Microsoft MyAnalytics のヒント

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以下のヒントより時間を費やすし、職場で重要な機能に集中できます。すべてのユーザーのすべてのヒントが表示されません。内容を常に実行する必要があります役割との共同作業する組織によって異なります。

Outlook で MyAnalytics を使用する

自分が送信した特定のメールを読んでいるユーザーの数を把握したい場合は、MyAnalytics Outlook アドインを使用してください。メールを読んだ人数、返信した人数、または転送した人数を確認できます。

ヒント: Outlook に移動し、送信または受信したメールを開きます。次に、メールの上部にある受信者行のすぐ下の [MyAnalytics] をクリックすると、統計情報が表示されます。

会議

会議の数が少なくなり、時間が短くなれば、より会議に集中できます。会議にかかる時間を節約するには、いくつかの選択肢があります。

招待ではなくまとめを送信する

メールが時間の無駄とは限りません。会議の出席者を減らすと同時に、全員に話題を理解してもらうにはよい方法です。会議で意思決定の意見が必要ではない同僚がいる場合、会議後に最新情報をメールで送信し、決定事項を知らせることができます。

会議を短くする

重役を対象にした最近のアンケートによると、会議に使った時間の 25 ~ 50% が無駄と回答がありました。一部の企業は、立ったままで行う会議を導入しています。立ったままで行う会議は、あらゆる形式の会議に適している訳ではありませんが、通常の着席形式の会議よりも時間が短くなり、効率的になります。また、繰り返し行う会議、特に 10 人を超える出席者数がいる会議の場合は、時間の短縮と統合を検討します。

定期的な会議を再検討する

一般的な生産性のヒントとして、予定表を "大掃除" することがあります。1 週間のすべての定期的な会議を削除し、本当になくなると困る会議について必要に応じて再追加します。チームでこの方法を実行すると、10 ~ 30% の会議数を減らすことができます。

出席者リストを再検討する

大規模な進捗状況会議や更新情報会議で、集中していない出席者がいると、"知っておく必要がある" 出席者の気が散る可能性があります。マルチタスク化は、その個人が会議に参加する必要がないことを示す一般的なインジケーターです。その場合、代わりにまとめを送信することを検討してください。

"出張" を避ける

チームの "出張" は、"参加していると感じられるというだけの理由で、可能な限りすべての会議に出席するように心がけている" 社員に使用されてきました。会議の成功には、すべての出席者の生き生きとした意見と集中が必要です。上の空の出席者がいると、会議の効率が大幅に低下する可能性があります。会議の開催者になったら、会議の出席者との共同作業を制限して注意力の低下を減らし、適度な関与を確保します。

メール

メールにかかる時間が長すぎると思う場合、電話を使う、[全員に返信] を使わない、役に立たないメールリストの登録を解除することを対応策として利用できます。

不要なメールの受信者を削除する

[送信] をクリックする前に、受信者一覧を見直し、会話に価値を加える人物かどうかを確認します。[全員に返信] を使う前によく考えてください。送信者にのみに返信する設定を既定にすることをお勧めします。[全員に返信] は、返信内容がすべての返信先に本当に関係がある場合にのみ使用します。一部の受信者は、やり取りすべてを CC で送信されるよりも、決定事項がわかればよいだけの場合があります。

送信メール数を減らす - Skype か電話を使う

メールを送信する前に、この点を考えてみてください。ある組織の単純化特別チームの調査で、重役のメール送信を 54% 減らすと、会社全体で生産性が 7% 向上することがわかりました。管理のヒントに関するあるコラムでは、重役が "電話を使う" ことを促してこのアプローチを支持しました。多くの場合、電話はメールでやり取りするよりも効率的であり、リアルタイムで質問に回答を得ることができます。Skype もお勧めです。

読んでいないグループの登録を解除する

本当は参加する必要がないグループからは抜けることを検討します。メールをすぐに削除したり、"後で読む" フォルダーに移動して結局読むことがない場合は、そのようなメールのごみで受信トレイがいっぱいにならないようにします。

他のユーザーの受信トレイを無駄に使わない

CC で送信されたメールについて、次の会社の手法を導入することもできます。本当に簡単な手法です。メールに返信するときに、可能な限り送信先を BCC に移動し、「佐藤さん、鈴木さん、高橋さんの受信トレイを無駄に使わないように BCC に移動しました」という注意書きを添えます。こうすることで、同僚がスレッドに残りたい場合は反論し、受信トレイを散らかし、時間の無駄でしかなかったメールからは簡単に抜けることができます。このような人の時間の価値に関する簡単な認識で、それを見た人たちから少しずつよい行動が広がります。この行動を伝えていきましょう。

残業時間

思いやりのある同僚になりましょう。

  • 種類が "通知" のメールの場合、メール状態の更新を 1 日に 1 回または 1 週間に 1 回のダイジェストにまとめます。こうすることで、メールの過負荷による全体的なノイズとランダム化が軽減されます。

  • 受信者の通常の業務時間になるまで、メールの下書きを保存するか、配信を遅らせます。深夜または早朝のメールは緊急のメールに限定して、ノイズに対処します。

  • 集中したいときは携帯電話とデスクトップの通知をオフにします。

チームの場合:

  • 次に例を示します。水曜日はノー会議デーにする

  • "チームの時間" について合意する

  • 他人の時間を尊重する

  • 過度な会議と招待する相手に気を付ける

フォーカス時間

フォーカス時間は、会議がない連続する 2 時間以上の時間と定義されます。フォーカス時間は、成果物に集中したり、他の重要なタスクを完了したりするために十分な時間を示すために使われます。

予定表でフォーカス時間をブロックする

自分の時間を優先し、他の予約で上書きされないようにブロックします。同様に、チームのブロックされている時間を他の予約で上書きしないようにします。  

会議数を減らす

会議数を減らすと、重要なタスクや休憩に集中する時間が長くなります。

人間関係を育てる時間を増やして生産性を向上する

業務時間中にリラックスする時間を少し取ることができれば、気持ちが回復するだけでなく、仕事の成功につながる可能性があります。人間関係を育て、ネットワークを作ることに時間を使うと、仕事の発展にとって大きな利点があることが証明されています。ある提携チームの研究によると、成功している営業担当員とネットワークの大きさの間に相関性があることが証明されました。この研究では、売上がトップの営業担当者は、平均以下の売上の担当者よりも、社内のネットワークが 33% 大きいことがわかりました。この事例では、重要な同僚との関係に対する投資は、高パフォーマンスに転換されることを示しています。

重要なことに時間を割く

昼食を抜いて、自席で 4 杯目のコーヒーを飲むのではなく、チームとの食事を楽しみましょう。多くの場合、脳を休め、ネットワークを育てることで、生産性を向上できます。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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