Excel 2007 のワークシート データから Visio 2007 の組織図を作成する

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Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out のブック カバー

Advanced Microsoft® Office Documents 2007 Edition Inside Out
著者: Stephanie Krieger

Stephanie Krieger 氏は、Microsoft Office System の MVP であり、『Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out』および『Microsoft Office Document Designer』の著者でもあります。プロフェッショナルなドキュメント コンサルタントとして、これまでに多数の世界的企業の Microsoft Office エンタープライズ ソリューションの開発を支援し、Office プログラムの "思考" 方法の解説を通して多くの専門家に高度なドキュメントの作成方法を指導しています。また、Microsoft のいくつかの Web ページに定期的に寄稿し、Office Web キャストも頻繁に発信しています。

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ワークシート データから Visio の組織図を作成する

これは新しくはありませんが、非常に優れた機能です。Excel ワークシートに名前、役職、およびマネージャーのリストを入力し、数回クリックするだけで、Visio では最も広範囲の組織図であっても自動的に作成されます。

注: 組織図に関するニーズに応じて、PowerPoint ではこの機能または新しい SmartArt ダイアグラムを使用できます。大規模で複雑な組織図の場合は、Visio を利用することをお勧めします。ただし、PowerPoint で SmartArt ダイアグラムを作成する場合は、2 回クリックして箇条書きをダイアグラムに変換してから、テキストを入力するだけでダイアグラム項目を追加または変更することができます。ダイアグラムにデータを格納したり、Web ページで公開されているハイパーリンクを含むダイアグラムなど、対話型ダイアグラムを作成する場合も、Visio の利用をお勧めします。ただし、図形を描画する必要がなく、単にドキュメントに追加する高品質でシンプルな組織図が必要な場合には、SmartArt ダイアグラムが適しているかどうかを判断してください。また、Visio ダイアグラムとは異なり、SmartArt ダイアグラムでは、Word、Excel、および PowerPoint で使用可能なドキュメント テーマ、クイック スタイル、グラフィック効果を使用します。そのため、SmartArt 組織図ではドキュメントに合わせて自動調整できます。

Excel に格納されたデータから Visio の組織図を作成するには、次のように操作します。

  1. Excel で 1 行の見出しがある列にデータを設定します。見出しは、組織図の作成に使用するフィールド名になります。必要なフィールドは、ユーザーの名前と、そのユーザーがレポートするユーザーのフィールドのみです。次のサンプル データのように、図に含める内容のフィールドを必要なだけ追加します。

    Visio の組織図で使用する Excel データ

  2. Visio で、[ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ビジネス] をポイントしてから [組織図ウィザード] をクリックします。

  3. 最初の画面で [次へ] をクリックし、既存のソース ファイルからデータを選びます。データは、Excel ファイル、テキスト ファイル、Microsoft Office Exchange Server ディレクトリ、またはデータベースから選ぶことができます。2 番目の画面で、Excel ファイルを含むオプションを選んでから、もう一度 [次へ] をクリックします。ファイルを参照して選んでから、もう一度 [次へ] をクリックします。

    注: 組織図ウィザードの最初の画面には、使用される .xls ファイルは Excel ファイル タイプであることが示されます。この画面が単に更新されていないだけです。Excel 2007 ファイル (提供されているサンプル データ ファイルなど) に問題はありません。

  4. Visio は、データにアクセスすると、フィールド名 (列見出し) と組織図の "名前" フィールドおよび "レポート先" フィールドの照合を試みます。Visio で正しいフィールドを選択されていることを確認してから、[次へ] をクリックします。

    ここでは、[完了] ボタンが使用可能になるまで [次へ] をクリックするだけです。その後、[完了] をクリックすると、図が生成されます。ただし、クリックしている間に表示される各ウィザード画面のオプションには注意してください。ウィザードの最後の画面では、図に表示するデータのフィールドや図形内での表示順の指定、[図形​​データ] などの図形に格納するフィールドの選択、レイアウト要件の指定を行うことができます。

上記の手順に従ってサンプル データから組織図を生成すると、次のような外観になります。

Visio の組織図

この図を [テーマの色] や [テーマの効果] で書式設定するには、もう 2 回だけクリックします。そうすれば、[組織図の図形] や他のステンシルから図形を追加して、Visio の図形と同様に書式設定できます。また、[組織図] メニュー (このダイアグラム タイプの場合にのみ表示される) の以下のようなオプションを使用することもできます。

  • 表示される各フィールドの図形のサイズやテキストの書式設定などの書式設定 (タイトルをイタリックにするなど) を全体に適用する場合は、[オプション] を選びます。

  • 選んだ図形の職位タイプ (エグゼクティブやマネージャーなど) を変更します。

  • 完成した組織図からすべてのデータを新しい Excel ファイルにエクスポートする場合は、[組織データのエクスポート] をクリックします。単に新しいファイルの名前を入力して、[保存] をクリックします。

    これは、他のソースから、または図形を描画して作成した組織図でも適用できます。したがって、たとえば、Excel データから組織図を作成し、Visio で図形を図に手動で追加した場合、そのデータを Excel にエクスポートすると、追加した図形と、自動生成された図形が含まれます。また、既定では、エクスポートしたファイルは xlsx ファイルとして保存されます。

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