Excel のリストから連絡先グループを作成する

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必要に応じて、連絡先グループを使用して、数百人の大規模なグループにメールを送信することができます。多くの場合、これを行う最も簡単な方法は、Microsoft Excel のようなスプレッドシート プログラムでリストを作成することです。

さらに詳しく

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BCC の受信と送信

Excel ブックで管理しているメーリング リストに定期的にメールを送るとします。

これは、連絡先グループを使うと簡単です。

Outlook で [連絡先] をクリックし、連絡先フォルダーを選んで、新しい連絡先グループを追加します。

グループの名前を入力し、[メンバーの追加]、[Outlook の連絡先から] を選びます。

次に、Excel でブックを開き、

ユーザー名の列がメール アドレスの列の隣にくるよう調整します。

たとえば、間の列を選んで右クリックし、[非表示] をクリックします。

ご心配いりません。これでデータが消えたわけではありません。後で表示できます。

ここで 2 つの列の名前とアドレスを選び、クリップボードにコピーします。

次に Outlook で [メンバー] テキストボックスをクリックし、テキストを貼り付けます。

[OK] をクリックすると、名前が連絡先グループに追加されます。

メール、テキスト ファイル、Word 文書などからも同様にメール アドレスをコピーできます。

この方法で、連絡先グループにアドレスを簡単に追加できます。

ただし、Excel リストから Outlook の連絡先も作りたい場合は、

別のプロセスで Excel ファイルをインポートする必要があります。ご覧ください。

Excel で [ファイル]、[名前を付けて保存] をクリックし、場所を選びます。

ファイル名を入力して [ファイルの種類] をクリックし、[CSV (カンマ区切り)] を選びます。

メーリング リストを CSV 形式の新しいファイルとして保存します。[はい] をクリックします。

Outlook に移動します。

[連絡先] で、Excel のリストを追加する連絡先フォルダーを右クリックし、新しいフォルダーを作成します。名前を入力します。

このフォルダーに Excel ファイルを保存して、他の連絡先と分けておきます。

次に [ファイル]、[開く/エクスポート ]、[インポート/エクスポート] をクリックします。

[他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選び、

[テキスト ファイル (カンマ区切り)] を選び、

先ほど作成した Excel の CSV ファイルを選びます。

そしてインポート先フォルダーを開いて、作成したファイルを選びます。

[フィールドの一致] をクリックします。

ここで、Excel の列から Outlook の連絡先情報フィールドに

情報が正しく配置されていることを確認してください。

ここでは、連絡先の名前が Excel の名前列から正しく移動しています。

メール アドレスはどうでしょうか。

現在のところ、何も配置されていません。

おそらく、Outlook と Excel でメール列の名前が違うからでしょう。

しかし、左側のリストから手作業でドラッグして

Outlook のメール フィールドでドロップすれば、配置できます。

今は他の列の配置を気にする必要はありません。[OK]、[完了] をクリックします。

これで、Excel のリストが新しい連絡先として連絡先フォルダーに追加されました。

最後に、連絡先を新しいグループに追加してみましょう。新しいフォルダーに追加できます。

名前を入力して [メンバーの追加]、[Outlook の連絡先から] をクリックします。

アドレス帳を開き、作成したフォルダーを選びます。

リスト内の連絡先をすべて選び、[メンバー] に追加し、[OK]、[保存して閉じる] をクリックします。

連絡先グループにメールを送るには、[宛先] 行にグループの名前を入力します。

受信者にアドレスを見せたくなければ、[BCC] 行に入力します。

連絡先グループを使う場合も、分類項目で連絡先をグループ化する場合も、

Outook ならグループのサイズに関係なく、簡単にメールを送信できます。

連絡先グループと分類項目、Bcc について詳しくは、コースのまとめに記載されたリンクをご確認ください。

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