Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する

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取引先企業、取引先担当者、潜在顧客、営業案件、ビジネス プロジェクト、マーケティング活動から洞察を得るための優れたツールがレポートです。Business Contact Manager for Outlook では、さまざまな既定レポートを開くことができます。また、ほぼ無限にある追加レポートを修正、保存、更新、再利用できます。

この記事では、Business Contact Manager for Outlook のレポート機能、レポートの使用方法、カスタマイズ方法、レポートを利用して他のビジネス活動を開始する方法について説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

レポートを開き、修正する

開いているレポートを保存、更新、印刷する

レポートからグラフを作成する

レポートを Excel または他のプログラムにエクスポートして分析する

レポートからマーケティング活動を開始する

ガジェットからレポートを開く

標準的なレポートの一覧を見る

レポートを開き、修正する

Business Contact Manager for Outlook では、さまざまなレポートが事前定義されています。必要なレポートが見つけられない場合、同様のレポートを開き、必要に応じて修正できます。また、カスタマイズしたレポートを保存し、後で再利用できます。

レポートを開く

  1. リボンの [レポート] タブをクリックします。利用できるレポートがその関連ワークスペース ([連絡先管理]、[営業]、[マーケティング]、[ビジネス プロジェクト]) 別にグループ化されています。[開く] グループには、これまでに修正し、保存したレポートが含まれます。

    リボンの [レポート] タブ

  2. 事前定義済みのレポートを開くには、必要な種類のレポートのボタンをクリックし、一覧でレポートの名前をクリックします。

  3. 自分で修正し、保存したレポートを開くには、[保存済みレポート] をクリックし、[保存済みレポートを開く] ダイアログ ボックスでレポート名をクリックし、[開く] をクリックします。

ヒント:  必要なレポートが含まれるグループまたはカテゴリがわからない場合、標準レポートの一覧をご覧ください

レポートの修正方法については、「レポートを修正し、さらに便利なレポートを作る」を参照してください。

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レポートを修正する

Business Contact Manager for Outlook では、レポートの構成をさまざまな方法で変更できます。

このセクションの内容

レポートのレイアウトを変更する

レポートを修正し、さらに便利なレポートを作る

レポートのレイアウトを変更する

さまざまな方法でレポートのレイアウトを変更できます。以下の方法をそれだけを利用することも、組み合わせて利用することもできます。変更順序は変更内容に影響を与えません。

  • [レポートのカスタマイズ] ウィンドウを使用する    リボンの [レイアウト] グループで、いずれかのオプションをクリックし、[レポートのカスタマイズ] ウィンドウを開きます。

    • 列の選択。表示する列を変更する場合、このボタンをクリックし、+ (プラス) 記号をクリックして一覧を展開し、その中のすべての項目を表示します。利用できるオプションは、修正するレポートによって異なります。表示する列のチェック ボックスを選択し、レポートに表示しない項目のチェック ボックスを外します。

    • ヘッダーとフッター。ヘッダーとフッターをレポートに追加する場合、あるいはメモをレポートに追加する場合、このボタンをクリックし、表示する列のチェック ボックスを選択し、情報を入力します。レポートに表示しない列のチェック ボックスを外します。

    • フォント。フォントや数字の表示方法を変更する場合、[フォント] をクリックします。必要に応じて、変更し、更新するオプションをクリックします。レポート本文、行と列のラベル、合計と小計の数値フィールドを対象にフォントを変更できます。

  • 並べ替えとフィルターの使用    リボンの [並べ替えと​​フィルター] グループで、次のいずれかの操作を行います。

    • フィルター。レポートをフィルター処理することで、レポートに表示する結果を制限できます。レポートのフィルター処理の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

    • 昇順または降順。いずれかのオプションをクリックし、レポートのレコードの並べ替え順序を変更します。既定では、一覧はレポートの第一フィールドに基づいてアルファベット順に並べ替えられます。たとえば、「取引先企業別の取引先担当者」という名前のレポートの場合、一覧はまず、取引先企業名で並べ替えられます。取引先企業名の下で、取引先企業にリンクされている取引先担当者がアルファベット順に表示されます。

      ヒント:  名前は [氏名] フィールドの情報別に表示されます。フルネームに肩書きが含まれている場合、並べ替えに肩書きが含まれます。たとえば、「Sr.Carlos Lacerda」がフルネームであれば、S の下に表示されます。

  • 列の並べ替え    レポートの列順を変更するには、列名をクリックし、任意の場所にドラッグします。

  • セカンダリ データ フィールドで項目の並べ替え    セカンダリ フィールドのテキストや数字の順序を反対方向にするには、レポートのフィールド名をクリックします。たとえば、「取引先企業別の取引先担当者」というタイトルのレポートでは、[取引先担当者の名前] 列をクリックすると、アカウント名の下に一覧表示されている取引相手の名前が逆のアルファベット順で並べ替えられます。列のタイトルをもう一度クリックすると、元の順序に戻ります。同様に、[住所 - 郵便番号] 列をクリックすると、取引先企業名の下に一覧表示されている取引相手が逆の番号順に並べ替えられます。

  • セカンダリ データ フィールドのグループを折りたたむ/展開する    下位項目をすべて折りたたみ、レポート エントリの最初の行だけを表示するには、レポートの行で - (マイナス) 記号をクリックします。たとえば、「取引先企業別の取引先担当者」というタイトルのレポートで、取引先企業名の - (マイナス) 記号をクリックすると、リンクされている取引先担当者の一覧が非表示になります。一覧が折りたたまれていることを示すために、- (マイナス) 記号が + (プラス) 記号に変ります。この機能はレポートを小さく、見やすくするのに便利です。グループを展開するには、+ プラス記号をクリックします。

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レポートを修正し、さらに便利なレポートを作る

自分や同僚にとってもっと便利になるようにさまざまな方法でレポートを変更できます。

  • 結果をフィルター処理    レポートを開いたら、[簡易] や [詳細] を使用し、特定のレコードをレポートから除外できます。レポート結果のフィルター処理は、さまざまな作業で役立ちます。たとえば、地域でイベントを企画しているとき、場所別にフィルター処理されている潜在顧客に関するレポートは、ダイレクト メールによるマーケティング キャンペーンの基本資料として役立ちます。フィルターの適用の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  • 外観を変更する    レポートの外観を変更するには、「レポートのレイアウトを変更する」を参照してください。

  • データのカスタマイズ    レポートを開く前でも、カスタマイズしたり (ユーザー定義フィールドなど)、さまざまな一覧の既定のエントリを変更したりすることで、レポートに大きな変更を加えることができます。たとえば、潜在顧客フォームにユーザー設定を追加し、業界特有の情報を記録し、それからレポートを生成できます。一覧にあるオプションを変更すると、そのオプションが次のレポートのデータ列になります。

一覧の値を編集する方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」を参照してください。

注:  レポートに追加したユーザー定義フィールドが Business Contact Manager データベースから削除された場合、保存されているレポートには、削除されたフィールドの情報が表示されません。フィールドが削除される前に情報を含むレポートを Excel にエクスポートした場合、そのようなレポートに変化はありません。

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レポートのデータ エラーを修正する

レポートを確認したとき、間違いが見つかり、修正が必要になることがあります。たとえば、取引先担当者と取引先企業の組み合わせが間違っていることがあります。そのような間違いはレポートでは修正できず、個々のレコードで修正する必要があります。

この例の間違いを修正するには、取引先担当者レコードを開き、レコードの [全般ページ] の [関連付けられた取引先企業] フィールドで正しい取引先企業名を入力します。レポートに戻り、[アクション] グループで [更新] をクリックすると、レポートが修正されます。

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開いているレポートを保存、更新、印刷する

レポートを確認したら、変更があればそれを保存したり、データを更新したり、レポートを印刷したりできます。開いているレポートから始め、以下のいずれかの操作を実行します。

修正したレポートを保存する

修正していないレポートを保存する必要はありません。リボンの [レポート] タブから利用できます。保存したレポートは Business Contact Manager for Outlook データベースに保存されます。

  1. リボンの [レポート] タブをクリックし、開くレポートの種類をクリックし、レポート名をクリックして開きます。

  2. レポートを開き、修正する」にある方法でレポートをカスタマイズします。

  3. リボンの [アクション] グループで、[名前を付けて保存] をクリックします。

  4. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスが開いたら、レポートの名前を入力し、[OK] をクリックします。

カスタマイズしたレポートを開くには、[保存済みレポート] をクリックします。

ヒント:  レポートは、元のレポートと同じカテゴリに保存されます。

レポートのデータを最新の情報に更新する

レポート データは、保存したレポートを開くたびに更新されます。必要に応じて更新することもできます。

  1. リボンの [レポート] タブをクリックし、開くレポートの種類をクリックし、レポート名をクリックして開きます。

  2. リボンの [アクション] グループで、[更新] をクリックします。

レポートを印刷する

  1. リボンの [レポート] タブをクリックし、開くレポートの種類をクリックし、レポート名をクリックして開きます。

  2. リボンの [アクション] グループで、[印刷] をクリックします。

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レポートからグラフを作成する

グラフは、Business Contact Manager for Outlook のほとんどのレポートとレポートから作成したカスタム レポートから作成できます。グラフ フォームに表示できるレポートのリボンの [グラフ] ボタン ( chart button ) がアクティブになります。データがないレポートはグラフとして表示できません。

  1. グラフとして表示するレポートを開きます。

  2. リボンの [表示] グループで [グラフ] をクリックします。グラフが広すぎてモニターに表示できない場合、グラフの下に横方向のスクロール バーが表示されます。

    ヒント:  もっと高度なグラフを作成する場合、レポート データを Excel にエクスポートし、Excel を利用してグラフを作成します。レポート データを Excel にエクスポートする方法については、「レポートを Excel または他のプログラムにエクスポートして分析する」を参照してください。

chart example

  1. リボンの [グラフ] グループのコントロールを利用し、グラフをカスタマイズします。

  2. ラベル    [ラベル] をクリックし、[軸ラベル] や [凡例] を追加するか、削除します。

  3.     [] をクリックし、レポートに表示するデータを選択します。たとえば、[ソース別の機会] のグラフで、[営業案件数   ] または [売上] データを表示できます。

  4. 売り上げ見込み    と 合計    実際の収益、予想収益、または両方をグラフに表示する場合、チェック ボックスを選択します。

    注:  グラフによっては選択できないチェック ボックスがあります。

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レポートを Excel または他のプログラムにエクスポートして分析する

Business Contact Manager for Outlook レポートは、Microsoft Excel や別のプログラムに簡単にエクスポートし、さらに詳しく分析できます。Excel 以外のプログラムにレポート データをエクスポートする場合も最初に Excel にデータをエクスポートします。エクスポート後、Excel で、他のプログラムで開けるファイル形式でデータを保存します。たとえば、コンマ区切り値 (.csv) ファイル形式で保存した Excel ファイルはさまざまなプログラムで開くことができます。

次のいずれかの操作を行います。

コンピューターにレポートを Excel ファイルとして保存する    

  1. Excel にエクスポートするレポートを開きます。

  2. リボンの [アクション] グループの [Excel にエクスポート] をクリックします。 Excel でレポートが開きます。

  3. Excel で、[保存] ボタンをクリックし、[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスを開きます。20 以上あるファイル形式から選択し、レポートを保存します。

Excel ファイルの添付ファイルとして電子メールでレポートを送信する    

  1. 電子メールの添付ファイルとして送信するレポートを開きます。

  2. リボンの [アクション] グループで、[電子メールとして送信] をクリックします。Outlook の電子メール メッセージ フォームが開きます。レポートが Excel ファイル (.xlsx 形式) として添付されます。

  3. [宛先] 行と [件名] 行に入力し、メッセージを入力し (任意)、[送信] をクリックします。

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レポートからマーケティング活動を開始する

取引先企業、取引先担当者、潜在顧客の住所、電話番号、電子メール アドレスが含まれるレポートを使用し、Business Contact Manager for Outlook のマーケティング活動を開始できます。

  1. マーケティング活動の基本資料として使用するレポートを開きます。

  2. CTRL+A をクリックすると、一覧にあるすべてのレコードが強調表示されます。

  3. リボンの [通信] グループで、[新しい通話リスト]、[一括電子メール]、または [ダイレクト メールの印刷] をクリックし、[すべての受信者] または [選択した受信者] をクリックします。

  4. マーケティング活動フォームが開くので、活動と内容に対して受信者一覧を作成します。

    通話リストの作成方法については、「Business Contact Manager で通話リストを作成し、利用する」を参照してください。その他のマーケティング活動の作成方法については、「Business Contact Manager で製品やサービスのマーケティング活動を行う」をご覧ください。

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ガジェットからレポートを開く

ガジェットからレポートを開くには、ガジェットのレポート アイコンをクリックします。ガジェットから開いたレポートは、リボンから開いたレポートと同じように動作します。

ガジェットの詳細については、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」を参照してください。

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標準的なレポートの一覧を見る

Business Contact Manager for Outlook で利用できる標準レポートの次の一覧はレコードの種類別に整理されます。

ヒント:  「レポートからグラフを作成する」に説明があるように、ほとんどのレポートはグラフに変換できます。

取引先企業レポート   

  • 担当者別の取引先企業

  • 市区町村別の取引先企業

  • 都道府県別の取引先企業

  • 郵便番号別の取引先企業

  • 担当地域別の取引先企業

  • カテゴリ別の取引先企業

  • 評価別の取引先企業

  • 支払状況別の取引先企業

  • ソース別の取引先企業

  • 取引先企業の活動概要

  • 取引先企業別の活動

  • 接触していない取引先企業

  • 取引先企業のクイック リスト

取引先担当者レポート    

  • 取引先企業別の取引先担当者

  • 担当者別の取引先担当者

  • 市区町村別の取引先担当者

  • 都道府県別の取引先担当者

  • 郵便番号別の取引先担当者

  • カテゴリ別の取引先担当者

  • 評価別の取引先担当者

  • 支払状況別の取引先担当者

  • ソース別の取引先担当者

  • 記念日別の取引先担当者

  • 誕生日別の取引先担当者

  • 取引先担当者の活動概要

  • 取引先担当者別の活動

  • 接触していない取引先担当者

  • 取引先担当者のクイック リスト

潜在顧客レポート

  • 担当者別の潜在顧客

  • 担当者/評価別の潜在顧客

  • スコア別の潜在顧客

営業案件レコード

  • 製品/サービス アイテム別の営業案件

  • 担当者別の営業案件

  • ソース別の営業案件

  • 取引先企業別の営業案件

  • 取引先担当者別の営業案件

  • 過去の営業案件

  • セールス ファネル

  • 販売パイプライン

  • 営業案件別活動

その他の売上報告書

  • 収益別上位顧客:取引先企業

  • 収益別上位顧客:取引先担当者

  • 上位製品:最も売れている製品

  • 上位製品:最も利益性の高い製品

  • 上位製品:最も利ざやの大きい製品

  • 上位参照元:潜在顧客数

  • 上位参照元:売上合計別

  • 休眠顧客:過去 30 日間

  • 休眠顧客:過去 90 日間

  • 休眠顧客:過去 180 日間

  • 休眠顧客:過去 365 日間

マーケティング レポート

  • マーケティング活動別の営業案件

  • マーケティング活動別の取引先担当者

  • マーケティング活動別の取引先企業

  • キャンペーン別のマーケティング活動

  • 種類別のマーケティング活動

  • 通話リスト別の通話履歴

ビジネス プロジェクト レポート

  • ビジネス プロジェクト - すべて

  • ビジネス プロジェクト - 次の期日

  • ビジネス プロジェクト - 期限超過

  • 状況別のビジネス プロジェクト

  • 期日別のビジネス プロジェクト

  • 担当者別のビジネス プロジェクト

  • 種類別のビジネス プロジェクト

  • 優先順位別のビジネス プロジェクト

  • 取引先企業別のビジネス プロジェクト

  • 取引先担当者別のビジネス プロジェクト

  • プロジェクト タスク – すべて

  • プロジェクト タスク – 次の期日

  • プロジェクト タスク – 期限超過

  • プロジェクト別のプロジェクト タスク

  • 担当者別のプロジェクト タスク

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