Excel 活用テクニック集 !

ここでは、意外と知らない便利な機能、知っていると自慢できる機能を紹介します。

●入力内容に関するテクニック

質問 データを効率よく入力するには ?

回答 Tab キーを押したり、セルを範囲選択したりすると、データを入力するセルに素早く移動できます。複数のセルに同じデータを1度の操作で入力することもできます。

●Tab キーや Enter キーでセルを移動する

横方向にデータを入力するときは、データ入力後にTabキーを押すと、右横のセルにデータを入力することができます。

TabキーやEnterキーでのセル移動

また、通常はEnter キーを押すと下のセルに移動しますが、Enter キーを押して右のセルに移動するように設定することもできます。[ファイル] タブ、[オプション] の順にクリックして [Excel のオプション] ダイアログ ボックスを表示し、[詳細設定]で [Enter キーを押したら、セルを移動する] で [右] を設定します。

セルを移動する方向を設定する

●セルを範囲選択してから入力する

あらかじめセルを範囲選択しておくと、選択しているセルだけを順番に移動して、データを入力することができます。

セルを範囲選択してから入力

通常はEnter キーを押すとすぐ下のセルに移動しますが、上図のようにセルを範囲選択しているときは、Enterキーを押した場合も選択されている範囲内でアクティブセルが移動します。

●複数のセルに同じデータを一括して入力する

複数のセルを選択し、Ctrl キー+ Enter キーを押すと、選択しているセルに同じデータをまとめて入力することができます。

複数のセルに同じデータを一括で入力

質問 オートコンプリートで入力の手間を省こう !

回答 オートコンプリートは、先頭の数文字を入力すると、残りの部分を自動的に入力してくれる機能です。文字数の多いデータも素早く入力することができます。

下図の「種目」の列には、「バレーボール」や「ソフトテニス」など、同じ項目を繰り返して入力します。この列に入力するとき、たとえば「そ」と入力すると、同じ列に入力されている「ソフトテニス」が入力候補として表示され、Enter キーを押すとそのまま入力候補の文字が入ります。

オートコンプリートを使った入力

同じ読みで始まる文字が複数ある場合は、2文字め、3文字めと続けて文字を入力していくと、入力候補がひとつに絞られた段階で、入力候補の内容が表示されます。

入力候補が段階的に絞られる

●書式に関するテクニック

質問 1つのセルの文字列を複数のセルに分割するには ?

回答 区切り位置の機能を使うと、スペースや「 , 」 (半角のカンマ) などを分割位置として、文字列を別々のセルに分けることができます。

1つのセルに入っているデータを、スペースや「 , 」 (半角のカンマ) などの位置で分割して、別々のセルに分けることができます。ここでは、1つのセルに入っている名前を、「姓」と「名」の間でセルを分割します。

  1. 分割したいセルを選択し、[データ] タブの [区切り位置] をクリックします。

    文字列を複数のセルに分割

    [区切り位置指定ウィザード] が起動します。

    [カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ] を選んで、[次へ] をクリックします。

    区切り位置指定ウィザード1
  2. 文字列を区切る基準をチェックして、[次へ] をクリックします。

    区切り位置指定ウィザード2
  3. [表示先] のセルを設定して、[完了] をクリックします。

    区切り位置指定ウィザード3

    「姓」と「名」が別々のセルに分割されます。

    姓と名でセルを分割

質問 表の行と列を入れ替えるには?

回答 表をコピーし、別のセルに[ホーム] タブの [貼り付け▼] にある [行列を入れ替える] を使って貼り付けます。

行と列を入れ替えたい表を選択し、[ホーム] タブの [コピー] をクリックします。貼り付け先のセルを選択し、[ホーム] タブの [貼り付け▼] をクリックし、[行列を入れ替える] をクリックします。

表の行と列の入れ替え

質問 計算結果だけをコピーしたい !

回答 [ホーム] タブの [貼り付け▼] にある [値の貼り付け] を使って、コピーした数式を貼り付けます。

数式を入力しているセルを選択し、[ホーム] タブの [コピー] をクリックします。貼り付け先のセルを選択し、[ホーム] タブの [貼り付け▼] をクリックし、[値の貼り付け] をクリックします。

計算結果だけをコピー

なお、貼り付けたセルの右下に表示される [貼り付けのオプション] ボタンをクリックし、[値] をクリックすると、貼り付けた内容を計算結果に変更することができます。

貼り付けのオプション

質問 ふりがなを表示させたい !

回答 PHONETIC 関数を使います。入力しているデータの"読み" を、別のセルにふりがなとして表示させることができます。

ふりがなを表示するセルに ”=PHONETIC(” と入力します。元にするデータのセルをクリックし、”=PHONETIC(A2” のように表示されたら Enter キーを押します。

ふりがなの表示

ヒント ふりがなをひらがなで表示したい !

ふりがなをひらがなで表示するときは、データを入力しているセルを選択し、[ホーム] タブの[ふりがなの表示/非表示] の▼をクリックし、[ふりながの設定] をクリックします。[ふりがなの設定] ダイアログボックスで [種類] を [ひらがな] に変更すると、PHONETIC 関数で表示しているふりがなもひらがなに変わります。

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