Business Contact Manager で潜在的な営業案件をトラッキングする

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営業案件レコードには潜在的な販売注文に関する情報が格納されるため、ユーザーはその情報に基づいて現在および潜在的な顧客との商談の進行状況を把握できます。

この記事では、営業案件レコードを使用して、顧客に売り込む製品またはサービスおよび顧客とのやり取りに関する詳細な情報を記録する方法について説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

営業案件レコードを作成します。

営業案件フォームを開く

営業案件フォームに記入します。

営業案件フォーム上のリストをカスタマイズします。

営業段階および営業活動をカスタマイズします。

営業段階および営業活動を削除します。

営業案件レコードを編集します。

取引先企業またはビジネス用連絡先、営業案件レコードにリンクされているを変更します。

営業案件レコードのコミュニケーション履歴アイテムのリンク

営業案件を同僚に割り当てる

営業案件を終了としてマークします。

タスクを閉じるまたは営業案件を獲得するために必要な履歴の記録します。

営業案件レコードを作成する

作成する営業案件レコードごとに、 アカウントまたはビジネス用連絡先レコードにリンクする必要があります。営業案件レコード、顧客とのやり取りを追跡するには、ビジネス メモ、タスク、予定、電話のログ ファイルなど、コミュニケーション履歴アイテムを追加できます。これらの履歴項目のリンクされた取引先企業またはビジネス用連絡先の履歴] に追加されます。

営業段階が含まれているとアクティビティをカスタマイズする場合は、ユーザー設定の営業段階および営業活動を参照してください。追加して、営業案件フォームをカスタマイズするかフィールドを削除する場合は、を作成するレコードの種類およびリストをカスタマイズしてします。

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営業案件フォームを開く

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. 新しく空の営業案件フォームを開くには、リボンで [新しい営業案件] をクリックします。

  3. 既存の営業案件レコードを開くには、[営業案件] タブで、開く営業案件レコードをダブルクリックします。

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営業案件フォームに入力する

  1. "営業案件" フォームに記録する情報を入力または選択します。

    フォームには、次のページが含まれます。

    一般的なします。このページには、営業案件、ほかの状態、ソース、および財務用語に関する一般的な情報が含まれています。

    営業案件の情報です。

    • [営業案件のタイトル] (必須): 営業案件の名前を入力します。

    • [担当者]: 営業案件をトラッキングおよびクローズする担当者の名前をクリックします。

      [担当者] ボックスの一覧には、相手には、共有、または Business Contact Manager データベースへのアクセスを許可するが、従業員の名前だけが含まれています。名前を追加して、データベースを共有する方法の詳細については、「他のユーザーと、Business Contact Manager データを共有する」を参照してください。

    • [種類]: レコードの潜在的な販売注文の種類をクリックします。

    取引先企業またはビジネス用連絡先のリンク

    • リンク(必ず指定します)。この機会にリンクするのには、 ビジネス用連絡先またはアカウントを選ぶへのリンクをクリックします。ダイアログ ボックスを完了する方法の詳細については、「リンクする Business Contact Manager レコードを選ぶ」を参照してください。

      注: 営業案件をリンクできるのは、種類が取引先企業またはビジネス用連絡先である 1 つのレコードのみです。

    売上情報

    • [確率]: 営業案件が販売につながる可能性を表すパーセンテージを入力します。確率のパーセンテージは、[製品とサービス] セクションに一覧表示されている製品とサービスの合計数に基づいて [期待収益] の値を計算する際に使用されます。

    • [期待収益]: 期待収益は、確率のパーセンテージおよび [製品とサービス] セクションに表示されている製品とサービスの合計数を使用して自動的に計算されます。

    • [クローズ日]: 販売が見込まれる日付をクリックします。

    • [支払条件]: 顧客が製品またはサービスの購入に対して使用する支払方法をクリックします。

    • [有効期限]: サービス提供の期限切れとする日付をクリックします。

    • [納入日]: 顧客に提示する納入日をクリックします。

    製品とサービスを表示します。

    顧客にとって魅力的な製品/サービス項目を追加します。

    次のいずれかを実行します。

    • [追加]: 新しい製品またはサービス項目を追加するには、[追加] をクリックします。

      追加製品やサービス] ダイアログ ボックスで、ダイアログ ボックスで、入力するか、必要な情報を選択します。フォームを追加する製品やサービスの完了についての詳細については、管理、製品とサービスでは、Business Contact Managerを参照してください。

    • [編集]: 品目を変更するには、品目をクリックし、[編集] をクリックします。

    • [削除]: 一覧から品目を削除するには、品目をクリックし、[削除] をクリックします。

    ソースの情報です。

    • [ソース]: 顧客名や営業案件の元となるマーケティング活動の種類など、営業案件のソースをクリックします。

    • [開始者]: 取引先企業、ビジネス用連絡先、またはこの営業案件の元となるマーケティング活動の名前をクリックします。

      マーケティング活動名は、特定の業務によって生じた営業案件の数をトラッキングする際に使用されます。マーケティング活動名をこのフィールドでクリックすると、Business Contact Manager for Outlook で、営業案件が、そのマーケティング活動の [進捗管理] ページに追加されます。

    • [競合他社]: 任意の競合他社の名前を入力して、競合他社より優れた価格やサービスを提供できるように、その企業の価格を確認するためのアラームが表示されるようにします。

    営業段階とアクティビティ

    • [営業段階]: 進行状況をトラッキングできるように、営業案件の営業段階を選択します。

      組織固有の営業段階情報を含めるには、このリストをカスタマイズすることができます。このリストの編集] をクリックし、ユーザー設定の営業段階および営業活動を参照します。

      [終了した受注] または [終了した失注] という営業段階を選択すると、レコードが読み取り専用ファイルとしてロックされます。[終了した受注] を選択すると、確率が 100% に設定されます。[終了した失注] を選択すると、確率が 0% に設定されます。

    • [アラーム]: この営業案件のアラームを Outlook で受信するには、[アラーム] チェック ボックスをオンにします。それから、アラームを設定する日時をクリックします。

    詳細情報。このページには、コメントや、営業案件についての注意事項が含まれています。

    他のファイルからコメントを貼り付けることも、レコードに直接コメントを追加することもできます。コメントを追加した日時を記録するには、[タイム スタンプの追加] をクリックします。

    履歴です。[履歴] ページには、営業案件レコードにリンクされているすべてのコミュニケーション履歴アイテムが一覧表示します。

    [新規作成] をクリックし、ビジネス メモ、通話履歴、予定、タスクなどの項目をレコードにリンクして、営業案件に関するより詳細な履歴を作成できます。

  2. フォームへの入力が完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。

  3. 営業案件フォームに記録する情報を入力します。

  4. フォームに情報を入力し終わったら、[保存して閉じる] をクリックします。

    多くの営業案件レコードを作成する場合は、[保存して新規作成] をクリックし、変更を保存して新しい "営業案件" フォームを開きます。

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営業案件フォームの一覧をカスタマイズする

Business Contact Manager for Outlook では多くの標準のビジネス用語が使用されますが、ビジネスに必要な固有の情報を使用して、独自の営業用語、支払レート、およびその他の用語を作成することもできます。

カスタマイズ可能な一覧に、それぞれ [このリストを編集する] オプションが表示されます。このオプションを選択すると、ビジネス用語を追加または編集できるダイアログ ボックスが開きます。"営業案件" フォームで、[種類]、[支払条件]、[ソース]、[営業段階] の各フィールドの一覧をカスタマイズできます。

リストをカスタマイズする方法の詳細については、次を参照してください。を作成するレコードの種類およびリストをカスタマイズするとします。

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営業段階と営業活動をカスタマイズする

Business Contact Manager for Outlook では、潜在顧客を実際の顧客に変換する際に実行する必要のあるすべてのタスクをトラッキングできます。"潜在顧客" フォームには一連の営業段階と営業活動が既定で用意されており、会社固有のビジネス ニーズに合わせてこのデータをカスタマイズできます。

注: 営業段階と営業活動をカスタマイズできるのはデータベースの所有者のみです。

データベースの所有者は、任意の営業段階の名前や順序を変更したり、任意の営業段階における営業活動の名前、順序、または期間を更新したりできます。また、営業活動に対するアラームを設定することもできます。

  1. 次のうちいずれかの操作を行って [営業段階と営業活動の変更] ダイアログ ボックスを開きます。

  2. [ホーム] タブの [ユーザー設定] グループで、リボンの営業段階] をクリックします。

  3. [ファイル] タブの [Business Contact Manager] タブで、[カスタマイズ] をクリックし、[営業段階と営業活動の変更] をクリックします。

  4. プロセスに新しい段階を追加するには、[営業段階の追加] をクリックし、新しい営業段階の名前を入力します。次に、[OK] をクリックします。矢印ボタンを使用して、営業段階を上または下へ移動します。

  5. 営業段階に段階を追加するには、[営業活動の追加] をクリックし、活動の名前を入力します。次に、その活動の所要時間をクリックします。[OK] をクリックして [営業活動の追加] ダイアログ ボックスを閉じ、矢印ボタンを使用して、営業活動を上または下に移動します。

    [営業活動の編集] ダイアログ ボックスと、その後ろに表示された [営業段階および営業活動の変更] ダイアログ ボックス

  6. 一覧の営業段階や営業活動を変更するには、一覧にある項目をクリックして、[編集] をクリックします。その後表示されるダイアログ ボックスで情報を更新して、[OK] をクリックします。

[終了した受注] および [終了した失注] の営業段階を編集することはできません。

  1. 一覧の順序を変更するには、営業段階または営業活動をクリックし、矢印ボタンを使用して一覧内で上下に移動します。営業段階を移動すると、関連付けられたすべての営業活動も一緒に移動されます。

  2. チェック マークは、新しい営業案件レコードのうちどれが既定の営業段階かを示します。既定の営業段階を別のものに設定するには、使用する営業段階をクリックし、[既定にする] をクリックします。既定の設定を解除するには、営業段階をクリックし、[既定値のクリア] をクリックします。

  3. チェック ボックスをオンにして、期間が指定されている各営業活動にアラームを作成します。これにより、営業案件フォームにアラームが表示されます。

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営業段階と営業活動を削除する

Business Contact Manager for Outlook から営業段階または営業活動を削除すると、現在の営業案件レコードの情報が影響を受ける可能性があります。

営業活動を削除すると、一覧から活動が削除され、その活動が含まれているレコードからも活動が削除されます。営業案件レコードでその活動が完了と設定されている場合でも、削除された活動はいずれの営業案件レコードにも表示されなくなります。

営業段階を削除すると、一覧から段階が削除され、その営業段階を使用していたすべてのレコードに空のエントリが作成されます。たとえば、削除された営業段階にあった営業案件レコードがもう一度開かれると、空の [営業段階] フィールドが表示されます。営業段階を削除するときに、その営業段階を別の営業段階に置き換えるか、空のフィールドに置き換えるかを選択できます。別の営業段階に置き換えると、削除する段階の活動を置き換え先の段階に追加できます。空のフィールドに置き換える場合は、営業段階と共に活動が削除されます。

  1. 次のうちいずれかの操作を行って [営業段階と営業活動の変更] ダイアログ ボックスを開きます。

  2. リボンの [ホーム] タブの [ユーザー設定] グループで、[営業段階] をクリックします。

  3. [ファイル] タブの [Business Contact Manager] タブで、[カスタマイズ] をクリックし、[営業段階と営業活動の変更] をクリックします。

  4. 営業活動を削除するには、一覧の削除する活動を選択し、[削除] をクリックします。

  5. 営業段階を削除するには、一覧から段階を選択して、[削除] をクリックします。[アイテムの削除] ダイアログ ボックスで、削除する営業段階と置き換える別の段階を選択するか、[置換後の値] フィールドを空のままにします。

  6. 置き換える営業段階を選択する場合は、削除する営業段階から置き換える営業段階に移動するすべての営業活動のチェック ボックスをオンにすることができます。これらの活動は既存の活動一覧の上部に追加され、矢印ボタンを使用して順序を変更できます。

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営業案件レコードを編集する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. ワークスペースの [営業案件] タブで、開くレコードをダブルクリックします。

    販売ワークスペースを使用して開くことがなく、レコードの情報を表示できます。すべて] タブで、関心があるレコードをクリックします。閲覧ウィンドウでは、そのレコードの詳細が表示されます。詳細については、売上ワークスペースを使用して、、「 Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」を参照してください。

  3. 開いているレコードで次のいずれかの操作を実行できます。

    • 情報を編集します。新しい情報を入力して、必要に応じて変更を加えます。変更が完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。

    • レコードを印刷します。

      [印刷] コマンドが表示されません。

      [ファイル] タブの [印刷] タブをクリックし、目的のオプションをクリックします。

    • リンクされている取引先企業またはビジネス用連絡先に電子メール メッセージを送信します。[コミュニケーション] で [電子メール] をクリックします。

    • 取引先企業またはビジネス用連絡先を使用して予定を設定します。[コミュニケーション] で [会議出席依頼] をクリックします。

    • レコードを分類します。タグ] グループでは、分類項目] をクリックし、[このレコードを追加する分類] をクリックします。レコードを分類する方法の詳細については、使用するには、Business Contact Manager のレコードを参照してください。

    • レコードを削除します。[削除] をクリックします。

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営業案件レコードにリンクされた取引先企業またはビジネス用連絡先を変更する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. [営業案件] タブで、変更する営業案件レコードをダブルクリックします。

  3. [リンクされた取引先企業またはビジネス用連絡先] で [リンク先] をクリックします。

  4. [取引先企業またはビジネス用連絡先へのリンク] ダイアログ ボックスの [アイテムの種類] ボックスで、[取引先企業]、[すべてのビジネス用連絡先の種類] などのレコードの種類をクリックします。

  5. ボックスで、リンクするレコードをクリックします。または、[検索] ボックスにレコードの名前を入力してレコードを検索します。

    新しいレコードを追加するには、[新規作成] をクリックし、フォームに入力します。

  6. [リンク先] をクリックして取引先企業またはビジネス用連絡先を追加し、[OK] をクリックして営業案件レコードに戻ります。

  7. [保存して閉じる] をクリックします。

注: 営業案件をリンクできるのは、種類が取引先企業またはビジネス用連絡先に基づいた、1 つのレコードのみです。

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コミュニケーション履歴アイテムを営業案件レコードにリンクする

営業案件に関係するコミュニケーションはどのような種類でも簡単にレコードにリンクできるので、すべての顧客の連絡先をトラッキングできます。営業案件レコードにリンクされている取引先企業かビジネス用連絡先に電話をかける場合は、通話記録を作成します。会議に出席した場合は、ビジネス メモか、元の Outlook の会議出席依頼に議事録を入力します。顧客との会議を設定したら、営業案件レコードに予定をリンクします。

開いている営業案件レコードから作成したコミュニケーション履歴アイテムは、レコードに自動的にリンクされます。

営業案件レコードに自動的にリンクされているコミュニケーション履歴項目を作成するには、次の手順を実行します。

  1. 営業案件フォームを開きます

  2. [ホーム] タブの [表示] グループで、リボンの [履歴] をクリックします。

  3. [新規作成] をクリックし、次のいずれかのアイテムをクリックします。

    • ビジネス メモ

    • 通話記録

    • タスク

    • メール メッセージ

    • 予定

    • ファイル

    新しいファイルを作成することはできませんが、コンピューターに保存されているファイルを選択して、営業案件レコードにリンクすることはできます。

  4. 新しいアイテムのフォームが完成したら、[保存して閉じる] または [送信] をクリックします。

既存の電子メール メッセージか予定を営業案件レコードにリンクするには、電子メール メッセージか予定を開き、リボンの [レコードにリンク] をクリックします。[アイテムの種類] ボックスの一覧の [営業案件] をクリックし、電子メール メッセージか予定をリンクする営業案件をクリックします。

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同僚に営業案件を割り当てる

Business Contact Manager for Outlook では、ビジネス データがデータベースに保存されます。データベースを共有しているすべての同僚に営業案件レコードを割り当てることができます。

  1. 営業案件レコードを開いてを割り当てたいです。複数のレコードを選択することもできます。

複数のレコードを選択する方法

互いに隣接する複数のレコードを選択するには、Shift キーを押しながら、追加する範囲の最初のレコードと最後のレコードをクリックします。隣接しない複数のレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードをクリックします。すべてのレコードを選択するには、レコードを 1 つクリックしてから、Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. リボンの [アクション] で [担当者] をクリックし、営業案件を割り当てる同僚の名前をクリックします。

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営業案件をクローズとしてマークする

  1. 営業案件レコードを開いて終了としてマークします。

  2. [営業案件] タブで、クローズする営業案件レコードをダブルクリックします。

  3. [営業活動営業段階] ボックスの一覧で、クリックを閉じている受注を売上を実行できませんでしたを営業案件を閉じるには、販売中止する営業案件または終了した失を閉じます。

  4. 必要に応じて、[クローズ日] ボックスで、実際に営業案件をクローズした日付をクリックします。

  5. [保存して閉じる] をクリックします。

    閉じられるので、いくつかの営業案件を同時に一覧表示する方法については、 Business Contact Manager レコードを同時に編集を参照してください。

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営業案件をクローズまたは成約とするために必要となるタスクをトラッキングする

取引を成立させるために実行するタスクを作成するだけでなく、営業案件の受注後に提供する製品やサービスごとに異なるタスクが含まれる、ビジネス プロジェクトを作成することもできます。ビジネス プロジェクト全体を 1 人の同僚に割り当てることも、プロジェクト内の個々のタスクを複数の同僚に割り当てることも可能です。ビジネス プロジェクト レコードは、取引先企業またはビジネス用連絡先にリンクする必要があります。

営業案件レコードからビジネス プロジェクトを作成するには、次の手順を実行します。

  1. 営業案件レコードを開いて使用します。

  2. リボンの [ビジネス プロジェクト] で [プロジェクトの作成] をクリックします。

  3. [ビジネス プロジェクトの作成] ダイアログ ボックスが開きます。一覧で、使用するテンプレートをクリックするか、[テンプレートを使用しない] をクリックします。

  4. [プロジェクト名] ボックスで、既定の名前 (選択した営業案件の名前) を使用するか、ビジネス プロジェクトに別の名前を入力します。

  5. [リンク先] ボックスに、選択した営業案件にリンクされている取引先企業またはビジネス用連絡先が表示されます。別の取引先企業レコードまたはビジネス用連絡先レコードを選択するには、[リンク先] をクリックします。

  6. 必要に応じて、プロジェクトの開始日を入力し、[OK] をクリックします。

  7. 開いたビジネス プロジェクト レコードのウィンドウで、追加する情報を次に従って入力します。

    • 取引先企業またはビジネス用連絡先をプロジェクトに追加するには、[関連する取引先企業とビジネス用連絡先] セクションで [追加] をクリックします。

    • タスクを追加するには、[プロジェクト タスクに関する情報] セクションで、[新規作成] をクリックします。

ビジネス プロジェクトとプロジェクト タスク フォームの完了についての詳細については、 Business Contact Manager で使用するプロジェクトのタスクを参照してください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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