InfoPath および InfoPath Forms Services の使用に関するシナリオ

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ここでは、経費の清算、保険金請求の報告など、ビジネス プロセスを改善するために組織が Microsoft Office InfoPath および InfoPath Forms Services を使用するシナリオについて説明します。

ここで説明するシナリオと会社は架空のものであり、説明のみを目的としています。実際のビジネス環境で InfoPath および InfoPath Forms Services がどのように使用されているかについて学習するには、実際のケース スタディを参照してください。ケース スタディの詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

この記事の内容

シナリオ 1: 経費報告書

シナリオ 2: 保険金請求

シナリオ 3: 許可申請

シナリオ 4: 在庫管理

シナリオ 5: 市場調査

シナリオ 1: 経費報告書

経費報告書フォームの一部 コンピュータ機器の販売および IT サービスの提供を主業務とする戸沢商事株式会社では、コンピュータ、ネットワーク ハードウェア、および IT サービス契約を販売しています。

戸沢商事の多くの部門 (マーケティング、販売、サポート コンサルタントなど) では、作業に関連する経費が発生し、これを報告しています。

戸沢商事の IT プロフェッショナルは、InfoPath と InfoPath Forms Services を使用して、社内の経費報告書プロセスを効率化したいと考えています。特に、データ入力ミスをなくし、管理スタッフが経費報告書のデータを別のデータベースに再入力せずに済むようにしたいと考えています。また、従業員が経費報告書の状態をオンラインで表示できるようにしたいと考えています。

InfoPath の導入前

戸沢商事では Microsoft Office Excel ブックを使用して経費報告書を作成していましたが、従業員は手作業で経費報告書を提出していました。たとえば、ある従業員は Excel ブックで経費を入力した後、そのブックを印刷していました。その後、印刷した報告書に回覧用紙を付け、社内便を使用して上司に送っていました。

上司は、報告書を承認した後、回覧用紙のその従業員の名前にチェックを付け、社内便を使用して経理部門に送っていました。経理部長が報告書を承認すると、経費が清算されました。地方支社では、最初の報告書が提出されてから、従業員に経費が清算されるまでに何週間もかかっていました。

InfoPath の導入後

紙を使用するプロセスから、InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する自動プロセスに切り替えたことで、戸沢商事は、従業員の経費報告書の処理にかかっていた時間とコストの節約を実現しました。従業員は、オンラインでフォームに入力し、これをネットワークを通じて上司に提出できます。上司は報告書を承認した後、最終的な承認と精算のために、ネットワークで経理部門に回覧できます。

InfoPath ベースのシステムに切り替えた利点は、次のとおりです。

  • オンラインの利便性    コンピュータに InfoPath をインストールしている従業員は、InfoPath を使用して経費報告書フォームの入力と送信ができます。コンピュータに InfoPath をインストールしていない従業員は、Web ブラウザを使用して経費報告書の入力と送信ができます。

  • オフライン作業のサポート    従業員は、InfoPath で経費報告書フォームに入力した場合、途中まで入力したフォームを自分のコンピュータに保存してオフラインで作業できます。その後、社内ネットワークに再接続して、入力したフォームを送信できます。これは、出張が多い従業員など、ネットワーク リソースやインターネットにいつでもアクセスできるわけではないユーザーにとって特に便利です。

  • 正確さの向上    フォーム テンプレートは、データの整合性を維持するようにデザインされているため、無効な入力が少なくなります。たとえば、従業員はドロップダウン リスト ボックスを使用して、標準化された経費区分の一覧から選択できるため、経費区分を覚えて手動でフォームに入力する必要がありません。

  • 効率性     従業員は、Microsoft Windows SharePoint Services サイトのページを表示することで、承認プロセスの状態を確認できます。

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シナリオ 2: 保険金請求

保険金請求フォームの一部 Humongous Insurance は、ボート、自動車、および住宅の所有者に保険商品を販売する大規模な多国籍企業です。これらの商品は、個人と法人の両方の顧客に販売されます。

Humongous Insurance には、販売担当者、損害査定担当者、弁護士、IT スタッフ、HR スタッフ、経理スタッフなど、10,000 人を超えるモバイル ワーカーがいます。

Humongous Insurance は InfoPath と InfoPath Forms Services を使用して、顧客、保険代理人、および関連会社がオンライン フォームを使用して保険金請求を処理できるようにしたいと考えています。

InfoPath の導入前

InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する前は、Humongous Insurance の従業員は、紙を使用した手作業の請求プロセスを使用していました。保険代理人が顧客と面接した後、請求フォームに手作業で記入し、損害査定担当者にファックスで送っていました。損害査定担当者は情報を確認するとき、ファックスが読み取りづらい場合は、確認のために代理人に電話しなければならないことがよくありました。

InfoPath の導入後

紙を使用する請求プロセスから InfoPath と InfoPath Forms Services に切り替えたことで、Humongous Insurance では、顧客、代理人、および損害査定担当者をオンラインで接続できるようになりました。

たとえば、ブラウザー対応フォームを入力して、インターネット経由で要求をファイルに正しい顧客用にはようになりました。お客様は、ホタル保険 Web サイトに自分のアカウントを設定、ログオン、およびクレームをファイルに移動します。顧客フォームを送信した後、電子メール メッセージ内の調整にも送信されてし、エージェントに電子メール メッセージのコピーが送信されます。機能は、その他の情報が必要な場合、エージェントにフォームを返します。システムの自動処理のコストを削減、要求を処理するに使用して、全体的な顧客満足度を向上時間を短縮します。

InfoPath ベースのシステムに切り替えた利点は、次のとおりです。

  • 利便性    顧客は請求を電話で提出する以外に、Web 上のフォームに入力して送信できます。これにより、顧客は通常の営業時間外でも、都合のよいときにフォームを送信できます。

  • 正確さの向上    フォーム テンプレートは、データの整合性を維持するようにデザインされているため、無効な入力が少なくなります。たとえば、顧客または代理人はドロップダウン リスト ボックスを使用して、標準的な請求の一覧から選択できるため、請求の種類を調べて手動でフォームに入力する必要がありません。

  • 効率性    統合された承認ワークフローを使用することで、代理人または損害査定担当者は、請求を処理している他の関係者の状態をすばやく確認できます。Humongous Insurance のスタッフは、明確に定義されたワークフローを以前も使用していましたが、それは紙を使用したプロセスでした。したがって、代理人と損害査定担当者は、請求の状態をすばやく確認するために電話をかける必要がありました。現在、代理人は、フォームが格納されている SharePoint サイト上のワークフローの状態ページを確認して、損害査定担当者が承認プロセスを完了したかどうかを調べることができます。

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シナリオ 3: 許可申請

許可申請フォームの一部 建物査察部門は、スプリングフィールド市の市役所にある 100 人の部署です。

この部署は、電気工事請負業者が提出した許可の申請の確認、承認または却下を担当しています。

文書の部門検査では、請負業者、許可プロセスが簡単かつ便利になるよう、Web ブラウザーで許可申請を入力できる必要があります。

InfoPath の導入前

InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する前は、建物査察部門は、紙を使用した手作業の申請プロセスを使用していたため、無駄なデータ入力がありました。請負業者は、庁舎へ出向いて紙のフォームに記入していました。その後、職員がこの手書きのフォームを受付係に送り、受付係がデータベース システムにデータを入力していました。データの入力後、入力内容を紙のフォームと比較して、正確かどうかを確認していました。無効または認識できないデータが見つかった場合、フォームを郵送で請負業者に返し、無効な記入を修正するための指示を含む新しいフォームも同封していました。

請負業者が書き直したフォームを提出した後、変更内容をデータベースに入力し、新しい入力内容を最初のフォームおよび 2 番目のフォームと比較して、正確かどうかを確認していました。データが有効と判断されると、承認プロセスが開始されていました。承認フェーズでは、検査官がさまざまな基準に基づいて許可申請を承認または却下していました。承認ワークフローの完了後、決定が請負業者に郵送で通知されていました。

InfoPath の導入後

紙を使用する許可プロセスから、InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する自動プロセスに移行したことで、建物査察部門は、請負業者、職員、および検査官をオンラインで接続できるようになりました。

たとえば、請負業者が建物査察部門の Web サイトで許可申請を送信すると、建物査察部門のネットワーク上にあるデータベースにフォーム データが送信されます。申請が送信された後、新しい許可申請が SharePoint サイトに自動的に表示されます。この SharePoint サイトでは、受信エージェントが情報が完全かどうかを確認し、申請フォームにデジタル署名して受信を確認します。

InfoPath ベースのシステムに切り替えた利点は、次のとおりです。

  • オンラインの利便性    請負業者は、庁舎へ出向いて許可を申請する必要がなくなりました。Firefox、Safari、Internet Explorer などのブラウザを使用してブラウザ対応フォームに入力することで、Web を使用して許可申請を送信できるようになりました。

  • 正確さの向上    許可フォーム テンプレートは、データの整合性を維持するようにデザインされているため、無効な入力が少なくなります。たとえば、請負業者は、必要な許可の種類を選択するときに、ドロップダウン リスト ボックスを使用して、標準的な区分の一覧から選択できるため、許可の種類を調べて手動でフォームに入力する必要がありません。

  • ユーザーの操作性の向上    データの送信後、新しい許可申請フォームが建物査察部門のイントラネット サイトに自動的に表示されます。職員がフォームを開くと、請負業者の会社データと許可申請データがフォームに表示されます。

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シナリオ 4: 在庫管理

インベントリ フォームの一部 Wide World Importers は、メリーランド州ボルチモアに拠点を置く国際的な企業です。この会社は、布地、手工芸品、および消耗品を輸入しており、北アフリカからの商品に特に力を入れています。

Wide World Importers は、12 の国/地域にある 70 以上の仕入先から商品を購入しています。これらの仕入先が保持する在庫は流動的で季節ごとに異なるため、Wide World Importers では、在庫についての情報を仕入先に対して簡単かつ効率的に照会できる InfoPath フォーム テンプレートをデザインしたいと考えています。

InfoPath の導入前

InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する前は、Wide World Importers は紙を使用した手作業の調査プロセスを使用していたため、無駄なデータ入力がありました。購入担当者は、Global Express Guaranteed メールを使用して海外の仕入先に調査を送っていました。仕入先は、記入した調査フォームを郵送またはファックスで送り返していました。Wide World Importers に電話で回答を伝えることもありました。販売担当者が仕入先から調査結果を直接回収することもありました。通常、Wide World Importers が最終的な調査結果を受け取るまでに数か月もかかっていました。

ほぼすべての調査で無駄なデータ入力がありました。紙による調査内容は、Wide World Importers の事務員がデータベースに入力していました。入力したデータベース レコードと紙のフォームを比較して、正確かどうかを確認していました。無効または認識できない情報が見つかった場合は、仕入先に電話で確認していました。それが不可能なときは、郵便またはファックスで説明を要求していました。Wide World Importers が修正された情報を受け取った後、データが確定されていました。

InfoPath の導入後

仕入先は、World Wide Importers に郵送で調査を提出するのではなく、Web 上でブラウザ対応フォームに入力することで、調査を送信できるようになりました。仕入先がフォームに入力したデータは、在庫データベースに直ちに入力されます。InfoPath と InfoPath Forms Services に切り替えたことで、Wide World Importers には次の利点がもたらされました。

  • オンラインの利便性    InfoPath ベースのシステムを使用することで、仕入先はブラウザを使用して調査を入力できます。調査を郵送またはファックスで Wide World Importers に送り返す必要がなくなりました。

  • 瞬時性    紙を使用する旧システムでは、仕入先が調査を記入してから、回答が Wide Word Importer のデータベースに入力されるまでにかなりの時間がかかっていました。その結果、多くの場合、在庫の見積もりは古くなっていました。InfoPath のブラウザ対応フォーム テンプレートを使用することで、仕入先がフォームに入力するデータは、在庫データベースに直ちに入力されるようになりました。

  • 正確さの向上    フォーム テンプレートは、データの整合性を維持するようにデザインされているため、無効な入力が少なくなります。たとえば、仕入先は、商品の種類を選択するときに、ドロップダウン リスト ボックスを使用して、標準的な区分の一覧から選択できるため、商品の種類を調べて手動でフォームに入力する必要がありません。

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シナリオ 5: 市場調査

市場調査フォームの一部 Proseware 社はカナダに拠点を置くソフトウェア会社で、印刷出版業界向けの製品を開発しています。

Proseware 社は、主要製品の次のリリースの開発サイクルを開始しています。開発チームは InfoPath と InfoPath Forms Services を使用して、市場調査活動に役立てることにしました。開発チームはフォーム テンプレートを使用して、顧客とのミーティングで顧客からのフィードバックを収集および記録しようと考えています。フォームの目的は、顧客との対話をすべて記録して、顧客のニーズを十分に理解し、収集されたデータを簡単に検索および再利用できるようにすることです。

フォーム テンプレートに入力されたデータはデータベースに直接送信され、従業員はさまざまなミーティングから収集されたデータを取得して分析できます。Proseware 社は、入力されたフォームを SharePoint サイト上のライブラリに格納したいと考えています。

InfoPath の導入前

開発チームのメンバーは、顧客およびパートナーからフィードバックを収集するときに Microsoft Office Word または Microsoft Office Excel を使用してメモをとっていましたが、そのデータの分析と配布では、無駄なデータ入力が発生することがよくありました。チーム メンバーは、自由な形式でメモをとっており、関連情報がドキュメント内やドキュメント間に分散していました。チーム メンバーは、収集した情報を技術仕様に取り込むときに、標準化されていないドキュメントを検索して必要な情報を見つけるのに時間がかかっていました。

InfoPath の導入後

InfoPath と InfoPath Forms Services を使用する標準的なデータ収集プロセスに切り替えたことで、Proseware 社の開発チームは、社内でのデータの収集、分析、および配布に要する時間とコストを節約できるようになりました。

既存の顧客や潜在顧客とミーティングを行うときに、開発チームのメンバーは InfoPath フォームを使用して、顧客のニーズやアイデアに関するデータを収集できるようになりました。開発チームは、SharePoint サイト上のライブラリを使用してフォームを保存し共有しています。このライブラリから、チーム メンバーは、新しい顧客データ フォームへの入力、既存のフォーム内のデータの確認、Microsoft Office Excel 2003 または Microsoft Office Excel 2007 へのデータのエクスポート、および複数のフォームのデータの結合を行うことができます。

InfoPath ベースのシステムに切り替えた利点は、次のとおりです。

  • 一貫した情報    フォーム テンプレートは、情報を一貫して整理および形式化するようにデザインされています。フォームの一覧に表示されるデータは、標準化された SharePoint リストおよび .xml ファイルから取得されます。たとえば、[職種] ボックスの一覧の項目は、さまざまなシステム間での業務データの交換を標準化するために Proseware 社全体で使用される、定義済みの XML スキーマから直接取得されます。

  • 既存のシステムとの統合    フォームが送信されると、SharePoint サイト上のライブラリに自動的に格納されます。各フォーム内のデータは、フォームの外部にエクスポートした場合、ライブラリの列として表示されます。これにより、チーム メンバーは各フォームを個別に開かなくても、ライブラリ内のフォーム データを簡単に検索して並べ替えることができます。

  • 複数のビュー   顧客データ フォームには、顧客の情報、チームの調査、研究方法、およびその他のリソースを記録するための別のビューなど、さまざまなニーズに対応するビューが含まれています。フォームには、1 つの便利な印刷しやすい形式でその他のビューからデータを集計する専用の印刷レイアウト表示も含まれます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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