InfoPath と Excel を使用して資産管理ソリューションを作成する

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Microsoft Office InfoPath では、データの入力とコレクション用のフォーム テンプレートを作成することができます。Microsoft Office Excel 2007 では、ユーザーが計算、グラフ作成、データ分析をすることができます。この両方のプログラムと XML を使用すると、会社の資産を追跡するための単純ながらも効果的なコーディング不要のビジネス ソリューションを簡単に作成できます。

資産管理のためのソリューションの概要

この記事の内容

資産管理ソリューションの作成の概要

手順 1:資産管理のフォーム テンプレートをカスタマイズする

手順 2:Excel でスキーマ ファイルを対応付け、表のレイアウトをカスタマイズする

手順 3:ピボットテーブルとピボットグラフのサマリー レポートを作成する

手順 4:ユーザーから資産情報を収集する

手順 5:フォームを Excel にインポートする

最終的な考慮事項:SharePoint リストや Access データベースの使用を検討する

資産管理ソリューションの作成の概要

XML データは InfoPath と Excel 間で交換することができます。Infopath の [エクスポート] コマンドは、フォーム データを Excel に送信するための単純でわかりやすい方法ですが、より柔軟性の高い、もう 1 つの方法を実行することもできます。Excel で明示的にInfoPath XML スキーマ ファイル (.xsd) を対応付けしてから、InfoPath フォーム ファイル (.xml) を Excel にインポートすると、データのレイアウトをカスタマイズして、データの管理と分析の効率を高めるために Excel の機能をより活用できるようになります。

この記事では、InfoPath 資産管理のサンプル フォーム テンプレートを使用して、InfoPath、XML、Excel を連動させる方法を説明します。組織が、各従業員のオフイスの資産の目録を毎年作成しているとします。そして、次年度の機器の予算の割り当て方法の決定に役立てるため、Excel レポートを実行しているとします。次の図は、部門内の資産データをどのように収集、追跡、レポートできるかを示した概要です。

a

1.資産管理のフォーム テンプレートが作成される。

2.スキーマ ファイルが Excel の表に対応付けられ、表のレイアウトがカスタマイズされる。

3.空白のピボットテーブルとピボットグラフのサマリー レポートが作成される。

4.資産管理フォームを使用してユーザーからデータが収集される。

5.すべてのフォーム データが Excel の表にエクスポートされ、ピボットテーブルとピボットグラフのレポートが更新される。

このソリューションには、次のユーザー ロールと製品が含まれます。

[フル サポート] アイコン = 必須 サポートなしアイコン = 不要

ソフトウェア要件

ロール

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solution Designer

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

意思決定者

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

従業員

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

サポートなしアイコン

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手順 1: 資産管理のフォーム テンプレートをカスタマイズする

InfoPath に含まれている 資産管理のフォーム テンプレートを使用すると、従業員のオフィス内にある各資産、従業員が所属する部署、資産のカテゴリ、および各資産の詳細に関する情報を収集できます。このソリューションでは、フォームの作成者が Office Outlook 2007 を使用してフォーム テンプレートを意思決定者の電子メール アカウントに送信します。

資産管理のテンプレート

タスク 1: 資産管理のフォーム テンプレートを開いてカスタマイズする

リンク画像を含むリッチ テキスト ボックス コントロールが含まれていると、電子メールの受信者の一覧にフォーム テンプレートを発行できないため、資産管理のサンプル テンプレートのフォームに少し変更を加える必要があります。

  1. [ファイル] メニューで [フォーム テンプレートのデザイン] をクリックします。

  2. [フォーム テンプレートのデザイン] ダイアログ ボックスの [フォーム テンプレートを開く] で、[サンプルのカスタマイズ] をクリックします。

  3. [作業の開始] ダイアログ ボックスで [サンプル - 資産管理] をクリックし、[フォームのタスク] で [このフォームのデザイン] をクリックします。

  4. [assetNotes] コントロールを右クリックし、[リッチ テキスト ボックス] プロパティをポイントし、[表示] タブをクリックして、[利用可能な書式設定] で [リンク画像] チェック ボックスをオフにします。

タスク 2: 送信オプションを定義する

次のタスクでは、従業員が一意の名前のフォーム ファイル (.xml) を添付ファイルとして意思決定者の電子メール アカウントに送信できるようにする、送信オプションを定義します。

  1. [ツール] メニューの [送信オプション] をクリックします。

  2. [送信オプション] ダイアログ ボックスで、[ユーザーによるこのフォームの送信を許可する] チェック ボックスをオンにします。

  3. [フォームのデータを単一の宛先に送信する] をクリックし、ボックスの一覧の [電子メール] をクリックします。

  4. [追加] をクリックします。

    データ接続ウィザードが表示されます。

  5. [宛先] ボックスに、送信されたすべてのフォームを受信する意思決定者のエイリアスを入力します。

  6. 独自の件名を指定するには、[件名] ボックスで次を行います。

    • [数式の挿入] 数式ボタン をクリックします。

    • 次の数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • [数式の確認] をクリックし、[OK] を 2 回クリックします。

  • [序文] ボックスに、適切なメッセージを入力するか、このソリューションの重要な指示を追加します。

  • [次へ] をクリックします。

  • ウィザードの次のページで、[フォーム データを添付ファイルとして送信する] をクリックし、[ユーザーがフォームを開くことができるように、フォーム テンプレートを添付する] チェック ボックスをオンにします。

    これは、従業員がネットワークの場所からフォーム テンプレート (.xsn) ファイルにアクセスできない場合でも、ファイルにアクセスできるようにすることができます。

  • [添付ファイル名] ボックスで各フォーム ファイル (.xml) に一意のファイル名を指定するには、次を行います。

    1. [数式の挿入] 数式ボタン をクリックします。

    2. [件名] と同じ数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. [数式の確認] をクリックし、[OK] を 2 回クリックします。

  • [次へ] をクリックします。

  • ウィザードの次のページで、[このデータ接続の名前を入力してください] ボックスに、この送信データ接続のわかりやすい名前を入力します。

  • [概要] の情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

  • 意思決定者とすべての従業員がアクセスできるパブリック ネットワーク フォルダーにフォームを保存します。

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手順 2: Excel でスキーマ ファイルを対応付け、表のレイアウトをカスタマイズする

InfoPath と Excel 間の接続を設定するには、次の 3 つのタスクを行う必要があります。資産管理のフォーム テンプレート用にスキーマ ファイルを抽出し、このスキーマ ファイルを Excel で対応付け、インポートしたすべての XML フォーム データ ファイルが含まれる Excel の表の既定のレイアウトをカスタマイズします。

タスク 1: InfoPath からスキーマ ファイルを抽出する

  1. InfoPath で、資産管理のフォーム テンプレート ファイルを開きます。

  2. [ツール] メニューの [このフォームのデザイン] をクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [ソース ファイルとして保存] をクリックします。

  4. [フォルダーの参照] ダイアログ ボックスで、スキーマ ファイルを保存するフォルダーを選ぶか、新しいフォルダーを作成します。

すべてのソース ファイルが保存されるフォルダーの場所とスキーマ ファイルの名前をメモします。この場合は、フォーム XML データのスキーマ定義が含まれている myschema.xsd です。

タスク 2: Excel で InfoPath スキーマ ファイルを対応付ける

  1. 新しい Excel ファイルを作成し、意思決定者がアクセスできる場所にそれを保存します。

  2. Excel で [開発] タブが表示されていない場合は、次の操作を行います。

    1. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。

    2. [基本設定] の [Excel の使用に関する基本オプション] で、[[開発] タブをリボンに表示する] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

      注: リボンは Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイス のコンポーネントです。

  3. [開発] タブの [XML] で、[ソース] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    [XML ソース] 作業ウィンドウが表示されます。

  4. [XML の対応付け] をクリックし、[XML の対応付け] ダイアログ ボックスで [追加] をクリックします。

  5. Windows Vista を実行しているコンピューターの場合    

    1. アドレス バーで、ドライブまたは myschema.xsd ファイルが含まれているフォルダーをクリックします。これは、「タスク 1: InfoPath からスキーマ ファイルを抽出する」セクションの手順 2 で作成したファイルです。

      Microsoft Windows XP を実行しているコンピューターの場合    

    2. [検索対象] リストで、ドライブまたは myschema.xsd ファイルが含まれているフォルダーをクリックします。これは、「タスク 1: InfoPath からスキーマ ファイルを抽出する」セクションの手順 2 で作成したファイルです。

  6. ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。

  7. [複数ルート] ダイアログ ボックスが表示されたら、myschema.xsd ファイルで定義されている [assetTracking] ルート ノードをクリックし、[OK] をクリックします。

    XML の対応付けが [XML ソース] 作業ウィンドウに表示されます。

  8. [ns1:asset] ノード要素 (XML の繰り返し要素) を、Excel の表を表示するワークシートの場所にドラッグします。

    inopath schema ファイルを Excel にマッピングする

タスク 3: Excel の表のレイアウトをカスタマイズする

既定では、Excel は、XML 要素の名前を表の列見出しとして使用します。ただし、列見出しのセルを編集することで列見出しを変更できます。

  1. 既定の列見出しを変更するには、Excel の表を選択した状態で、次の文字列のプレフィックス ns1:asset を検索して削除します。たとえば、ns1:assetIDID に変更します。

    Excel のテーブル ヘッダーをカスタマイズする

  2. 列の幅を調整するには、[すべて選択] ボタンをクリックし、列見出しの境界線をダブルクリックします。

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手順 3: ピボットテーブルとピボットグラフのサマリー レポートを作成する

意思決定者は、ピボットテーブルとピボットグラフ レポートを使用して、集計データの分析、調査、可視化ができます。このシナリオで使用するピボットテーブルとピボットグラフ レポートを事前にセットアップすることで、後で意思決定者が完全なデータを使って簡単にレポートを実行できるようになります。

  1. Excel の表内のセルを選択します。

  2. [挿入] タブの [テーブル] で [ピボットテーブル] をクリックし、[ピボットテーブル] をクリックします。

    Excel のリボンのイメージ

    [ピボットテーブルの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. 新しいワークシートのセル A1 を先頭とするセル範囲にピボットテーブル レポートを配置するには、[新規ワークシート] をクリックし、[OK] をクリックます。

    指定した場所に空白のピボットテーブル レポートが追加され、[ピボットテーブル フィールド リスト] が表示されます。ピボットテーブル フィールドのリストを使用して、フィールドの追加、レイアウトの作成、およびピボットテーブル レポートのカスタマイズを行うことができます。

  4. データの複数の表にまたがるレポートを作成するには、[ID] フィールドを値の領域に、[部門] フィールドを列ラベルの領域に、[カテゴリ] フィールドを行ラベルの領域に、[担当者] フィールドをレポート フィルターの領域にそれぞれドラッグします。

  5. ピボットテーブル レポートをクリックします。

  6. [挿入] タブの [グラフ] で [横棒] をクリックします。

    Excel のリボンのイメージ

  7. [2-D 横棒] で [集合横棒] をクリックします。

  8. ピボットグラフ レポートのサイズと場所を調整します。

空白のピボットテーブルとピボットグラフ レポート

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手順 4: ユーザーから資産情報を収集する

これで、すべての従業員が記入するためのフォーム テンプレートが準備ができました。このフォームを発行して各従業員に送信する必要があります。各従業員が完成したフォームを送信すると、そのフォームが電子メール メッセージに添付された XML データ ファイル (.xml) として、意思決定者の電子メール アカウントに送信されます。意思決定者は Outlook 内の InfoPath の専用フォルダーに、すべてのメッセージを移動することができます。このシナリオでは、すべてのユーザーに対し、フォームを完成させるための具体的な期限を設けることを推奨しています。そうすることで、意思決定者は、データの収集期限に達したときに、完成したすべてのフォームでレポートを実行することができます。

アセット記録フォームでデータを入力する

  1. InfoPath で、「手順 1: 資産管理のフォーム テンプレートをカスタマイズする」で保存したフォーム テンプレート (.xsn) を開きます。

  2. [ツール] メニューの [このフォームのデザイン] をクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  4. 発行ウィザードの [電子メールの宛先のリストへ] をクリックして、[次へ] をクリックします。

  5. ウィザードの次のページの [フォーム テンプレートの名前] ボックスに、フォーム テンプレートの名前を入力して、[次へ] をクリックします。フォーム テンプレートの名前が、電子メール メッセージの受信者に送信されたメッセージの件名に表示されます。

  6. 必要に応じて、ウィザードの次のページで、Outlook フォルダーに表示される列を作成して、メール メッセージを整理しやすくすることができます。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [発行] をクリックします。

  9. 発行ウィザードでフォーム テンプレートの発行が完了すると、フォームが含まれた電子メール メッセージが開きます。

  10. メッセージを入力し、従業員の名前を入力するか、配布リストを使用して、メッセージを送信します。

意思決定者は、次の 2 つのいずれかの方法で、すべての送信された XML フォームを Outlook で整理できます。

  • 初めてメッセージを開くと [InfoPath フォームのフォルダー] メッセージ ボックスが表示される場合、[フォーム フォルダーの作成] をクリックします。

  • すべての関連する InfoPath フォームを InfoPath フォルダーに移動するためのルールを Outlook で作成します。

    詳細については、「ルールを使用してメッセージを管理する」を参照してください。

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手順 5: フォームを Excel にインポートする

手順 2 と 3 で既に Excel ブックを作成しているため、意思決定者は簡単にフォーム データをエクスポートして確認することができます。意思決定者は、xml ファイル (.xml) を Outlook からエクスポートして、すべてのフォーム ファイル (.xml) を Excel ブックにインポートしてデータを更新するだけで済みます。

タスク 1: フォームを Outlook から Windows のフォルダーにエクスポートする

  1. Outlook で、従業員から受信したすべてのフォームが含まれているフォルダーを選択して、Ctrl キーを押しながら A キーを押して、すべてのフォームの電子メール メッセージを選択します。

  2. 選択範囲を右クリックし、[InfoPath のアクション] をポイントし、[フォームのエクスポート] をクリックします。

  3. [フォームのエクスポート] ダイアログ ボックスで、フォルダーを選択して [OK] をクリックします。

タスク 2: フォームを Excel にインポートする

  1. 手順 2: Excel でスキーマ ファイルを対応付け、表のレイアウトをカスタマイズする」で作成した Excel ブックで、Excel の表で対応付けられたセルから 1 つを選択します。

  2. [開発] タブの [XML] で、[インポート] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    [XML のインポート] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. Windows Vista を実行しているコンピューターの場合    

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • ファイルが連続している場合は、Shift キーを押しながら、リスト中の最初のファイルと最後のファイルをクリックします。

    • ファイルが連続していない場合は、Ctrl キーを押しながら、リスト中のインポートする各ファイルをクリックします。

  5. [インポート] をクリックします。

    インポートしたデータの Excel の表

既定では、Excel は対応付けられたセル内の既存のデータを上書きします。これは、このビジネス ソリューションにとって望ましい最終結果です。ただし、意思決定者は、たとえば、期限前にデータを何度かインポートして進捗状況を評価することができます。

注: Excel では、[既存の XML テーブルに新規データを追加する] オプション ([開発] タブで、[XML] の [対応付けのプロパティ] をクリック) を使用してデータを追加することもでき、他のソリューションにはこちらの方が適している場合があります。

詳細については、Excel のヘルプ トピックをインポート XML データを表示し、追加 XML の対応付けられているデータを上書きする、またはします。

タスク 3: ピボットテーブル レポートとピボットグラフ レポートを更新する

  • ピボットテーブル レポート内のセルをクリックします。

  • [オプション] タブの [データ] で [更新] の横にある矢印をクリックし、[更新] をクリックします。

    Excel のリボン イメージ

最終ピボットテーブルとピボットグラフのレポート

これで Excel ブックに、次年度の機器予算を割り当てるために必要なすべてのデータとサマリー レポートが含まれました。もちろん、必要に応じて、データを並べ替え、フィルター処理、または条件付き書式などを使用して、Excel ブックでさらに分析をすることができます。

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最終的な考慮事項:SharePoint リストや Access データベースの使用を検討する

XML の代わりに、SharePoint リストまたは Access データベースを使用して InfoPath と Excel 間のデータ転送を検討してください。

SharePoint リストを使用する

InfoPath から簡単に読み取り専用のデータ ソースとして SharePoint リストを使用することができます。次の 2 つのいずれかの操作を行うことができます。

  • SharePoint リストからデータを Excel にエクスポートして、Excel でデータ接続が自動的に作成されるようにする。

  • Excel から SharePoint リストへのデータ接続を明示的に作成する。

データ接続が作成されたら、Excel でデータを更新して、常に最新のデータを取得できます。

SharePoint リストを使用してデータを追加および更新し、InfoPath フォームを使用してリストからアイテムを表示 (たとえば、複雑な項目や長い項目は縦に表示すると見やすい) し、Excel を使用してデータをさらに分析することができます。

InfoPath、SharePoint リスト、Excel を組み合わせる

1.簡単に確認するため、InfoPath に 1 つの項目を表示する。

2.SharePoint リストにデータを追加、および SharePoint リストのデータを更新する。

3.Excel で更新して最新のデータでレポートを作成する。

詳細については、「SharePoint ドキュメント ライブラリまたはリストへのデータ接続を追加する」と「SharePoint リストからデータをインポートする」をご覧ください。

Access データベースを使用する

InfoPath からは、Access データベースへの読み取り/書き込み接続を作成できます。Excel からは、データの更新と最新のデータを取得できる Access データベースへのデータ接続を明示的に作成できます。さらに、ブックを開いたときに自動的に更新、または定期的 (5 分ごとなど) に更新するための接続を定義することもできます。

InfoPath と Excel の仲介として Access データベースを使用することができます。InfoPath フォームを Access に送信すると、Access データベースが更新されます。Excel でデータ接続を更新すると、更新されたデータを Access から取得できます。実際には、InfoPath から Excel ブックに間接的にデータを送信していることになります。

InfoPath、Access、Excel を組み合わせる

1.フォームを表示して Access データベースに送信する。

2. データを Access データベースに保存する。

3.Excel で更新して最新のデータでレポートを作成する。

詳細については、「Microsoft Access データベースに基づくフォーム テンプレートをデザインする」をご覧ください。

ヒント: Access 2007 から直接 InfoPath フォームを作成できることをご存知でしたか? ユーザーが Outlook 2007 と InfoPath 2007 をコンピューターにインストールしている場合、電子メールによるデータ収集ウィザードを使用して、Access 2007 から直接さまざまなユーザーのデータを収集することができます。詳細については、Acess 2007 のヘルプ トピック「電子メール メッセージを使ってデータを収集する」をご覧ください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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