server 2007 には、ドキュメント管理をサポートするために次の機能が用意されています。

[ドキュメント センター] サイト テンプレート    [ドキュメント センター] サイト テンプレートを使用すると、高度に構造化されたドキュメント管理シナリオをサポートする、大規模なドキュメント管理サイトを作成できます。[ドキュメント センター] サイト テンプレートの既定の設定では、強力なコンテンツ管理がサポートされます。具体的には、編集前にチェックアウトが必要になり、メジャー バージョンおよびマイナー バージョンが有効になり、複数のコンテンツ タイプのサポートが有効になり、時間の経過と共にコンテンツの変更を追跡する監査が有効になります。

翻訳管理ライブラリ    翻訳管理ライブラリを使用すると、手動のドキュメント翻訳作業を容易にするビューと機能により、翻訳されたドキュメントの作成、保存、および管理を支援します。このライブラリには、原版ドキュメントごとに翻訳をグループ化する、カスタマイズされたビューがあります。また、手動の翻訳作業の管理に使用できる翻訳管理ワークフローも用意されています。

ドキュメント変換フレームワーク    Office SharePoint Server 2007 では、サーバー側でのドキュメントのファイル形式の変換をサポートします。

2007 Microsoft Office system クライアント プログラムの統合    Office SharePoint Server 2007 の多くのドキュメント管理機能は、2007 Office リリース クライアント プログラムとの緊密な統合によって強力に拡張されます。Office 2007 クライアント プログラム内からは、次のことができます。

  • ワークフロー タスクを開始し、完了する

  • ドキュメント情報パネルを使ってサーバー ドキュメントのプロパティを更新する

  • メッセージ バーでサーバー ドキュメントの情報管理ポリシー ステートメントを表示する

  • Microsoft Office Word 内でサーバー ドキュメントのバージョンを比較する

  • サーバー ドキュメントにバーコードまたはラベルを挿入する

レコード管理

レコード管理は、企業のポリシーに基づいて、一貫性のある統一された方法で企業レコード (企業の履歴、知識、および法的防御に重要と思われる情報) を収集、管理、および処理するプロセスです。これらのポリシーは、企業が行う仕事の種類、直面している法的なリスクの種類、および該当する法律や規制によって決定されます。Office SharePoint Server 2007 には、組織において正式なレコード管理機能を作成し、サポートするための新機能が用意されています。

情報管理ポリシー    Office SharePoint Server 2007 サイトでは情報管理ポリシーを定義して使用し、企業のビジネス プロセスまたは情報管理のための法的な規制への準拠を強制することができます。サイト管理者またはリスト管理者は、情報管理ポリシーを使用すると、コンテンツの管理方法を実施できます。Office SharePoint Server 2007 には、組織が単独または組み合わせて使用し、サイト用の情報管理ポリシーを定義できる、定義済みのポリシー機能がいくつか用意されています。サイト コレクション全体、または特定のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対して定義できるこれらのポリシー機能には、[監査]、[バーコード]、[ラベル]、[アーカイブ用のフォーム変換]、および [有効期限] があります。さらに、情報管理のカスタム ポリシーを作成することができます。

Information Rights Management (IRM)    Office SharePoint Server 2007 では、IRM を使用すると、SharePoint リストまたはライブラリからダウンロードされたファイルでユーザーが実行できる操作を制限できます。IRM により、ダウンロードされたファイルが暗号化され、ファイルの解読が許可されるユーザーおよびプログラムが制限されます。IRM では、ファイルを読み取ることができるユーザーの権限も制限できるので、ユーザーがファイルを印刷したり、テキストをコピーしたりする操作を実行できないようにすることもできます。

レコード センター サイト テンプレート    Office SharePoint Server 2007 のレコード センター サイト テンプレートは、組織によるレコード管理と保持プログラムの実装を支援するように設計されています。このサイト テンプレートを使用すると、追加のレコード管理機能により標準の Office SharePoint Server 2007 機能が拡張され、次の機能が提供されます。

  • 保管庫の機能    [レコード センター] サイト テンプレートには、テンプレート内に格納されるレコードの整合性を確認するいくつかの機能があります。レコードがシステムによって自動的に変更されることはありません。つまり、サイトにアップロードされ、後でダウンロードされるレコードは常に同じになります。[レコード センター] サイトの既定の設定により、ドキュメントのコンテンツに対して行われたバージョン管理や、特定の種類の変更の監査によってレコードを直接改ざんすることも防止されます。レコードの管理者は、レコードのメタデータとは別に、アイテムのメタデータを追加し、管理することができます。メタデータへの変更もバージョン管理されます。

  • レコード ルーティング    レコード ルーティング リストを定義して、レコード センターに送信されるレコードが適切なライブラリに自動的にルーティングされるようにできます。

  • 情報管理ポリシーの強制    Office SharePoint Server 2007 に含まれている [監査]、[有効期限]、および [バーコード] の各ポリシー機能はレコード管理に役立ちます。

  • 保留    Office SharePoint Server 2007 には、レコードを保留できるようにすることで、法的な調査に対応できるようにします。訴訟や調査の対象となるレコードは、保留リストに追加し、レコード管理ポリシーと有効期限の対象外とすることができます。アイテムは同時に 1 つ以上の保留リストに追加できます。

  • レコード収集インターフェイス    ユーザーおよび自動化されたシステムは、サイトのコンテンツへのアクセス権またはアクセス許可を必ずしも持っていなくても、レコード センター サイトに簡単にコンテンツを送信することができます。コンテンツは SOAP プロトコルを使用して Web サービスから送信するか、SMTP プロトコルを使用して電子メールによって送信できます。

Microsoft Exchange Server 2007 との統合    Office SharePoint Server 2007 は Exchange 2007 と緊密に統合されます。この統合により、Office Outlook 2007 でユーザーに公開される管理対象電子メール フォルダを Exchange で作成することができます。保持期間、クォータなどを指定する、これらのフォルダの情報管理ポリシーを定義できます。また、これらのフォルダを使用して、Office SharePoint Server 2007 に実装されているレコード センター サイトに電子メールを送信できます。電子メール レコードは、受信トレイから、適切な管理対象電子メール フォルダにドラッグ アンド ドロップすることができます。

Web コンテンツ管理

Office SharePoint Server 2007 には、エンタープライズ イントラネット ポータル、企業インターネット プレゼンス Web サイト、および部門ポータル サイトをデザイン、展開、および管理するのに便利な多くの機能が含まれています。これらの機能を使用すると、Web コンテンツをタイムリーに作成、発行し、結果として複数のサイトを管理するコストとオーバーヘッドを減らすことができます。

テンプレート ベースの Web ページ    Office SharePoint Server 2007 の Web コンテンツ管理機能を使用すると、テンプレート ベースの Web ページを作成、編集、および管理できます。そのためには、ページ レイアウトを作成し、作成者と作成者によるコンテンツの作成、ユーザーとユーザーによるコンテンツの表示に合わせて Web ページのテンプレートを作成し、管理します。

サイト テンプレートを発行する    新しい Office SharePoint Server 2007 サイトを作成するときは、最初の手順として、組織が持っているコンテンツ発行のニーズをサポートするテンプレートを含めて、異なる種類のサイト テンプレートから 1 つを選択します。発行グループのサイト テンプレートを使用すると、エンタープライズ イントラネット ポータル、企業インターネット プレゼンス Web サイト、および部門ポータル サイトをデザイン、展開、および管理できます。発行グループのすべてのサイト テンプレートでは、ページ編集ツールバー、コンテンツ エディタ、およびチェックアウトを含む発行機能が有効になっています。

  • [ニュース サイト]    ニュース記事やニュース記事へのリンクをすばやく簡単に提供するサイトを作成する場合は、このサイト テンプレートを選択します。このテンプレートには、サンプルのニュース ページ レイアウトと、古いニュースを保存するアーカイブが含まれています。また、閲覧者やニュースの提供者用に、使いやすいレイアウトも用意されています。このサイト テンプレートには、効率的なニュース配信を可能にする 2 つの Web パーツ (RSS ビューアおよび画像で見る 1 週間) も用意されています。

  • [ワークフロー付き発行サイト]    承認ワークフローを使用してスケジュールに沿って Web ページを発行するサイトを作成する場合は、このサイト テンプレートを選択します。このテンプレートには、Web 発行アセットを格納するドキュメントと画像ライブラリが含まれています。たとえば、発行する前にその内容に関する専門家の確認を必要とする技術記事を表示するサイトを作成することができます。

  • [グループ作業ポータル]    イントラネット部門ポータルの開始サイト階層を作成する場合は、このサイトを選択します。このサイトには、ホーム ページ、ニュース サイト、サイト ディレクトリ、およびタブ付き検索センターが含まれています。通常、このサイトには閲覧者とほぼ同数の投稿者がいて、チーム サイトをホストするために使用されます。この種類のテンプレートは、従業員が共同でドキュメントや Web ページを発行する部門ポータルを作成するときに役立ちます。このサイト テンプレートは、サーバーの全体管理内でサイト コレクションを作成するときのみ利用できます。

  • [発行ポータル]    インターネット用のサイトまたは大規模なイントラネット ポータルの開始サイト階層を作成する場合は、このテンプレートを選択します。このサイトは、独自性のある企業ブランドを使用して簡単にカスタマイズできます。このテンプレートには、ホーム ページ、サンプルのプレス リリース サブサイト、検索センター、およびログイン ページが含まれています。通常、このサイトには投稿者よりも多い数の閲覧者がいて、承認ワークフローを使って Web ページを発行するために使用されます。既定では、このサイト テンプレートを使用して作成するサイトでは、ワークフローを使って発行サブサイトのみを作成できます。このサイト テンプレートは、サーバーの全体管理内でサイト コレクションを作成するときのみ利用できます。

Office SharePoint Designer 2007 との統合    Office SharePoint Designer 2007 は、Office SharePoint Server 2007 Web サイトを作成およびカスタマイズし、SharePoint テクノロジに基づくワークフローが有効なアプリケーションを構築するための新しい製品です。Office SharePoint Designer 2007 を使用して、Office SharePoint Server 2007 サイトをカスタマイズできます。これにより、ポータル サイトやポータル ページをこれまでにない柔軟性と機能によりデザインし、拡張することができます。たとえば、最新の編集ツールを使用して、SharePoint サイトのカスケード スタイル シート (CSS) ファイルを編集できます。

コンテキスト内の Web ページ作成    Office SharePoint Server 2007 に付属のリッチ テキスト エディタを使って Web ページを作成できます。テキスト編集モードでは、ブラウザを使って、ページにコンテンツを入力し、編集できます。HTML ソース編集モードでは、HTML 標準を使用してページ コンテンツを入力および編集できます。その他にも、次のような機能があります。

  • リンクをすばやく作成、整理、書式設定する機能

  • サイト全体からコンテンツを重ね合わせる Web パーツ

  • 作成するコンテンツのスペルチェックを行う機能

  • 著作権に関する記述など、定型のコンテンツを一元的に管理し、編集する機能

クライアント作成    Office SharePoint Server 2007 には、他のプログラムを使用して作成するドキュメントを変換し、Web ページを作成する機能もあります。これには、元のドキュメントの作成に使用するプログラムによっては、多くの利点があります。たとえば、Office Word 2007 文書を使用すると、サイト コレクション用の Web ページを作成できます。この方法には次のような利点があります。

  • 迅速な作成    重要な Office Word 2007 文書 (ホワイト ペーパーやステータス レポートなど) を、Web 上で使用するために再作成しなくても、直接 Web ページに変換できます。

  • オフライン作業    Office Word 2007 を使用して Web ページを作成すると、インターネット接続の有無に関係なくコンテンツを編集できます。

  • 豊富な作成機能    Office Word 2007 は、Office SharePoint Server 2007 単体で提供される機能よりも多くのワード プロセッシング機能を提供します。

  • 文書の柔軟性    Office Word 2007 文書は他の目的に使用することもできます。たとえば、Word を使用して新製品の告知を作成し、その告知を電子メール メッセージおよび Web 上で配布できます。

サイト バリエーション    Web サイトの対象ユーザーは、言語、地域、参照に使用するデバイス、勤務先などを含めてさまざまです。サイトのバリエーションを作成し、維持する作業は困難で時間がかかります。Office SharePoint Server 2007 では、バリエーション機能により、サイト管理者は各対象サイトで展開元サイトからのカスタマイズ可能なコンテンツのコピーを維持し、バリエーションを管理する作業を簡単にすることができます。この機能は、複数言語サイトを発行する場合に特に役立ちます。たとえば、展開元サイト (たとえば、プレス リリース - 英語) と複数の対象サイト (たとえば、プレス リリース - フランス語、プレス リリース - 日本語など) を指定すると、Office SharePoint Server 2007 により、対象サイトが展開元サイトと同期されます。

サイト ナビゲーション    Office SharePoint Server 2007 には、サイトのナビゲーション構造を簡単に作成し、管理できるようにする機能が用意されています。

サイトのコンテンツと構造ページ    SharePoint サイト コレクションのコンテンツおよび構造の管理には、[サイトのコンテンツと構造] ページを使用します。Office SharePoint Server 2007 では、サイト コレクションの階層からナビゲーションが動的に生成されます。したがって、サイトの構造を変更 (たとえば、サブサイトを移動) すると、この変更はサイトのナビケーションに伝えられます。この結果、サイトのナビゲーション内のアイテムは、基盤となるサブサイトの新しい場所を反映した状態で表示されます。このページから実行できる操作は、サイトの構造の変更だけではありません。リストやリスト アイテムに対してその他の操作を実行することで、コンテンツを管理できます。たとえば、アイテムのチェックアウトやチェックイン、発行、コピーを行うことができます。

[サイトのコンテンツと構造] ページでは、お馴染みの Windows エクスプローラのインターフェイスと同様のインターフェイスを採用しています。[サイトのコンテンツと構造] ページの左側のナビゲーション ウィンドウには、サイト コレクションの階層がツリー ビューで表示されます。右側のリスト ウィンドウには、アイテムが一覧表示されます。

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ビジネス プロセスとフォーム

経費明細書の承認プロセスなどのビジネス プロセスは、いずれの組織でも中心になり、多くの場合、フォームはビジネス プロセスの中心になります。InfoPath Forms Services テクノロジを Office SharePoint Server 2007 で使用すると、InfoPath でブラウザ互換フォーム テンプレートをデザインし、Office SharePoint Server 2007 サイトでそれらのテンプレートを使用できるようにできます。ユーザーは、フォームに入力するために、InfoPath をコンピュータにインストールしたり、Web から何かを追加でダウンロードしたりする必要はありません。必要なものは、Microsoft Internet Explorer、Apple Safari、Mozilla Firefox などのブラウザのみです。

InfoPath Forms Services    Office InfoPath 2007 を使用してフォーム テンプレートをデザインし、Office SharePoint Server 2007 サイトに展開するときは、ユーザーが Web ブラウザを使ってフォームに入力できるようにする設定を有効にすることができます。これは、Office SharePoint Server 2007 には InfoPath Forms Services テクノロジが含まれているためです。このテクノロジにより、ブラウザ ベースのフォームの展開を有効にすることに加え、組織用のフォーム テンプレートを格納し、管理するための一元的な場所が提供されます。サーバーにホストするフォームは、ブラウザ対応のフォームと呼ばれます。

フォーム テンプレートを Office SharePoint Server 2007 サイトに発行するときは、企業イントラネット上だけでなく、エクストラネット サイトや企業 Web サイトなど、外部の Web サイト上に配布することができます。このために、ビジネスや組織の成功のために重要な顧客、パートナー、仕入先などからデータを収集できます。たとえば、大手保険会社は、ブラウザ対応の 1 つのフォーム テンプレートを使用して、保険金請求を収集して処理し、そのフォーム テンプレートをインターネットおよびイントラネット サイトに展開できます。顧客が保険会社の Web サイトにアクセスすると、ブラウザを使って保険金請求処理フォームに入力することができます。または、顧客が保険会社に電話して保険金を請求する場合、保険会社の担当者は、請求を報告するための社内サイトから InfoPath の請求処理フォームに入力できます。また、行政機関は Web サイトにブラウザ対応フォーム テンプレートを投稿し、市民からデータを収集することができます。

ワークフロー    ワークフローを使用すると、Office SharePoint Server 2007 サイトにドキュメントやアイテムの特定のビジネス プロセスを実装し、ドキュメントのグループ作業やプロジェクト タスクの管理を支援できます。組織はワークフローにより一貫性のあるビジネス プロセスを維持し、特定のビジネス プロセスに関連する仕事や手順を管理して、組織の効率や生産性を向上させることができます。Office SharePoint Server 2007 には、一般的なビジネス シナリオに対応するように設計された、いくつかの定義済みのワークフローが用意されています。

  • [承認]    このワークフローでは、ドキュメントまたはアイテムが承認のためにユーザーのグループに送信されます。

  • [フィードバックの収集]    このワークフローでは、ドキュメントまたはアイテムがフィードバックのためにユーザーのグループに送信されます。

  • [署名の収集]    このワークフローでは、デジタル署名を収集するために Microsoft Office ドキュメントがユーザーのグループに送信されます。

  • [廃棄承認]    このワークフローでは、レコード管理プロセスがサポートされ、有効期限が切れたドキュメントを保持するか削除するかを参加者が決定できるようにして、ドキュメントの有効期限と保持が管理されます。

  • [3 段階の状態管理]    このワークフローを使用すると、カスタマ サポートの問題、見込み客、プロジェクト タスクなど、大量の問題やアイテムを追跡する必要があるビジネス プロセスを管理できます。

  • [申請書ワークフロー]    このワークフローでは、承認者を選択する階層型の組織図を取得し、承認者に対して署名の代わりに印鑑コントロールを使用することを許可できます。この方法は、主に東アジア地域を対象に作成されました。

  • [翻訳管理]    このワークフローでは、翻訳するドキュメントのコピーを作成し、翻訳タスクを翻訳者に割り当てて、手動のドキュメント翻訳プロセスを管理します。このワークフローは翻訳管理ライブラリのみで利用できます。

シングル サインオン (SSO)    シングル サインオン機能を使用すると、1 つの名前とパスワードを入力して、さまざまなバックエンド アプリケーションを使用できます。これは、別個の資格情報データベースを必要とするバックオフィス システムおよびビジネス アプリケーションを統合するために使用されます。Office SharePoint Server 2007 のシングル サインオン サービスでは、プラグ可能なカスタム資格情報プロバイダおよびサード パーティー プロバイダの使用がサポートされます。

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ビジネス インテリジェンス

従来は、大量の構造化されていないデータに分析目的でアクセスするツールは、データ ウェアハウスまたはデータ マイニングについて長期間にわたる経験を持つユーザーだけが利用できました。また、複数のソースからのデータを使用して Web への発行を行う作業は、これまで開発者やコンサルタントに限定されていました。Office SharePoint Server 2007 の新機能を使用すると、一般ユーザーが複数のソースからデータを収集し、そのデータを Web に発行することができます。

Office SharePoint Server 2007 は、SAP、Siebel、Microsoft SQL Server 2005 などのビジネス アプリケーションにリンクし、レポート、リスト、および主要業績評価指標 (KPI) を簡単に発行できます。

これらのいずれかのシステムでデータからレポートを発行するときは、意思決定者用の戦略データまたは運営データを提供します。レポートの例には、Microsoft Office Excel ブック、SQL Server Reporting Services レポート、Microsoft Office Access レポートなどがあります。役員や上司は、十分な情報を得た上での意思決定を行うために、タイムリーで正確なレポートを必要としています。

レポート センター    新しい Office SharePoint Server 2007 ビジネス インテリジェンス機能の中心となるのは、レポート センターです。レポート センターは、1 つのチームから組織全体まで共通のレポートを格納する一元的な場所です。レポート センター サイトには、レポート、リスト、および外部データ ソースへの接続を格納する特別なドキュメント ライブラリが含まれます。また、ビジネス情報が含まれたページとリストを作成できるようにするページ テンプレートと Web パーツにもアクセスできます。レポート センター内では、ユーザーはカテゴリを使用してアイテムを検索し、今後のレポートの予定表を表示し、関連のあるレポートを購読することができます。

Excel Services    Excel Services を使用すると、Excel ブックをサーバーに保存し、ブックの任意の部分を Web ページに発行できます。ユーザーは、ライブ データを表示し、操作するためにブラウザのみが必要です。ブックは Excel Web Access (EWA) Web パーツを使って Web ページに発行します。

Web パーツでブックを発行する 1 つの利点は、すべての計算がサーバー上で実行されることにあります。その結果、ブックのビジネス ロジックが公開されることがありません。別の利点として、ブックのコピーは 1 つのみであり、セキュリティで保護された一元的な場所に格納されます。Web ページからは、ユーザーに "表示のみ" の権限を付与し、ブックへのアクセスを制限できます。たとえば、ユーザーが Excel を使ってブックを開くことができないようにしたり、表示できる内容を管理したりできます。

Excel Services は、組織全体にわたって Microsoft Office Excel 2007 ブックを対話型レポートとして一貫した方法で簡単に使用、共有、セキュリティ保護、および管理できるようにするサーバー テクノロジです。相互作用できる Excel Services の基本的なコンポーネントは 3 つあり、それらによって Excel Services の全体的な構造設計が形成されます。

  • Excel Calculation Services (ECS) は、ブックを読み込み、Microsoft Office Excel 2007 で完全な信頼性により計算を実行し、外部データを更新し、セッションを維持する、Excel Services の "エンジン" です。

  • Excel Web Access (EWA) は、クライアント コンピュータに ActiveX コントロールをダウンロードすることなく、Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) および JavaScript を使用して、ブラウザ内で Microsoft Office Excel ブックを表示し、連携できるようにする Web パーツであり、ダッシュボードおよび他の Web パーツ ページ上の他の Web パーツに接続できます。

  • Excel Web サービス (EWS) は、Microsoft Office SharePoint Services でホストされ、開発者がアプリケーション プログラミング インターフェイス (API) として使用し、Excel ブックに基づいてカスタム アプリケーションを構築することができるいくつかのメソッドを提供します。

最初に、Office Excel 2007 を使って Excel ブックを作成し、ブックを Excel Services で保存する必要があります。基本的に Office Excel 2007 は作成ツールであり、Excel Services はレポート ツールです。

ビジネス アナリストなどのブック作成者は、Office Excel 2007 を使って Excel ブックを作成し、オプションでパラメータを表示および定義する名前付きアイテムを指定します。ブック作成者は、次に Excel Services でドキュメント ライブラリ (またはネットワークか Web フォルダ) にブックを保存し、SharePoint 管理者がブックを管理し、セキュリティで保護します。ブック作成者および他のユーザーは、ブックを使用するレポート、Web パーツ ページ、およびビジネス インテリジェンス ダッシュボードを作成できます。多くのビジネス ユーザーは、ブラウザで表示してブックにアクセスできます。ブックが外部データ ソースに接続されている場合は、データを更新することもできます。適切なアクセス許可があれば、ビジネス ユーザーはブックの現在の状態と、並べ替えやフィルタなど現在のセッション中に行った操作をクライアント コンピュータにコピーし、Excel ブックまたはブックのスナップショットとしてさらに分析することもできます。

外部データ ソースへの接続    Excel ブックで外部データ ソースを使用することに加えて、SAP や Siebel など他のビジネス アプリケーションからのデータを、SharePoint リスト、ページ、および Web パーツで使用することができます。

通常、管理者はシステム接続を作成し、レポート センターのデータ接続ライブラリにその接続を格納できます。この方法では、アクセス許可を持つ任意のユーザーが接続の一元的なプールに簡単にアクセスし、再利用することができます。ただし、Office SharePoint Server 2007 システムの任意の場所でデータ接続を作成し、格納することができます。

外部データ ソースへの接続を使用すると、ユーザーが SharePoint ページを離れることなく、外部ソースのデータを操作できるようにする Web ページおよび SharePoint リストを作成できます。

主要業績評価指標 (KPI)    主要業績評価指標 (KPI) は、目標に対する進捗状況を伝える視覚的な目安です。KPI は、チーム、マネージャ、および企業にとって、測定可能な目標に対する進捗状況をすばやく評価する上で便利です。SharePoint KPI を使用すると、次のような問題点を簡単に視覚化して把握できます。

  • 進捗状況が良い項目と悪い項目は何か。

  • その項目はどのくらい良いか、または悪いか。

  • 最低完了できていることは何か。

ビジネスの各分野では、達成しようとしている目標により、異なる種類の KPI を把握するように選択することがあります。たとえば、コール センターでは顧客の満足度を向上させるために、特定の内容の電話に関してより短時間に答えを伝えるという目標を設定し、営業部は KPI を使って 1 か月あたりの新規注文の電話件数などの業績目標を設定することが考えられます。

KPI は、KPI リストを使って作成し、特別な KPI Web パーツを使って表示します。KPI リストはレポート センターまたは Office SharePoint Server 2007 の他の任意のサイトに格納でき、リストへのアクセス許可を持つユーザーであれば、そのサイトのリストを再利用できます。

ダッシュボード    ダッシュボードは、KPI および Excel ブックからデータを表示する柔軟性の高いページです。たとえば、人事部は、給料や福利厚生の履歴などの個人情報を表示するために従業員が使用できるダッシュボードをデザインすることができます。

リスト内のビジネス データ    ビジネス データの列の種類を Office SharePoint Server 2007 リストに追加して、SAP、Siebel、Microsoft SQL Server などのビジネス アプリケーションから、Office SharePoint Server 2007 のグループ作業環境に企業情報を簡単に統合して組み込むことができます。この方法により、Office SharePoint Server 2007 および外部ビジネス アプリケーションの列を組み合わせて使用するアイテムのリストを取得することができます。たとえば、CRM システムを使用するコンサルティング会社に勤務しているユーザーは、提案、契約、プレゼンテーションなどのドキュメントを SharePoint リストに格納し、それらのドキュメントを CRM データベースの適切な顧客と関連付けることができます。この結果、顧客に関するすべてのドキュメントを一元管理し、ページを表示するユーザーはビジネス アプリケーション内で顧客のレコードに簡単に移動することができます。

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