Business Contact Manager の通話記録を使用する

取引先、営業案件、ビジネス用連絡先、ビジネス プロジェクトに関する会話の記録に、Business Contact Manager for Outlook の通話記録を使うことができます。 通話記録を作成すると、通話時間を記録したり、会話についてのコメントを入力したりできます。 コミュニケーション履歴フォルダーに保存した通話記録を表示することができます。 通話記録を 1 つ以上のレコードにリンクすることができます。

この記事では、通話記録を作成、リンク、編集、削除する方法について説明します。

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通話記録を作成してリンクする

既存の通話記録を複数のレコードにリンクする

通話記録を編集する

通話記録を削除する

通話記録を作成してリンクする

レコード内から通話記録を作成する場合、通話記録は該当するレコードに自動的にリンクされます。 通話記録を作成して、同時に複数のレコードに通話記録をリンクすることもできます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • マーケティング

    • プロジェクト管理

  2. 目的のレコードを含むタブをクリックします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 1 つのレコードをダブルクリックして開きます。

    • 新しい通話記録にリンクさせる複数のレコードをクリックします。

      複数のレコードを選択する方法

      連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  4. リボンの [履歴アイテムの追加] グループで、[通話記録] または [その他] をクリックして、[通話記録] をクリックします。

  5. [ビジネス用通話記録] セクションに、件名を入力して通話の種類をクリックします。

  6. 通話時間を記録するには、リボンの [アクション] グループで、[タイマーを開始] をクリックします。

    注:  通話記録を閉じると、タイマーが停止し、通話記録のフォームに自動的に合計時間が追加されます。

  7. [コメント] セクションにメモを入力します。

  8. コメントを入力した日付と時間を記録するには、[タイムスタンプの追加] をクリックします。

  9. [保存して閉じる] をクリックします。

    通話記録を保存すると、通話の日付と時間が自動的に入力されます。 この通話記録は、選択された各レコードの [履歴] ページに表示されます。

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既存の通話記録を複数のレコードにリンクする

必要に応じて、通話記録を複数のレコードにリンクさせることができます。 通話記録をレコードにリンクするたびに、この通話記録の別のコピーが [コミュニケーション履歴] フォルダーに表示されます。

  1. 別のレコードにリンクさせる通話記録をダブルクリックします。

  2. [リンク先] をクリックします。

  3. [Business Contact Manager レコードにリンク] ダイアログ ボックスの [アイテムの種類] ボックスの一覧で、通話記録をリンクするレコードの種類をクリックします。

  4. この一覧で、通話記録を追加するレコードをクリックします。

複数のレコードを選択する方法

連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. [リンクされたレコード] で、[リンク先] をクリックします。 選んだレコードが、[リンク先] ボックスに表示されます。

  2. [OK] をクリックします。

  3. [保存して閉じる] をクリックします。

注:  アイテムが複数のレコードにリンクされていると、[コミュニケーション履歴] フォルダーにはアイテムが複数回表示されます。 1 つのレコードでアイテムを編集すると、リンク先のすべてのレコードでそのアイテムが変更されます。

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通話記録を編集する

注:  複数のレコードにリンクされている通話記録を編集すると、リンク先のすべてのレコードで通話記録が変更されます。

  1. 編集する通話記録をダブルクリックします。

  2. 通話記録で変更を行います。

  3. [保存して閉じる] をクリックします。

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通話記録を削除する

通話記録が 1 つのレコードにリンクされていて、そのレコードのコミュニケーション履歴から通話記録を削除すると、Business Contact Manager for Outlook では、この通話記録が [削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。 ただし、この通話記録のリンクが他のレコードにもある場合、操作したレコードからのみ通話記録が削除されます。

たとえば、潜在顧客レコードから通話記録を削除する場合、その通話記録がビジネス用連絡先レコードにもリンクされていると、ビジネス用連絡先の通話記録はそのまま残ります。

ヒント:  通話記録を開くと、リンクされているレコードが [リンク先] ボックスに表示されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

  • 連絡先管理

  • 営業

  • マーケティング

  • プロジェクト管理

  • 目的のレコードを含むタブをクリックします。

  • 削除する通話記録へのリンクが含まれているレコードをダブルクリックします。

  • リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

  • 通話記録を右クリックして、[削除] をクリックします。

  • [保存して閉じる] をクリックします。

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