FindTime での会議のスケジュール

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Findtimeは、出席者が適切な時間を投票できるようにすることで、会議のスケジュールを容易にするための、 アドインです。

FindTime での会議のスケジュールを設定するには、次のようにします。

  1. 新しいメールを作成するか、返信するメールを選択します。

  2. 会議の出席者をリストし、任意の出席者にCc入力します。 

  3. [ホーム] タブで、[会議の投票で返信する] を選択します。

    会議の投票での FindTime > 返信

  4. 会議の設定を選択

    してください:

    • [期間]: リストから期間を選択します。

      • フルタデー会議には8時間を選択します。

      • 独自の時刻を設定するには、ユーザー設定を使います。 最長時間は23時間59分です。

        FindTime duration

    • 勤務時間: 会議の候補時間を制限して、稼働日と時間のみを指定します。




      注: 既定で使用されている稼働時間は、開催者の設定から取得され、Exchange の設定でエラーが発生します。 設定されていない場合は、既定で 8 am 5 pm に設定されます。

    • タイムゾーン: 会議のタイムゾーンを変更するには、[ z0z_ ] を選びます。

      タイムゾーンを編集する
       

      注: 

      • 使用されるタイムゾーンは開催者の設定から取得されますが、一覧から新しいタイムゾーンを選ぶことができます。

      • 年間切り替え後の時刻が表示された後の夏時間

  5. 検索を実行すると、出席者のスケジュールが表示され (使用可能な場合)、適切な会議時間が提示されます。

    注: FindTime は、自分の予定表や組織内の出席者の予定表にアクセスして、空き時間情報を確認するために、お客様のz0z_ビジネスアカウントを使用します。 Z0z_アカウントに関連付けられていないカレンダーはサポートされません。


    リンクを使用して、会議オプションを並べ替えます。

    • [ Availability]: 最適なオプションを一覧表示します (すべての出席者が無料である場合)。 最適なオプションを決定するために使用される要因には、無料の出席者の数や、出席者が予定表で仮承諾または忙しいかどうかなど、任意の出席者の数が含まれます。

      空き時間別に並べ替えられた会議のオプション

    • 時刻: オプションを時系列で一覧表示します。




      注: 矢印を使用して、日と月をスクロールできます。 利用可能な日数には、緑色の下線が引かれています。 濃い緑は、最も多くのオプションが表示され、薄い緑色と赤く示されている日付が最も競合していることを示します。 週末の日数は、稼働時間が選択されていない場合に使用可能とマークされます。

    • [連絡先] アイコンは、出席者が必要かどうか、およびその利用可能かどうかを示します。

      • 青い下線: 必須

      • : 使用可能

      • : 取り込み中の可能性があります

      • : 取り込み中

      • 灰色: 不明

        z0z_

    • アイコンを使用して、詳細情報にアクセスすることができます。

      • [ Z0z_ ] を選択して、招待者のステータストレイを開きます。

        招待者のステータストレイ

      • 各ユーザーのアイコンをポイントするか、または各ユーザーの空き時間情報を表示します。

      • [ Z0z_ ] を選択して、予定表を表示します。

        開催者の予定表

  6. 適切な会議時刻をいくつか選択します。

    • 選択すると、[時間] ボックスが緑色に変わります。

    • 最大20回選択できます。

      選択された会議のオプション

  7. [次へ] を選びます。

  8. 会議の場所を入力します。

    • オンライン会議は既定で有効になっています。 [オンライン会議] チェックボックスをオンにしてオフにします。 




      [オンライン会議] を選択すると、findtime では
      /
      会議のスケジュールが設定されます。 FindTime は、組織によって既定のオンライン会議チャネルとして設定されているものを使用します。 

      注: ダッシュボードに " z0z_ " の設定を保存した場合、findtime ではz1z_の代わりに、その設定が使用されます。 (Z0z_)を使用する場合は、ダッシュボードの [ z1z_ ] の設定を削除します。

  9. [会議の設定] を選択し、オン/オフオプションを切り替えます。

    • 通知: 招待者が投票したときに、メール通知を受け取ります。

    • 自動スケジュール: すべての出席者が会議オプションを[はい]に投票したときに、会議は予定表に自動的にスケジュールされます。 自動スケジュールのしくみについては、こちらをご覧ください。

    • 選択した会議オプションごとに、仮の予定を予定表に追加します。 会議がスケジュールされた場合または投票がキャンセルされた場合、保留が解除されます。

      注: [選択した時間] ボックスの一覧で [ X ] を選択すると、現在選択されている会議時間を削除できます。

      会議の時刻を削除する

  10. [メールに挿入] を選びます。

  11. FindTime は、候補の会議時刻をメールに挿入します。 必要に応じて、[編集オプション] を選択して会議の設定を変更します。



    注: 会議の時刻を変更して再挿入する場合は、元の招待を手動で削除する必要があります。

  12. [送信] を選択して、会議の出席依頼を送信し、投票プロセスを開始します。

  13. 会議の投票ページへの直接リンクが表示されます。

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