Business Contact Manager で通話リストを作成および使用する

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ビジネスを行ううえで最も重要な作業の 1 つに、現在の顧客および見込み顧客との連絡を保つことがあります。多くの場合、電話をかけることが、そのための最適な方法となります。

たとえば、名刺を受け取った潜在顧客や Web ページに情報を書き込んだ潜在顧客をフォロー アップしたり、品切れ品目の入荷情報を待っていた顧客に電話をしたり、支払期限が切れている現在の取引先企業またはビジネス用連絡先と話したりできます。

ここでは、Business Contact Manager for Outlook の通話リストを使用する方法と、その効果を評価する方法について説明します。具体的には、対象別の受信者リストと通話スクリプトの作成や、活動と結果を追跡する方法について説明します。

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通話によってビジネスを推進する

通話リストを開く

通話リストを変更する

通話によってビジネスを推進する

Business Contact Manager for Outlook では、取引先企業およびビジネス用連絡先から通話リストを作成したり、通話スクリプトを作成したり、通話ごとの結果を追跡したりできます。また、レポート内の名前から通話リストを作成することもできます。レポートから通話リストを作成する方法については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」を参照してください。

通話リストは、重要なマーケティング活動でもあり、マーケティング キャンペーンの一部にもなります。

通話リストを使用した活動の結果を追跡するには、活動によって生成された取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客、または営業案件のレコードの "開始者" フィールドに、活動の名前を記録する必要があります。また、通話リスト レコードの [詳細] ページおよび [進捗管理] ページに、予算コストと実績コストの情報を記録する必要があります。

通話リストの結果を確認するには、"通話リスト" フォームの [進捗管理] ページを使用します。通話リストがマーケティング キャンペーンの一部である場合は、マーケティング ワークスペースの [分析] タブでキャンペーン全体の結果を追跡できます。

通話リストを作成する

Business Contact Manager for Outlook の通話リストは、単なる名前と電話番号のリストではありません。このリストは、いつでも通話できるように準備し、一連の通話の結果を追跡するためのシステムです。

マーケティング活動の受信者リストには、1 つのレコードの種類 (取引先企業またはビジネス用連絡先) だけを含めることができます。潜在顧客レコードはビジネス用連絡先レコードに基づいているため、ビジネス用連絡先と潜在顧客は同じリストに含めることができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で [マーケティング] をクリックします。

  2. リボンの [ホーム] タブの [新規作成] グループで、[通話リスト] [通話リスト] アイコン をクリックします。

  3. "通話リスト" フォームの [活動] の "名前" フィールドに、通話リストの名前 ("東京都の見込み顧客" など) を入力します。

    [通話リスト] レコード

    注: この通話リストがマーケティング キャンペーンの一部である場合は、[キャンペーン] ボックスにキャンペーンの名前を入力するか、矢印をクリックして既存のキャンペーンの名前を選択します。キャンペーンの一部でない場合、通話リストは既定の "現在の活動" マーケティング キャンペーンに関連付けられます。

  4. [受信者リスト] セクションで、この通話リストを使用して連絡するレコードの種類をクリックします。[すべての取引先企業]、[すべてのビジネス用連絡先と潜在顧客]、[すべてのビジネス用連絡先]、または [すべての潜在顧客] を選ぶことができます。

    または、次のいずれかのオプションをクリックします。

    • [検索フォルダー]。事前にフィルター処理された受信者リストを含む検索フォルダーを選択して、カスタム リストを作成します。フォルダーを選択すると、フィールドの名前が "カスタム リスト" に変更されます。

    • [既存のマーケティング活動]。以前のマーケティング活動に使用した受信者リストを選択します。

    • [新しいリスト]。[ビジネス用連絡先のフィルター] ダイアログ ボックスを開いて、リストのフィルター条件を選択します。

      また、レポートから受信者のリストを作成することもできます。レポートの詳細については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」を参照してください。

      取引先企業タイプに基づいて新しいレコードの種類を作成した場合は、[すべての取引先企業] リストに表示されます。ビジネス用連絡先に基づいて新しいレコードの種類を作成した場合は、[すべてのビジネス用連絡先と潜在顧客] リストに表示されます。

  5. 選択したリストにフィルターを適用して編集するには、[確認およびフィルター] をクリックします。

    リストをフィルター処理する方法の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  6. リボンの [ホーム] タブの [表示] グループで、[詳細] をクリックして、[活動の詳細] ページを開きます。必要に応じて、[キャンペーン コード]、[予算コスト]、[開始日]、[終了日]、[コメント] に値を入力します。

    [通話リスト] フォームのメイン ページに戻るには、リボンの [マーケティング] タブの [表示] で [全般] をクリックします。

  7. それぞれの受信者に関する情報が、[全般] ページの [受信者の詳細] に表示されます。レコードから表示するセクションを変更するには、[セクションの選択] [セクションの選択] ボタン をクリックして、表示するセクションを選びます。

  8. 必要に応じて原稿を作成します。原稿を使用すると、通話に一貫性を持たせるとともに、強調したい点を確実に伝えることができます。また、主題から外れないようにし、予期したとおりに会話が進まない場合にアプローチを調整するのにも役立ちます。

    通話スクリプトを作成する

    • リボンの [通話記録] グループで、[通話スクリプト] [通話リスト] アイコン をクリックします。

    • 次のいずれかの操作を実行して、通話用の原稿を作成します。

      • [通話用原稿] ウィンドウに原稿を入力します。

      • [アクション] で [スクリプトのロード] アイコン (コンテンツの読み込み) をクリックし、既に保存済みのドキュメントを指定します。

      • 別のドキュメントから原稿をコピーして貼り付けます。

        各受信者の通話記録に原稿が表示されます。

        スクリプトが含まれる通話リスト

        注: 通話リスト レコードの [通話記録] セクションでスクリプトを編集した場合、選んだ受信者用のスクリプトのみが変更されます。すべての通話用のスクリプトを編集するには、リボンの [通話スクリプト] [通話リスト] アイコン をクリックし、[通話スクリプト] ウィンドウでスクリプトを編集します。

  9. 必要な場合は、Outlook の分類機能を使用して、通話リストに色分類項目を追加できます。リボンの [マーケティング] タブの [タグ] で [分類] をクリックし、色分類項目をクリックします。

  10. すぐに通話を開始する場合は、リストの 1 番目の名前から開始できます。それ以外の場合は、通話リストを保存します。

勧誘電話を掛ける前に、www.fcc.gov/cgb/donotcall/ で National Do Not Call Registry (電話お断りリスト) と FCC の規則を確認してください。Do Not Call (電話お断り) 規制は、その消費者と現に取引がある会社には適用されません。

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通話リストを開く

1 回のセッションで全員に電話できなかった場合や、受信者リストまたは原稿の変更が必要な場合は、通話リストの作業を再開する必要があります。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で [マーケティング] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [通話リスト] タブで、表示する通話リストをダブルクリックします。

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通話リストを変更する

通話リストは、簡単に作成および変更できます。リストに表示するレコードの種類を変更したり、受信者をフィルター処理または選ぶことでリストを絞り込んだり、一部またはすべての受信者用のスクリプトを変更したりできます。

  1. 変更する通話リストを開きます

  2. 通話リストを作成するの指示に従って、通話リストを変更します。

重要: リストのいずれかのレコードの通話状況を変更した後は、通話リストを変更できなくなります。代わりに、通話リストを右クリックし、[通話リストから接触] をクリックして、既存の通話リストに基づいて新しい通話リストを作成します。

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通話リストを使用して通話を実行および追跡する

  1. 通話リストを開く作成します。

    [受信者リスト]で、リストの 1 番目の名前が強調表示されます。

    通話が行われていない、通話リストの受信者リスト

    注: 表示される名前は、ソース レコードの "表題" フィールドの名前です。[受信者の詳細] に表示される名前は、"氏名" フィールドの名前です。

  2. [受信者の詳細] にある電話番号を使用して、連絡先に電話します。

  3. 原稿を開きます。リボンの [通話記録] で [通話用原稿] をクリックします。連絡先につながったら、自然な口調で原稿を読み上げるか、原稿がなければ伝えたい内容を話します。

    注: 通話リスト レコードの [通話記録] セクションでスクリプトを編集した場合、選んだ受信者用のスクリプトのみが変更されます。

  4. [通話記録] の [合計時間] で、通話時間をクリックまたは入力します。通話時間を自動的に計測することもできます。

    通話時間を自動的に計測するには

    1. 通話を始めるときに、リボンの [通話記録] グループで、[タイマー オン] [開始タイマー] アイコン をクリックします。または、保留の後にクリックしてタイマーを復帰します。

    2. 通話を中断するとき、または通話を完了したときに、[タイマー ストップ] [タイマーを一時停止] アイコン をクリックします。

      [通話記録] の [合計時間] ボックスに、通話時間が記録されます。通話時間をクリックするか、手動で入力することもできます。

  5. 通話にメモを追加する場合は、リボンの [通話記録] グループで [タイム スタンプの追加] をクリックし、スクリプトが表示されるボックスにコメントを入力します。

    注: テキストの外観を変更するには、リボンで [テキストの書式設定] タブをクリックして、書式設定コマンドを使用します。ファイル、イメージ、またはテーブルを追加するには、[挿入] タブをクリックします。

  6. 通話中または通話の終了後に、リボンの [マーケティング] タブの [受信者のアクション] で、次のうち 1 つまたは複数のオプションをクリックします。

    • 新しい履歴項目 ビジネス メモ、タスク、ファイル、電子メール メッセージなどのコミュニケーション履歴項目を受信者のレコードに追加します。通話リストで、受信者に対して新しい通話記録が自動的に作成されます。

    • フラグの設定 レコードにフラグを追加したり、対応が必要な項目に [進捗状況を終了にする] オプションを使用して完了のマークを付けたりできます。

    • 開く 受信者のレコードを表示します。

    • Web ページ 受信者のレコードに関連付けられている Web ページ (ある場合) を表示します。

  7. 通話を終了したら、[コール状況] セクションでレコードを更新します。既定では [電話なし] が選択されています。次のいずれかをクリックします。

    1. 伝言済み

    2. 通話完了

    3. 電話不可

      重要: リストのいずれかのレコードのコール状況を変更した後は、通話リストを変更できなくなります。ただし、既存の通話リストをコピーして新しい通話リストを作成することはできます。そのためには、マーケティング ワークスペースで通話リストを右クリックし、[通話リストから接触] をクリックします。

  8. 通話リストから除外するように受信者から要請された場合は、[電話不可] チェック ボックスをオンにします。[受信者リスト] と、取引先企業レコードまたはビジネス用連絡先レコードの [詳細] ページの両方で、その取引先企業またはビジネス用連絡先が [電話不可] とマークされます。今後は、この受信者を通話リストに含めることができなくなります。

  9. [保存して次へ] をクリックし、次の変更を行います。

    1. 選択したレコードのコミュニケーション履歴に変更を通話記録として保存し、通話対象の次のレコードに移動します。

    2. タイマーを停止し、通話の合計時間を通話記録に記録します。

    3. [受信者リスト] でコール状況を指定します。

      2 つの通話を行った通話リスト

      1 - 伝言済み。2 - 通話完了。3 - 電話不可。4 - 現在の受信者。

      注: レコードを保存すると受信者リスト内で状況が更新されますが、[コール状況] セクションに表示されるオプションは手動で変更する必要があります。

  10. リストの全員に電話を掛け終わったら、活動を終了します。リボンの [マーケティング] グループで、[終了としてマーク] をクリックします。

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マーケティング通話リストの効果を評価する

通話リストおよび通話用原稿は、さまざまな目的で作成できます。しかし、マーケティング通話を行う場合は、作業の結果を確認する必要があります。通話リストの結果は、通話リストの [進捗管理] ページで確認できます。

  1. 通話リストを開きます

  2. リボンの [ホーム] タブの [表示] グループで、[進捗管理] [進捗管理] ページ アイコン をクリックします。

  3. [進捗管理] ページで、次の項目を確認します。

    • [活動結果] には、活動の [開始された潜在顧客数]、[開始された営業案件数]、[開始された取引先企業数]、[開始された連絡先数]、[開始された通話記録数]、[期待収益] の概要情報が表示されます。各フィールドには [レポートの表示] もあり、そのフィールドのデータの詳細なレポートを表示できます。

      注:  期待収益を含む [進捗管理] ページの情報は、取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客、または営業案件のレコードの "開始者" フィールドに通話リストの名前が設定されたときに更新されます。

    • [活動情報] 領域で、次の情報を更新できます。

      • 実績コスト     投資収益率を計算するために、通話リストの実績コストを入力できます。

      • 更新不可     通話リストの実行が完了し、活動が終了したことを示すには、このチェック ボックスをオンにします。通話リストを再アクティブ化するには、このチェック ボックスをオフにします。

    • [受信者] セクションで、実行済みの通話のリストを確認できます。また、必要な場合は、受信者のレコードから営業案件レコードを直接作成できます。リストの名前をクリックし、[営業案件の開始] をクリックするだけです。

      注: 通話リストの [全般] ページで、受信者リストから営業案件レコードを作成することもできます。[受信者リスト] から名前を選び、リボンの [マーケティング] タブの [受信者のアクション] で [新しい履歴項目] [新しい履歴アイテム] アイコン をクリックし、[営業案件] をクリックします。

  4. [保存して閉じる] [保存して閉じる] アイコン をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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