EPM 展開計画を作成する: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、「最前線の現場から」コレクションの一部です。 エンタープライズ プロジェクト管理 (EPM) の展開計画の作成方法について説明します。 また、EPM システムのユーザー数が数百人いる中規模の組織に基づいて、EPM 展開計画のフェーズと主なポイントを特定し、それぞれの時間を見積もります。 また、各フェーズの推定時間に影響を与える可能性がある要素も特定します。

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その他のホワイト ペーパーについては、「最前線の現場から」のホワイト ペーパーを参照してください。

EPM 展開計画の作成

「数日単位で EPM システムのインストール、起動、稼働を完了するのをサポートしてもらえますか」というのは、EPM 展開会社がよく受ける依頼の 1 つです。 組織の規模にかかわらず、この依頼に対する短い答えは「いいえ」です。課題はテクノロジではありません。広範囲にわたる組織の課題になる可能性がある、ポリシー、プロセス、手順、および実行に関する一連の問題です。

EPM 展開計画に含める必要があるものと、自力で計画を作成する方法について見てみましょう。 ここでは、主なポイントを特定し、EPM システムのユーザー数が数百人いる中規模の組織で想定される各フェーズの推定期間についても記載しました。 各推定期間が短すぎる、または長すぎるとはねつける前に、そのセクションを達成するためにあなたの組織で実行する必要があることについて考えてみてください。 この期間は、作業の見積ではなく、カレンダーの見積なので、必要な種類の作業に対して特定の種類の人員を集合させるにはどのくらいの時間がかかるのか、ということに留意してください。

1. EPM システムの展開チームを設立する

プロジェクト チームがない場合、プロジェクトは先に進みません。 このプロジェクトをアイデアのフェーズから運用まで進めるには、何人かのメンバーを集める必要があります。 概要の計画が既に立てられている場合は、2 ~ 3 年間はプロジェクトにかかわることになるメンバーを検討する必要があります。

この最初のフェーズの主な手順は次のとおりです。

主要関係者を特定する

多くの場合、プロジェクトの開始前であっても 1 人の主要関係者がいます。 通常それは、この種のシステムがないことで苦労しているエグゼクティブ レベルの方です。 これは良いスタートですが、このようなプロジェクトを達成するまでには長い道のりがあります。 システムの事業主を特定することは、EPM の展開の成功に不可欠であり、ほぼ即時に実行する必要があります。 事業主は、完成したシステムのメリットを利用し、完了するまでの過程に価値を見いだす人物です。 エグゼクティブ スポンサーは、1 人または複数人の場合があります。 エグゼクティブ スポンサーは、最終的な結果を何らかの方法で利用する経営陣レベルのスタッフの場合がありますが、完了までプロジェクトに取り組み、完了後は EPM 環境の最終的な運用にはほとんど投資しないフェーズに進む場合もあります。 エグゼクティブ スポンサーは必須ではありませんが、 事業主は必須です。

社内の専門リソースを特定する

事業主とエグゼクティブ スポンサーが誰かを特定したら、プロジェクト チームで、プロジェクトを先に進めるために必要で利用可能な社内の専門知識を決定する必要があります。 多くの場合、最新バージョンの EPM ソフトウェアなど、特定のテクノロジに関する専門知識がないことがわかりますが、必要なのは 1 つの専門知識だけではありません。 組織のプロセス、実行、手順の 役割と責任、プロセスを推進するためにデータを配置する場所に関する社内の知識は不可欠になります。

社外の専門知識を利用する (必要な場合)

通常、エンタープライズ プロジェクト管理以外からエンタープライズ プロジェクト管理に移行する際に、プロジェクト チームの知識とスキルに差があると判断されます。 その場合、ノウハウを持っている誰かを探すしかありません。 どのような程度であっても、社内リソースを使用できない場合、社外リソースを利用する必要があります。 社外リソースは、コンサルティング契約または外注契約の一部として手配するか、開発を支援する環境の場合は長期利用のために雇用することができます。 社内でこの種の専門知識に関するトレーニングが成功することはまれです。 この分野で見られる最も一般的な課題は、社内リソースに責任が与えられても、知識を持っていないか、限られた知識しか持っていないことです。 「EPM ソフトウェアを使ったことはありますが、今度は展開するように求められているのです」という嘆きは頻繁に聞きます。

チームの規模は、プロジェクトの最終的な範囲の広さによって変わります。 数か月間のプロジェクトを持つスタッフの一部を、プロジェクトのフェーズの変化に応じて他のスタッフと置き換える方法は一般的ではありません。 チームの権限と経営陣のサポートをこのフェーズで確立することも重要です。

言い換えると、 このプロジェクトをプロジェクトとして扱います。 意外なことに、他の展開計画に組み込む要素がないのに、組織内で EPM 展開がプロジェクト化されることはよくあります (紺屋の白袴のようなものです)。 そのため、プロジェクトのスケジュール、予算、要綱を作成し、十分なリソースなどを割り当てます。

この作業にかかる時間は 4 週間です。

2. ビジネスの目標を特定する

前のフェーズでチームができました。 次はチームが仕事にとりかかるフェーズです。 プロジェクトの範囲を特定したら、大規模なプロジェクトであれば範囲を複数のフェーズに分け、作業計画を作成します。

このフェーズで達成する必要があるものを次に示します。

エグゼクティブと関係者のワークショップ

これを回避する方法はありません。 EPM 環境を作る全体的な目標は、経営陣とエンド ユーザーがビジネス上の決定を下しやすくすることです。 そのため、関係する経営陣は、プロセスの開始時からある程度の時間を投資して、システムを使って下される決定事項を特定できるようにする必要があります。 過去にこのようなワークショップを実行する方法について書いたことはありますが (「ソリューション購入者になる: ホワイト ペーパー」を参照してください)、実行方法は、完了することほど重要ではありません。

これは、展開チームが、経営陣の注意を引く間に 2 つの非常に重要なことを実行する機会です。 1 つ目は、プロセス、労力、最終的なメリットへの経営陣の取り組み。 2 つ目 (そしてさらに重要なこと) は、適切に対処されている経営陣の期待。 最も一般的な経営陣の期待は、仕事を数日間または数週間で達成できることです。 経営陣が関与している仕事の影響を把握すると、経営陣のサポートがなくなってしまう可能性があります。 それでも、時間またはリソースが不十分で達成できない可能性がある仕事を始めるよりも、すぐに影響を把握してもらう方がましです。

このようなワークショップ (複数の場合があります) の結果、範囲を設定し、最終的にはスケジュールを決定するというビジネスの目標になります。

経営陣の役割の影響を特定する

経営陣がビジネスの目標に同意したら、経営陣の役割と責任に対する影響を特定するセッションを 1 回か 2 回開きます。 一般的な例は、リソース容量計画と共に示されることが よくあります。 ハイテク企業ではほとんどの場合、経営陣が EPM システムについてリソース容量計画を求めるものですが、このプロセスで、リソースの割り当て、競合の管理、複数部門の人員の作業に対する優先順位の設定を行う権限を持つのは誰でしょうか。 定義済みのプロセスがないので、このフェーズでこのような問題を解決することはできませんが、時期が来たときに経営陣をプロセスに再び関与させることができるように、ここで影響を受ける経営陣を特定することが重要です。

ビジネスの目標に優先順位を付けてマスター展開計画を作成する

計画が複数のフェーズに分割されることはほぼ確実です。 実質的にどのような EPM 展開でも、EPM システムで実現するメリットに関する経営陣の要求は大きなものです。 このフェーズで、優先する目標の優先順位付けが、成功に欠かせない要素です。 上位の 2 つまたは 3 つの目標を 1 つのフェーズに組み込み、その他の目標を下流のフェーズに組み込みます。 各フェーズで、独自の権限で価値が高い、機能する運用 EPM 環境を提供する必要があります。

マイルストーンとメトリックを確立する

プロジェクト マネージャーとして、 プロジェクトにいくつかのマイルストーンを設定し、いくつかの測定可能なメトリックに取り組みましょう。 エンタープライズ システムを展開する場合、予定どおりの進行の確認はプロセスの重要な部分です。

以上で、第 1 フェーズの全体的な詳細なスケジュールを立てるために十分な情報がそろいました。

この作業にかかる時間は 4 週間です。

フェーズ 1

各フェーズには、繰り返す必要があるタスクがいくつかあります。 手順 3 ~ 9 はすべて 1 つのフェーズです。

3. インベントリのプロセス

このフェーズでは、ツールに近づく前に、最終的に自動化する必要があるプロセスを判断する必要があります。

既存の採用できるプロセス

このフェーズでは、特定されたビジネスの目標について組織に既に存在するプロセス、実行、手順に注目し、新しい EPM 環境内で採用できるものを判断します。 作業がほとんどないか、作業なしで適応できる既存のプロセスを見つけることには、2 つの面でメリットがあります。 第 1 に、プロセスが作成済みで、ユーザーに理解されていることです。 第 2 に、採用することで、そのプロセスを作成した個人と親しくなることができます。 このような個人をプロセスの主題の専門家に指定し、展開を簡単にすることができます。

設計する必要があるプロセス

必要なすべてのプロセス、実行、手順を見つけることはできませんが、欠けているものを特定する必要はあります。 これは既存のプロセスを特定するよりも困難です。 欠けているものを探すには、経験を積んだ目が必要です。

プロセス ホワイトボード ワークショップ

作業を適応する必要があるプロセスや、最初から作成する必要があるプロセスの場合、ホワイト ボードを使ったワークショップ セッションをプロセス中に何回か開く必要があります。 このプロセスとそれに付随するものに関する段階の検証は、プロセスの完了後に利用する人々が行うのが最適です。 また、すべてを文書化します。

影響を受ける経営陣の役割を解決する

発生する変更の影響を受ける可能性があるエグゼクティブまたはマネージャーを特定できたら、 彼らを呼び戻すタイミングです。 役割、承認、階層、または既存の責任に影響を与える新しく設計されたすべてのプロセスについて、ミーティングを企画して解決する必要があります。

最終的に、これはプロセス ガイドの草稿になります。

この プロセスの達成にかかる時間は 4 週間です。

4. プロセスの採用、適応、設計

設計したプロセスの確認、適応、受け入れ

最後のタスク セットで行われるすべてのプロセスに全員が参加する訳ではありません。 そのため、関係者、マネージャー、影響を受ける当事者に新しいプロセス ガイドの草稿を発行することは重要です。 このようなガイドが何度かの確認を受け、プロセス内の競合を解決するために追加のワークショップを開くことは一般的です。

その結果、完成し、承認を受けたプロセス ドキュメントになります。 ただし、だまされないでください。承認を受けたプロセスがない場合、完了するまでに "承認を受けた" 状況になるには何巡もかかり、最高位レベルのエグゼクティブの介入が必要になることもあります。自動化できることはありません。 良いニュースは、展開プロセスがここで止まっても、既に高い価値があることです。 社内でこれらのプロセスを経ると、それまで考えたことがない組織に関する情報がわかるようになります。 結果として、ほぼ即時に開始してもより効率的になります。

プロセス ガイドを完成するためにかかる時間は 8 週間です。

5. EPM ツールの評価と選択

ベンダー向けに "問題の説明書" を準備する

私が書いた他の記事をお読みの場合、ベンダー候補に EPM の問題の説明を渡し、解決方法の説明を受けることを強く勧めていることをご存じではないでしょうか。 ベンダーはソリューション ビジネスに従事しているのですから、 ソリューションを設計してもらいましょう。 この方法は、好みの機能がすべて載ったスプレッドシートを作成するよりもやや困難ですが、重要です。

ベンダーに回答を求める

ベンダーは 1 社にしないでください。 好みのベンダーがあって、そこが最適だと思っている場合でも、比較対象を用意します。 2 つのベンダーが同じ方法で問題を解決することはないので、驚かされることを予想して、広い心で対応してください。

リストの項目数を少なくする

実装会社が複数ある 1 つの製品に注目している場合でも、個別に会いたい相手と話をします。

ベンダーと実装会社のプレゼンテーション

デモの日がやってきました。 デモンストレーションからは多くの価値を得ることができますが、その見かけを重視しないでください。 どのベンダーでも、営業のデモンストレーションは慎重に編成されています。 特に画面、レポート、またはダッシュボードに興奮した場合は、具体的に「これと同じ画面を解決するには、どのくらいの期間がかかりますか」と聞いてみてください。

ツールの選択と取得

いよいよ高額製品を購入するときです。 この記事の冒頭部分に戻ると、これを開始点だと考えていたのではないでしょうか。 心配はいりません。 ようやくこのフェーズになりました。 EPM システムを選択し、注文書を入手しましょう。

このフェーズは、新品の EPM 製品が納品されて完了します。

このフェーズを達成するためにかかる時間は 8 週間です。

6. 自動化の設計と構成

選択した EPM ツールにプロセス設計ドキュメントを適用する

ツールについてわかっていることは、システム設計ドキュメントの作成を開始できることです。これはプロセス ドキュメントから始まり、最終的に機能仕様書が作成されます。 特定の設計条件をテストまたは検証できるように、新しい EPM システムの開発インスタンスをインストールする必要があることもあります。 ここで初めて、 実際のシステムの構成に関するシステムの専門家が参加する必要があります。

設計と実装の基準

確立する必要がある基準は多数あります。 その個々の基準すべてで、システムのアーキテクチャと設計の意味を表します。 たとえば、カレンダーは見落とされることがよくあります。 カレンダーの数は 1 つでしょうか、複数でしょうか。 リソース カレンダーはあるでしょうか。 カレンダーを変更する権限は誰にあるでしょうか。 リソース カレンダーを変更した場合のスケジュールや進行状況データに与える影響をわかっているでしょうか。 カレンダーにはこのような問題があります。EPM システムには、次の基準が必要な要素があります。

  • カレンダー

  • 命名規則

  • リソース階層

  • プロジェクト作業と非プロジェクト作業のリソース負荷基準

  • 評価とコスト設定の基準

  • 役割と責任

  • 承認の構造

  • プロジェクトとタスクの階層

  • WBS とその他のコーディング構造

  • ドキュメント管理

  • コミュニケーション テンプレート

  • プロジェクト テンプレート

フェーズ 1 のビジネスの目標から出てきた、その他の設計や要素のコーディングが必要になることもあります。 たとえば、次のような要素を考慮する必要があります。

  • カスタム コーディングの設計と実装

  • ダッシュボードの設計と実装

  • 外部システムへのリンクの設計と実装

  • ワークフローの設計と作成

  • レポート処理の設計と実装

  • EPM ツール トレーニングの設計と作成

  • 影響を受けるすべての関係者で設計を再確認

その結果、EPM ツールを利用する準備が整います。 作業環境に移行するために必要なすべての構成がそろっているはずです。

このフェーズに必要な時間は、必要なカスタム作業の数によって大きく変わりますが、最初のフェーズに限定すれば、約 12 週間かかります。

7. パイロット EPM ツール

システムを運用する準備が完了したので、システムでの作業を開始するパイロット グループを指定する必要があります。

フェーズ 1 データのインストール、構成、移行

新しく構成したシステムをパイロット インスタンスにインストールする必要があります (開発インスタンスではありません。 開発インスタンスは、将来のフェーズのためと、サポート用とトレーニング用のシステムとして、継続して使います)。 また、開発インスタンスに合わせて構成を更新し、パイロット プロジェクトを現在のシステムから新しいシステムに移行する必要もあります。

トレーニング

トレーニングは、プロジェクト展開で軽視され、 展開計画で忘れられることもよくあります。 パイロット担当者は、システムを正しく使うために必要なトレーニングを必ず受けてください。

アクティブなプロジェクトを実行する

定義に時間をかけてきたプロセス、実行、手順、自動化に基づいて、パイロット プロジェクトを管理してきました。 パイロットは、多くの場合、プロジェクトの継続期間を中心に重視したスケジュールを用意する必要があります。

教訓とドキュメント

パイロット プロジェクトが完了したら、次は、作成したプロジェクトで、設定した課題がどのように解決したかを再構築して確認します。 必要な調整、修正、または基本的な変更がある場合は、この段階で 行います。

パイロット プロジェクトの完成と再確認にかかる時間は 12 週間です。

8. フェーズ 1 を運用に展開する

本稼働

いよいよ 新しいシステムの使用を適切なユーザーに展開し、適切なデータを移行するフェーズです。 システムを本稼働するときは、トレーニング、サポート、追跡調査を忘れずに行ってください。

展開するタイミングは、合計ユーザー数によって大きく変わり、4 週間ほどかかります。

9. マスター展開計画の再確認と適応

次フェーズの準備のためにマスター計画を再確認し、調整します。マスター計画は、何か月間も確認されていない可能性があります。 元々計画されていた内容のほこりを払い、フェーズ 2 のために確認する時期です。 次フェーズを考察している目なら、物事の見方が変わるのは当然です。 結局のところ、最初のフェーズのすべてを経験しています。

このフェーズを完了するためにかかる時間は 2 週間です。

10. フェーズ 2: 手順 3 ~ 9 を繰り返す

以上でフェーズ 1 は完了です。今後のフェーズを考察するときは、(手順 5 を除き) 手順 3 ~ 9 を再作業する必要があります。 各フェーズの終了時には、以前よりも効率的な状態のままで EPM の運用が稼働している必要があります。

フェーズ 1 の各手順にかかる期間を 合計すると、58 週間です。 これまでに定義した概要の手順のスケジュールは次のとおりです。

58 週間分のプロセスを表すガント チャート

すべての組織には違いがあります。 プロジェクトの合計期間に影響する要素は多数あります。 最も大きな要素は、既存のエンタープライズ プロジェクト管理プロセスがどの程度成熟しているかです。 次の要素は、組織の規模と複雑さです。 1 棟の建物にすべて収まっている組織に EPM システムを展開する方が、多数の部門、オフィス、都市、さらには国にわたって分散している組織よりも、当然ながら簡単です。

各展開のスケジュールは異なりますが、常に短くなるとは限りません。 スケジュールを数日以内または数週間以内に達成できるようにすることには、ほぼ常にプレッシャーがありますが、展開を成功させるには、EPM ソフトウェアのインストール以上のことを考慮する必要があります。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、Microsoft 認定パートナーであり、モントリオール (カナダ) に拠点を置く HMS Software の社長兼創業者です。 マギル大学で経済学の学士を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に 30 年以上携わってきました。 PMI (プロジェクト マネジメント協会) の古くからの会員であり、MPUG (Microsoft Project Users Group) のモントリオール、トロント、ケベックの支部の設立を支援しました。 氏は、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork などにも寄稿しており、Project Times のレギュラー コラムニストでもあります。 マギル大学では上級プロジェクト管理について教えており、北米および世界中のプロジェクト管理団体の会合でもたびたび登壇しています。 HMS Software は、プロジェクト指向型の時間管理システム TimeControl のベンダーであり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis 氏のメールの連絡先は chris.vandersluis@hms.ca です。

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連のその他の記事については、HMS 社の EPM ガイダンスのサイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

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