Excel と Access の間でデータを交換 (コピー、インポート、エクスポート) する

Microsoft Office Access と Microsoft Office Excel の間でデータを交換するには、いくつかの方法があります。

  • Access から Excel にデータを移動するには、Access データシートからデータをコピーして Excel のワークシートに貼り付ける、Excel ワークシートから Access データベースに接続する、または Access のデータを Excel ワークシートにエクスポートする方法があります。

  • Excel から Access にデータを移動するには、Excel ワークシートからデータをコピーして Access データシートに貼り付ける、Excel ワークシートを Access のテーブルにインポートする、または Access のテーブルから Excel ワークシートにリンクする方法があります。

    注記: 

    • "インポート" という用語には、Excel と Access で 2 つの異なる意味があります。Excel でインポートを実行すると、更新可能なデータへの永続的な接続が行われます。Access でインポートを実行すると、Access にデータが一度だけ移動し、永続的なデータ接続は行われません。

    • Excel ブックを Access データベースとして保存することはできません。Excel および Access には、Excel データから Access データベースを作成する機能はありません。

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Excel で Access のデータを操作する

Access で Excel のデータを操作する

Excel で Access のデータを操作する

データ分析およびグラフ機能、データの整理とレイアウトの柔軟性、または Access では利用できない多くの機能を利用するには、Excel ブックで Access データを操作します。

Access のデータを Excel にコピーする

Access のデータシート ビューからデータをコピーし、Excel ワークシートに貼り付けることができます。

  1. Access を起動し、コピーするレコードが含まれているテーブル、クエリ、またはフォームを開きます。

  2. [ホーム] タブの [表示] をクリックし、[データシート ビュー] をクリックします。

  3. コピーするレコードを選択します。

    特定の列を選択する場合は、隣接する列見出しに沿ってドラッグします。

  4. [ホーム] タブの [クリップボード] で、 ボタン イメージ (コピー) をクリックします。

    [ホーム] タブの [クリップボード]

    ショートカット キーの使用  Ctrl キーを押しながら C キーを押して実行することもできます。

  5. Excel を起動し、データを貼り付けるワークシートを開きます。

  6. 先頭のフィールド名を表示するワークシート領域の左上隅をクリックします。

    コピーしたレコードが既存のデータに上書きされないように、クリックしたワークシート上のセルの下部や右側にデータがないことを確認してください。

  7. [ホーム] タブの [クリップボード] で、 ボタン イメージ (貼り付け) をクリックします。

    ショートカット キーの使用  Ctrl キーを押しながら V キーを押して実行することもできます。

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Access データを Excel にエクスポートする

Access のエクスポート ウィザードを使用すると、テーブル、クエリ、フォーム、ビューで選択したレコードなどの Access データベース オブジェクトを Excel ワークシートにエクスポートすることができます。エクスポート操作を実行するときは、後で使用できるように詳細を保存したり、指定した間隔で自動的にエクスポート操作を実行するようにスケジュールすることができます。

Access から Excel にデータをエクスポートする一般的なシナリオを次に示します。

  • 部門またはワークグループでは、Access および Excel の両方を使ってデータを操作している。データは Access データベースに保存しているが、データを分析し、分析結果を配布するために Excel を使用している。現在、チームは必要なときにデータを Excel にエクスポートしているが、この処理をより効率的にしたい。

  • 自分は Access を長期間使用しているが、上司は Excel でレポートを表示することを望んでいる。そのために、定期的にデータを Excel にコピーしているが、この手順を自動化して時間を節約したい。

Access から Excel へのデータのエクスポートの詳細については、Access のヘルプを参照してください。

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Excel から Access のデータに接続する

更新可能な Access のデータを Excel に移動するには、Access データベースへの接続を作成し (多くの場合は Office データ接続ファイル (.odc) に保存されます)、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。インポートする代わりに Access データに接続する主要な利点は、Access から繰り返しデータをコピーし、エクスポートすることなく、データを Excel で定期的に分析できることです。データに接続した後は、データベースが新しい情報で更新されるたびに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新することもできます。たとえば、毎月配布している予算報告書の Excel の集計を更新し、現在の月のデータが含まれるようにすることができます。

  1. Access データベースのデータを配置するセルをクリックします。

  2. [データ] タブの [外部データの取り込み] で [Access データベース] をクリックします。

    [データ] タブの [外部データの取り込み]

  3. [ファイルの場所] の一覧で、インポートする Access データベースをダブルクリックします。

    [テーブルの選択] ダイアログ ボックスで、インポートするテーブルまたはクエリをクリックし、[OK] をクリックします。

  4. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、次の操作を行います。

    • [このデータをブックでどのように表示するかを選択してください] で、次のいずれかの操作を行います。

      • データをテーブルとして表示するには、[テーブル] をクリックします。

      • データをピボットテーブル レポートとして表示するには、[ピボットテーブル レポート] をクリックします。

      • データをピボットグラフおよびピボットテーブル レポートとして表示するには、[ピボットグラフ/ピボットテーブル レポート] をクリックします。

    • 必要に応じて [プロパティ] をクリックして、インポートしたデータの更新、書式、およびレイアウトのオプションを設定し、[OK] をクリックします。

    • [データを返す先を選択してください。] で、次のいずれかの操作を行います。

      • 選択した場所にデータを返すには、[既存のワークシート] をクリックします。

      • 新しいワークシートの左上隅にデータを返すには、[新規ワークシート] をクリックします。

  5. [OK] をクリックします。

    指定した場所に外部データ範囲が配置されます。

データへの接続の詳細については、「外部データに接続する (インポートする)」を参照してください。

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Access で Excel のデータを操作する

Access データベースで Excel のデータを操作して、Access のデータ管理、セキュリティ、またはマルチユーザー機能を利用したいことがあります。Access には多くの便利な機能がありますが、特に Excel のデータに関して便利な機能が 2 つあります。

  • レポート   Access レポートのデザインについて十分に理解している場合、Excel のデータを同様の形式で要約および整理する必要があるときには、Access レポートを作成することができます。たとえば、グループ レポートや集計レポート、印刷されたラベル、視覚的なレポートなど、柔軟性の高いレポートを作成できます。

  • フォーム   フォームを使って Excel でデータを検索または表示する場合は、Access フォームを作成できます。たとえば、Access フォームを作成すると、ワークシートの列の順序とは異なる順序でフィールドを表示したり、データの長い行を 1 つの画面で簡単に表示することができます。

Access フォームとレポートの操作の詳細については、Access のヘルプを参照してください。

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Excel のデータを Access にコピーする

Excel からワークシートのデータをコピーし、Access データシートに貼り付けることができます。

注: ワークシートの複数のフィールドからデータをデータシートに貼り付ける場合は、コピーするデータの順序に列が合っていることを確認します。複数のフィールドからデータをフォームに貼り付ける場合、フォームでの順序とは無関係に、元のフィールドと同じ名前のフィールドにデータが貼り付けられます。コピー元のデータに、コピー先のフォームに存在しないフィールドが含まれている場合、名前が一致するフィールドのみにフィールドをコピーするかどうか質問が表示されます。名前が一致するフィールドがない場合、コピー先のフォームのタブの順序に従ってフィールドが貼り付けられますが、これは目的の順序どおりとはならないことがあります。コピー元のフィールド名がコピー先のフィールド名と異なる場合は、フォームではなくデータシートにデータを貼り付けることをお勧めします。

  1. Excel を起動し、コピーするデータが含まれているワークシートを開きます。

  2. コピーする行を選択します。

  3. [ホーム] タブの [クリップボード] で、 ボタン イメージ (コピー) をクリックします。

    [ホーム] タブの [クリップボード]

    ショートカット キーの使用  Ctrl キーを押しながら C キーを押して実行することもできます。

  4. Access を起動し、行を貼り付けるテーブル、クエリ、またはフォームを開きます。

  5. [データシート] タブの [表示] で [表示] をクリックし、[データシート ビュー] をクリックします。

    Access リボンのイメージ

  6. 次のいずれかの操作を行います。

    • レコードを置き換えるには、目的のレコードを選択し、[ホーム] タブの [クリップボード] で ボタン イメージ (貼り付け) をクリックします。

      Access リボンのイメージ

      ショートカット キーの使用  Ctrl キーを押しながら V キーを押して実行することもできます。

    • データを新しいレコードとして追加するには、[ホーム] タブの [クリップボード] で、[編集] メニューの [追加貼り付け] をクリックします。

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Excel のデータを Access にインポートする

Access データベースに Excel からデータを保存し、それ以降は Access でデータを使用および維持するには、データをインポートします。データをインポートするときに、Excel のデータを変更することなく、そのデータが新しいテーブルまたは既存のテーブルに保存されます。インポート操作中には、一度に 1 つのワークシートのみをインポートできます。複数のワークシートからデータをインポートするには、各ワークシートでインポート操作を繰り返します。

Excel のデータを Access にインポートする一般的なシナリオを次に示します。

  • 長期間、Excel でデータを管理してきましたが、今後のことを考え、Access でデータを管理することに決めました。新規の Access データベースを 1 つまたは複数作成し、そこに Excel ワークシートのデータを格納したいとします。

  • 所属部署では Access を使用していますが、Excel 形式のデータを受け取ることもあります。その場合、Excel 形式のデータを Access データベースに結合しなければなりません。このような Excel ワークシートを、簡単に Access データベースにインポートできるようにしたいとします。

  • Access を使ってデータを管理しているが、チームから受け取る週報は Excel ブック形式である。このインポート手順を合理化し、毎週特定の時間にデータがデータベースにインポートされるようにしたい。

Excel から Access へのデータのインポートの詳細については、Access のヘルプを参照してください。

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Access から Excel データにリンクする

Excel データの範囲をテーブルとして Access データベースにリンクすることができます。この方法は、範囲の更新は Excel で行い、同じ範囲を Access でも使用する場合に使います。この種類のリンクは、Excel ではなく、Access のデータベース上で作成します。

Excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、元のセルにリンクされた新しいテーブルが作成されます。Excel で元のセルに対して行う変更は、リンクされたテーブルに反映されます。ただし、対応する表の内容を Access で編集することはできません。データを追加、編集、または削除する場合は、元のファイルで変更を行う必要があります。

Access から Excel ワークシートにリンクする一般的なシナリオを次に示します。

  • データは Excel ワークシートで管理し続けたいのですが、Access の強力なクエリ機能、レポート作成機能を利用したいとします。

  • 所属部署では Access を使用していますが、外部データ ソースとして Excel ワークシートを扱うことがあります。外部データについては、コピーを作成することなく Access で処理したいとします。

Access から Excel へのデータのリンクの詳細については、Access のヘルプを参照してください。

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