Business Contact Manager で取引先担当者を使用する

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取引先担当者レコードを使用すると、取引先に関するさまざまな情報を整理し、保存できます。

この記事では、新しいレコードを作成し、取引先担当者フォームに記入する方法について説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

新しい取引先担当者レコードを作成する

取引先担当者レコードを編集する

取引先担当者の一覧をフィルター処理する

取引先担当者レコードで以下の操作ができます。

  • さまざまな方法で追加する

  • 従業員や同僚に割り当てる

  • 取引先企業に関連付ける
    取引先担当者レコードを取引先企業レコードに関連付けることで、取引先担当者に関する情報と取引先企業に関する情報を結びつけることができます。たとえば、1 つまたは複数の取引先担当者を取引先企業レコードに関連付けると、取引先企業レコードのコミュニケーション履歴に、その取引先企業に関連付けられている取引先担当者別のコミュニケーション履歴項目が含まれます。

  • コミュニケーション履歴項目を取引先担当者に関連付け、電子メール メッセージを追跡記録し、コミュニケーション履歴項目の一覧をフィルター処理する
    取引先担当者レコードの [履歴] ページで取引先担当者に関連付けられているさまざまな活動 (通話、電子メール メッセージ、手紙、ファイルなど) を追跡記録できます。

    取引先担当者レコードに電子メール メッセージを自動的に関連付けることができます。詳細については、「Business Contact Manager で電子メール メッセージをリンクおよび追跡する」を参照してください。

  • 潜在顧客や取引先担当者タイプを基礎とするその他のレコードに取引先担当者を変換する

  • 取引先担当者レコードの情報を編集する

  • フィールド リストでフィールドや項目を追加したり、削除したりすることで取引先担当者フォームをカスタマイズする
    フォームをカスタマイズする方法やビジネス情報を保存するその他のフォームを作成する方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」を参照してください。

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新しい取引先担当者レコードを作成する

取引先担当者レコードは、取引先に関する情報を追跡記録するのに役立ちます。

このセクションの内容

新しい取引先担当者レコードを手動で追加する

別のプログラムから取引先担当者をインポートする

Business Contact Manager に Outlook の連絡先を移動またはコピーする

メール メッセージから取引先担当者レコードを作成する

潜在顧客レコードを取引先担当者レコードに変換する

取引先担当者レコードには、いくつかの方法で情報を入力できます。レコードに情報をタイピングで入力したり、Outlook やその他のプログラムからデータをインポートしたり、Outlook の連絡先をコピーしたりできます。

次の情報を含めることができます。

  • 取引先担当者の会社や組織など、ビジネス情報

  • 誕生日など、個人情報

  • 電子メール メッセージや予定など、コミュニケーション履歴項目

  • フォームに追加したカスタマイズ フィールドに記録するあらゆる詳細

    ヒント: ビジネスに固有のフィールドを追加したり、セクションを移動し、最も重要な情報を強調表示したりすることで取引先担当者フォームをカスタマイズできます。たとえば、花屋であれば “お気に入りの花” という名前のフィールドを作成し、暖房の専門業者であれば “暖炉のモデル” という名前のフィールドを作成できます。フォームのカスタマイズ方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」を参照してください。

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新しい取引先担当者レコードを手動で追加する

空の取引先担当者フォームを開き、いくつかの重要なデータを入力する作業は数分で完了します。フォームを保存すると、新しい取引先担当者レコードが作成されます。後に相手との関係に進展があれば、レコードを再び開き、詳細を追加できます。

アート

取引先担当者フォームと Outlook 連絡先フォームにはさまざまな類似点があります。

取引先担当者ォームを開く

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[連絡先マネージャー] をクリックします。

  2. リボンの [新規作成] グループで、[新しい取引先担当者] をクリックします。

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取引先担当者フォームに記入する

他のほとんどのフォームと同様に、取引先担当者フォームには、[全般]、[詳細]、[履歴] ページがあります。

セクションやフィールドを移動したり、フィールドの名前を変更したり、項目を一覧に追加したりするなどしてフォームをカスタマイズできます。フォームをカスタマイズする方法やビジネス情報を保存するその他のフォームを作成する方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」を参照してください。

[全般] ページ

        取引先担当者セクション

  1. 取引先担当者の氏名と役職を入力します。Outlook 連絡先フォームの場合と同様に、[表題] 名を選択します。

    [氏名] が唯一の入力必須フィールドです。その他のフィールドには、任意で情報を追加します。

  1. 取引先担当者を割り当てる    取引先担当者を別の従業員に割り当てるには、[担当者] フィールドで、従業員名をクリックします。

    注: [担当者] リストに表示される名前は、Business Contact Manager データベースを共有している従業員です。共有の詳細については、「Business Contact Manager のデータを他のユーザーと共有する」を参照してください。

    [企業情報] セクション

    [会社] フィールドまたは [取引先企業] フィールドを利用し、取引先担当者の会社名を保存できます。取引先担当者レコードを使用しない場合、[会社] フィールドを使用します。

    関連付けられている取引先企業セクション

    アート

  1. 取引先担当者を取引先企業に関連付ける    [取引先企業] をクリックし、取引先担当者をアカウントに関連付けます。

  2. [この取引先担当者にリンクする取引先企業を選択する] ダイアログ ボックスで、[取引先企業] をクリックし、[リンク先] をクリックします。
    取引先担当者を取引先企業に関連付けることで、取引先担当者のコミュニケーション履歴が取引先企業レコードのコミュニケーション履歴にも表示されるようになり、便利です。複数の取引先担当者が同じ取引先企業に関連付けられている場合、関連付けられている取引先担当者別のコミュニケーション履歴が取引先企業レコードのコミュニケーション履歴に表示されます。ある組織に関連するあらゆるコミュニケーション履歴と取引先担当者を 1 か所で表示できることになります。関連付けるレコードの選択方法については、「Business Contact Manager のレコードをリンクする」を参照してください。

    インターネット、電話番号、住所、名刺のセクション

  3. 電子メール、Web ページ アドレス、電話番号、会社の住所、自宅の住所を入力します。Outlook 連絡先フォームの場合と同様に、情報を入力すると、名刺が完成します。
    フィールド名 ([電子メール] など) の隣にある矢印は、複数選択可能フィールドを示します。

    ヒント: 取引先担当者に対して複数の住所を入力する場合、[郵送先住所に使用する] チェック ボックスをオンにして、差し込み印刷中に使う住所を設定します。

    [ソース情報] セクション

    アート

  4. [ソース情報] セクションで、次のフィールドに情報を入力します。

    • ソース    この取引先担当者に自社の事業を知ってもらうきっかけになった方法または活動をクリックします。たとえば、広告や口コミなどです。

    • 開始者    このボタンを選択し、この取引先担当者を自社が知るきっかけになったマーケティング活動やその他のビジネス レコード (別の取引先担当者など) を選択します。

      ヒント: マーケティング活動の名前を入力すると、Business Contact Manager for Outlook でこの業務によって作成されたレコードの種類と数を追跡できるようになります。またマーケティング活動レコードを取引先担当者にリンクすることもできます。マーケティング活動の詳細については、「Business Contact Manager で製品やサービスのマーケティング活動を行う」を参照してください。

      [コメント] セクション

  5. [コメント] セクションでは、メモを入力するか、コメントを他のファイルから貼り付けるか、ファイル、Outlook アイテム、または名刺を添付します。

    アート

    ヒント: 複数の同僚が 1 人の取引先担当者と仕事をしている場合、コメントを入力した日時を追加すると役に立つことがあります。[タイムスタンプの追加] をクリックし、入力のたびに日付と時刻を記録します。

  6. 情報の入力を完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。

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[詳細] ページ

  1. リボンの [表示] グループで [詳細] をクリックし、[詳細] ページを表示します。

  2. その人の職務に関する他の情報を入力し、誕生日、支払状況、レコードの有効/無効状態などのデータを入力し、優先通信手段を選択します。

[履歴] ページ

  1. リボンの [表示] で [履歴] をクリックして、[履歴] ページを表示します。

  2. メール メッセージ、ビジネス メモ、予定などのコミュニケーション履歴アイテムを追加または表示します。

    コミュニケーション履歴アイテムを追加するには

    1. [コミュニケーション履歴] の [新規作成] をクリックし、追加する項目の種類をクリックします。

    2. フォームに情報を入力して、[保存して閉じる] をクリックします。

      コミュニケーション履歴項目の詳細については、「Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションを追跡する」を参照してください。

  3. 特定の項目を確認する場合は、コミュニケーション履歴アイテムのリストを検索したり、フィルターを適用したりできます。

    1. コミュニケーション履歴アイテムのリストを検索するには

      • [検索] ボックスに検索する情報を入力して、 検索アイコン (検索) をクリックします。

        注: 検索できるのは、[件名] フィールドと [リンク先] フィールドだけです。 特定の種類のアイテム (メール メッセージなど) をすべて一覧表示するには、フィルターを使います。

    2. コミュニケーション履歴アイテムのリストにフィルターを適用するには

      • リボンの [表示] タブをクリックします。

      • [フィルター] で、次のいずれかの操作を行います。

        • 適用するフィルターの種類 ([アイテムの種類] など) をクリックして、フィルターをクリックします。

        • [フィルター] をクリックして、フィルターの条件を選びます。

          フィルターの適用の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

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別のプログラムから取引先担当者をインポートする

取引先担当者と、ACT! や Microsoft Excel など、その他の種類のレコードをインポートできます。

その他のプログラムや Outlook 連絡先フォルダーからデータをインポートする方法については、「Business Contact Manager にデータをインポートする」を参照してください。

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Business Contact Manager に Outlook の連絡先を移動またはコピーする

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[連絡先] をクリックします。

  2. 連絡先リストで、Business Contact Manager for Outlook に移動する連絡先をクリックします。
    複数のレコードを選択する方法

    連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

    Outlook 連絡先フォルダーのコンテンツ全体を Business Contact Manager にコピーするには、Outlook 連絡先フォルダーを取引先担当者にインポートします。インポート方法については、「Business Contact Manager にデータをインポートする」を参照してください。

  3. リボンの [ビジネス] グループで、次のいずれかの操作を行います。

    • 連絡先を移動する    

      1. [レコードの作成] を選択します。

      2. [Business Contact Manager に移動する] をポイントし、[取引先担当者] または必要なレコードの種類をクリックします。

    • 連絡先をコピーする    

      1. [レコードの作成] を選択します。

      2. [Business Contact Manager にコピーする] をポイントし、[取引先担当者] または必要なレコードの種類をクリックします。

Outlook の連絡先と同様に、取引先担当者に携帯電話からアクセスする場合、取引先担当者同期機能を利用し、取引先担当者を Outlook の連絡先フォルダーに追加できます。取引先担当者同期機能の詳細については、「リモートで取引先担当者にアクセスする:Business Contact Manager で同期を使用する」を参照してください。

重要: 取引先担当者同期機能が有効になっている場合、連絡先フォルダーでレコードの重複が発生することがあります。取引先担当者同期機能では、Outlook 連絡先フォルダーに取引先担当者レコードが自動的に追加されます。連絡先が取引先担当者フォルダーに移動またはコピーされると、その連絡先は取引先担当者としても連絡先フォルダーに表示されます。

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電子メール メッセージから取引先担当者レコードを作成する

新しい顧客から届いた電子メール メッセージから取引先担当者レコードを作成できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[受信トレイ] をクリックします。

  2. 電子メール メッセージをダブルクリックして開きます。

  3. リボンの [ビジネス] で、[レコードの作成] をクリックします。

  4. メッセージの [送信者] 行にある電子メール アドレスを利用して作成する [取引先担当者] または取引先担当者レコードの種類をクリックします。

メッセージに記載されている他の電子メール アドレスから取引先担当者を作成できます。名前を右クリックし、[Business Contact Manager で作成] をポイントし、[取引先担当者] をクリックします。

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潜在顧客レコードを取引先担当者レコードに変換する/潜在顧客を取引先担当者に変換する

一般に、顧客になる可能性のある案件に関する情報が潜在顧客レコードに保存されます。潜在顧客が本当の顧客になったとき、潜在顧客レコードを取引先担当者レコードに変換します。

潜在顧客や取引先担当者タイプを基礎とするその他のレコード タイプに取引先担当者を変換することもできます。

取引先担当者フォームから開始し、従業員や仕入先など、新しいレコード タイプを作成できます。新しいレコード タイプの作成方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」を参照してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[連絡先管理] をクリックします。

  2. ワークスペースで、[潜在顧客] タブをクリックします。

  3. 変換するレコードをダブルクリックします。

  4. リボンの [編集] グループで、[変換先] をクリックし、[取引先担当者] をクリックします。

  5. 必要に応じて新しいレコードを編集します。

  6. 完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。

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取引先担当者レコードを編集する

取引先担当者との仕事が進むにつれ、その人にとって望ましい連絡方法、アシスタントの名前、新しい電話番号など、その人の情報が入ってきます。情報を常に最新の状態に維持することは毎日の業務ですが、取引先担当者レコードを継続的に更新し、保存することでその業務が簡単になります。取引先担当者レコードを開き、情報を追加または編集したり、取引先担当者に関連付けられている電子メール メッセージなど、コミュニケーション履歴項目を表示したりできます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[連絡先管理] をクリックします。

  2. ワークスペースで、[取引先担当者] タブをクリックし、次のように操作します。

    • スクロールして取引先担当者を見つけ、ダブルクリックします。

      または

    • 検索ボックスを使用し、探している取引先担当者に関する情報を入力し、見つかったらダブルクリックします。

  3. 必要に応じて情報を追加または編集します。

    ヒント: 取引先企業のメール アドレスを入手している場合、その企業との間で送受信するメール メッセージを自動的にレコードのコミュニケーション履歴に追加できます。[編集] で [電子メールの追跡] をクリックして、[リンクと追跡の管理] をクリックします。取引先企業のメール アドレスのチェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします。レコードへメール メッセージを自動的にリンクする方法の詳細については、「Business Contact Manager で電子メール メッセージをリンクおよび追跡する」を参照してください。

  4. 完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。

ヒント: 一括編集と呼ばれている機能を利用すると、複数の取引先担当者レコードを対象に、1 つのフィールドの内容を編集できます。たとえば、全員が同じ会社に勤務している複数の取引先担当者に 1 つの Web アドレスを入力する場合などで便利な機能です。複数のレコードを同時に編集する方法については、「Business Contact Manager で複数のレコードを同時に編集する」を参照してください。

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取引先担当者の一覧をフィルター処理する

すべての取引先担当者を調べなくても、必要なレコードを見つけることができます。取引先担当者の一覧にフィルターを適用すれば、関心のあるレコードだけが表示されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[連絡先管理] をクリックします。

  2. ワークスペースで、[取引先担当者] タブを右クリックし、[変更] をクリックします。

  3. [タブの変更] ダイアログ ボックスで、[フィルター] をクリックします。

  4. [取引先担当者のフィルター処理] ダイアログ ボックスで、次の一方または両方を利用できます。

    • 簡易フィルター    プリセットされているカテゴリを選択するか、選択を解除します。

    • フィルター オプションの設定    複数のフィルターを作成し、選択を絞り込みます。

絞り込まれたリストを利用し、カスタマイズされたタブ、電話リスト、メーリング リストを作成できます。レポートやガジェットの基礎資料として利用することもできます。

フィルターの適用の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。レポートの詳細については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」を参照してください。ガジェットの詳細については、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」を参照してください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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