Excel 2016 の予定表インサイト テンプレートでの予定表の管理

Excel 2016 では、予定表インサイト テンプレートを使用して、予定表に関する詳細で深い洞察を得られる、カスタマイズ可能な情報を取得することができます。テンプレートには、会議にかかる時間、最もよく会議を行う相手 (および無視する相手)、通常 1 日のどの時間帯に会議を行うかなど、他にも多くが表示されます。

予定表インサイト テンプレートでは、ダッシュボードとして予定表を表示し、興味のある特定の期間や会議の種類を詳細表示するように操作することができます。予定表インサイト テンプレートを使用すると、会議や空き時間、生活をより容易に処理することができます。始めましょう。

予定表インサイト テンプレートの使用

予定表インサイト テンプレートを使用するには、Excel 2016 以降、または Office 365 のサブスクリプションが必要です。テンプレートを使用して予定表にアクセスするには、Exchange Server または Office 365 サブスクリプションの一部としての Exchange Online 上にアクティブなアカウントが必要です。

予定表インサイト テンプレートを開く

予定表インサイト テンプレートを開くには、Excel で [新規]、[予定表インサイト] の順に選択します。

テンプレートが表示されない場合は、検索ボックスに「予定表インサイト」と入力し、虫眼鏡ボタンを選択して検索を開始します (または、Enter キーをクリックします)。予定表インサイト テンプレートが表示されます。

テンプレートが開くと、[スタート] というタイトルの最初のブック タブが表示されます。[作業を開始する] ボタンをクリックして開始します。

予定表インサイト テンプレート

[予定表のインポート] タブを選択すると、Exchange Server に接続して、自分の予定表をインポートする方法についての手順が示されます。

予定表をインポートする

[サインイン] ボタンを選択すると、Excel にはメール アドレスとパスワードを入力するダイアログが表示されるため、Exchange Server に接続して、自分の予定表の情報をブックに読み込むことができます。Excel がダウンロードする必要のある会議の数によって、この処理には数分かかる場合があります。

Exchange の資格情報

完了すると、[会議インサイト] ワークシートが表示され、予定表に基づいた詳細な分析のコレクションを含む、ダッシュボードが読み込まれて表示されます。

データが取り込まれた [会議インサイト] シート

自分のデータで予定表インサイト ブックを保存する

必要なときにデータを更新できるように、マクロ有効ブックとしてこのブックを保存できるようになりました。ブックを保存するには、次の操作を行います。

  1. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順に選択して、保存先を選択し、[ファイルの種類] ドロップダウン メニューで [Excel マクロ有効ブック] を選択します。

    マクロ有効ブックとして保存

    マクロ有効ブックとしてブックを保存すると、[会議インサイト] ワークシートで [インサイトの更新] ボタンを選択するたびに、すべてのグラフが自動的に更新されます。

  2. 予定表の最新データが必要な場合は、ブックを開いて、[会議インサイト] ワークシートの下部にある [インサイトの更新] ボタンを選択します。

会議インサイト シートを使用して予定表の洞察を得る

[会議インサイト] ワークシートを選択すると、予定表のデータに関するすべての種類の興味深い洞察を含む、ダッシュボードが表示されます。次の画像はワークシートを示しています。画像の下には、番号付きの各セクションの説明があります。

予定表インサイトの領域
  1. 会議出席依頼の返信 スライサー

  2. 分析する期間を選択するためのタイムラインです。すべてのグラフに選択したタイムラインが示されます。

  3. 収集したデータのサマリー

  4. 月または年ごとに会議に費やされた時間の縦棒グラフ (ピボットグラフ)

  5. 月または年ごとの 1 日の会議の縦棒グラフ (ピボットグラフ)

  6. 1 日の時刻での 各時間の会議の縦棒グラフ (ピボットグラフ)

  7. 最も会議をした 相手の縦棒グラフ (ピボットグラフ)

  8. 会議出席依頼の返信の円グラフ (ピボットグラフ) です。出席した、返信していない、または仮の予定にした会議の数を示します。

  9. 開催または出席した会議の数の円グラフ (ピボットグラフ)

フィルター処理コントロール

[会議インサイト] ワークシートには 2 つのフィルター処理コントロールがあり、前の画像の番号、12 に対応しています。

  1. [返信の選択] スライサーを使用して、会議出席依頼の返信を選択し (複数の項目を選択するには、Ctrl キーまたは Shift キーを押しながらクリックします)、ワークシートのすべてのグラフをフィルターすることができます。

    • 開催

    • 確認済み

    • 仮の予定で出席

    • 無視

    スライサーには、シートを読み込むときに選択したオプションの [確認済み] と [開催] の返信があります。

    ヒント: スライサーの [無視] ボタンを選択すると、通常は会議出席依頼を無視する期間を [グラフ 6] で、また、無視した会議の出席者を [グラフ 7] で参照することができます。

    Excel のスライサーの詳細については、こちらを参照してください。

  2. タイムライン スライサー ([分析の期間を選択] というタイトル) を使用すると、期間に基づいてワークシート内のグラフをフィルター処理することができます。スライサーの右上隅にあるドロップダウン メニューを使用して、期間の選択肢から年、四半期、月、または日のいずれかを選択することができます。

    時間フィルター

    Excel のタイムラインの詳細については、こちらを参照してください。

予定表インサイト テンプレートのカスタマイズ

予定表インサイト テンプレートでは、Data Analysis Expressions (DAX) を使用して、会議に費やした時間の割合を (合計稼働時間と比較して) 測定します。結果は、[会議インサイト] ワークシートに、グラフ 34 として表示されます。

計算に使用する前提データは、8 時間の稼働日、および 5 日の週です。また、4 時間より長い会議も除外し、予定表の長いイベントに起因する計算バイアスを減らします。

次の手順を実行して、特定の作業習慣に合わせてテンプレートをカスタマイズし、会議に費やした時間の計算に適用させることができます。

  1. ワークシート タブを右クリックして、表示するメニューに対して [再表示...] を選択します。

    ワークシートの再表示
  2. 表示された [再表示] ウィンドウから [パラメーター] シートを選択し、[OK] をクリックします。

    選択内容の再表示
  3. 非表示のワークシートのみが、[再表示] ウィンドウに示されます。[パラメーター] ワークシートを選択し、作業パターンを反映させるためにテーブルの値をカスタマイズします。

    パラメーター ワークシートでの作業パターンのカスタマイズ

    次の値を変更することができます。

    • 1 日の作業時間

      このパラメーターは、1 ~ 24 の任意の値に変更できます。たとえば、パートタイムで毎日働いている場合、このパラメーターを 4 に設定することができます。

    • 1 週間の作業日

      このパラメーターは、1 ~ 7 の任意の値に変更できます。たとえば、パートタイムで 1 週間に 2 日のみ働いている場合、このパラメーターを 2 に設定することができます。また、毎日働いている場合は、このパラメーターを 7 に設定すると、週末にあるすべての会議により適切に反映することができます。

    • 長い会議を無視 (時間)

      計算に含める必要がある 4 時間よりも長い会議がある場合は、このパラメーターを増やすことができます。たとえば、頻繁に 8 時間のトレーニングに参加して、それをデータに含める場合は、このパラメーターを 8 に設定して、8 時間より長い会議のみをフィルター処理します。

  4. [パラメーター] ワークシートで任意の値を編集する場合、新しい値を適用させた後に、[データ]、[すべて更新] の順に選択して、ブックを更新する必要があります。

予定表インサイト テンプレートをさらに活用する

前のセクションでは、会議に費やした時間を視覚化し、会議を運営する方法 (または、会議をスケジュール通りに運営する方法) についての興味深い事実を学習する機会を提供しています。ただし、次のセクションで示すように、[予定表インサイト] ブックでは、より多くのことを実行することができます。

特定の会議を詳細表示するには

会議の詳細については、それぞれの会議に関連付けられたデータを参照してください。任意のブック タブを右クリックして、[再表示...] を選択し、[会議データ] ワークシートを選択します。

[会議データ] シート

[会議データ] ワークシートでは、すべての会議を表示することができます。また、特定の会議を詳細表示するように、データをフィルター処理することもできます。たとえば、これは [会議インサイト] ワークシートを開始して、外れ値 (2015 年 2 月の会議の急増など、例外的または通常のルーチンではない会議) を見つけ、[会議データ] ワークシートで関連する会議を検索する場合に役立ちます。

このブックを共有できますか?

Excel で [予定表インサイト] ブックに予定表データを読み込むと、会議データはブックのデータ モデルに格納され、[会議データ] と呼ばれる非表示のワークシートにも格納されます。

自分の資格情報がブックに格納されていない場合、ブックを同僚と共有し、その同僚が [インサイトの更新] ボタンを選択してブックを更新する場合、同僚は資格情報を入力するように求められ、自分の会議のデータはブックを更新する処理の中で削除されます (自分のデータは同僚のデータに置き換えられます)。

ブックを初期状態に戻す場合は、会議データを削除し、Ctrl + R キーを押して、ブックを .xlsm または .xltm ファイルとして保存します。

さらに詳しく知るには

このブックの目標は、予定表の洞察を得るために役立てるだけでなく、Excel とそのデータ分析機能の学習に役立てることです。[詳細情報] ワークシートには、役立つリンクの一覧があります。一覧はそれぞれ、このテンプレートで使用される機能を使い始めるために役立つ技術的なリソースへのリンクです。

[詳細情報] ワークシート

自分で同様のブックを作成する方法

Excel 2016 で組み込みのデータ分析機能を使用して、このようなブックを作成することができます。

Exchange Server に接続して、予定表を抽出し、分析するデータを設定するために、このテンプレートでは Excel 2016 に統合された Power Query テクノロジーを使用します。これは、[取得と変換] セクションの [データ] リボンから利用できます。取得と変換の詳細については、こちらを参照してください。

新しいブックから自分の予定表のインポートを開始するには、リボンで [データ]、[新しいクエリ]、[その他のソース]、[場所: Microsoft Exchange] の順に選択します。

Exchange からのデータの取得

注記: 

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