Gmail から Outlook メールに切り替える

以下、Outlook でメールを送信、閲覧、整理する方法について簡単に説明しています。この説明に基づき、Gmail から Outlook メールに切り替えたり、共同編集を開始したりできます。

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注: 本ガイドで説明する機能と情報は、Office 365 で利用できる Outlook メールに該当します。

相違点*

Outlook と Gmail の最も顕著な相違点:

  • Outlook の場合、フォルダーを使用してメッセージを整理します。Gmail の場合、ラベルを使用します。

  • Outlook の場合、受信メッセージに対する操作をルールで自動化し (方法を見る)、フィルターでメッセージを並べ替え、絞り込みます (方法を見る)。Gmail の場合、受信メッセージに対する操作をフィルターで自動化します。

  • Gmail で署名不在通知を設定している場合、Outlook でそれらを再作成する必要があります。電子メールの署名自動応答を利用します (方法を見る)。

作業

Outlook

Gmail

メッセージを整理する

  • フォルダーでメッセージをグループ化する

  • 受信メッセージに対する操作をルールで自動化する (方法を見る)

  • フィルターでメッセージを並べ替え、絞り込む (方法を見る)

  • カスタム カテゴリを定義し、適用する

  • ラベルでメッセージをグループ化する

  • 受信メッセージに対する操作をフィルターで自動化する

  • 事前定義済みのカテゴリ

共同作業

  • メッセージでファイルを共有する (方法を見る)

  • @メンションを使って注意を引く (方法を見る)

  • Office 365 グループは受信トレイに統合される

  • ドライブに保存されているファイルのリンクを送信する

  • @メンションを使って注意を引く

受信トレイを整理する

  • メッセージの削除

  • メッセージのアーカイブ (方法を見る)

  • メッセージの削除

  • メッセージのアーカイブ

任意のデバイスで電子メールを取得する

  • ブラウザー

  • Windows

  • Mac

  • iOS/Android

  • ブラウザー

  • iOS/Android

* 相違点は 2017 年 5 月時点の G-Suite Basic Edition と Microsoft の Office 365 E3 プランに基づきます。

デスクトップ版、オンライン版、モバイル版の Outlook の違いについては、「Outlook 2016、Outlook on the web、iOS 用と Android 用 Outlook の比較」を参照してください。

Windows 版と Mac 版の Outlook の違いについては、「Outlook 2016 for Mac と Windows 版 Outlook 2016 を比較する」を参照してください。

メッセージでファイルを共有する

  1. [新規]、[メール メッセージ] の順に選択します。

  2. 画像またはファイルを添付する を選択します。

  3. 共有するファイルを選択し、[次へ] を選択します。

  4. ファイルが C: ドライブにある場合、[アップロードして OneDrive リンクとして共有] を選択して OneDrive にアップロードし、リンクを送信します。

    ファイルが OneDrive にある場合、[OneDrive リンクとして共有] を選択し、リンクを送信します。

Outlook on the web でメールおよび予定表のイベントにファイルを添付する

[添付ファイル] ダイアログのスクリーンショット。[アップロードして OneDrive ファイルとして添付] オプションが表示されています。

@メンションを使用してユーザーの注意を引く

  1. メール メッセージまたは会議出席依頼の本文に、@ 記号に続けて連絡先の名または姓の最初の数文字を入力します。

  2. メンションを付ける連絡先をリストから選択します。

    既定では、フル ネームが挿入されますが、メンションの一部 (たとえば、相手の名以外のすべて) を削除できます。

  3. メンションを付けた連絡先は、メールまたは会議の招待状の [宛先] 行に追加されます。

注意: Exchange Server 2016、Exchange Online、または Outlook.com を利用している受信者だけが @メンションを利用できます。

Outlook の新規メール ダイアログのスクリーンショット。メッセージのテキストで @メンションを確認できます。

ブラウザーで Outlook Online の使用を開始します。Outlook の他の機能が必要な場合、デスクトップ版の Outlook を開き、「Outlook 2016 クイック スタート」を参照してください。

Mac をご利用の場合、「Outlook 2016 for Mac のヘルプ」を参照してください。

スレッドまたはメッセージ ビューでメッセージを表示する

  • 関連するメッセージを 1 つの会話またはスレッドとして表示するには、[フィルター]、[表示方法]、[スレッド] の順に選択します。

  • 関連するメッセージを個別に表示するには、[フィルター]、[表示方法]、[メッセージ] の順に選択します。

受信トレイのスクリーンショット。[フィルター]、[表示方法]、[スレッド] の順に選択されています。

フィルターを利用し、メッセージを並べ替えて表示する

Gmail のフィルターと Outlook のフィルターは機能が少し異なります。

  • Outlook でアイテムをフィルター処理するとき、表示するアイテムを個別に選択しますが、別のフォルダーへの移動や転送など、何らかの操作をアイテムに適用することはありません。受信メッセージに対する操作を Outlook ルールで自動化できます。

  • Gmail の場合、フィルターを利用し、受信メッセージに対する操作を自動化します。

Outlook のフィルターを使用するには:

  1. [フィルター] を選択し、フィルター基準、[並べ替え] 基準、スレッドまたはメッセージ ビューでメッセージを表示するかどうかを選択します。

受信トレイのスクリーンショット。[フィルター]、[並べ替え]、[差出人] の順に選択されています。

受信メールを処理し、絞り込むルールを作成する

Gmail と Outlook の両方で [条件/操作] モデルを利用し、受信メールに対する操作を実行します。Gmail ではこの機能をフィルターと呼び、Outlook ではルールと呼びます。

  1. ルールの作成:

    • 特定のメール メッセージに基づいてルールを作成するには、メッセージを選択し、[ [その他のアクション] アイコン その他のアクション]、[ルールの作成] の順に選択します。

    • 新しいルールを作成するか、既存のルールを編集するには、[ [設定] ボタン ]、[メール]、[自動処理]、[受信トレイと一括処理ルール] を選択し、[受信トレイのルール] の [+] を選択します。

  2. ルールに名前を付けます。

  3. ルールで実行する操作を選択し、[OK] をクリックします。

メール メッセージのスクリーンショット。[その他の操作]、[ルールの作成…] の順に選択されています。

自動応答を送信する

  1. [設定 [設定] ボタン ] > [自動応答] を選択します。

  2. [自動応答を送信する] を選択します。

  3. 返信を送信する開始時刻と終了時刻を入力し、返信のテキストを入力します。

    不在中、自動的に自分の予定表の時間を見えなくし、予定されている会議を却下するかどうかを選択できます。

  4. [OK] を選択します。

ヘルプ画面のスクリーンショット。自動返信が選択されています。

署名を作成する

  1. [設定] [設定] ボタン 、[メール]、[レイアウト]、[メールの署名] の順に選択します。

  2. 署名を作成します。

    書式設定を適用するか、メッセージ ボックスの上部にあるボタンでリンクやグラフィックスを追加します。

  3. [送信メッセージに自動的に署名を追加する] を選択します。

  4. [保存] をクリックします。

署名画面のスクリーンショット。

優先受信トレイで重要なメッセージを優先する

優先受信トレイは [優先] と [その他] という 2 つのタブに分かれています。重要なメールは [優先] タブに表示されます。他のメールにも簡単にアクセスできますが、[優先] タブではなく [その他] タブに表示されます。

  • 優先受信トレイをオンにするには、[ [設定] ボタン ]、[設定の表示]、[優先受信トレイ] の順に選択します。

  • メッセージの整理方法を変更するには、受信トレイから [優先] または [その他] を選択し、移動するメッセージを右クリックします。

    [優先] から [その他] に移動する場合、選んだメッセージのみを移動するには、[[その他] に移動する] を選びます。その送信者から今後送信されるすべてのメッセージを [その他] タブに振り分けるには、[常に [その他] に移動する] を選びます。

    [その他] から [優先] に移動する場合、選んだメッセージのみを移動するには、[[優先] に移動する] を選びます。その送信者から今後送信されるすべてのメッセージを [優先] タブに振り分けるには、[常に [優先] に移動する] を選びます。

受信トレイのスクリーンショット。[フィルター]、[優先受信トレイの表示] の順に選択されています。

メッセージをアーカイブする

既に返信した、あるいは操作を行ったメッセージを受信トレイから消したいが、削除したり、特定のフォルダーに移動したりすることは望まない場合、アーカイブを利用できます。アイテムをアーカイブしても、検索ボックスから、または [アーカイブ] フォルダーに移動して、簡単に探すことができます。[アーカイブ] フォルダー経由で、スマートフォンやその他のデバイスで引き続き利用できます。

  1. 受信トレイでメッセージを選択し、ツールバーの [アーカイブ] を選択します。

受信トレイのスクリーンショット。メッセージの右クリック メニューで [アーカイブ] が選択されています。

操作アシストでヘルプを表示する

  1. ? を選びます。

  2. [実行したい作業を入力してください] ボックスに実行する操作を入力します。

[操作アシスト] ボックスが表示されている Outlook on the web の [ヘルプ] ウィンドウのスクリーンショット。
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