Business Contact Manager にデータをインポートする

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Business Contact Manager for Outlook では、Excel などのその他のプログラム、または Outlook の連絡先フォルダーに保存されているビジネス レコードを簡単にインポートできます。

ビジネス データのインポート ウィザードを使うと、アカウントやビジネス用連絡先に関するビジネス レコードをカスタマイズとともに Business Contact Manager for Outlook にインポートできます。

この記事の内容

インポート時の留意点

インポートするファイルの種類を選ぶ

カスタマイズとは

Business Contact Manager ファイル (.bcm) のインポート

Business Contact Manager カスタマイズ (.bcmx) のインポート

.csv ファイルによる、別のアプリケーションからのインポート、Microsoft Excel または Microsoft Access からのインポート

Microsoft Outlook の連絡先フォルダーのインポート

ACT! または QuickBooks ファイルのインポート

ファイルの種類によっては、インポートするファイルを要求されてから、そのファイルがインポートされます。 インポートするファイルの名前を入力し、特定のレコードとカスタマイズの処理方法を指定しなければならないファイルの種類もあります。 Excel ファイルをインポートする場合、つまり comma separated values file (.csv) というファイルの種類を使って製品とサービスの項目のリストをインポートする場合は、インポートするリストの列見出しを Business Contact Manager で対応するフィールド (単価や勤務先住所など) と突き合わせるプロセスも実行します。 この処理をマッピングと呼びます。

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インポート時の留意点

ビジネス データを Business Contact Manager for Outlook にインポートする前に、次のことを検討してください。

  • 必ずデータベースをバックアップしてから、ファイルをインポートしてください。このプロセスを取り消すことはできません。

  • ファイルをインポートする前に、そのフィールドを Account または Business Contact record のフィールドと比較し、ファイルのフィールドを変更して Business Contact Manager for Outlook レコードのフィールドと一致させることをお勧めします。 たとえば、インポートするファイルの住所の情報を分割して、Business Contact Manager for Outlook の [勤務先の番地]、[勤務先の市区町村]、[勤務先の都道府県] フィールドと一致させます。

  • Business Contact Manager for Outlook で大量のデータをインポートすると、ステータス ウィンドウには、インポート プロセスの進行状況が正しく表示されないことがあります。 ステータス ウィンドウが空白になったり、応答なしというメッセージが表示されたりしても、Business Contact Manager for Outlook ではデータのインポートが実行されています。

  • Business Contact Manager for Outlook では Unicode ファイル形式のみがサポートされます。 ANSI などのその他のファイル形式はサポートされません。

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インポートするファイルの種類を選ぶ

Business Contact Manager for Outlook にはさまざまな種類のファイルをインポートできます。 次のファイルの種類をクリックすると、その種類のファイルのインポート方法が表示されます。

ファイルの種類

説明

Business Contact Manager for Outlook データ (.bcm)

すべてのアカウント、ビジネス用連絡先、商談、ビジネス プロジェクト、プロジェクト タスク、通信履歴など、Business Contact Manager for Outlook のすべてのデータ。 カスタマイズ、マーケティング活動、製品とサービスの項目のリストも含まれます。

Business Contact Manager カスタマイズ (.bcmx)

カスタム形式のレイアウト、ページ、ビュー、カスタム レポート、プロジェクト テンプレートが含まれます。

注: データベース所有者のみがカスタマイズをインポートできます。

カンマ区切り (CSV)

製品とサービスの項目のリストは、一般的に .csv ファイル形式になっています。

カンマ区切り値 (.csv) ファイル形式のデータが含まれます。 ほぼすべてのプログラムのデータを .csv ファイル形式で保存できるため、アプリケーションのファイル形式がリストされなくても、そのアプリケーションのデータを .csv ファイル形式で保存して、データを Business Contact Manager for Outlook にインポートできます。

Excel ブック (.xls、.xlsx)

Microsoft Excel ブック形式のデータ ファイルが含まれます。

Access データベース (.mdb、.accdb)

Microsoft Access ファイル形式のデータが含まれます。

Outlook の連絡先フォルダー (.pst)

Microsoft Outlook ファイル形式 (.pst) の連絡先が含まれます。 Business Contact Manager データベースを共有している場合は、各ユーザーが自分の Outlook の連絡先をインポートしたくなることがあります。

ACT! (.dbf、.pad)

ACT! ファイル形式で保存したデータです。 Business Contact Manager for Outlook にはデータ変換ツールが組み込まれており、ACT! データを .bcm 形式に変換してからインポートできます。

注記: ACT! (.dbf. .pad) または QuickBooks (.IIF) ファイル形式を選んだら、[データ変換] をクリックして、データを Business Contact Manager ファイル形式 (.bcm) に変換します。 このツールを使うと、このような種類のファイルをインポートできるようになります。 ツールの指示に従ってください。

  • ACT! アプリケーションをコンピューターにインストールしてから、ACT! ファイル形式になっているデータをインポートする必要があります。

QuickBooks (.IIF)

すべてのバージョンの QuickBooks ファイルのうち、.iif 形式になっているものをインポートできます。 Business Contact Manager for Outlook にはデータ変換ツールが組み込まれており、QuickBooks データを .bcm 形式に変換してからインポートできます。

ヒント: ビジネス データ インポート ウィザードにリストされないファイル形式でデータが保存されている場合は、データを comma separated values file として保存してから Business Contact Manager database にインポートしてください。

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カスタマイズとは

カスタマイズとは、Business Contact Manager for Outlook に加える変更のことです。 カスタマイズには多くの形式があります。 新しいタブを workspace に作成すると、それはカスタマイズになります。 新しいフォームを作成したり、既存のフォームでフィールドやセクションの追加や削除を行ったりすると、これもカスタマイズになります。 カスタマイズには、ユーザー定義フィールド、カスタム レポート、ビジネス プロジェクト テンプレートも含まれます。 Business Contact Manager for Outlook を既定のフォームやフィールドから発展させると、それはカスタマイズとなることがあります。

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カスタマイズのインポートの詳細

カスタマイズは、2 つの方法で Business Contact Manager for Outlook にインポートできます。 一方の方法では、.bcm というファイルの種類を使います。 このファイルの種類には、ビジネス データ レコードのみではなく、レコード、フォーム、レポートに加えたカスタマイズも含まれます。 もう一方の方法では、.bcmx というファイルの種類でカスタマイズをインポートします。 このファイルの種類にはビジネス データが含まれず、Business Contact Manager for Outlook に加えたカスタマイズのみが含まれます。 既にインポートしたデータにカスタマイズを適用し、データの上書きや追加を行わないときは、この方法が便利です。

.bcm ファイルまたは .bcmx ファイルからカスタマイズをインポートすると、対象データベースの設定は、ファイルに保存されているカスタマイズで上書きされます。 ただし、次のような例外があります。

  • 対象データベースにカスタマイズ (アカウントに基づく新しいレコードの種類など) が含まれており、.bcmx ファイルにそのカスタマイズが存在しない場合、そのカスタマイズは保持されます。

  • 関係というカスタム フィールドの種類が .bcmx ファイルに含まれているが、それが参照する、対応するデータ型が対象データベースに存在しない場合、そのフィールドはデータベースに追加されません。

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Business Contact Manager ファイル (.bcm) のインポート

このファイルの種類には、ビジネス データ レコードが含まれ、レコード、フォーム、レポートに加えられたカスタマイズも含まれています。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [ファイルからのインポート] をクリックします。

    ビジネス データのインポート ウィザードが開きます。

  4. .bcm ファイルの場所と名前を入力するか、[参照] をクリックしてファイルを特定します。

  5. [次へ] をクリックします。

    [インポート オプションの選択] ウィンドウ

  6. 重複レコードの処理方法を選びます。 選べる内容は次のとおりです。

    • [重複するレコードをインポートしない]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされず、既存のレコードは変更されません。

    • [重複するレコードを新しいレコードとしてインポートする]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされ、関連する別の名前が付きます。既存のレコードは変更されません。

    • [既存のレコードの更新]: 重複レコードがあり、インポートするレコードに別の情報や追加情報が含まれる場合、一致するレコードが更新されます。

      [インポート] ウィンドウの [重複] セクション

      重複が発生するのは、インポートするレコードの名前が、既存のレコードの名前と同一であるときです。

  7. カスタマイズの処理方法を選びます。 選べる内容は次のとおりです。

    • [カスタム レイアウト (フォーム、ページ、ビュー) をインポートする]: 既存のフォーム、ページ、ビューのレイアウトは、インポートするファイルのフォーム、ページ、ビューで置き換わります。

    • [既存のフォーム レイアウトからフィールドを削除しない]: インポートするファイルのフォーム、ページ、ビューが、既存のデータベースで現在使用しているフィールドを削除することはありません。 インポートするファイルの新しいフィールドはすべて、フォーム、ページ、ビューに追加されます。

      インポート ウィンドウのインポートのカスタマイズのセクション

  8. インポートに含める追加項目を選びます。 選べる内容は次のとおりです。

    • コミュニケーション履歴

    • 製品 (およびサービス)

    • カスタム レポート

    • プロジェクト テンプレート

  9. [インポート] をクリックします。

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Business Contact Manager カスタマイズ (.bcmx) のインポート

カスタマイズとは、ニーズを満たすために Business Contact Manager for Outlook に加える変更のことです。 拡張子 .bcmx が付くファイルにはカスタマイズのみが含まれます。アカウント、ビジネス用連絡先、潜在顧客などのビジネス データは含まれません。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [ファイルからのインポート] をクリックします。

    ビジネス データのインポート ウィザードが開きます。

  4. .bcmx ファイルの場所と名前を入力するか、[参照] をクリックしてファイルを特定します。

    インポートする .bcmx ファイルのファイル名が [インポートするファイル] ボックスに表示されます。

  5. [インポート] をクリックします。

    Business Contact Manager for Outlook でデータがインポートされます。 完了すると、ログ ファイルに記録されている、インポートのメッセージおよび発生した可能性のあるエラーを確認するように指示されます。 ログ ファイルを表示するには、[ログの表示] をクリックします。

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.csv ファイルによる、別のアプリケーションからのインポート、Microsoft Excel または Microsoft Access からのインポート

.csv ファイル形式は、あるプログラムから別のプログラムにデータを転送する場合には、単純でありながらも強力な形式です。 実際に、Excel も含めた多くのプログラムが .csv ファイルを読み取ります。

.csv ファイル形式を使って、製品とサービスの項目のリストをインポートすることもできます。 このようなリストは、インポートするために特定の方法で構造化する必要があります。 製品とサービスの項目のリストをインポートする前に対処する必要がある問題の詳細については、「製品とサービスの項目のリストをインポートする」を参照してください。

Excel ファイルまたは Access ファイルにデータがある場合は、次の手順にも従ってデータをインポートしてください。

このセクションの内容

手順 1: インポートする .csv ファイル、Excel ファイル、Access ファイルを選ぶ

手順 2: フィールドをマッピングする

製品とサービスの項目のリストをインポートする

一覧をインポートする

.csv インポートのエラーを修正する

手順 1: インポートする .csv ファイル、Excel ファイル、Access ファイルを選ぶ

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [ファイルからのインポート] をクリックします。

    ビジネス データのインポート ウィザードが開きます。

  4. .csv ファイル、Excel ファイル、Access ファイルの場所と名前を入力するか、[参照] をクリックしてファイルを特定します。

    ファイルが [インポートするファイル] ボックスにリストされます。

  5. [次へ] をクリックします。

  6. 重複レコードの処理方法を選びます。 選べる内容は次のとおりです。

    • [重複するレコードをインポートしない]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされず、既存のレコードは変更されません。

    • [重複するレコードを新しいレコードとしてインポートする]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされ、関連する別の名前が付きます。既存のレコードは変更されません。 重複が発生するのは、インポートするレコードの名前が、既存のレコードの名前と同一であるときです。

  7. [次へ] をクリックします。

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手順 2: フィールドをマッピングする

ここでは、インポートするファイルの列見出し (フィールド) を、Business Contact Manager で対応するフィールドと突き合わせます。 この処理をマッピングと呼びます。

  1. .csv ファイル、Excel ファイル、Access ファイルをマッピングします。

    • .csv ファイル    

      必要に応じて、インポートする .csv ファイルのチェック ボックスを選びます。

    • Excel ファイル   

      Excel ブックを構成する、Excel の各シートがリストされます。 インポートする各シートのチェック ボックスをオンにします。

      ファイルにシートがいくつ存在するかに関係なく、Excel ブックの 1 つのシートのみにデータが含まれる場合は、そのシートのチェック ボックスのみをオンにします。

    • Access ファイル    

      Access データベースを構成するテーブルがリストされます。 インポートする各テーブルのチェック ボックスをオンにします。

      ファイルにテーブルがいくつ存在するかに関係なく、Access データベースの 1 つのシートまたはテーブルのみにデータが含まれる場合は、そのテーブルのチェック ボックスのみをオンにします。

  2. [インポート形式] 列で、インポートするレコードの種類 (アカウントやビジネス用連絡先など) をクリックします。

  3. [マップ] をクリックします。

    インポートのための [フィールドのマップ] ウィンドウ

  4. 次のうち任意のものを実行してフィールドをマッピングします。

    • フィールドを手動でマッピングするには、[インポートする項目] リスト (1) で、マッピングするフィールドを、[使用可能なフィールド] リストのフィールドにドラッグします。

    • Business Contact Manager for Outlook にフィールドをマッピングさせるには、[自動マップ] (2) をクリックします。 [使用可能なフィールド] リストをスクロールして、マッピングを確認してください。

    • 以前のマッピングで行ったようにフィールドをマッピングするには、[以前のマッピングの使用] (3) をクリックします。

    • 新しいフィールドを作成して、インポートするファイルのフィールドをそれにマッピングするには、[新しいフィールドにマッピング] (4) をクリックします。

  5. [インポートする項目] リストが空になるまで、繰り返します。

  6. マッピングを変更する場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • 個別のフィールドのマッピングを変更するには、マッピングしたフィールドを [使用可能なフィールド] リストから [インポートする項目] リストにドラッグします。

    • すべてのマッピングをクリアするには、[すべてクリア] をクリックします。 もう一度フィールドをマッピングしてください。

  7. マッピングを選んだら、[OK] をクリックしてから [インポート] をクリックします。

    Business Contact Manager for Outlook でデータがインポートされます。 完了すると、ログ ファイルに記録されている、インポートのメッセージおよび発生した可能性のあるエラーを確認するように指示されます。 ログ ファイルを表示するには、[ログの表示] をクリックします。

ヒント:  Excel ファイルのインポート後には、一部の電話番号が表示されないことがあります。 これは既知の問題です。 Excel 2010 でファイルを開き、[名前を付けて保存] コマンドを使って .csv ファイル形式で保存してみてください。 その後、Business Contact Manager for Outlook から .csv ファイルをインポートし直します。

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製品とサービスの項目のリストをインポートする

製品とサービスの項目のリストをインポートするには、リストが次の条件を満たしている必要があります。

  • .csv ファイル形式にする必要があります。 製品とサービスの項目のリストを Excel で開くことができる場合は、[名前を付けて保存] コマンドを使って .csv ファイルとして保存できます。

  • 少なくとも 3 個の列を含めて、指定された順序で配置する必要があります

製品とサービスの項目のリストを適切な列で編成する

製品とサービスの項目から構成される .csv ファイルを正しくインポートするには、ファイルに最低 3 個、最大で 5 個の列を含めて、次のように配置する必要があります。

3 列配置

品目名

説明

単価

4 列配置

品目名

説明

単価

数量

5 列配置

品目名

説明

単価

数量

単位コスト

どの配置を選んだかに関係なく、.csv ファイルの先頭行はリストの列見出しにする必要があります。

Excel の例

次の例は、2 項目のリストが Excel でどのように表示されるかを示しています。 見出し行の後に、項目ごとの行が続いています。

品目名

説明

単価

自転車チェーン

チタン 48 インチ

56.50

ウォーター ボトル

クリスタル クリア ブルー

11.75

メモ帳の例

Microsoft Excel ではなく、メモ帳などのテキスト エディターでファイルを編集している場合は、インポートする項目ごとに、ファイルに別々の行を作成し、各行の項目をカンマで区切って、カンマの前後にスペースを含めません。

品目名,説明,単価
自転車チェーン,チタン 48 インチ,56.50
ウォーター ボトル,クリスタル クリア ブルー,11.75

ヒント:  入力ファイルの列の数が正しくないというメッセージが表示されたら、1 行以上でカンマを追加しすぎている可能性があります。 この問題を避けるには、この記事でこれまでに説明した、いずれかの列配置に従ってください。

.csv ファイルの先頭行を列見出しにする必要があることにご注意ください。

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一覧をインポートする

.csv ファイルの準備が終わったら、そのファイルをインポートして、既存の製品とサービスの項目のリストに項目を追加するか、新しくインポートした項目で既存のリストを置き換えることができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. リボンの [ホーム] タブの [カスタマイズ] グループで、[製品とサービス] をクリックします。

  3. [製品とサービス] ダイアログ ボックスの [インポート] をクリックします。

  4. .csv ファイルの場所と名前を入力するか、[参照] をクリックしてファイルを特定します。

  5. 次のいずれかのオプションをクリックします。

    • [このファイルの項目で既存のリストを置き換える]: 製品とサービスの項目の既存のリストは削除され、インポートする項目のリストで置き換わります。

    • [このファイルの項目を既存のリストに追加する]

      重要: インポートを取り消すことはできません。 データをバックアップしてから続けることをお勧めします。

  6. [インポート] をクリックします。

  7. ファイルのインポートが完了したら、[閉じる] をクリックします。

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.csv インポートのエラーを修正する

product and service items をインポートするプロセス中に、プロセスが中断するかエラーが報告される場合は、.csv ファイルでデータが正しく書式設定されていないか、通貨記号が不適切であるか、既存のリストで項目が重複しているためであると考えられます。

.csv ファイルの書式設定を確認する

次の書式設定の問題があると、.csv ファイルのインポート時にエラー メッセージが表示されることがあります。

原因

解決方法

列に見出しがない。

それぞれの data type に列見出しを追加します。 Business Contact Manager データベースに現在存在する列見出しを使うと、データのインポートが簡単になります。

列のラベルまたはヘッダーが一意でない。

重複するラベルまたはヘッダーを確認して一意にします。 たとえば、電話番号というラベルまたはヘッダーが 2 個ある場合は、一方を電話番号 1、もう一方を電話番号 2 にします。

.csv ファイルに印刷不能な文字が含まれている。

印刷不能な文字には、改行、ページの区切り、セクションの区切りが含まれます。 これらをすべて削除してから、ファイルをもう一度インポートしてみてください。

インポートするファイルの列の数が誤っている。

ファイルには、少なくとも 3 個の列を含めて、品目名、説明、単価の順序で配置する必要があります。

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句読点と金銭情報のガイドライン

製品の価格と数量に、通貨記号またはピリオドやカンマなどの内部句読点を含めることはできません。 ただし、通貨用に小数点を使うことはできます。 次に例を示します。

  • 整数の数量の場合は、通貨も含めて、「10000」と入力しますが、数量にカンマまたは小数点を含めることはできません。

  • 小銭を含む価格の場合は、「10.50」のように小数点を入力し、10 ドル 50 セントという価格を表します。

重複レコードの処理方法の評価

Business Contact Manager for Outlook に既に存在する項目をインポートしようとして、この重複項目で既存の項目を上書きすることを指定しないと、製品とサービスの項目のインポート エラーが発生することがあります。 エラー ログ ファイルのエラー メッセージは、項目が Business Contact Manager for Outlook に既に存在することを示します。

このエラーを訂正するには、新しい製品またはサービスの項目をインポートし直します。 [製品とサービスの項目のインポート] ダイアログ ボックスで、[このファイルの項目で既存のリストを置き換える] をクリックしてください。 製品とサービスの項目の現在のリストにある項目は、インポートするファイルの項目で上書きされます。

[インポート オプション] セクション

リストをもう一度インポートしても、重複項目エラーは発生しません。

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Microsoft Outlook の連絡先フォルダーのインポート

数回クリックするだけで、多くのビジネス用連絡先を Business Contact Manager for Outlook に入力するには、Outlook の連絡先フォルダーをインポートします。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [Outlook 連絡先のインポート] をクリックします。

    ビジネス データのインポート ウィザードが開きます。

  4. このウィザードには、インポートするフォルダーとして、既定の連絡先フォルダーがリストされます。 別の連絡先フォルダーをインポートするには、[参照] をクリックします。 インポートする連絡先フォルダーをクリックし、[OK] をクリックします。

  5. 重複レコードの処理方法を選びます。

    選べる内容は次のとおりです。

    • [重複するレコードをインポートしない]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされず、既存のレコードは変更されません。

    • [重複するレコードを新しいレコードとしてインポートする]: インポートするファイルの重複レコードはインポートされ、関連する別の名前が付きます。既存のレコードは変更されません。

      重複が発生するのは、インポートするレコードの名前が、既存のレコードの名前と同一であるときです。

  6. [インポート] をクリックします。

ヒント: Windows Live メールのデータを Business Contact Manager for Outlook にインポートするには、最初に Windows Live メールのアカウントを Outlook に追加する必要があります。

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ACT! または QuickBooks ファイルのインポート

ACT! または QuickBooks にビジネス データがある場合は、データ変換ツールおよびビジネス データのインポート ウィザードを使ってそのデータを Business Contact Manager for Outlook にインポートできます。 データ変換ツールでは、ACT! または QuickBooks のデータが、Business Contact Manager for Outlook が解釈できる形式に変換されます。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [他のアプリケーションからインポートします] をクリックします。

  4. ビジネス データのインポート ウィザードで、[データ変換] をクリックします。 データ変換ツールが開きます。 [次へ] をクリックします。

  5. ACT! または QuickBooks のバージョンをクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. ファイルの場所と名前を入力するか、[参照] をクリックしてファイルを特定し、[次へ] をクリックします。

  7. 変換するデータのカテゴリのチェック ボックスをオンにします。 [変換先名] リストで、データの変換後の Business Contact Manager for Outlook レコードの種類を選び、[次へ] をクリックします。

  8. データ変換の一部として含めるユーザー定義フィールドを選んで [次へ] をクリックします。

  9. [参照] をクリックし、変換済みファイルの場所を選んでファイルの名前を入力し、[保存] をクリックします。 [次へ] をクリックします。

  10. [次へ] をクリックします。 変換が完了したら、データ変換ツールを閉じます。

  11. Business Contact Manager ファイル (.bcm) のインポート」で説明した手順に従って、変換済みデータをインポートできるようになりました。

    ヒント: カスタマイズの選択は無視できます。変換済みデータにはカスタマイズが適用されないためです。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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