InfoPath フォームでのワークフローの使用について

この記事の内容

ワークフローとは

InfoPath フォームでワークフローを使用する方法

Office SharePoint Server 2007 に含まれるワークフロー

Windows SharePoint Services 3.0 または Office SharePoint Server 2007 でのカスタム ワークフローのサポート

ワークフローの使用手順

ドキュメントまたはアイテムでワークフローを開始する

ワークフローとは

ワークフローは、結果を生み出す一連のタスクとして説明される場合があります。Microsoft SharePoint 製品とテクノロジでは、ワークフローは、ビジネス プロセスに関連した一連のアクションやタスク間での、ドキュメントやアイテムの自動的な動きとして正確に定義されています。ワークフローを使用すると、組織はSharePoint リストまたはライブラリのドキュメントやアイテムに、ビジネス ロジックを関連付けることができ、組織内で共通のビジネス プロセスを一貫して管理できます。ビジネス ロジックは、基本的には、ドキュメントやアイテムに対するアクションを指定したり制御したりする命令のセットです。

ワークフローでは、一般的なビジネス プロセス (プロジェクトの承認またはドキュメントのレビューなど) に関連する人的作業を管理および追跡して、これらのプロセスの調整に必要なコストや時間を効率化できます。たとえば、Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトでは、承認を得るために、ユーザーのグループでドキュメントを回覧するワークフローをドキュメント ライブラリに追加できます。ドキュメント作成者がライブラリ内のドキュメントに対して、このワークフローを開始すると、ワークフローによって、ドキュメント承認タスクが作成され、タスクがワークフロー参加者に割り当てられて、タスクの実行手順と承認が必要なドキュメントへのリンクが含まれたメール メッセージ通知が参加者に送信されます。ワークフローの進行中、ワークフロー所有者 (この場合は、ドキュメントの作成者) またはワークフロー参加者は、[ワークフローの状態] ページで、ワークフロー タスクを完了した参加者を確認できます。ドキュメント ライブラリのドキュメントまたはアイテムの [ワークフローの状態] をクリックすると、[ワークフローの状態] ページを利用することができます。参加者がそれぞれのワークフロー タスクを完了すると、ワークフローは終了し、ワークフローの完了を示す通知が自動的に所有者に送信されます。

次の図は、承認ワークフロー プロセスを示しています。

承認ワークフローのフローチャート

ワークフローは、既存の手動の作業プロセスをサポートするだけでなく、ユーザーがドキュメント、リスト、ライブラリで共同作業および操作を行える方法も拡大します。サイト ユーザーは、SharePoint リストまたはライブラリのドキュメントまたはアイテムからアクセスできるカスタマイズ可能なフォームを使用して、ワークフローを開始および参加することができます。SharePoint ページが、これらのカスタマイズ可能なフォームで、ユーザーがワークフローを確認または変更するために役立ちます。さらに、Office SharePoint Server 2007 のワークフロー機能は、2007 Microsoft Office system と緊密に統合されます。次のワークフロー タスクは、Office SharePoint Server 2007 サイト内または 2007 Office リリースの一部である特定のプログラム内で直接実行することができます。

  • ドキュメントやアイテムに利用できるワークフロー リストの表示

  • ドキュメントまたはアイテムでのワークフローの開始

  • ワークフロー タスクの表示、編集、再割り当て

  • ワークフロー タスクの完了

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InfoPath フォームでワークフローを使用する方法

Microsoft Office InfoPath フォームを作成して、ワークフローの現在の状況に対応した特定のデータを表示することができます。ワークフローの状態に基づくフォームで操作を開始するルールを使用するように、フォーム テンプレートをデザインして、この操作を行います。この操作を行うと、ユーザーがフォームに入力するために使用するプロセスを効率化できます。たとえば、ワークフローの状態が [完了] になると、読み取り専用の表示を表示するフォームをデザインできるため、フォームのデータを変更する必要はありません。

また、別の方法でワークフローに対応するフォームを作成するには、ルールを使用することもできます。たとえば、特定のワークフローの状態に固有の手順があるダイアログ ボックスのメッセージを表示するために、ルールを使用できます。

注: ダイアログ ボックスは、ユーザーが Web ブラウザーで入力するブラウザー互換フォーム テンプレートには自動的に表示されません。

ワークフローは、InfoPath フォームで使用できるようにするため、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する必要があります。サイトの種類、ワークフローがアクティブ化されているかどうか、カスタム ワークフローが Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を使用して作成されたかどうかによって、サイトの利用可能なワークフローの種類は異なります。インストールするワークフローを決定するファーム管理者に連絡して、サイトの準備を行います。

各ワークフローは、[作業中] などの説明的な名前を持つ個別の状態によって定義されます。状態の名前は、ワークフローの種類に応じて異なります。たとえば、承認ワークフロー (Microsoft Office SharePoint Server 2007 を実行しているサーバー上で利用可能) には、[作業中]、[キャンセル]、および [完了] などの状態が含まれています。3 段階のワークフローの状態 (Windows SharePoint Services 3.0 で利用可能) は、他のワークフローが前述の [作業中] などの標準の状態を使用するのに対して、ライブラリまたはリストにワークフローを追加するユーザーが定義できます。説明的な名前はユーザーに表示されますが、ワークフローの状態は、プログラムを使用して数値によって示されます。特定のワークフローの状態に応答するフォーム テンプレートをデザインするには、使用するワークフローの状態の数値を把握している必要があります。これは、InfoPath がワークフローのこの数値を使用して、操作 (ビューの切り替えなど) を開始するためです。

SharePoint サイトに含まれるワークフロー

次のワークフローは、一般的なビジネス シナリオを示し、Windows SharePoint Services 3.0 と Office SharePoint Server 2007 に含まれます。

Windows SharePoint Services 3.0 に含まれるワークフロー

3 段階のワークフローは、Windows SharePoint Services 3.0 および Office SharePoint Server 2007 サイトに含まれます。3 段階のワークフローは、顧客サポートの案件、セールス リード、プロジェクト タスクなどの大量の案件またはアイテムを追跡することが求められる組織のビジネス プロセスを管理するために使用できます。

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Office SharePoint Server 2007 に含まれるワークフロー

また、Office SharePoint Server 2007 サイトには、一般的なビジネス シナリオを示す次のワークフローも含まれています。

  • 承認    このワークフローでは、承認するためにフォームをユーザーのグループに回覧します。既定では、承認ワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられています。つまり、ドキュメント ライブラリで自動的に利用できるということです。また、既定では、承認ワークフローのバージョンも発行サイトのページ ライブラリに関連付けられているので、ワークフローを使用して、Web ページの発行の承認プロセスを管理することができます。

  • フィードバックの収集    このワークフローでは、フィードバックを収集するために、フォームをユーザーのグループに回覧します。校閲者は、フィードバックを送ることができます。収集したフィードバックは、1 つにまとめられて、ワークフローを開始したユーザーに送信されます。既定では、フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられているので、自動的にドキュメント ライブラリで利用できるということです。

  • 署名の収集    このワークフローは、ドキュメントを Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office PowerPoint 2007、または Microsoft Office Excel 2007 からデジタル署名を収集するユーザーのグループに回覧します。このワークフローは、2007 Microsoft Office system プログラムで開始される必要があります。既定では、署名の収集ワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられています。つまり、ドキュメント ライブラリで自動的に利用できるということです。ただし、署名の収集ワークフローは、1 つ以上の Microsoft Office 署名欄を含む Office ドキュメントでのみ利用できます。

    注: このワークフローは、InfoPath フォームでの使用には利用できません。

  • 廃棄承認    レコード管理プロセスをサポートするこのワークフローは、参加者が期限切れのドキュメントを削除するか残すかを決定できるようにして、ドキュメントの有効期限と保持期間を管理します。廃棄承認ワークフローは、主にレコード センター サイトで使うためにデザインされています。

  • 申請書ワークフロー    このワークフローは、承認ワークフローと似ていますが、指定されているドキュメント ライブラリを使用し、ユーザーが参加している承認プロセスを個人用にカスタマイズしたビューを提供します。このワークフローは、承認者を選択する階層の組織図を提供するので、このワークフローでは、承認者は署名の代わりにスタンプ コントロールを使用できます。このソリューションは、東アジア版の Office SharePoint Server 2007 でのみ利用できます。

  • 翻訳管理    このワークフローは、翻訳する文書のコピーを作成して、翻訳タスクを翻訳者に割り当てることで、手動のドキュメント翻訳プロセスを管理します。このワークフローは、翻訳管理ライブラリでのみ利用できます。

上記のそれぞれのワークフローは、いろいろな方法で組織用にカスタマイズできます。たとえば、ワークフローをリスト、ライブラリ、コンテンツ タイプなどに追加して、ドキュメントやアイテムで使用できるようにする場合、ワークフローに関する情報が含まれているタスク リストや履歴リストをカスタマイズできます。

ユーザーがドキュメントやアイテムに対してワークフローを開始する場合、ワークフローの種類に応じて、ユーザーは参加者のリスト、期日、タスクの実行手順を指定して、ワークフローをさらにカスタマイズできます。

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Windows SharePoint Services 3.0 または Office SharePoint Server 2007 でのカスタム ワークフローのサポート

組織は、組織のビジネス プロセスに固有で、カスタム ワークフローの開発および展開を選択することができます。ワークフローは、組織で必要なビジネス プロセスに応じて、シンプルにすることも、複雑にすることもできます。開発者は、サイト ユーザーが開始するワークフローを作成したり、特定のイベント (SharePoint リスト アイテムまたはドキュメント ライブラリのフォームの作成時、変更時など) に基づいて自動的に開始されるワークフローを作成したりすることができます。組織がカスタム ワークフローを開発および展開した場合、これらのワークフローはサイト上で使用できます。

ワークフローの作成に関わるユーザーに応じて、カスタム ワークフローを Windows SharePoint Services 3.0 または Office SharePoint Server 2007 用に作成できる 2 つの方法があります。

  • ソフトウェア開発者    ソフトウェア開発者は、Windows Workflow Foundation 用の Microsoft Visual Studio 2005 Extensions を使用してワークフローを作成できます。これらのワークフローには、ユーザー設定コードおよびワークフロー アクティビティが含まれています。ソフトウェア開発者がカスタム ワークフローを作成した後で、サーバー管理者はそのワークフローを複数のサイトにわたって展開できます。

  • Web デザイナー    Web デザイナーは、Windows SharePoint Services (Microsoft Office SharePoint Designer 2007 など) と互換性のある Web デザイン プログラムを使用して、特定のリストまたはライブラリ用にコードのないワークフローをデザインすることができます。これらのワークフローは、使用可能なワークフロー アクティビティのリストから作成されるので、ワークフローのいずれかを作成した Web デザイナーが、使用されるリストやドキュメント ライブラリに直接展開できます。

カスタム ワークフローを実装する場合、組織で利用可能なリソースに関する情報をファーム管理者に問い合わせてください。Windows SharePoint Services 3.0 のカスタム ワークフローの開発に関する詳細については、MSDN の Windows SharePoint Services デベロッパー センターを参照してください。Office SharePoint Server 2007 のカスタム ワークフローの開発に関する詳細については、MSDN の Microsoft Office SharePoint Server 2007 デベロッパー センターから入手できる Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK を参照してください。

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ワークフローの使用手順

ドキュメントやアイテムに対してワークフローを使用するための手順は、いくつかあります。それぞれの手順は、役割に応じて、個人が実行するようにデザインされています。たとえば、サイト管理者がワークフローをドキュメント ライブラリに追加したり、コンテンツ作成者がワークフローの開始や進行中のワークフローの変更を行ったり、ドキュメントの校閲者や承認者がワークフロー タスクを実行したりすることができます。

次のセクションでは、ワークフローの使用に関連する次のプロセスについて説明します。

  • ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する

  • ドキュメントまたはアイテムでワークフローを開始する

  • 進行中のワークフローを変更する

  • ワークフローのタスクを完了する

  • ワークフローの状態を追跡する

ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する

ワークフローを使用できるようにするには、ワークフローをリスト、ライブラリ、コンテンツ タイプに追加する必要があります。ワークフローをリスト、ライブラリ、コンテンツ タイプに追加するには、リストの管理アクセス許可が必要です。ほとんどの場合、サイト管理者または特定のリストやライブラリを管理する担当者が、このタスクを実行します。

サイト内でワークフローを利用できるかどうかは、ワークフローがどこに追加されているかによって異なります。

  • ワークフローをリストまたはライブラリに直接追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのリストまたはライブラリ内のアイテムだけです。

  • ワークフローをリスト コンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) に追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、コンテンツ タイプが関連付けられている特定のリストまたはライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのアイテムだけです。

  • ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されているすべてのリストおよびライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのすべてのアイテムです。特定のコンテンツ タイプのアイテムが、サイト コレクション内のリストまたはライブラリを超えて幅広くワークフローを使用できるようにする最も効率的な方法は、ワークフローをサイト コンテンツ タイプに直接追加する方法です。

ワークフローをリスト、ライブラリ、コンテンツ タイプに追加する場合、次のオプションのいずれかを指定して、特定の場所にあるワークフローをカスタマイズすることができます。

  • ワークフローのインスタンスの名前

  • ワークフロー関連タスクが保存されているタスク リスト

  • ワークフロー関連のすべてのイベントを記録する履歴リスト

  • ワークフローの開始方法

  • 個々のワークフローに固有のその他のオプション。たとえば、参加者へのタスクの回覧方法、ワークフローの実行条件、ワークフローの実行後に必要なアクションなど

注: ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加すると、特定の場所のドキュメントまたはアイテムに対してワークフローを使用できるようになりますが、実際のワークフローが開始されるわけではありません。ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する方法の詳細については、「関連項目」セクションのリンクを参照してください。

ドキュメントまたはアイテムでワークフローを開始する

ワークフローをリスト、ライブラリ、コンテンツ タイプに追加すると、その場所にあるドキュメントやアイテムに対するワークフローを開始できます (ワークフローを手動で開始できるよう設定されている場合)。ワークフローを開始するには、ドキュメントやアイテムで利用できるワークフローのリストからワークフローを選択します。必要に応じて、ワークフローに必要な情報をフォームに入力することが必要になる場合もあります。ワークフローのデザインや設定によっては、ワークフローを開始するときに、参加者、期日、タスクの実行手順などのオプションを指定して、ワークフローをさらにカスタマイズできます。

進行中のワークフローを変更する

ワークフローを開始した後で、変更を加える必要がある場合があります。たとえば、さらに参加者を追加する必要がある場合や、ワークフロー参加者が自分のタスクを別のユーザーに再割り当てしたり、ワークフローの対象であるドキュメントやアイテムへの変更を要求したりする場合などです。Office SharePoint Server 2007 の一部の定義済みワークフローは、ワークフローの進行中に変更できます。組織がカスタム ワークフローを開発して、展開している場合は、デザインされた方法に応じて、ワークフローの進行中にワークフローを変更できます。

ワークフローのタスクを完了する

ユーザーによる操作が必要なすべてのワークフロー イベントは、ワークフロー タスクで表されます。タスクをワークフロー参加者に割り当てると、タスクが割り当てられたユーザーは、タスクを完了するか、関連するワークフロー タスク フォームを編集して、ワークフローへの変更を要求できます。Office SharePoint Server 2007 では、ワークフロー参加者は、ワークフロー タスクを SharePoint サイトで実行するか、直接 Microsoft Office 2007 プログラム (Microsoft Office InfoPath 2007 など) で実行できます。ワークフロー参加者がワークフロー タスクを完了するか、ワークフローへの変更を要求すると、サーバーにはワークフローの状態がワークフローの次のステップに移動するメッセージが表示されます。

ワークフローの状態を追跡する

ワークフロー所有者と参加者は、SharePoint サイトのワークフローに関連付けられた状態ページで、ワークフローの進捗状況を確認できます。状態ページには、完了していないワークフロー タスクに関する状態情報が含まれます。また、ワークフローに関連する履歴情報も含まれます。

また、Office SharePoint Server 2007 には、ワークフロー履歴の集計分析を提供するレポート ツールも含まれます。組織はこの分析を使用して、改善する必要のあるプロセスの領域を見つけたり、指定されたビジネス プロセスのパフォーマンス目標を満たしているかどうかを判断したりすることができます。Office SharePoint Server 2007 には、ワークフローで使用できる定義済みの Microsoft Excel レポートがいくつか付属しています。さらに、ワークフローの履歴情報は、SharePoint リストのデータ ソースとして利用することもできるため、このデータ ソースを他のプログラム (Microsoft Office Visio 2007、Microsoft Office Access 2007、Microsoft Office InfoPath 2007、または独自のビジネス プロセス監視ソリューションなど) を使用して分析することができます。

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