Excel でダッシュボードを作成し、Microsoft グループで共有する

ダッシュボードは主要指標を視覚的に表示したものであり、1 か所でデータをすばやく表示し、分析できます。ダッシュボードはデータ ビューを統合するだけでなく、セルフサービス ビジネス インテリジェンスを与えます。データを絞り込み、自分にとって重要なデータだけを表示できます。以前であれば、Excel レポートを利用するとき、さまざまな人や部門のニーズに合わせてレポートを作成する必要がありました。

Excel ダッシュボードのスライサーとタイムラインの例

概要

このトピックでは、さまざまなピボットテーブル、ピボットグラフ、ピボットテーブル ツールを利用し、動的なダッシュボードを作成する方法について説明します。それから、スライサーやタイムラインを利用し、簡単かつ自由自在にデータを絞り込む方法について説明します。ピボットテーブルやピボットグラフを自動的に拡大/縮小し、必要な情報だけを表示できます。また、データを追加したり、更新したりしたとき、ダッシュボードを簡単に最新状態に更新できます。これは非常に便利な機能です。ダッシュボード レポートの作成が 1 回で終わるからです。

例として、1 つのデータ ソースから 4 つのピボットテーブルとピボットグラフを作成します。

ダッシュボードを作成できたら、Microsoft グループを作成し、ダッシュボードを他のユーザーと共有する方法について説明します。また、インタラクティブな Excel ブックを用意しています。これをダウンロードし、手順を自分で実行できます。

Excel ダッシュボードのチュートリアル ブックをダウンロードする。

データを取得する

  1. データをコピーし、Excel に直接貼り付けるか、データ ソースからクエリを設定できます。このトピックのために、Microsoft Access の Northwind Traders テンプレートの Sales Analysis クエリを使用しました。それを利用する場合、Access を開き、[ファイル]、[新規作成] の順に進み、"Northwind" を探し、テンプレート データベースを作成できます。完了したら、テンプレートに含まれるあらゆるクエリにアクセスできます。このデータは Excel ブックに既に入力しています。Access をお持ちでなくても問題ありません。

  2. データの構造が正しいこと、行や列に不足がないことを確認してください。各行が個別のレコードまたは項目を表しているはずです。クエリの設定方法またはデータの操作方法については、「Excel 2016 で取得と変換を実行する」を参照してください。

    ピボットテーブルのデータ ソースとして使用する、Excel の表のサンプル データ
  3. データが Excel の表として書式設定されていない場合は、書式設定します。Access からインポートすると、データは表に自動的にインポートされます。

ピボットテーブルを作成する

  1. データ範囲内のセルを選択し、[挿入]、[ピボットテーブル]、[ワークシート] の順に進みます。詳細については、「ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する」を参照してください。

  2. 必要なピボットテーブル フィールドを追加し、任意で書式設定します。このピボット テーブルは他のユーザーのための基本となります。そのため、時間をかけてスタイル、レポート レイアウト、全般的書式設定を調整し、何度も調整しなくて済むようにしてください。詳細については、「ピボットテーブル レポートのレイアウトと形式を変更する」を参照してください。

    今回のサンプルでは、売上を製品カテゴリ別にまとめています。売上フィールドを降順に並べています。

    カテゴリ、売上、合計 (%) からなるピボットテーブルのサンプル

    詳細については、「ピボット テーブルまたはピボット グラフのデータを並べ替える」を参照してください。

  3. マスター ピボットテーブルを作成したら、それを選択してコピーし、ワークシートの空の領域に必要な回数だけ貼り付けます。今回のサンプルでは、ピボットテーブルで行を変更できますが、列は変更できません。そこで列は同じ行に配置し、間に空の列を入れました。ただし、ピボットテーブルで列を展開できるとき、ピボットテーブルを下揃えにしなければならないことがあります。

    重要: ピボットテーブルを部分的に重ねることはできません。そのため、値のフィルター処理、追加、削除に合わせて拡大/縮小できるようにデザインに十分な余白を与えてください。

    この時点で、その機能がわかるようにピボットテーブルに意味のある名前を与えておくと便利です。名前を付けない場合、PivotTable1、PivotTable2 のような名前が自動的に付けられます。ピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール]、[分析] の順に進み、[ピボットテーブル名] ボックスで新しい名前を入力できます。分かりやすい名前があることは、ピボットテーブルをスライサー コントロールやタイムライン コントロールに接続するときに重要になります。

    [ピボットテーブル ツール]、[分析]、[ピボットテーブル名] ボックスでピボットテーブルの名前を変更する

ピボットグラフを作成する

  1. 最初のピボットテーブル内のどこでもよいのでクリックし、[ピボットテーブル ツール]、[分析]、[ピボットグラフ] の順に進み、グラフの種類を選択します。今回、複合グラフを選択しました。集合縦棒グラフが売上で、第 2 軸に描かれている折れ線グラフが合計 (%) です。

    グラフの選択ダイアログで集合縦棒と折れ線の複合グラフを選択する
  2. [ピボットグラフ ツール] タブからグラフを選択し、任意でサイズや書式設定を選択します。詳細については、グラフの書式設定に関する動画シリーズをご覧ください。

  3. 残りのピボットテーブルにも同じ作業を繰り返します。

  4. ここで、ピボットグラフの名前を変更しておくこともお勧めします。[ピボットグラフ ツール]、[分析] の順に進み、[グラフ名] ボックスに新しい名前を入力します。

スライサーとタイムラインを追加する

スライサーとタイムラインを利用すると、ピボットテーブルやピボットグラフを簡単にフィルター処理できます。自分にとって意味のある情報だけを表示できます。

ダッシュボードのスライサー/タイムライン コントロールの展開ビュー
  1. ピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール]、[分析]、[フィルター]、[スライサーの挿入] の順に進み、スライサーを使用する項目にチェックを入れます。今回のダッシュボードでは、カテゴリ、製品名、社員、顧客名を選択しました。[OK] をクリックすると、積み重ねられたスライサーが画面の中央に追加されます。必要に応じて、配置やサイズを変更する必要があります。

    [ピボットテーブル ツール]、[分析]、[フィルター] の [スライサーの挿入] オプション
  2. スライサーのオプション – スライサーをクリックすると、[スライサー ​​ツール]、[オプション] の順に進み、[スタイル] や表示する列の数など、さまざまなオプションを選択します。複数のスライサーを揃えることができます。Ctrl キーを押しながら左クリックし、[スライサー タブ] の [配置] ツールを利用します。

  3. スライサーの接続 - スライサーは、スライサーの作成に使用したピボットテーブルにのみ接続されます。そのため、各スライサーを選択し、[スライサー ツール]、[オプション]、[レポートの接続] に進み、スライサーに接続するピボットテーブルにチェックを入れる必要があります。スライサーとタイムラインはあらゆるワークシートのピボットテーブルを制御できます。ワークシートが非表示になっている場合でも適用されます。

    [スライサー ツール]、[オプション] のスライサー レポート接続
  4. タイムラインの追加 - ピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール]、[分析]、[フィルター]、[タイムラインの挿入] の順に進み、使用する項目にチェックを入れます。今回のダッシュボードでは、注文日を選択しました。

  5. タイムラインのオプション - タイムラインをクリックし、[タイムライン ツール]、[オプション] の順に選択し、[スタイル]、[ヘッダー]、[キャプション] などのオプションを選択します。[レポートの接続] オプションを選択すると、選択したピボットテーブルにタイムラインがリンクされます。

スライサー コントロールの詳細はこちらで、タイムライン コントロールの詳細はこちらで確認できます。

次の手順

これでダッシュボードは完全に機能します。ただし、配置を変えたり、最終的な調整を行ったりする必要があります。たとえば、レポートのタイトルや背景を追加することがあります。今回のダッシュボードでは、ピボットテーブルの周りに図形を追加し、[表示] タブで [見出し] と [目盛線] をオフにしました。

スライサーとタイムラインをテストし、ピボットテーブルやピボットグラフが適切に動作することを確認してください。一部の選択が問題を引き起こす場合もあります。あるピボットテーブルが別のピボットテーブルを調整しようとしたり、部分的に重なろうとしたりすると、それは不可能な動作であるため、エラー メッセージが表示されます。ダッシュボードを配布する前に、そのような問題を修正する必要があります。

ダッシュボードの設定が完了したら、このトピックの一番上にある “ダッシュボードの共有” タブをクリックすると、配布方法を確認できます。

ダッシュボードは完成しました。おめでとうございます。この手順では、Microsoft グループを設定し、ダッシュボードを共有する方法について説明します。SharePoint のグループのドキュメント ライブラリの一番上にダッシュボードをピン留めし、ユーザーがいつでも簡単にアクセスできるようにします。

注: グループをまだ用意していない場合、「Outlook でグループを作成する」を参照してください。

グループにダッシュボードを保存する

ダッシュボード ブックをグループにまだ保存していない場合、そこに移動します。グループのファイル ライブラリに既に入っている場合、この手順は省略できます。

  1. Outlook 2016 または Outlook on the web のグループに移動します。

  2. リボンの [ファイル] をクリックし、グループのドキュメント ライブラリにアクセスします。

  3. リボンの [アップロード] ボタンをクリックし、ダッシュボード ブックをドキュメント ライブラリにアップロードします。

グループの SharePoint Online チーム サイトに追加する

  1. Outlook 2016 からドキュメント ライブラリにアクセスした場合、左のナビゲーション ウィンドウの [ホーム] をクリックします。Outlook on the web からドキュメント ライブラリにアクセスした場合、リボンの右端から [その他]、[サイト] の順にクリックします。

  2. 左のナビゲーション ウィンドウの [ドキュメント] をクリックします。

  3. ダッシュボード ブックを見つけ、その名前の左にある円形の選択ボックスをクリックします。

  4. ダッシュボード ブックが選択されたら、リボンの [先頭にピン留め] を選択します。

ファイルを選択して [ピン留めする] をクリックし、ドキュメント ライブラリで簡単にアクセスできるようにする

これで、SharePoint Online チーム サイトのドキュメント ページにユーザーがアクセスするたびに、ドキュメント ワークシートが一番上に表示されます。ユーザーはそれをクリックし、現行バージョンのダッシュボードに簡単にアクセスできます。

ヒント: ユーザーは Outlook Groups モバイル アプリ経由で、ダッシュボード ブックを含む、グループ ドキュメント ライブラリにアクセスすることもできます。詳細については、「Outlook Groups モバイル アプリ」を参照してください。

関連項目

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この記事は、お客様のフィードバックを基に 2017 年 3 月 16 日に Ben と Chris によって最後に校閲されました。この記事の内容は役に立ちましたか。役に立たなかった場合は、下のフィードバック コントロールを使用し、ご意見をお寄せください。引き続き改善に取り組んで参ります。ありがとうございました。

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