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コンテンツは、列、ライブラリ、ページなど、たくさんのソースから表示できます。サイトの所有者は、コンテンツを検索結果に含めるかどうかを指定することができます。コンテンツの権限は、コンテンツを検索結果に表示するかどうかにも影響を与えます。権限と検索の設定について正しく理解することで、ユーザーは適切なドキュメントおよびサイトにアクセスできるようになります。
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検索結果でコンテンツを使用できるように計画する
サイトの所有者は、コンテンツを検索結果に表示するかどうかを制御する設定を使用できます。コンテンツは、サイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ、列など、さまざまな場所に表示されます。既定では、新しいサイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ ページ、または列に含まれるコンテンツはクロールされ、検索結果に表示されます。また、アイテム、リスト、ライブラリ、サイトなどに設定された権限によっても、コンテンツが検索結果に表示されるかどうかが決まります。
サイトとコンテンツの所有者は、コンテンツを検索結果に含めるかどうかを指定できます。既定では、サイトのコンテンツは検索結果に表示されます。サイトの所有者または管理者がサイト コンテンツを検索結果に表示しないように指定すると、リスト、ライブラリ、ASPX ページ、列など、他の場所に対する検索結果の設定は無効になります。
同様に、サイトの管理者または所有者がリストまたはライブラリのコンテンツを検索結果に表示しないように指定すると、列の除外は無効になります。効果的に計画するには、上位レベルから継承される設定を把握しておくことが重要です。
検索の設定および権限について理解する
サイトの所有者の役割の 1 つは、コンテンツにアクセスできるユーザーを制御することです。ユーザーに応じて、コンテンツの読み取りと変更、コンテンツの読み取りのみ、コンテンツ全体の閲覧不可といった権限を設定することができます。このような権限の設定を柔軟に行うため、権限グループを使用して、特定の権限レベルを割り当てます。ユーザーがサイトまたはコンテンツにアクセスできるようにするため、サイトの所有者はユーザーを 1 つまたは複数のセキュリティ グループに割り当てます。権限の設定を検索結果の設定と組み合わせて使用することで、サイトの所有者はユーザーがコンテンツを検索結果に表示できるかどうかを管理できます。
たとえば、所 政司さんは、Microsoft Office Word で提案依頼書 (RFP) を作成しており、10 人のチームと共同作業を行っています。彼のチーム サイトには、50 人のユーザーが所属しており、全員がサイト メンバーです。所さんは、チームのメンバー全員が RFP を閲覧できるような準備を完了していません。そのため、RFP をチーム サイトにアップロードする際、チームの 10 人だけが閲覧および編集できるように権限を設定します。50 人すべてのユーザーに読み取りの権限を与えるまで、ドキュメントを閲覧する権限を持つ 10 人のユーザーだけの検索結果に RFP が一覧表示されるようにすることができます。この概念をセキュリティによるトリミングと呼びます。
権限は、リスト、サイト、ビュー、および Web パーツに適用することができ、管理者の判断でカスタマイズできます。また、権限は他の権限に依存することもできます。このことはすべて、ユーザーが検索結果で閲覧する内容に影響を与えます。そのため、SharePoint の権限モデルや、サイトまたは組織の権限モデルについて理解を深め、コンテンツを追加する前にサイトの権限モデルを計画することが重要になることがあります。
注: 最近アップロードされているドキュメントがすぐに表示されません検索結果。間隔の検索が設定されている可能性があります。コンテンツのクロールして検索結果に表示されます。
検索結果でサイトのコンテンツを表示または非表示にする
サイト所有者は、サイトのコンテンツが検索結果に表示するかどうかを選択できます。既定では、すべてのサイト コンテンツが検索結果に表示されます。検索結果を表示したユーザーはコンテンツを表示する権限が必要があります。
注: この設定を変更するには、権限の管理権限レベルを持っている必要があります。この権限レベルは "<サイト名>" 所有者グループに含まれています。
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コンテンツを検索結果に含める、または含まめないようにするサイトに移動します。
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サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定。 ] をクリックしてください
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[サイトの管理] の [検索とオフラインでの使用可能性] をクリックします。
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[サイト コンテンツのインデックス作成はいコンテンツの検索] に表示されないようにするための検索結果またはまったくに表示するサイトのコンテンツを許可する] セクションで、[検索結果に表示するには、このサイトを許可する] の選択結果。
注: サイトのコンテンツを検索結果に表示されないようにすることとそのサブサイトのコンテンツがそのサイトの検索結果に表示されない自動的にブロックされません。サイトの検索結果に表示されないサブサイトのコンテンツをブロックするには、サブサイトに対して、次を行う必要があります:サイトのコンテンツのインデックス処理] セクションの [検索結果に表示するには、このサイトを許可する] で [いいえ] を選択します。
検索結果でリストやライブラリのコンテンツを表示または非表示にする
サイトの所有者は、サイトのリストやライブラリのアイテムを検索結果に含めるかどうかを指定できます。既定では、すべてのリストやライブラリは、すべてのアイテムを検索結果に含めるように設定されています。
注: この設定を変更するには、リストの管理アクセス許可レベルが必要です。デザイナーや「サイト名の」所有者グループは、このアクセス許可レベルを含みます。リストの管理権限がない、ときにこの手順で説明するメニューは利用できません。
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変更するリストまたはライブラリが含まれるサイトに移動します。
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カスタマイズするリストまたはライブラリを確認してクリックします。
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サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定。 ] をクリックしてください
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[サイトの管理] の [サイトのライブラリとリスト] をクリックします。
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たとえば、["共有ドキュメント" のカスタマイズ] など、リストの項目をクリックします。
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[リストの設定] ページで、[全般設定] の [詳細設定] をクリックします。
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[検索] セクションの [このドキュメント ライブラリのアイテムを検索結果に表示する] で、リストやライブラリのすべてのアイテムを検索結果に含める場合は [はい] を選択し、検索結果からすべてのアイテムを除外する場合は [いいえ] をクリックします。
ASPX ページのコンテンツを検索結果に含めるかどうかを選択する
サイトの所有者は、ASPX ページのコンテンツを検索結果に含めるかどうかを制御できます。サイトを作成する際、たとえば、default.aspx、Web パーツ ギャラリーの allitems.aspx、お知らせリストの編集フォームとしての editform.aspx など、たくさんのコンテンツのページが自動的に作成されます。また、カスタム ASPX ページを作成することもできます。既定では、ASPX ページに表示される Web パーツで、制限された権限 (詳細に設定された権限とも呼ばれます) など、リストやライブラリの情報が使用される場合、サイトの ASPX ページのコンテンツは検索結果に含まれません。これで、許可されていないユーザーがコンテンツを閲覧できないようにします。
たとえば、50 人のメンバーが所属するチーム サイトの共有ドキュメントの Web パーツに、5 つのドキュメントが表示されているとします。ドキュメントの 1 つでは権限が制限されており、数人のユーザーしか閲覧できません。検索結果では、このサイトのコンテンツは自動的に非表示にされるため、ユーザーが検索を実行してもこのドキュメントのコンテンツは表示されません。これで、ASPX ページのコンテンツは、閲覧の権限が与えられていないユーザーに対して、誤って公開されないようになります。
この設定を無視して、権限に関係なく、検索結果にすべてのコンテンツを表示することができます。この場合、すべてのコンテンツが検索結果に表示されますが、許可されていないユーザーは実際のドキュメントにアクセスできない可能性があります。また、設定されている権限に関係なく、検索結果に ASPX コンテンツを含めないようにすることもできます。
注: この設定を変更するには、権限の管理権限レベルを持っている必要があります。この権限レベルは "<サイト名>" 所有者グループに含まれています。
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検索結果の Web パーツを制御するサイトに移動します。
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サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定。 ] をクリックしてください
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[サイトの管理] の [検索とオフラインでの使用可能性] をクリックします。
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ASPX ページのコンテンツのインデックス作成で] セクションで、[の [このサイトを含まない細かく設定された権限。サイトの ASPX ページのインデックス処理の動作を指定する、次のオプションのいずれかを選択します。
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オプション |
説明 |
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このサイトの権限が詳細に設定されている場合は Web パーツをインデックス処理しない |
ASPX ページの権限が親サイトと異なる場合、検索結果にサイトのコンテンツは表示されません。 |
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常にこのサイトのすべての Web パーツをインデックス処理する |
設定されている権限に関係なく、サイトのすべての ASPX ページのコンテンツを検索結果に表示します。 |
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このサイトの Web パーツをインデックス処理しない |
設定されている権限に関係なく、サイトのすべての ASPX ページのコンテンツを検索結果で非表示にします。 |
列のコンテンツを検索結果から除外する
サイトの所有者は、リストやライブラリの特定の列のコンテンツを検索結果に表示するかどうかを制御できます。既定では、すべてのコンテンツは検索結果に含まれます。この設定は、機密データを検索結果に表示しないようにする場合に便利です。
注: この設定を変更するには、権限の管理アクセス許可レベルが必要です。このアクセス許可レベルは、「サイトの名前」所有者グループに含まれています。
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リストまたはライブラリが含まれるサイトに移動します。
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サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定。 ] をクリックしてください
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[サイトの管理] の [検索可能な列] をクリックします。
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[Search インデックス処理の対象外にする列] セクションの [除外] で、検索結果で除外する列の列名の横にあるチェック ボックスをオンにします。
注: 表示されている列は、作業中の現在のサイトに属しています。
