Microsoft Bookings でバッファー時間を設定する

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予定によっては、顧客との面会の前または後に、会議室や機器のセットアップ、クリーンアップ、再設定のための時間を確保することが必要な場合があります。または、予定した複数の顧客の間を移動することが多い場合は、自分やチームが顧客を待たせることなく地点 A から地点 B に確実にたどり着くための時間を確保することが必要な場合があります。この時間は、理由に関係なく、自分やスタッフが安全に、効率的に、そして効果的に業務を行えるようにするために重要です。

"バッファー時間" は、このような予備の時間を設定するのに便利な Microsoft Bookings の新機能です。自分やスタッフが顧客に優れたサービスを提供できるように、予約の前または後、あるいは前後両方にバッファー時間を設定することができます。

注: 現在、予約はOffice 365 Business Premiumがあるユーザーです。

バッファー時間の既定値の設定

バッファー時間の既定値は、Bookings の [サービスの詳細] ページで設定されます。このページで設定されるサービスに関する他のすべての既定値と同様に、バッファー時間の既定値も、顧客がオンライン予約ページを使用して予約を入れる場合に顧客の環境を調整するのに役立ちます。また、これらの既定値により、Bookings から手動で新しい予約を作成するときに Bookings の OS または Android モバイル アプリに表示される既定値も設定されます。特定の予約が特定の顧客のニーズを満たすように、自分でこれらの既定値を編集することができます。

バッファー時間の設定は、[サービスの詳細] ページの "既定の期間" ピッカーのすぐ下にあります。特定のサービスに対して既定の期間を設定する前に、バッファー時間をオンにする必要があります。そのためには、バッファー時間のトグルをクリックします。"前" および "後" ドロップダウン リストが表示されます。これらのドロップダウン リストを使用して、各予約の前後に保持する既定の時間を選択します (下図参照)。

[サービスの詳細情報] ページのバッファー時間オプション

バッファー時間と予定タイミング

顧客が予想している面会時間について混乱を避けるために、Bookings は予定表および関係スタッフへの確認メールやリマインダーにバッファー時間と実際の予定時刻 (顧客が予想している面会時間) を表示します。たとえば、次に示すのは、顧客との面会予定に対して Bookings に表示される内容です。予定の前に 15 分のバッファー時間が設けられています。イベント自体 (下図内の左側) の表示では、バッファー時間は薄めの網かけとなっており、顧客との実際の予定は濃い網かけとなっています。予定のコールアウト (イベントを 1 回クリックすると開く) には、具体的な内容が表示されます。Katie Jordan との面会予定は、午前 9 時 ~ 午前 10 時で、予定前のバッファー時間は 15 分、予定後のバッファー時間は 0 分になっています。スタッフへの確認およびリマインダーにも同様に具体的なバッファー時間と予定が示されます。一方、顧客の場合は、午前 9 時 ~ 午前 10 時の面会予定を示す確認とリマインダーのみが表示されます。

顧客の予定のリマインダーにはバッファー時間が含められています。

バッファー時間と空き時間

あなたが設定したバッファー時間は顧客には直接表示されません。また顧客はこの設定を変更することもできません。しかし、バッファー時間は、全体的なサービス期間を算出するために使用されるので、顧客には、バッファー時間と正式な予定時間の両方を含む期間があなたや関係スタッフとの予約時間として表示されます。同様に、顧客にはあなたや関係スタッフの空き時間のみが表示されます。この時間は顧客に割り当てられたバッファー時間を含むサービス時間に相当します。言い換えれば、予定前に 15 分のバッファー時間 (会議室の準備などのために) が設定された 1 時間のサービスの場合、空き時間ブロックは 1 時間 15 分以上とする必要があります。したがって、このサービスの予定の場合、予定表には 75 分の時間ブロックが設定されるので、重複なしで予約するには 75 分の空き時間が必要です。

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関連項目

サービスの提供内容を定義する

予約ページの公開と公開中止

予約の作成とスタッフの割り当て

Microsoft Bookings の概要

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