Excel にデータをエクスポートする

エクスポート ウィザードを使って、Access データベースから Excel で読み取り可能なファイル形式にデータをエクスポートできます。ここでは Excel にデータをエクスポートするための準備方法を説明し、一般的な問題に関するトラブルシューティング ヒントも示します。

この記事の内容

Excel へのデータのエクスポート: 基本

エクスポートの準備をする

エクスポートを実行する

エクスポートについて知っておく必要があること

存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う

Excel へのデータのエクスポート: 基本

Excel にデータをエクスポートする際には、選択したデータのコピーが Access で作成され、そのコピーされたデータが、Excel で開くことのできるファイルに格納されます。Access から Excel に頻繁にデータをコピーする場合は、後で再利用できるようにエクスポート操作の詳細を保存できます。また、設定した間隔で自動的にエクスポートを実行するようにスケジュール設定することもできます。

Excel にデータをエクスポートする場合の一般的なシナリオ

  • 所属する部署やワークグループで、Access と Excel の両方を使ってデータを操作している場合。データは Access データベースに格納しますが、そのデータの分析や分析結果の配布には Excel を使います。チームでは現在、必要に応じてデータを Excel にエクスポートしていますが、この処理を効率化したいと考えています。

  • 自分は Access を長期間使っているが、上司は Excel でデータを処理することを望んでいる場合。一定の間隔で Excel にデータをコピーしていますが、この処理を自動化して時間を節約したいと考えています。

Excel へのデータのエクスポートについて

  • Access には、Excel 形式で名前を付けて保存するコマンドはありません。データを Excel にコピーするには、ここで説明するエクスポート機能を使うか、Access のデータをダッシュボードにコピーしてから Excel のスプレッドシートに貼り付ける必要があります。

  • テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。また、データシートなど、複数レコードのビューで選択したレコードをエクスポートすることもできます。

  • Microsoft Excel には Access データベースからデータをインポートするためのコマンドが含まれています。エクスポート コマンドの代わりにそのコマンドを Access で使用することができます。ただし、Excel のインポート コマンドでは、テーブルまたはクエリをインポートできるのみです。詳細については、Excel のヘルプ記事「外部データに接続する (インポートする)」を参照してください。

  • マクロやモジュールを Excel にエクスポートすることはできません。サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートが含まれているフォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートすると、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートを Excel にエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。

  • 1 回のエクスポート操作でエクスポートできるのは、1 つのデータベース オブジェクトのみです。ただし、個々のエクスポート操作が完了した後で、複数のワークシートを Excel で統合できます。

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エクスポートの準備をする

エクスポート手順を実行する前に、エクスポートするデータを見直して、エラー インジケーターやエラー値が含まれていないか確認することをお勧めします。エラーが見つかった場合は、それを解決してからデータを Excel にエクスポートしてください。エラーを解決しないと、エクスポート操作中に問題が発生し、Excel ワークシートのセル内に null 値が挿入されることがあります。Excel へのエクスポート中に発生する可能性がある問題の詳細については、「存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う」セクションをご覧ください。

ソース オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、書式設定付きでデータをエクスポートするかどうかを決めます。どちらの方法でエクスポートするかによって、エクスポートされるデータの量と、ブックでデータがどのように表示されるかが変わります。  次の表は、データを書式設定付きでエクスポートした場合と書式設定なしでエクスポートした場合の結果をまとめたものです。

エクスポート

ソース オブジェクト

フィールドとレコード

書式設定

書式設定なし

テーブルまたはクエリ

注:  フォームとレポートの場合、書式設定なしでエクスポートすることはできません。

基になるオブジェクトのすべてのフィールドとレコードがエクスポートされます。

操作中、書式プロパティの設定は無視されます。

ルックアップ フィールドでは、ルックアップ ID の値のみがエクスポートされます。

ハイパーリンク フィールドでは、コンテンツは displaytext#address# の形式でリンクを表示するテキスト列としてエクスポートされます。

書式設定付き

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

現在のビューまたはオブジェクトで表示されているフィールドとレコードのみがエクスポートされます。フィルター処理されたレコード、データシート内の非表示の列、フォームやレポートに表示されていないフィールドは、エクスポートされません。

ウィザードでは書式プロパティの設定が尊重されます。

ルックアップ フィールドでは、ルックアップ値がエクスポートされます。

ハイパーリンク フィールドでは、値がハイパーリンクとしてエクスポートされます。

リッチテキスト フィールドでは、テキストはエクスポートされますが、書式設定はエクスポートされません。

  1. エクスポート先のブックとファイル形式を選択します。レポートは古い *.xls ファイル形式でのみエクスポートできます。新しい *.xlsx ファイル形式ではエクスポートできません。

    エクスポート操作中に、エクスポート先ブックの名前を指定するように求めるメッセージが表示されます。次の表は、ブックを作成する場合 (既に存在しているブックではない場合) と、ブックを上書きする場合 (既に存在しているブックの場合) についてまとめたものです。

エクスポート先ブック

リソース オブジェクト

エクスポート対象

結果

存在しないブック

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

書式設定付き、または書式設定なしのデータ

エクスポート操作中にブックが作成されます。

既に存在するブック

テーブルまたはクエリ

書式設定なしのデータ

ブックは上書きされません。新しいワークシートがそのブックに追加され、データのエクスポート元オブジェクトの名前が付けられます。ブック内に同じ名前のワークシートが既に存在する場合は、対応するワークシートの内容を置き換えるか、新しいワークシート用に別の名前を指定するように求めるメッセージが表示されます。

既に存在するブック

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

書式設定付きのデータ

ブックは、エクスポートされたデータで上書きされます。既存のワークシートはすべて削除され、エクスポートされたオブジェクトと同じ名前が付けられた新しいワークシートが作成されます。Excel ワークシート内のデータは、ソース オブジェクトの書式設定を継承します。

データは必ず、新しいワークシートに追加されます。既存のワークシートや指定範囲にデータを付加することはできません。

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エクスポートを実行する

  1. エクスポート先の Excel ブックが開かれている場合は、それを閉じてから操作します。

  2. ソース データベースのナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするオブジェクトを選択します。

    データの一部のみをエクスポートする

    オブジェクトがテーブル、クエリ、またはフォームであり、データの一部のみをエクスポートしたい場合は、そのオブジェクトをデータシート ビューで開き、目的のレコードを選択します。

    データシート ビューでフォームを開くには    

    1. フォームをダブルクリックして開きます。

    2. フォームを右クリックし、[データシート ビュー] をクリックします。このオプションを利用できない場合は次のように操作します。

      1. [デザイン ビュー] をクリックします。

      2. F4 キーを押して、[プロパティ シート] 作業ウィンドウを表示します。

      3. プロパティ シートの最上部にあるボックスの一覧の [フォーム] をクリックします。

      4. プロパティ シートの [書式] タブで、"データシート ビューの許可" プロパティを [はい] に設定します。

      5. [デザイン] タブの [ビュー] グループで、[データシート ビュー] をクリックします。

        注: レポートの一部をエクスポートすることはできません。しかし、レポートの基になるテーブルまたはクエリを選択するか、開いてから、そのオブジェクト内のデータの一部をエクスポートすることができます。

  3. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Excel] をクリックします。

  4. [エクスポート - Excel スプレッドシート] ダイアログ ボックスで、Excel ブック用に推奨されたファイル名 (Access ではソース オブジェクトの名前が使われます) を確認します。必要に応じて、このファイル名を変えることができます。

  5. [ファイル形式] ボックスで、目的のファイル形式を選択します。

  6. テーブルまたはクエリをエクスポートしており、書式設定付きのデータをエクスポートしたい場合は、[書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] をオンにします。詳しくは、「エクスポートの準備をする」セクションをご覧ください。

    注:  フォームやレポートをエクスポートしている場合は、このオプションが既にオンになっていますが、利用することはできません (淡色表示になっています)。

  7. エクスポート操作の完了後にエクスポート先の Excel ブックを表示するには [エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

    ソース オブジェクトが開かれており、エクスポート操作を開始する前にビュー内でレコードを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする] をオンにすることができます。ビュー内に表示されているすべてのレコードをエクスポートする場合は、このチェック ボックスをオフにします。

    注:  レコードが選択されていない場合、このチェック ボックスは利用できません (淡色表示されます)。

  8. [OK] をクリックします。

    エラーが原因でエクスポート操作が失敗した場合は、エラーの原因を説明するメッセージが表示されます。そうでない場合は Access でデータがエクスポートされ、手順 7. で選択した内容に応じて、エクスポート先のブックが Excel で開かれます。その後 Access で表示されるダイアログ ボックスで、このエクスポート操作の詳細を使ってエクスポート定義を作成できます。

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エクスポートについて知っておく必要があること

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存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う

次の表は、一般的なエラーのトラブルシューティングを行うさまざまな方法をまとめたものです。

ヒント:  不足している値が少ない場合は、Excel ブック内で修正します。そうでない場合は、ソース オブジェクトを Access データベース内で修正してから、エクスポート操作を繰り返してください。

問題

説明と解決方法

集計フィールド

集計フィールドの結果はエクスポートされますが、計算の基になる式はエクスポートされません。

複数値を持つフィールド

複数値をサポートするフィールドが、値がセミコロン (;) で区切られた、値のリストとしてエクスポートされます。

画像、オブジェクト、添付ファイル

グラフィック要素 (ロゴ、OLE オブジェクト フィールドの内容、ソース データの一部である添付ファイル) がエクスポートされません。エクスポート操作の完了後に、手動でワークシートに追加してください。

Graph

Microsoft Graph オブジェクトが含まれているフォームまたはレポートをエクスポートするときに、グラフ オブジェクトがエクスポートされません。

データが正しくない列に置かれる

ワークシート内の null 値が、次の列に置かれるべきデータに置き換わることがあります。

日付の値がエクスポートされない

1900 年 1 月 1 日より前の日付値はエクスポートされません。ワークシート内の対応するセルには null 値が置かれます。

式がエクスポートされない

値の計算に使われた式は、Excel にエクスポートされません。計算の結果のみがエクスポートされます。エクスポート操作の完了後に、手動で式を Excel ワークシートに追加してください。

サブフォーム、サブレポート、サブデータシートがエクスポートされない

フォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートをエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。

列に書式設定がエクスポートされない、または正しくエクスポートされない

ワークシートでいずれの列も書式設定されていない場合は、ウィザードで [書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] チェック ボックスを必ずオンにして、エクスポート操作を繰り返してください。また、一部の列に、ソース オブジェクトとは異なる書式設定が適用されている場合は、正しい書式設定を Excel 内で手動で適用してください。

Excel の列の書式設定

  1. エクスポート先の Excel ブックを開き、エクスポートされたデータが含まれているワークシートを表示します。

  2. 1 つの列を右クリックするか、セルの範囲を選択して右クリックし、[セルの書式設定] をクリックします。

  3. [表示形式] タブの [分類] で、形式 (テキスト数値日付時刻など) を選択します。

  4. [OK] をクリックします。

列内に "#" で値が表示される

フォームの [はい/いいえ] フィールドに対応する列に "#" という値が表示されることがあります。これは、ナビゲーション ウィンドウまたはフォーム ビューからエクスポート操作を開始したためである可能性があります。この問題を解決するには、フォームをデータシート ビューで開いてから、データをエクスポートします。

エラー インジケーターまたはエラー値

エラー インジケーター (セルの左上隅に表示される緑色の三角形) やエラー値 (適切なデータではなく # 文字で始まる文字列) がないかどうか、セルをご確認ください。

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