Business Contact Manager でプロジェクト タスクを使用する

ビジネス プロジェクトを完了するために、プロジェクトを一連のプロジェクト タスクに分割し、実行する順序に整理し、チームのメンバーに割り当てることができます。

各タスクに開始日と期限を割り当てます。タスクの進捗状況に応じて、完了レベルを更新できます。この情報を使用すると、タイムライン上のビジネス プロジェクトの進捗を横棒グラフで確認することができます。これにより、進捗状況と完了までのプロセスが見える化されます。

この記事では、プロジェクト タスクの作成、割り当て、更新、追跡を行う方法について説明します。

プロジェクト タスクを含むレコードを削除する方法の詳細については、「Business Contact Manager のレコードを削除する」を参照してください。

目的に合ったトピックをクリックしてください

プロジェクト タスクを作成して割り当てる

割り当てられたプロジェクト タスクを更新する

ビジネス プロジェクトにリンクされているプロジェクト タスクを追跡する

プロジェクト タスクをタイムラインのグラフで表示する

プロジェクト タスクを作成、割り当てする

販売プレゼンテーションなどのビジネス プロジェクトを作成するときは、いくつかのプロジェクト タスクを含めることができます。次に例を示します。

  • プレゼンテーションの場所を準備する

  • ケータリングの軽食を準備する

  • 販売資料の作成、配布を行う

Business Contact Manager データベース を共有しているユーザーに、これらのタスクを割り当てることができます。

注: プロジェクト タスクにファイルやメール メッセージをリンクさせることはできませんが、プロジェクト タスク レコードの [コメント] セクションにファイルやメール メッセージなどを添付できます。

新しいプロジェクト タスクを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. リボンの [新規作成] グループで、[新しいプロジェクト タスク] をクリックします。

プロジェクト タスク フォームに入力する

プロジェクト タスク フォームには、[全般] ページと [詳細] ページが含まれます。既定では、[全般] ページが表示されます。

[全般] ページ

このビューを使用すると、プロジェクト タスクが割り当てられているユーザー、リンク先のビジネス プロジェクト、期限、ステータスなどのプロジェクト タスクに関する情報を記録できます。

プロジェクト タスク情報セクション
  1. [件名] ボックスに、プロジェクト タスクの名前を入力します (必須)。

  2. チーム メンバーや従業員にプロジェクト タスクを割り当てる   割り当て先 リストのユーザー名をクリックします。

    注: 割り当て先 リストに表示される名前は、Business Contact Manager データベースを共有している従業員です。データベースを共有する方法については、「Business Contact Manager のデータを他のユーザーと共有する」を参照してください。

リンクされたプロジェクト セクション
  1. [リンク先] ボタンをクリックして、このプロジェクト タスクのリンク先のビジネス プロジェクトを選択します (必須)。

    注:  1 つのプロジェクト タスクは、1 つのビジネス プロジェクトにリンクできます。このプロジェクトのタスクをビジネス プロジェクト フォームから作成した場合は、この情報はすでに入力されています。

プロジェクト タスク設定セクション
  1. [開始日] と [期限] ボックスに、タスクの開始日と期限を入力します。

    開始日に関する情報は、リボンの下のレコードの先頭に追加されます。

  2. [進捗状況] ボックスで、プロジェクト タスクの進捗状況の説明をクリックします。

  3. [達成率] ボックスに、0 から 100 までの数値を入力します。

  4. このプロジェクト タスクに割り当てられたユーザーからの注意が必要な場合、[要注意] チェック ボックスを選択します。

ユーザーの Outlook の To Do バーのタスク リストに、タスクが追加されます。

  1. [優先度] ボックスで、プロジェクト タスクの優先度レベルを []、[標準]、または [] から選択します。

リストをカスタマイズするには、[このリストを編集] をクリックします。リストをカスタマイズする方法については、「レコードの種類およびリストを作成してカスタマイズする」 記事の「リストの作成または編集」セクションを参照してください。

  1. [アラーム] チェック ボックスをオンにして、このプロジェクトのタスクの所有者へのアラームを設定してから、矢印をクリックして日付と時刻を選択します。

[コメント] セクション
  1. [コメント] フィールドに、コメントを入力または貼り付けするか、もしくはファイルまたはメール メッセージなどの Outlook のアイテムを添付します。

    注:  [コメント] フィールドに、添付されたファイルと Outlook アイテムのリストが表示されます。アイテムは、リンク先のビジネス プロジェクトの履歴ページには表示されません。

  2. [タイムスタンプの追加] ボタンをクリックし、コメントに日付と時刻を追加します。

  3. プロジェクト タスクに関する情報の入力を完了した場合は、[保存して閉じる] をクリックします。未完了の場合は、この記事の次のセクションに進んでください。

[詳細] ページ

このページを使用すると、完了日、作業時間、払い戻しや追跡などが必要な経費情報を記録できます。

  1. 詳細ページを表示するには、リボンの [表示] グループで [詳細] をクリックします。

  2. プロジェクト タスクが完了した日付を、[完了日付] ボックスに入力します。

  3. このタスクの予定作業時間の合計時間数を、[作業時間の合計] ボックスに入力します。

  4. 実績作業時間数を、[実績作業時間] ボックスに入力します。

  5. このプロジェクト タスクの支払請求可能な経費を、[経費情報] ボックスに入力します。

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

ヒント:  プロジェクト タスクを保存後、そのタスクの詳細はリンク先のビジネス プロジェクトの [プロジェクト タスク情報] セクションに表示されます。

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プロジェクト タスクを割り当てる

注:  他のユーザーと Business Contact Manager データベースを共有している場合、他のユーザーにプロジェクトのタスクを割り当てることのみが可能です。データベースを共有する方法については、「Business Contact Manager のデータを他のユーザーと共有する」を参照してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [プロジェクト タスク] タブをクリック後、プロジェクト タスクをダブルクリックして開きます。

  3. プロジェクト タスク レコードの [割り当て先] リストで、名前をクリックします。

    注:  他のユーザーとデータベースを共有している場合にのみ、[割り当て先] リストに名前が表示されます。

  4. [保存して閉じる] をクリックします。

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割り当てられたプロジェクト タスクを更新する

ビジネス プロジェクトの進捗状況を最新に保つには、ユーザーがプロジェクト タスクの作業を行う度に進捗状況を更新する必要があります。プロジェクト タスクが割り当てられたら、Outlook の To Do バーに表示されます。

方法

  1. Outlook では、リボンの [表示] タブをクリックします。

  2. [レイアウト] グループの [To Do バー] をクリックし、次の操作を行います。

  3. To do バーが表示されない場合は、[標準] をクリックします。

  4. To do バーにタスク リストが含まれていない場合は、前の手順を繰り返し、[タスク リスト] をクリックします。

プロジェクト タスクを更新する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [プロジェクト タスク] タブで、プロジェクト タスクをダブルクリックして開きます。

  3. [プロジェクトのタスクの設定] セクションで、現在の状態、達成率、ビジネス プロジェクト所有者の注意が必要かどうかを更新します。

  4. [コメント] セクションで、他のファイルから コメント を貼り付けたり、このフィールドに直接コメントを入力できます。[タイムスタンプの追加] ボタンをクリックして、コメントに日付と時刻を追加します。

  5. [保存して閉じる] をクリックします。

注:  プロジェクト タスク レコードを保存した後、このタスクの最新情報はリンクされたビジネス プロジェクト レコードの [プロジェクト タスク情報] セクションに表示されます。

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ビジネス プロジェクトにリンクされているプロジェクト タスクを追跡する

ビジネス プロジェクトの所有者は、Project Tasks-Due Next などのプロジェクト タスクのガジェットを表示したり、またはビジネス プロジェクト レコードの [プロジェクト タスク情報] セクションでプロジェクト タスクを表示することによって、プロジェクトのタスクの進捗状況を追跡できます。

プロジェクト タスクのガジェットは、すべてのビジネス プロジェクトのすべてのプロジェクト タスクに関する情報を表示します。

プロジェクト管理ワークスペースでガジェットを表示する方法については、[Business Contact Manager でガジェットを使用する] を参照してください。

個々のビジネス プロジェクトのプロジェクト タスクを表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [ビジネス プロジェクト] タブで、確認するビジネス プロジェクトをダブルクリックします。

    [プロジェクト タスク情報] セクションに、各プロジェクト タスクに関する情報が表示されます。プロジェクト タスクをダブルクリックして開くと、詳細な情報が表示されます。

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プロジェクト タスクをタイムラインのグラフで表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. リボンの [レポート] タブをクリックします。

  3. [プロジェクト管理] グループで、[プロジェクト タスク] をクリック後、[プロジェクト タスク - すべて] を選択します。

  4. レポート ウィンドウのリボンの [並べ替えとフィルター] グループで、[フィルター] をクリックします。

  5. [プロジェクト タスクのフィルター処理] ダイアログ ボックスの [フィルター オプションの設定] タブをクリックします。

  6. [フィールド名] リストで、[リンク先] をクリックします。[比較] リストで [次の値と等しい] をクリック後、[比較対象] ボックスに追跡するビジネス プロジェクト名を入力します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. リボンの [表示] グループで [グラフ] をクリックします。

    ビジネス プロジェクトのプロジェクト タスクは、タイムライン上に緑色のタスク バーとして表示されます。タスク バーの黒い線は、完了したタスクの割合を示します。

ヒント:  その他のグラフ要素を表示できます。リボンの [グラフ] グループで [ラベル] をクリックし、表示するラベルを選択します。

レポートおよびフィルターの詳細については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」および「Business Contact Manager でレコードをフィルターする」を参照してください。

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