Exchange Online に外部の連絡先を一括インポートする

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この記事は管理者向けです。自分のメールボックスに連絡先をインポートする場合は、「Outlook に連絡先をインポートする」を参照してください。

会社は共有アドレス帳 (グローバル アドレス一覧とも呼ばれます) に含める既存のビジネス用連絡先の多くをExchange Onlineであるか。組織内のユーザーとは同じように、配布グループのメンバーとして外部の連絡先を追加しますか。したがって、 Exchange Online PowerShell と一括ファイルを CSV (カンマ区切り値) を使用できる場合は、 Exchange Onlineに外部の連絡先をインポートします。3 ステップ プロセスことができます。

手順 1: 外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成する

手順 2: PowerShell で外部連絡先を作成する

手順 3: PowerShell で各外部連絡先のプロパティに情報を追加する

これらの手順を完了して連絡先をインポートした後、次の追加タスクを実行できます。

他の外部連絡先を追加する

共有アドレス帳で外部連絡先を非表示にする

手順 1: 外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成する

最初の手順は、Exchange Online にインポートする各外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成することです。

  1. メモ帳でテキスト ファイルに次のテキストをコピーし、.csv というファイル拡張子を付けて CSV ファイルとしてデスクトップに保存します (ExternalContacts.csv など)。

    ヒント: 場合は、言語には、utf-8 またはその他の Unicode エンコード メモ帳でファイルを保存すると、CSV ファイルを保存する ( åä、およびスウェーデン語でö ) などの特殊文字が含まれています。

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    CSV ファイルの最初の行、つまりヘッダー行には、連絡先を Exchange Online にインポートしたときに使用できるプロパティの一覧を指定します。各プロパティ名はコンマで区切られます。見出し行の下の各行は、1 つの外部連絡先をインポートするためのプロパティ値を表します。

    注: このテキストにはサンプル データが含まれていますが、削除できます。ただし、最初の (ヘッダー) 行は削除または変更しないでください。この行には、外部連絡先のすべてのプロパティが含まれています。

  2. CSV ファイルを Microsoft Excel で開いて CSV ファイルを編集します。CSV ファイルの編集は、Excel を使用する方が簡単であるためです。

  3. Exchange Online にインポートする各連絡先の行を作成します。できるだけ多くのセルに入力します。各連絡先について、この情報が共有アドレス帳に表示されます。

    重要:  次のプロパティ (ヘッダー行の最初の 4 つのアイテム) は外部連絡先の作成に必須であり、CSV ファイルに入力する必要があります。ExternalEmailAddressNameFirstNameLastName。手順 2 で実行する PowerShell コマンドは、これらのプロパティの値を使用して連絡先を作成します。

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手順 2: PowerShell で外部連絡先を作成する

次の手順では、手順 1 で作成した CSV ファイルと PowerShell を使用して、CSV ファイルに記載されている外部連絡先を Exchange Online に一括インポートします。

  1. PowerShell を Exchange Online 組織に接続します。詳しい手順については、「リモート PowerShell による Exchange への接続」を参照してください。Exchange Online PowerShell に接続するときは常に、Office 365 グローバル管理者アカウントのユーザー名とパスワードを使ってください。

  2. PowerShell を Exchange Online に接続した後、手順 1 で CSV ファイルを保存した desktop フォルダー (たとえば C:\Users\Administrator\desktop) に移動します。

  3. 次のコマンドを実行して、外部連絡先を作成します。

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    インポートする連絡先の数によっては、新しい連絡先を作成するのにしばらく時間がかかる場合があります。コマンドの実行が完了すると、PowerShell によって、作成された新しい連絡先の一覧が表示されます。

  4. 新しい外部連絡先を表示するには、Exchange 管理センター (EAC) に移動し、[受信者]、[連絡先] の順にクリックします。

    ヒント: EAC に接続する手順については、「Exchange Online の Exchange 管理センター」を参照してください。

  5. 必要に応じて、[最新の情報に更新] [更新] アイコン をクリックして一覧を更新し、インポートされた外部連絡先を表示します。

    インポートした連絡先は、Outlook と Outlook on the web の共有アドレス帳に表示されます。

    注: Office 365 管理センターで、[ユーザー]、[連絡先] の順に選択して連絡先を表示することもできます。

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手順 3: PowerShell で各外部連絡先のプロパティに情報を追加する

手順 2 でコマンドを実行すると、外部連絡先は作成されますが、取引先担当者や組織の情報など、CSV ファイルの多くのセルの情報は含まれていません。これは、新しい外部連絡先を作成するときに、必須のプロパティのみが設定されるためです。CSV ファイルに入力したすべての情報が含まれていない場合でも、心配する必要はありません。CSV ファイルに入力されていない情報は追加されません。

  1. PowerShell を Exchange Online 組織に接続します。詳しい手順については、「リモート PowerShell による Exchange への接続」を参照してください。

  2. 手順 1 で CSV ファイルを保存した desktop フォルダー (たとえば C:\Users\Administrator\desktop) に移動します。

  3. 次の 2 つのコマンドを実行して、手順 2 で作成した外部連絡先に、CSV ファイルから他のプロパティを追加します。

    $Contacts = Import-CSV .\ExternalContacts.csv
    
    $contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    注: Manager パラメーターによって問題が発生する可能性があります。CSV ファイル内のセルが空白の場合、エラーが表示され、その連絡先にはプロパティ情報が何も追加されません。マネージャーを指定する必要がない場合は、前の PowerShell コマンドから –Manager $_.Manager を削除してください。

    手順 1 でインポートした連絡先の数によっては、連絡先を更新するのにしばらく時間がかかる場合があります。

  4. プロパティが連絡先に追加されていることを確認するには、次の手順を実行します。

    1. EAC で、[受信者]、[連絡先] の順に移動します。

    2. 連絡先をクリックし、[編集] [編集] アイコン をクリックして連絡先のプロパティを表示します。

手順は以上です。ユーザーは、Outlook と Outlook on the web のアドレス帳で、連絡先と追加情報を表示できます。

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他の外部連絡先を追加する

Exchange Online で手順 1 ~ 3 を繰り返して、新しい外部連絡先を追加します。管理者または社内のユーザーが、新しい連絡先に対応する新しい行を CSV ファイルに追加できます。次に、管理者が手順 2 と手順 3 の PowerShell コマンドを実行して、新しい連絡先を作詞して情報を追加できます。

注: 新しい連絡先を作成するコマンドを実行したときに、以前に作成した連絡先が既に存在することを示すエラーが表示される可能性があります。ただし、CSV ファイルに追加された新しい連絡先はすべて作成されます。

共有アドレス帳で外部連絡先を非表示にする

一部の企業では、外部連絡先の使用が、配布グループのメンバーとして追加する場合に限定されている場合があります。このようなシナリオでは、共有アドレス帳で外部連絡先を非表示にすることが必要になる可能性があります。手順は次のとおりです。

  1. PowerShell を Exchange Online 組織に接続します。詳しい手順については、「リモート PowerShell による Exchange への接続」を参照してください。

  2. 1 つの外部連絡先を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

    たとえば、共有アドレス帳で Pilar Pinilla を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. 共有アドレス帳ですべての外部連絡先を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

外部連絡先を非表示にすると、共有アドレス帳には表示されなくなりますが、配布グループのメンバーとして追加することはできます。

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