Business Contact Manager でレコードを検索する

ビジネス レコードの検索は、確認する必要のある情報を含む 1 つ以上のレコードを見つける簡単な方法です。検索を使用して、たとえば、価値や優先度の高いプロジェクトを特定したり、管理対象として自分に割り当てられたすべてのアカウント、ビジネス用連絡先、ビジネス プロジェクト、および営業案件を見つけたりすることができます。

この記事では、検索機能を使用して Business Contact Manager for Outlook レコードを見つける方法について説明します。

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ビジネス レコードを検索する

最近行った検索を再実行する

検索に関するアドバイス

高度な検索オプション

検索の範囲を広げる

検索結果を絞り込む

検索フォルダーを使用する

検索フォルダーを作成する

ビジネス レコードを検索する

Business Contact Manager for Outlook のあらゆる種類のレコードや、他の情報 ( マーケティング活動の結果など) を検索することができます。

検索を開始すると、選択したレコードの種類のキー フィールド (すべてのユーザー定義フィールド (カスタム) フィールドを含む) 内のすべてのテキストについて、探している情報が含まれるかどうかがチェックされます。必要であれば、あるレコードの種類のほぼすべてのフィールドを検索することができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のフォルダーのいずれかをクリックしてワークスペースを表示します。

    連絡先管理

    営業

    マーケティング

    プロジェクト管理

  2. ワークスペースで、検索する種類のレコードが含まれているタブをクリックします。

  3. タブ上の ['(<名前のリスト>)' 内を検索] ボックスで、見つける必要のあるレコードに含まれていると思われる語句 (市区町村、市外局番、名前の一部など) を入力します。「Jesper 1234」のように複数の検索語句を入力すると、これらの語句の両方を含むレコードが検索結果として返されます。

コミュニケーション履歴アイテムを検索する方法

個々のレコードのコミュニケーション履歴項目を検索することも、コミュニケーション履歴フォルダー全体を検索することもできます。

1 つのレコードのコミュニケーション履歴アイテムを検索するには    レコードをダブルクリックして開き、リボンで、[履歴] をクリックします。

コミュニケーション履歴フォルダーを検索するには    ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] の下にある[コミュニケーション履歴] をクリックします。

ヒント: AND や OR などの検索演算子は、検索語句間の関係を示します。既定の演算子は AND です。複数の検索語句に演算子を含めない場合 (含める場合の例は "Jesper OR 1234" です)、検索結果では、入力した検索語句をすべて含むレコードのみが返されます。

  1. search button (検索) をクリックします。検索結果がタブに表示されます。タブの名前が変化し、"(検索結果)" という言葉が含まれるようになります。

注:  Business Contact Manager for Outlook の検索機能では、検索結果内での検索は行われません。

  1. 検索結果の確認が済んだら、 close button on gadget (検索を閉じる) をクリックします。

    ヒント:  タブ上のレコードのリストをフィルター処理することもできます。タブを右クリックし、[変更] をクリックします。[フィルター] をクリックし、適切な条件を入力します。フィルターの詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

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最近行った検索を再実行する

検索結果を閉じた後で検索結果を再び確認する必要がある場合、検索条件を再入力せずに簡単に同じ検索を再実行することができます。タブごとに直近 10 回分の検索が自動的に保存されます。

注:  最近行った検索は他のタブには適用できません。

  1. ワークスペースの任意のタブで、[検索] ボックスをクリックします。

  2. リボンで、必要に応じて [検索] タブをクリックします。

  3. [オプション] で、 recent search button (最近検索した語句) をクリックします。検索は条件ごとに識別され、最新の検索がリストの最上部に表示されます。

  4. 再実行する検索をクリックします。検索条件に一致するレコードが検索結果ウィンドウに表示されます。

再利用可能なリストを作成する場合は、ワークスペースで新しいタブを作成し、フィルターを適用することをお勧めします。ワークスペースで、[新しいタブの作成] をクリックし、情報を入力します。新しいタブを作成する方法の詳細については、「Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」の、タブに関する情報を参照してください。

ヒント:  一連の検索結果からマーケティング活動を開始することができます。これを行うには、結果に含まれるすべてのレコードを選択し、右クリックして、[作成] をクリックし、開始するマーケティング活動の種類をクリックします。マーケティング活動を開始する方法の詳細については、「Business Contact Manager で製品やサービスのマーケティング活動を行う」を参照してください。

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検索に関するアドバイス

  • 検索語句 (名前など) のスペルが不確かな場合は、その語句の何文字かだけ入力します。

  • 検索機能では、検索する各レコードの必須フィールドに入力されたテキストがすべてスキャンされるので、検索結果は予想よりも広範囲に及ぶ場合があります。たとえば、検索語句として「新宿区」と入力した場合、検索結果には、住所が新宿区の連絡先も、勤務先名に "新宿区" が含まれる連絡先も含まれます。

  • [検索] ボックスには複数の検索語句 (名前や市区町村など) を入力できます。

  • 既定の検索演算子は AND です。他の演算子を使用しない場合、指定した検索条件すべてに一致するレコードのみが表示されます。

  • 演算子 (=、<、>、OR) を単独で、または組み合わせて検索語句間で使用すると、検索結果を絞り込むことができます。

演算子 AND と OR はすべて大文字で入力します。

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高度な検索オプション

基本的なビジネス レコード検索にとどまらず、検索範囲を広げたり絞り込んだりすることができます。

検索範囲を広げるには、スコープ オプションを使用します。たとえば、ビジネス用連絡先のレコードを検索するが、結果にリードを含める必要がある場合、同じ種類の他のレコードを検索に含めることができます。

検索範囲を、ユーザー定義フィールドを含む特定のフィールドに絞り込むには、絞り込みオプションを使用します。グループ内の任意のフィールドをクリックして、その種類の情報を検索条件に追加します。

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検索の範囲を広げる

検索を開始した後で、検索範囲を変更して、同じ種類の追加のレコード、または Business Contact Manager for Outlook のすべてのレコードとアイテムが含まれるようにすることができます。予想した範囲内にレコードが見つからない場合は、この方法を試してみてください。

たとえば、特定のビジネス用連絡先と関連付けられたレコード (コミュニケーション履歴アイテム、営業案件レコード、リンクされた取引先企業など) を探す場合、すべてのレコード (カスタムの種類のレコードを含む) が検索対象に自動的に含まれるように検索範囲を拡大することができます。

検索を開始したら、次の手順を使用して検索の範囲を広げることができます。

  1. リボンの [検索] タブの [スコープ] で次のいずれかをクリックします。

    • すべての (<レコード名>) の種類 このオプションを使用すると、検索範囲を拡大して、選択されたレコードの種類をベースとしたレコードの種類をすべて含むようにすることができます。

    • すべての Business Contact Manager アイテム このオプション ( search all bcm items button ) を使用すると、Business Contact Manager for Outlook のすべてのレコードとアイテム (コミュニケーション履歴アイテムを含む) を含むように検索結果の範囲が拡大されます。

      注: Outlook アイテム (予定や電子メール メッセージなど) は検索結果に含まれません。

  2. リボンの [現在のタブ] をクリックして、元の検索結果に戻ります。

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検索結果を絞り込む

検索中はいつでも、検索条件を追加して、表示される検索結果をさらに絞り込むことができます。選択されたレコードの種類のほぼすべてのフィールドに検索条件を追加します。

検索を開始したら、次の手順を使用して検索の範囲を絞り込むことができます。

  1. リボンの [検索] タブの [絞り込み] で次のいずれかのオプションをクリックして、検索条件を追加します。

クリックするオプション

検索結果に含まれるもの

[名前] オプション (ラベルは検索するレコードによって異なります)

名前または名前の一部が、[検索] ボックスに入力されたものと一致するすべてのレコード

[担当者]、続いて、一覧内の名前

選択したユーザー名に割り当てられているレコードすべて

[キャンペーン] (マーケティング活動レコードの場合のみ)

[キャンペーン] ボックスに入力した名前のキャンペーンに属するマーケティング活動レコード

[フラグあり]

フラグが設定されたレコード

[営業段階] (営業案件レコードの場合のみ)

一覧内でクリックした営業段階 (見込み調査中や見込み判断中など) にある営業案件レコード

[状態] (マーケティグ活動レコード、ビジネス プロジェクト レコード、プロジェクト タスク レコードの場合のみ)

[状態] ボックスでクリックした状態のレコード

[カテゴリ]

[カテゴリ] ボックスでクリックしたカテゴリに割り当てられたレコード

[] オプション (ラベルは検索するレコードによって異なります)

[検索] ボックスに入力した名前の取引先企業またはプロジェクトにリンクされたレコード

form fields button (フォーム フィールド)

[フォーム フィールド] ボックスでクリックしたフィールドに、[検索] ボックスで入力またはクリックしたものと同じ値が含まれるすべてのレコード

  1. [検索] をクリックして検索結果を表示します。

ヒント:  [絞り込み] で選択したものはすべて、[検索] ボックスの下にフィールドとして追加されます。[検索] ボックスが強調表示されている間は、こうした条件を確認および変更したり、追加の検索を実行したりすることができます。

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検索フォルダーを使用する

検索フォルダーは、ワークスペース上のタブと同様に、確認したい特定の情報を簡単に表示するのに役立ちます。

Business Contact Manager for Outlook の検索フォルダーは、[メール] をクリックするとナビゲーション ウィンドウに表示されます。フォルダーをクリックすると、そのフォルダーに格納されているレコードを確認できます。

検索フォルダーは必要に応じて作成し使用することができます。検索フォルダーはタブ上のフィルター処理されたリストと同様に機能します。ただし、検索フォルダーは、データを最新の状態に保つために、タブが必要とするよりもはるかに大きなコンピューターの処理能力を必要とします。タブは表示されているときは最新の状態に保たれますが、検索フォルダーは、表示されているかどうかにかかわらず、絶えず更新されます。

作成する検索フォルダーの数を制限し、再利用可能なリストを作成する必要があるときは検索フォルダーの代わりにタブを使用することをお勧めします。各ワークスペースに最大 20 個のタブを作成することができます。フィルター処理されたリストからタブを作成する方法については、「Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」のタブに関するセクションを参照してください。

検索フォルダーを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[メール] をクリックします。

  2. [Business Contact Manager] の下の [検索フォルダー] を右クリックし、[新しい検索フォルダー] をクリックします。

  3. [新しい検索フォルダー] ダイアログ ボックスに、フォルダーの名前を入力します。

  4. この検索フォルダーに含めるレコードの種類をクリックします。

ビジネス用連絡先、アカウント、営業案件、ビジネス プロジェクト、プロジェクト タスクなどのレコードの種類、または、ビジネス用連絡先履歴、取引先企業履歴、営業案件履歴、ビジネス プロジェクト履歴などのコミュニケーション履歴レコードを選択できます。履歴フォルダーには、選択されたレコードの種類のコミュニケーション履歴アイテムが格納されます。

ヒント:  取引先企業ベースまたはビジネス用連絡先ベースのレコードを格納するフォルダーを作成した場合、検索フォルダーをマーケティング活動の受信者リストとして使用することができます。レコードを選択し、リボンの [コミュニケーション] で [マーケティング] をクリックし、開始する活動をクリックします。

  1. [フィルター] をクリックして [フィルター] ダイアログ ボックスを開き、次のいずれかの操作を行います。

    • [簡易フィルター] タブで、フィルター結果に含めるオプションをクリックします。

    • [フィルター オプションの設定] タブをクリックして、フィルター結果をさらに限定する 1 つ以上のクエリを作成します。

    • [結果のレビュー] タブをクリックしてレコードのリストを確認します。結果から除外する追加のレコードのチェック ボックスをオフにします。

      フィルターの使用の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  2. [OK] をクリックして結果を検索フォルダーとして保存します。

    作成したフォルダーは、ナビゲーション ウィンドウの Business Contact Manager フォルダーの下に表示されます。

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