Business Contact Manager を使用する際にプライバシーとセキュリティを維持する

マイクロソフトは、お客様のコンピューターのプライバシーとセキュリティの保護、およびお客様がコンピューターやネットワークのセキュリティを保つための支援に努めています。Business Contact Manager for Outlook のどのような機能がビジネス データ、電子メール メッセージ、タスク、または予定のプライバシーやセキュリティに影響を与えるかについて理解を深めるために、次の情報をご確認ください。

プライバシーとセキュリティに関する考慮事項

機能

プライバシーへの影響 (リスク)

対応策

電子メールのリンクと追跡

電子メールのリンクと追跡を有効にすると、選択した電子メール アドレスからの電子メール メッセージが、選択した取引先企業やビジネス用連絡先に自動的にリンクされます。リンク後は、送受信される電子メール メッセージはすべてその取引先レコードや取引先レコードのコミュニケーション履歴に含まれます。このようなレコードにアクセスできるユーザーは、このような電子メール メッセージにもアクセスできることになります。

リンクされた電子メール メッセージが他のユーザーからアクセスされる可能性を下げるには、次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

  • プライベート データベースで既に電子メールのリンクと追跡を有効にしている場合は、このデータベースを共有する前に、[データベースの共有] ダイアログ ボックスで [現在の電子メールのリンクおよび追跡の設定を維持する] チェック ボックスをオフにします。

  • 件名に基づいてビジネス プロジェクトにリンクされているものを除くすべてのリンクされた電子メール アドレスをレコードから削除するには、[電子メールのリンクと追跡を行うアドレスとフォルダーの管理] ダイアログ ボックスの [電子メール] タブで [すべてクリア] をクリックします。

  • 特定の電子メール メッセージへのリンクをレコードから削除するには、そのレコードのコミュニケーション履歴を開き、メッセージを削除します。この操作を行うと、リンクされたメッセージは、選択したレコードからのみ削除されます。

電子メールのリンクと追跡の詳細については、[電子メールのリンクと追跡を行うアドレスとフォルダーの管理] ダイアログ ボックスで [ヘルプ] をクリックするか、「Business Contact Manager で電子メール メッセージをリンクおよび追跡する」を参照してください。

データベースの共有

Business Contact Manager for Outlook では、データベースを共有することで、ビジネス データを同僚と共有することができます。Business Contact Manager データベースを共有すると、同僚に、顧客の電子メール アドレスへのアクセスや顧客の電子メール メッセージを含むコミュニケーション履歴 (電子メールのリンクと追跡を有効にした場合) へのアクセス、およびアカウント、ビジネス用連絡先、営業案件、またはビジネス プロジェクトにリンクされた通話記録、ファイル、予定へのアクセスを許可することになります。

注: Business Contact Manager for Outlook を使用するには、Microsoft SQL Server Express をインストールする必要があります。Business Contact Manager データベースを共有すると、SQL Server Express は、許可されているユーザーによるデータベースへのアクセスを可能にします。SQL Server Express は、データベースの所有者やそのビジネス用連絡先に関する情報を共有または送信しません。

Business Contact Manager データベースは共有しないことをお勧めします。共有する場合は、アクセスできるユーザーを制御する必要があります。アクセスを許可した同僚 (ユーザー) のみが Business Contact Manager データベースを使用することができます。

同僚と共有したくないレコードのアイテムがコミュニケーション履歴に含まれる場合は、そのようなアイテムをコミュニケーション履歴から削除します。

共有の詳細については、次のトピックを参照してください。

Business Contact Manager データベースの復元

データベースをバックアップすると、最新のデータが格納されたデータベースのコピーが作成されます。その後でデータベースの内容に加えた変更は、データベースのバックアップ コピーには反映されません。したがって、データベースのバックアップ コピーを復元する場合、復元されたバックアップ コピーには、バックアップ コピーの作成後に加えられた変更は反映されません。

データベースのバックアップと復元の詳細については、次のトピックを参照してください。

レコードとアイテムの削除

Business Contact Manager for Outlook でレコードやアイテムを削除すると、削除されたレコードやアイテムは Business Contact Manager の削除済みアイテム フォルダーに格納され、このフォルダーを空にするまではこのフォルダー内にあります。データベースの所有者のみが削除済みアイテム フォルダーを空にできます。

データベース所有者は、Business Contact Manager の削除済みアイテム フォルダーを定期的に空にする必要があります。

アイテムを完全に削除する方法の詳細については、次のトピックを参照してください。

ファイアウォールの有効化

お使いのコンピューターとインターネットの間にファイアウォールがない場合、お使いのコンピューター上のファイルに他のユーザーがアクセスできてしまう可能性があります。ファイアウォールは、許可されていないアクセスを防ぐのに役立ちます。既定では、Windows XP、Windows Vista、および Windows 7 では Windows ファイアウォールが有効になっています。

Windows ファイアウォールを有効にします。

  1. コントロール パネルで、[Windows ファイアウォール] をダブルクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • Windows XP の場合は、[有効 (推奨)] をクリックします。

    • Windows Vista と Windows 7 の場合は、[Windows ファイアウォールの有効化または無効化] をクリックし、お使いのネットワークの [Windows ファイアウォールを有効にする] をクリックします。

暗号化の有効化

Microsoft SQL Server Express を Business Contact Manager for Outlook と共にインストールすると、SQL Server Express は、Business Contact Manager データベースとのすべての通信に暗号化を使用するように既定で構成されます。ただし、まれに SQL Server Express の暗号化を既定で有効にできない場合があります。

暗号化は、データを傍受するユーザーによってデータが読み取られるのを防ぐのに役立ちます。

SQL Server の暗号化が有効になっていることを確認します。SQL Server Express の暗号化を有効にする方法の詳細については、次の情報を参照してください。

注: 

コンピューターのプライバシーとセキュリティを維持するには、定期的に次の Web サイトにアクセスして更新プログラムやベスト プラクティスを確認します。

マイクロソフト Web サイトから登録を行って、マイクロソフト セキュリティ更新プログラムの電子メール通知を受け取ることもできます。このサービスは、ホーム ユーザーや中小企業を対象としています。このサービスに登録すると、マイクロソフトが重要なセキュリティ情報やウイルス対策情報を公開したときに通知され、脅威が広がるのを防ぐために実行できる処置も通知されます。このサービスは現在、英語 (U.S.) 版のみ利用可能で、利用するには Microsoft Windows Live アカウントへの登録が必要です。

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