Business Contact Manager からビジネス レコードをエクスポートする

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Business Contact Manager for Outlook データは .bcm ファイル形式で SQL Server に格納されていますが、複数の形式にエクスポートできます。 たとえば、統合財務会計プログラムで使用するためにビジネス情報をエクスポートしたり、別のコンピューターにデータを簡単に転送したりできます。 設定すれば、ビジネス データの有無にかかわらず、データベースに行ったカスタマイズをエクスポートできます。 .bcmx ファイル形式はカスタマイズにのみ使用されます。

この記事では、ビジネス データのエクスポートに使用できるオプションについて説明します。また、エクスポートしたほうがよい理由について簡単に説明します。

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データのエクスポートについて

データをエクスポートする

カスタマイズのエクスポートで実行される処理

製品およびサービス項目のエクスポート

詳細分析用に Excel にレポートをエクスポートする

データのエクスポートについて

Business Contact Manager for Outlook でのエクスポート プロセスでは、現在の Business Contact Manager データベース から選んだデータのコピーを作成し、それをファイルに保存します。このファイルを後から別のデータベースにインポートできます。 エクスポートによって現在のデータベースから削除されるデータはありません。 フィルタリングを使用してエクスポートするデータを制限するか、すべての取引先企業、ビジネス用連絡先、コミュニケーション履歴項目、および製品/サービス項目リストをエクスポートします。

次のファイル形式のいずれかにビジネス データをエクスポートできます。

  • Business Contact Manager データ (.bcm)。 この形式には、取引先企業、ビジネス用連絡先、営業案件、ビジネス プロジェクト、その通信履歴など、すべてのビジネス データを含めることができます。 これにはまた、製品およびサービス項目と、行ったすべてのカスタマイズも含まれます。 .bcm 形式は、すべてのカスタマイズとともに、取引先企業とビジネス用連絡先の両方をエクスポートできる唯一の選択肢です。 Business Contact Manager for Outlook を実行している別のコンピューターで情報を使用する場合、.bcm ファイル形式でデータをエクスポートできます。

  • Business Contact Manager カスタマイズ (.bcmx)。 このファイルには、ユーザー定義のフィールド、カスタム フォーム (またはレコード タイプ)、レイアウト、およびレポートが含まれます。 Business Contact Manager for Outlook で作成したカスタマイズだけをエクスポートするには、この形式を使用します。 ビジネス データはエクスポートされません。 新しい従業員が即座に各自のシステムを設定するために使用できる一意のレイアウトを格納するファイル形式として、これを選ぶことができます。

  • カンマ区切り値 (.csv)。 このエクスポートの選択肢は、エクスポートしたデータを格納したカンマ区切り値ファイル (.csv ファイル) を作成します。 Microsoft Excel を含む多くのプログラムで .csv ファイルを読み取ることができます。 カスタマイズを伴わない Business Contact Manager for Outlook データだけをエクスポートする場合、または .csv ファイルを読み取ることのできる別のプログラムでデータを表示する場合に、このファイル形式を選ぶことができます。

    ただし、.csv 形式には制限があります。 たとえば、このファイル形式を選んだ場合、エクスポートできるレコードは、取引先企業と取引先企業ベースのレコードか、ビジネス用連絡先とビジネス用連絡先ベースのレコードのどちらか一方の種類に限られます。 また、コミュニケーション履歴項目を .csv ファイルにエクスポートすることはできません。

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データをエクスポートする

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックし、[インポートとエクスポート] ボタンをクリックします。

  3. [ファイルのエクスポート] をクリックします。

  4. データをエクスポートするファイル形式をクリックし、[次へ] をクリックします。 選んだファイル形式に応じて、以下の手順に従います。

    注:  Windows 7 と Windows Vista では、エクスポート ファイルの既定の場所は、ドキュメント フォルダーです。 Microsoft Windows XP では、既定の場所は、マイ ドキュメント フォルダーです。 場所を変更する場合は、[参照] をクリックします。

Business Contact Manager データ (.bcm)    

  1. [エクスポートするファイル] ボックスに、エクスポート プロセスで作成するファイルの場所と名前を入力します。

  2. エクスポートするレコードの種類を選びます。

    • [取引先企業と取引先企業ベースのレコード タイプ]。 取引先企業と、店舗などの取引先企業レコード タイプに基づくあらゆるレコードを含みます。

    • [ビジネス用連絡先とビジネス用連絡先ベースのレコード タイプ]。 ビジネス用連絡先と、潜在顧客などのビジネス用連絡先レコード タイプに基づくあらゆるレコードを含みます。

  3. エクスポートされるレコードのリストをフィルターする場合は、[フィルター] をクリックします。 レコードをフィルター処理する方法の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  4. [ファイルの場所とエクスポート オプションの選択] ページの [含める] セクションで、必要なオプションをクリックします。

    • [すべての履歴項目]。 営業案件、通話履歴、予定、ビジネス プロジェクト、ファイル、電子メール メッセージなど、選んだレコードのコミュニケーション履歴全体を含みます。

    • [電子メール メッセージを除く]。 選んだレコードのコミュニケーション履歴項目から、電子メール メッセージを除外します。

    • [製品]。 データベース内のすべての製品/サービス項目を含みます。

      ヒント: 製品またはサービス項目が、営業案件に追加された場合、および営業案件レコードが取引先企業またはビジネス用連絡先にリンクされている場合、製品またはサービス項目はエクスポート対象のレコードに含まれます。 製品およびサービスのビジネスのリスト全体をエクスポートする場合は、このチェック ボックスをオンにします。

  5. [エクスポート] をクリックし、プロンプトが表示されたら [はい] をクリックします。

  6. エラーが発生した場合は、[ログの表示] をクリックしてエラーを確認できます。 エラーが発生しなければ、[完了] をクリックします。

    ヒント: ワークスペースから .bcm ファイル形式にレコードをエクスポートすることもできます。 エクスポートするレコードを一覧表示するタブをクリックし、1 つまたは複数のレコードを右クリックしてから、[エクスポート] をクリックします。 ビジネス データのエクスポート ウィザードを完了します。

Business Contact Manager カスタマイズ (.bcmx)    

  1. エクスポート プロセスで作成するファイルの場所と名前を入力します。

  2. [エクスポート] をクリックし、プロンプトが表示されたら [はい] をクリックします。

  3. [完了] をクリックします。

    .bcmx ファイル内のカスタマイズをインポートする方法の詳細については、「Business Contact Manager にデータをインポートする」を参照してください。

カンマ区切り値 (.csv)    

  1. エクスポート プロセスで作成するファイルの場所と名前を入力します。

  2. 次のいずれかのオプションをクリックします。

    • [ビジネス用連絡先とサブタイプ]。 ビジネス用連絡先と、潜在顧客などのビジネス用連絡先レコード タイプに基づくあらゆるレコードを含みます。

    • [取引先企業とサブタイプ]。 取引先企業と、取引先企業レコード タイプに基づくあらゆるレコードを含みます。

  3. エクスポートするレコードのリストをフィルター処理する場合は、[フィルター] をクリックします。 レコードをフィルター処理する方法の詳細については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  4. [次へ] をクリックし、プロンプトが表示されたら [はい] をクリックして .csv ファイルをエクスポートします。

  5. [完了] をクリックしてウィザードを閉じます。

注記: 

  • [ログの表示] をクリックして、特定のエラーまたは例外を確認します。 修正する必要のある問題がこれらのメッセージに含まれている場合は、エクスポートしようとしているファイルで問題を修正してから、データのエクスポートを再試行します。

  • データの構造および種類の中には変換できないものがあるため、世界のさまざまな地域相互でのビジネスデータのエクスポートはお勧めしません。

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カスタマイズのエクスポートで実行される処理

カスタマイズをエクスポートする場合、カスタマイズしたレポート、フォーム レイアウト、レコード タイプ、および Business Contact Manager for Outlook で作成したユーザー定義のフィールドはすべて、.bcmx ファイルに保存されます。

ほとんどのカスタマイズは、インポート先データベース内の既存の設定をすべて上書きしますが、いくつかの例外があります。 データベースに影響するカスタマイズをインポートする方法の詳細については、「Business Contact Manager にデータをインポートする」を参照してください。

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製品およびサービス項目のエクスポート

他のレコードとともに製品およびサービス項目情報をエクスポートすることはできますが、製品およびサービス項目リストを単独でエクスポートすることはできません。

このデータだけをエクスポートする場合は、製品およびサービス項目の .csv ファイルを作成する必要があります。 このファイルは、少なくとも次の 3 つの列をこの順で含んだ書式で設定する必要があります。

  • 製品またはサービス名

  • 説明

  • 単価

数量と単価の列も含めることができますが、必須ではありません。

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詳細分析用に Excel にレポートをエクスポートする

詳細分析、記録管理、またはアーカイブのために、レポートから直接 Excel スプレッドシートにデータをエクスポートすることができます。 Business Contact Manager for Outlook では、販売、製品およびサービス、取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客、営業案件、ビジネス プロジェクト、プロジェクト タスク、およびマーケティング活動に関するレポートを生成しカスタマイズできます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

  2. リボンの [レポート] タブをクリックします。

  3. 次のレポートの種類のいずれかをクリックし、開くレポートをクリックします。

    • 取引先企業

    • ビジネス用連絡先

    • 潜在顧客

    • 営業案件

    • 上位顧客

    • 上位製品

    • アクセスの多い参照先

    • 休眠顧客

    • マーケティング

    • ビジネス プロジェクト

    • プロジェクト タスク

      レポートを変更する方法については、レポートを使用して、グラフでは、Business Contact Managerを参照してください。

  4. [アクション] グループの [Excel にエクスポート] をクリックします。 Excel でレポートが開きます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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